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辦公室智慧職場(chǎng)中學(xué)會(huì )給自己減壓
工作節奏的加快，讓身在職場(chǎng)中的人們變得越來(lái)越煩躁不安，特別是在超強工作壓力之下，焦慮、煩悶讓人苦惱不已。因此，不管你接受的工作多么艱巨，都不要埋怨，而是面帶著(zhù)微笑地接受這個(gè)工作，并努力做好，千萬(wàn)不要表現出不知如何下手的樣子。
簡(jiǎn)單工作10法
你是不是從早忙到晚，感覺(jué)自己一直被工作追著(zhù)跑?但你的忙亂也許不是因為工作太多，而是因為沒(méi)有重點(diǎn)，目標不清楚，所以才讓工作變得越來(lái)越復雜，時(shí)間越來(lái)越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境里，我們必須在越來(lái)越少的時(shí)間內，完成越來(lái)越多的事情。
在如今越來(lái)越復雜與緊湊的工作步調中，“保持簡(jiǎn)單”是最好的應對原則。“簡(jiǎn)單”來(lái)自清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。
現代人工作變得復雜而沒(méi)有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因為不清楚目標，總是浪費時(shí)間重復做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關(guān)鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費了太多的時(shí)間;抓不到重點(diǎn)，必須反復溝通同樣的一件事情。
以下就是10種最實(shí)用的、最簡(jiǎn)單的工作方法。
搞清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)，減少錯誤的機會(huì )
你必須理清的問(wèn)題包括：我現在的工作必須做出哪些改變?可否建議我，要從哪個(gè)地方開(kāi)始?我應該注意哪些事情，避免影響目標的達成?有哪些可用的工具與資源?
懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
對于許多人來(lái)說(shuō)，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。
在決定你該不該答應對方的要求時(shí)，應該先問(wèn)問(wèn)自己：“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對我才是最好的?”你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會(huì )影響既有的工作進(jìn)度，而且會(huì )因為你的拖延而影響到其他人?而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標?
主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級，可大幅地減輕工作負擔
“手邊的工作都已經(jīng)做不完了，又丟給我一堆工作，實(shí)在是沒(méi)道理。”但是有沒(méi)有可能問(wèn)題是出在你自己身上?你有沒(méi)有適當地反映真實(shí)情況?如果你不說(shuō)出來(lái)，老板就會(huì )以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且，他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。
你當然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)地幫助老板排定工作的優(yōu)先級?你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn)，討論的過(guò)程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考，體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題，而不是把問(wèn)題推給主管。當然，更不應該自己承受問(wèn)題。
報告時(shí)要有自己的觀(guān)點(diǎn)，只需少量的有用信息即可讓老板感到滿(mǎn)意
多數人在向主管或是老板報告時(shí)，總是擔心信息不夠多，“萬(wàn)一老板問(wèn)起來(lái)，答不出來(lái)，該怎么辦?”根據美國商業(yè)心理顧問(wèn)公司的心理學(xué)家約翰?維佛所進(jìn)行的研究，有10%～15%的人在面對老板時(shí)會(huì )有恐懼的心理，而且如果向老板報告時(shí)手中的數據不夠多，感到恐懼的人數比例又會(huì )更多。
其實(shí)，這種擔憂(yōu)是多余的。太多的信息會(huì )變得沒(méi)有重點(diǎn)，如果又缺乏解釋?zhuān)瑢τ诶习逡稽c(diǎn)幫助也沒(méi)有。“內容精簡(jiǎn)，切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰?維佛詢(xún)問(wèn)多位資深主管對于簡(jiǎn)報內容的要求時(shí)，所得出的普遍性結論。
你要做的是利用重要的信息或是數據提出解釋?zhuān)欢ㄒ凶约旱挠^(guān)點(diǎn)，而不是模棱兩可的描述。向老板報告時(shí)，要能精準地掌控時(shí)間。
做簡(jiǎn)報時(shí)增加互動(dòng)的機會(huì )，可縮短簡(jiǎn)報的內容與報告的時(shí)間
真正成功的簡(jiǎn)報在于清楚而正確地傳達信息，創(chuàng )造溝通與對話(huà)的機會(huì )，進(jìn)而讓對方因為你的簡(jiǎn)報內容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于簡(jiǎn)報，而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報告”，而是要引發(fā)雙向的對話(huà)，試圖影響對方。
在做任何的簡(jiǎn)報之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：希望聽(tīng)眾聽(tīng)完簡(jiǎn)報之后記得哪些重點(diǎn)?聽(tīng)眾會(huì )有什么樣的感受?你希望他們聽(tīng)完簡(jiǎn)報之后有什么樣的決定?
