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合同管理實(shí)施細則
為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，結合公司的實(shí)際情況，制訂與公司實(shí)際情況相符合的合同管理制度對公司的正常運行，優(yōu)化管理有作用。下面是YJBYS小編為大家整理的合同管理實(shí)施細則的具體內容，歡迎大家借鑒。
第一章 總則
第一條 為加強合同管理，規范管理程序，根據《中華人民共和國合同法》及有關(guān)法律、法規的規定，結合本公司的實(shí)際情況，制訂《合同管理實(shí)施細則》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《實(shí)施細則》)。
第二條 各有關(guān)部門(mén)必須互相配合，共同努力，切實(shí)執行本《實(shí)施細則》，做到遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償的原則。凡違反規定操作而造成公司損失的，必須追究當事人責任。
第三條 本實(shí)施細則所包括的合同有設計、銷(xiāo)售、采購、維修等方面的合同，但不包括勞動(dòng)合同。
第四條 除即時(shí)清結者外，合同均應采用書(shū)面形式，有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第五條 公司由法務(wù)課根據總經(jīng)理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監督有關(guān)部門(mén)的合同訂立、履行等工作。
第二章 合同評審
第六條 《信息評審表》(詳見(jiàn)附加一)是公司簽訂合同的前提條件，是公司處理訂單的唯一依據，反映的是《購銷(xiāo)合同》中雙方的主要權利義務(wù)。
第七條 《信息評審表》的修改及變更，擔當人必須書(shū)面進(jìn)行確認，嚴禁打電話(huà)或口頭隨意變更，如遇特殊情況應當在第二日以書(shū)面形式確認，管理課負責督促。
第八條 訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營(yíng)資格、資信等情況，取得對方的營(yíng)業(yè)執照副本并加蓋與營(yíng)業(yè)執照副本公司名稱(chēng)一致的公章，無(wú)經(jīng)營(yíng)資格或資信的單位不得與之訂立合同。
對方為個(gè)體戶(hù)或自然人的，應當取得由本人簽字的身份證復印件。
第九條 訂立合同前，必須認真填寫(xiě)《信息評審表》，注明客戶(hù)名稱(chēng)、姓名、合同總額、具體的付款日期及金額、標的物型號及數量。
第十條 訂立合同前，銷(xiāo)售合同的擔當人應當提供客戶(hù)確認的平面圖或管路布局圖。
第十一條 營(yíng)業(yè)執照副本或身份證復印件及平面圖或管路布局圖作為《信息評審表》的附件，與《信息評審表》一并提交公司進(jìn)行合同評審。
第十二條 《信息評審表》的審批流程為：管理課對成本進(jìn)行核算，法務(wù)課對合同形式要件進(jìn)行審核，銷(xiāo)售總監、營(yíng)業(yè)本部長(cháng)及總經(jīng)理進(jìn)行批準。
第十三條 《信息評審表》營(yíng)業(yè)本部長(cháng)簽字后由合同管理員建立客戶(hù)基本信息。
第三章合同的訂立
第十三條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書(shū)面授權委托方能對外訂立書(shū)面合同。
第十四條 對外訂立合同的授權委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的銷(xiāo)售人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權方式。
第十五條 授權委托事宜由公司總務(wù)部管理，需授權人員在辦理登記手續，領(lǐng)取、填寫(xiě)授權委托書(shū)，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。
第十六條 對外訂立的合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要，須營(yíng)業(yè)本部長(cháng)特批。
第十七條 單份合同文本達二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。
第十八條 合同蓋章生效后，應交由合同管理員按公司確定的規范對合同進(jìn)行編號并登記。
第十九條 合同文本原則上我方應至少二份，合同文本及復印件由財務(wù)課、法務(wù)課、具體業(yè)務(wù)部門(mén)等各部門(mén)分存，其中原件由財務(wù)課門(mén)和法務(wù)課留存建檔。
第二十條 非書(shū)面合同代用單也視作書(shū)面合同，統一予以編號。
第四章 合同的履行
第二十一條 合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實(shí)際、全面地履行。
第二十二條 法務(wù)課應根據合同編號建立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況一事一記。
第二十三條 有關(guān)部門(mén)在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時(shí)向公司法務(wù)課通報情況，法務(wù)課填寫(xiě)《風(fēng)險預警表》上報公司相關(guān)領(lǐng)導。
第二十四條 付款單位與合同對方當事人名稱(chēng)不一致的，管理課應當督促業(yè)務(wù)擔當人讓付款單位出具代付款證明。
第二十五條 在合同履行過(guò)程中，合同對方要求先開(kāi)具發(fā)票后付款的，必須先由擔當人填寫(xiě)《借據單》，經(jīng)管理課及財務(wù)課對客戶(hù)名稱(chēng)及票面金額確認后，由管理本部本部長(cháng)簽字同意后，再轉財務(wù)課出具發(fā)票。
合同對方在沒(méi)有付清全款的情況下，要求我公司出具全額發(fā)票的，必須由擔當人填寫(xiě)《借據單》及《收到全額發(fā)票回執》。
第二十六條 《收到全額發(fā)票回執》由業(yè)務(wù)擔當人向法務(wù)課索要，法務(wù)課負責人員與財務(wù)進(jìn)行核對后進(jìn)行填寫(xiě)并登記，交由具體擔當人員，擔當人最遲應于五個(gè)工作日內將客戶(hù)簽字蓋章的回執交法務(wù)課存檔。
