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職場(chǎng)商務(wù)禮儀【四】
16.記得打掃會(huì )客室——
當你從會(huì )客室將客人送走后，在做什么呢?是不是覺(jué)得暫時(shí)還沒(méi)有約好的客人，就可以撇下會(huì )客室而去做別的事?
此時(shí)，要是有不速之客到來(lái)怎么辦?因為會(huì )客室尚未整理，所以只能暫請他到大廳里長(cháng)時(shí)間地等待。
為了避免這種情況發(fā)生，記得當客人離去之后，應立即打掃會(huì )客室。
將茶杯和點(diǎn)心類(lèi)的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉;此外不要忘記將房門(mén)和窗戶(hù)打開(kāi)，尤其是在客人很多的時(shí)候，香煙等不良氣味會(huì )彌漫在整個(gè)會(huì )客室。如果就這么讓下一位客人進(jìn)去，容易造成不良的印象。
所以會(huì )客室應勤加打掃，使之處于良好的狀態(tài)，無(wú)論何時(shí)有誰(shuí)來(lái)，都能立刻讓他進(jìn)去
17.左手持聽(tīng)筒，方便記錄——
當我們講電話(huà)手持聽(tīng)筒時(shí)要用哪一只手?可能有人認為用哪只手拿還不是都一樣。
話(huà)雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來(lái)，在打電話(huà)的過(guò)程中，就可以作紀錄、查資料。反之，每次都向對方抱歉地說(shuō)“請稍等片刻”，并換另一只手拿聽(tīng)筒，就容易耽誤時(shí)間。此外，還會(huì )讓對方留下不得要領(lǐng)的印象，從而對談話(huà)產(chǎn)生負面的影響。
為了避免這種不高明的做法，聽(tīng)筒應用左手來(lái)拿，并隨時(shí)將記錄本和資料放在手邊，以便能迅速地作出反應。
18.做好事前準備，講電話(huà)不怯場(chǎng)——
一般人認為：透過(guò)電話(huà)將事情說(shuō)清楚，似乎是一件很容易的事，但實(shí)際上卻很困難。
尤其是當對方的地位高，或所談之事非常重要時(shí)，自己就常會(huì )處于一種“怯場(chǎng)”的狀態(tài)，大腦一片空白。即使沒(méi)有這么嚴重，能將事情正確地說(shuō)清楚的人，也少得可憐。
所以，將資訊正確而簡(jiǎn)潔地傳送給對方前，必須先在頭腦中構想清楚。如果不能正確地把握何時(shí)、何地、誰(shuí)、做什么、方式、如何?這5W1H，就不能簡(jiǎn)潔地將一件事告訴對方。
在打電話(huà)之前，將要談的內容記錄下來(lái)，就是簡(jiǎn)便易行的好方法。如果再將有關(guān)此事的資料也準備好并放在手邊備查，就完美無(wú)缺了。這么一來(lái)，即使被對方反問(wèn)，也能很快有條有理地回答。
19.接電話(huà)時(shí)，要說(shuō)聲“您好”——
一般人在接聽(tīng)來(lái)電時(shí)，習慣性的先從“喂喂”開(kāi)始應答。但是，在公司內接電話(huà)，應拿起聽(tīng)筒后，口齒清晰地說(shuō)“您好”，再說(shuō)出自己的公司名稱(chēng)和部門(mén)名稱(chēng)“這里是○○公司”、“這里是△△部”。
在對方報出自己的姓名后，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。一般人對這種話(huà)通常會(huì )很難說(shuō)出口，因為“自己并沒(méi)有受到這個(gè)人的關(guān)照”。
可是在商業(yè)上，有所謂的社交辭令。即使是與對方初次打交道，如果說(shuō)一句“承蒙關(guān)照”，會(huì )給對方有更好的印象，結果就會(huì )完全不同。
20.打電話(huà)時(shí)，必須主動(dòng)自報姓名——
當你打電話(huà)時(shí)應先主動(dòng)自報姓名，要是連名字也不說(shuō)，突然說(shuō)出“請○○先生接電話(huà)”，就略顯失禮。因此，應在被對方尚未問(wèn)起“請問(wèn)你是哪位?”之前，先主動(dòng)自報姓名。
自報姓名時(shí)，應將自己所任職公司的名稱(chēng)與自己的姓名，同時(shí)告訴對方。我們時(shí)常會(huì )遇到只說(shuō)出公司名稱(chēng)，而不報自己姓名的人。確實(shí)，我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表，但是卻會(huì )對接電話(huà)的人造成麻煩。因為無(wú)法正確轉達來(lái)電者為何人。
此外，如果不知道名字，會(huì )對以后的工作帶來(lái)許多不便，如果自己要找的人不在，還會(huì )造成聯(lián)系困難。
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