接下來(lái)就是實(shí)際的制作問(wèn)題了。最好的開(kāi)始方式，就是把聽(tīng)眾想知道的重點(diǎn)轉換為問(wèn)題，這樣不僅可以立即吸引聽(tīng)眾的注意力，更可以大幅度地減輕你的工作負擔。簡(jiǎn)報的過(guò)程不應只有你一個(gè)人在說(shuō)話(huà)，提出問(wèn)題，可以讓你和觀(guān)眾有互動(dòng)的機會(huì )。這樣一來(lái)，50分鐘的議程你只需要準備30分鐘的簡(jiǎn)報內容，其余的時(shí)間應該是與聽(tīng)眾互動(dòng)。
有效過(guò)濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的信息上
正確的過(guò)濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒(méi)有讓你覺(jué)得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開(kāi)始迅速瀏覽其余的每一封信件的內容，除非信件內容是有關(guān)近期內(例如兩星期內)你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25%的信件。
郵件內容盡量精簡(jiǎn)，節省寫(xiě)信的時(shí)間并增加對方響應的機會(huì )
“最容易閱讀、理解與回復的信件，最吸引我的注意。”這是約翰遜在實(shí)施“追求簡(jiǎn)單”的研究計劃時(shí)，一位資深主管對于電子郵件使用習慣的回答。
你必須利用最小的空間、最少的文字，傳遞最多、最重要的信息，而且必須更容易閱讀，節省對方的時(shí)間。該怎么做呢?你必須：把每一封電子郵件的內容限制在大約在8到12句的范圍內;超過(guò)20個(gè)字就應換行;如果超過(guò)3行必須空行。
當沒(méi)有溝通的可能時(shí)，不要浪費時(shí)間想要改變
不論你提出什么樣的想法或意見(jiàn)，每一次都是吃了閉門(mén)羹。如果真的遇到這樣的主管，完全沒(méi)有溝通的可能時(shí)，這時(shí)候你就不必再浪費時(shí)間或精神做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇：你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境，凡事只依照主管的意見(jiàn)做事，還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問(wèn)題，無(wú)關(guān)乎好與壞。
只要取得信任，不需要反復的溝通，同樣可爭取到你要的資源
老板對你的信任來(lái)自你解決問(wèn)題的能力。所以你必須從不同的角度去思考：什么是讓你的老板感到最頭痛的問(wèn)題?是無(wú)法依照原定計劃完成，還是無(wú)法掌控情況，對于未來(lái)感到不確定?是希望員工能夠做得更多，以降低成本?當你在爭取預算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔心的問(wèn)題，作為你說(shuō)服老板的理由，這是最有效的。
而且，不要只強調你的單位或是部門(mén)的需求，你爭取預算的目的是為了幫助老板解決問(wèn)題，達成目標。所以，你的重點(diǎn)在于老板所擔心的問(wèn)題，而不是預算數字。
當你第一次提出要求時(shí)，最重要的是讓老板了解你的提案，會(huì )議時(shí)間越短越好，最好不要超過(guò)15分鐘的時(shí)間。千萬(wàn)不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少預算，這樣通常不會(huì )有太高的成功率。你的目標應該是有第二次討論的機會(huì )。如果老板愿意再次討論預算的問(wèn)題，通常成功機會(huì )可高達八成以上。
專(zhuān)注工作本身，而不是業(yè)績(jì)評量的名目，這樣才能真正有好的表現
你要做的只有以下兩件事情：
●至少每個(gè)月詢(xún)問(wèn)你的主管：“我做得如何?”盡量提出具體的問(wèn)題，例如：“老板對于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見(jiàn)?”“我想會(huì )議流程非常順暢，你認為還有地方要改進(jìn)的嗎?”