第二十七條 業(yè)務(wù)擔當人應在發(fā)貨前將雙方簽字生效的合同寄回公司管理課，否則中止發(fā)貨。
對于客戶(hù)原因無(wú)法在發(fā)貨前寄回公司的應當在發(fā)貨日前兩日填寫(xiě)《發(fā)貨通知書(shū)》由銷(xiāo)售總監簽字，方可執行。
第二十八條 在合同履行過(guò)程中，客戶(hù)到期應付款出現超過(guò)三個(gè)月的情況，具體業(yè)務(wù)擔當人員應當要求客戶(hù)進(jìn)行尾款確認，并加蓋客戶(hù)公章或財務(wù)專(zhuān)用章。
第二十九條 合同履行過(guò)程中有關(guān)人員應妥善管理合同資料，對合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。
第五章 合同的變更、解除
第三十條 在合同履行過(guò)程中關(guān)于到貨地址、工程量的增減、安裝期限的變更、付款方式及金額的變更等改變原合同內容的雙方洽商必須與客戶(hù)簽訂《變更協(xié)議》并加蓋公章或合同專(zhuān)用章，該變更協(xié)議作為合同的附件是合同檔案管理的必要組成部分，與原合同具有同等的法律效力。
第三十一條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)管理課、法務(wù)課等相關(guān)職能部門(mén)負責人和營(yíng)業(yè)本部長(cháng)審核通過(guò)方可。
第三十二條 合同變更后，合同編號不予改變。
第六章 合同糾紛的處理
第三十三條 合同在履行過(guò)程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，由業(yè)務(wù)擔當人負責處理。擔當人對糾紛的處理必須具體負責到底。
第三十四條 對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見(jiàn)的，應簽訂書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方公章和合同專(zhuān)用章。
第三十五條 《讓利協(xié)議》及其他處理尾款的協(xié)議書(shū)應當按照合同審批權限處理。(業(yè)務(wù)擔當——區域銷(xiāo)售總監——銷(xiāo)售總監——營(yíng)業(yè)本部長(cháng))。
第三十六條 需要法律幫助的合同糾紛，可提請法務(wù)課協(xié)助解決。
第三十七條 提請法務(wù)課處理合同糾紛的程序如下：
1、擔當人填寫(xiě)《訴訟申請表》。
2、法務(wù)課接到《訴訟申請表》后，按照程序轉交領(lǐng)導審批。
3、法務(wù)課擔當人員核實(shí)單位名稱(chēng)及付款明細，制作訴訟相關(guān)文件，蓋章審批。
第三十八條 對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū)，由各區域擔當人員負責文書(shū)的跟蹤或履行。
對有關(guān)主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調解書(shū)、仲裁書(shū)，在正式生效后，法務(wù)課指派專(zhuān)人負責該文書(shū)執行的跟蹤或履行。
第三十九條 對預期不履行雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū)的客戶(hù)，由業(yè)務(wù)擔當人按照第三十五條處理;
對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調解書(shū)、仲裁決定書(shū)或判決書(shū)的，法務(wù)課按照法律規定程序向人民法院申請執行。
第四十條 與對方簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū)等有關(guān)資料，應當交法務(wù)課統一匯總、歸檔。
第七章 合同的管理
第四十一條 法務(wù)課負責公司業(yè)務(wù)及采購合同的管理與匯總工作，管理課指定合同專(zhuān)用章管理規定，并指定專(zhuān)門(mén)負責人。
第四十二條 各單位負責人及其委托人具體負責各自授權范圍的合同簽訂、履行、監督工作。
第四十三條 法務(wù)課在合同管理方面的主要職責是：
1、負責管理公司的各類(lèi)合同;
2、負責檢查各類(lèi)合同的合法性、嚴密性和可行性，實(shí)行法律監督;對公司審批或簽訂的合同負責審核，對公司各部門(mén)簽訂的合同負責監督，提供法律幫助;
3、負責對委托人和有關(guān)人員進(jìn)行法律培訓、考試、提高其法律素質(zhì);
4、總結交流經(jīng)驗教訓，提高合同管理水平;
5、配合辦理合同的報批、見(jiàn)證、鑒證和公證等事項;
6、配合辦理合同糾紛;
7、參與有關(guān)合同的談判、簽約、履行等工作;
8、指定專(zhuān)門(mén)的部門(mén)和人員負責合同的基礎管理工作。對于合同管理人員應定期培訓，不定期檢查其工作情況。
9、建立合同檔案，嚴格按照《合同管理實(shí)施細則》管理合同檔案。
10、建立合同管理臺帳。應根據各部門(mén)合同的不同種類(lèi)，建立合同的分類(lèi)臺帳和總臺帳(臺帳內容詳見(jiàn)附件二、合同管理臺帳)。臺帳應逐日填寫(xiě)，做到準確、及時(shí)、完整。
第四十四條 公司各部門(mén)協(xié)助法務(wù)課合同管理的義務(wù)是：
1、負責保管好本人鎖簽合同的一切資料，按照本實(shí)施細則及時(shí)交法務(wù)課存檔;
2、向法務(wù)課提交合同正本及附件、變更協(xié)議、讓利協(xié)議、還款計劃、尾款確認書(shū)、借據單、收到全額發(fā)票回執等對合同履行或變更具有法律意義的文書(shū);
3、發(fā)貨部門(mén)一個(gè)月轉交一次到貨單;
4、外埠人員應當將上款中提到的法律文書(shū)正本于合同簽訂后五個(gè)工作日內提交法務(wù)課，本市業(yè)務(wù)人員應當在合同簽訂后二個(gè)工作日提交;
第四十五條 凡因未按規定處理合同事宜、未及時(shí)匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟責任。
第四十六條 因故意或重大過(guò)失而給公司造成重大損失的，移送有關(guān)國家機關(guān)追究其法律責任。
第八章 附則
第四十七條 本辦法適用于XX有限公司各部門(mén)。
第四十八條 本辦法解釋權歸公司總經(jīng)理。
第四十九條 本辦法自下發(fā)之日起生效實(shí)施。
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