你應該隨時(shí)和主管溝通自己的工作表現，而不是只有在每年一次的業(yè)績(jì)評量，這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪，及時(shí)做出改正，同時(shí)也可以了解主管的期望。
●至少每個(gè)月詢(xún)問(wèn)：“原先的工作安排有沒(méi)有必要調整?”也許你的目標是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的環(huán)境有所改變，先前所設定的目標勢必做出調整，所以應該隨時(shí)確認最優(yōu)先的目標是哪些。
減壓移魂“九陰真經(jīng)”
你是不是覺(jué)得整天疲于奔命卻沒(méi)升職也沒(méi)加薪，成功的目標似乎遙不可及?或者月薪逾萬(wàn)卻似乎從來(lái)沒(méi)有感到真正的快樂(lè )?有時(shí)甚至會(huì )感到家庭、事業(yè)、同事關(guān)系都是一團糟?……美國心理學(xué)家協(xié)會(huì )最近公布的一項調查結果顯示，65%左右的美國就業(yè)人士?jì)刃亩际窍麡O情緒占上風(fēng)，這種情緒輕則表現為不滿(mǎn)現狀，深感疲憊;重則不堪重負，患上嚴重的身心疾病。知道有成千上萬(wàn)的人有著(zhù)和自己相同的感受，也許能讓你覺(jué)得輕松許多，讀完下面專(zhuān)家提出的九項法則，你離輕松步入職場(chǎng)，全心追求成功的日子也就不遠了。
真經(jīng)一：充分利用互聯(lián)網(wǎng)。
互聯(lián)網(wǎng)不僅僅只是聊天、發(fā)E-mail的工具，它還應該成為你的職業(yè)生涯中的最好幫手。如果你對求職心有疑惑，kforce.com將教會(huì )你如何做好簡(jiǎn)歷，怎樣通過(guò)面試和以適當方式提出薪金要求。如果你正在創(chuàng )業(yè)，inc.com將向你展示如何做出規劃和籌集資金�？傊�，互聯(lián)網(wǎng)上的內容應有盡有，花一點(diǎn)時(shí)間掌握它，并在平常留心尋找那些最能給你提供幫助的網(wǎng)站，你就一定會(huì )常常擁有“柳暗花明”的感覺(jué)。
真經(jīng)二：正確評價(jià)自己的優(yōu)缺點(diǎn)。
將你的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)列出一張表，并讓那些熟悉你并能坦率直言的朋友對這張表做出修改。然后決定你該如何充分利用自己的每項長(cháng)處并有效避免暴露缺點(diǎn)。
真經(jīng)三：克服畏懼情緒。
開(kāi)發(fā)出潛力的關(guān)鍵是克服人人都會(huì )有的畏懼情緒。你可以從和工作毫不相關(guān)的小事入手。比如，主動(dòng)和剛認識的朋友打招呼，獨自一人去看恐怖片等。經(jīng)常嘗試一些你想做卻不敢做的事，能讓你在工作中也逐漸擁有無(wú)所畏懼的魄力。
真經(jīng)四：讓生活充滿(mǎn)秩序。
有秩序的生活會(huì )使你每天頭腦清醒，心情舒暢。每天下班前整理好辦公桌，定期清理電腦中的文件和電子郵件都是必要的。光是看見(jiàn)桌上堆滿(mǎn)了報告、備忘錄和要回的信就已足以讓你產(chǎn)生混亂、緊張和憂(yōu)慮的情緒。另外，千萬(wàn)不要小看家庭生活。事業(yè)的成功與否往往與家庭生活有直接關(guān)系。一個(gè)從容的早晨，一頓豐富的早餐也許就決定了你一天的心情和工作效率。沒(méi)有人會(huì )覺(jué)得蓬頭垢面、饑腸轆轆地趕去上班會(huì )讓人一天都有好心情。
真經(jīng)五：保持平和的心境。
不要感到倍受壓力，這是保持良好心境的關(guān)鍵。為此，你每天至少得從事一種體育活動(dòng)，時(shí)間不少于半小時(shí);最好還能在家里開(kāi)辟出一塊能徹底不受打擾的地方，每天去那里呆上一刻鐘，在這段時(shí)間里，只想積極的、讓你開(kāi)心的事情。這種短時(shí)間的充電對你的情緒會(huì )大有幫助。
真經(jīng)六：不要盲目地相信他人。
不要指望和你一起工作的人都會(huì )站在你的立場(chǎng)考慮問(wèn)題。認識到這一點(diǎn)，你會(huì )減少很多失望和挫折感。一定要謹慎選擇那些你想信賴(lài)或想向其一吐為快的人。
真經(jīng)七：堅持自己的價(jià)值觀(guān)。
一定要弄清楚自己最想要的到底是什么?金錢(qián)、富于變換的生活、挑戰的刺激還是不斷超越自我?然后想想現在的工作能不能給你提供這些物質(zhì)條件或精神上的感受。如果兩者相去甚遠，你就應該考慮變換一下工作了。
真經(jīng)八：保持活力。
如果你是一名腦力勞動(dòng)者，使你疲勞的原因很少是由于你的工作過(guò)量，大部分時(shí)候我們的疲勞并不是因為工作，而是因為憂(yōu)慮、緊張或不快的情緒。請嘗試著(zhù)“假裝”對工作充滿(mǎn)熱情和興趣，微笑著(zhù)去接每一個(gè)電話(huà)，在上司通知周末加班時(shí)從內心叫一聲“太好了”，每天早上都給自己打打氣……千萬(wàn)不要認為這是很膚淺的事。這是心理學(xué)上非常重要的“心理暗示”。
真經(jīng)九：適應不可避免的事實(shí)。
英語(yǔ)里有句諺語(yǔ)，叫“不要為打翻的牛奶而哭泣”。生活中，誰(shuí)都會(huì )遇到令人不愉快的事：好不容易得到了上司的賞識，他卻又調往別處;全力以赴作了投標書(shū)卻因為最后一個(gè)數據沒(méi)有核實(shí)而失去了機會(huì )……與其讓這些無(wú)可挽回的事實(shí)破壞我們的情緒毀壞我們的生活，還不如讓自己對這些事情坦然接受，并加以適應。要記住，有些時(shí)候后悔是無(wú)濟于事的，我們已經(jīng)失去了很多，只要不再失去教訓就行。
不讓工作追著(zhù)跑●發(fā)揮個(gè)性張揚本色
工作步調不斷加快，得失之間也變得鮮明無(wú)比，情緒的變化常讓自己搞得頭昏腦暈，稍有心態(tài)調整不當，就有可能落入情緒憂(yōu)郁的惡性循環(huán)中。在自己工作情緒不好時(shí)，你可以通過(guò)各種方法來(lái)排除它，跑到室外用自己不滿(mǎn)的拳頭在受氣包上、在墻壁上、在小樹(shù)上肆意打上幾拳的時(shí)候，你的心情肯定會(huì )變得好起來(lái)�？梢园炎约旱牡檬c朋友傾訴，特別是在壞情
緒降臨心頭時(shí)，可以先做做深呼吸、伸伸懶腰，再去找一位知心朋友隨便聊聊天，聊天之后你的低落情緒就會(huì )不知不覺(jué)地被迅速消除掉。多想想自己成功或者美好的時(shí)光，回憶過(guò)去的輝煌以及別人對自己的贊美，可以改善心中的郁悶。聽(tīng)聽(tīng)自己喜歡的音樂(lè )，也是放松自己有效的方法，輕松、明快的樂(lè )曲總能帶自己到快樂(lè )老家。不管情緒有多不好，只要聽(tīng)一下自己喜歡的曲子，頓時(shí)就能感受到神清氣爽。想辦法暫時(shí)告別工作中的壓力，輕松輕松，不僅便于自己發(fā)現生活的樂(lè )趣，也能為再次做好工作鼓足干勁。
●努力讓環(huán)境“新鮮”
陌生的工作環(huán)境可以讓自己感到好奇、興奮、新鮮，什么事情都要躍躍欲試，不過(guò)逐漸熟悉了工作環(huán)境之后，這些心態(tài)將漸漸離自己遠去，更多體驗的是謹慎、見(jiàn)怪不怪、程序化地完成工作任務(wù)。長(cháng)此以往，工作積極性自然下降。為此，你可以想辦法為自己創(chuàng )造各種“陌生”環(huán)境，讓自己好奇、興奮、新鮮的心態(tài)永遠存在，讓自己感到永遠“實(shí)在”;除了工作環(huán)境，你可以去外部開(kāi)辟學(xué)習充電的各種不同環(huán)境，為自己的進(jìn)一步發(fā)展“充電加油”，比方說(shuō)積極參加單位或者社會(huì )的相關(guān)培訓，努力地爭取在各種場(chǎng)合結識專(zhuān)業(yè)人士等。
●合理調配“自我”
善于安排個(gè)人精力的人總是感覺(jué)到生活是輕松的，工作是愉快的。為了達到這種境界，你應該對所有的工作都作好計劃，并在規定的時(shí)間內完成。工作結束后，要充分利用自己的閑暇時(shí)間，切忌將工作帶回家做。對于個(gè)人的進(jìn)展應該定期進(jìn)行“標記”，以便讓自己明白，目前已經(jīng)完成了什么，還有什么工作沒(méi)有完成;對沒(méi)有完成的任務(wù)，應該規劃好完成的時(shí)間，并在某段時(shí)間，合理分配自己的精力，從而使工作、學(xué)習、生活、娛樂(lè )盡量做到更加有效，而且能夠很好地自我循環(huán)，自我提升。
●找出壓力的根源
工作中的壓力是每個(gè)人都會(huì )有的，但最主要的一點(diǎn)就是你能否適應這份工作。如果適應的話(huà)，那么工作中的壓力就是自己進(jìn)步的動(dòng)力，你會(huì )很從容地去面對，找出壓力根源所在;如果是知識欠缺，那么你就去給大腦充電;如果是人際關(guān)系等其它方面，那么你就向有經(jīng)驗的人去學(xué)習，多找公司的同事談心，其實(shí)有些事情在大家開(kāi)誠布公的“談”中也就解決了!當然壓力的來(lái)源很多，但最主要的是自己永遠有顆自信的心!
●同事是最好的“減壓”醫生
在工作中難免會(huì )遇到這樣或那樣的事情，每當你遇到類(lèi)似的問(wèn)題，并因此而產(chǎn)生了無(wú)形的心理壓力時(shí)，你就找單位上情同姐妹的同事進(jìn)行傾訴。因為，這時(shí)對自己知根知底的同事，往往最能客觀(guān)地“對癥下藥”。
巧妙回絕工作壓力
現代化的工作職場(chǎng)中，工作量的增加是無(wú)可避免的。你唯一能獲得解救的方法就是主動(dòng)告知老板：你手上的工作已經(jīng)不勝負荷�；旧�，這是需要小心拿捏的訴求，而和某些老板作這樣的陳述時(shí)，也需要相當大的勇氣。假如你總是對于額外增加的工作逆來(lái)順受，那么你的老板將會(huì )很自然地認為你還有能力處理。
另外有一點(diǎn)也必須記�。杭偃缙渌闹鞴芤呀�(jīng)在抗議他們的工作太多時(shí)，如果你還是默
不做聲的話(huà)，那么你恐怕要忙著(zhù)接收不公平的工作量了。且讓我們看看一些可能的狀況：
當工作量已達你的臨界點(diǎn)時(shí)你可以這樣說(shuō)：“我會(huì )把生產(chǎn)流程再作壓縮，但我不認為這個(gè)月我們還能增加任何產(chǎn)量。”由于你已接受了額外的工作量，你的老板將不太可能對此陳述有所批評。
你也可以用書(shū)面證實(shí)你面對的兩難。有些老板可能對你口頭述說(shuō)部門(mén)工作負荷超載的情況，不會(huì )給予太大的重視。甚至變成為一位不是很高明的聆聽(tīng)者——不管有沒(méi)有聽(tīng)到。較有說(shuō)服力的做法，可能要以書(shū)面形式來(lái)說(shuō)明工作負荷增加的程度。假如可行的話(huà)，用數字來(lái)比較說(shuō)明以前的工作量和目前人員沒(méi)有相對增加的情?r下，工作量增加程度的對比。
而更令人印象深刻的做法應該是，就公司內部執行類(lèi)似工作的幾個(gè)單位，提出比較數字。然而，做比較時(shí)，應該要細膩一些，不需要做過(guò)分公開(kāi)的宣布。再者，如果這些數據是由其他部門(mén)，例如：會(huì )計或生產(chǎn)控制部門(mén)所計算的話(huà)，那就更好了。這樣，就不會(huì )有偏差的推論或聯(lián)想，而由第三者提供的數字，也更具說(shuō)服力。
當老板要交付新的工作時(shí)，你也許可以提供老板其他變通辦法�？赡苁前褍杉�(lèi)似的工作合并成一項任務(wù)，或是將新工作的安排或其他手上工作的完成日期，重新排定。
有時(shí)候，你用盡了各種方法還是得接下額外的工作。如果有這種情況，老板常常會(huì )提出一些典型的解釋說(shuō)辭，例如：
“我了解你的狀況，但是其他每個(gè)人的工作負荷也都一樣超載。你只有全力以赴了。”弦外之音——我是要把這件工作交給某人，不過(guò)現在我既然在這里，就交給你來(lái)做。
“這次先做這項工作，接下來(lái)的幾項，我會(huì )交給其他人。”弦外之音——如果下次你再故技重施，那我必定拒絕。
“我知道你的工作負荷早已超載，但我已為你的部門(mén)申請增加兩名員額。應該很快就可以獲得核準才是。”弦外之音——不要只是屏息以待額外的協(xié)助。
縱然老板可能對你的處境深表同情，但有時(shí)就是很少或根本沒(méi)有轉移的空間或代替的選擇。如果情況真是如此，請先確定這一切已列入書(shū)面記錄，因為處在這種狀態(tài)下，進(jìn)度的延遲常常是無(wú)可避免的。當問(wèn)題發(fā)生時(shí)，每個(gè)人都開(kāi)始找代罪羔羊，而你很有可能首當其沖，如果你能在此時(shí)證明你已盡了全力，那么你就可以免于責任的追究了。
增加工作可見(jiàn)度
不表現自己，別人就不知道你的努力。上司不是全能的，手下那么多員工，不可能做到事無(wú)巨細，一一了解。領(lǐng)導看重的往往是結果，而不是過(guò)程。如果你覺(jué)得自己做得多，得到少，就應該讓你的上司知道你實(shí)際付出了多少。
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