電算會(huì )計內部控制制度淺析會(huì )計畢業(yè)論文
一、與傳統會(huì )計相比，實(shí)行電算化后企業(yè)的內部控制環(huán)境發(fā)生了變化
會(huì )計電算化是利用電子計算機進(jìn)行會(huì )計數據的處理，從而實(shí)現會(huì )計數據處理的電子化操作。由于計算機的介入使得會(huì )計核算環(huán)境發(fā)生了很大變化，會(huì )計部門(mén)的組成由單純的財務(wù)人員轉變?yōu)榘ㄘ攧?wù)人員、計算機處理系統的管理人員和計算機專(zhuān)家的組合。這一變革對于提高會(huì )計核算的效率，促進(jìn)會(huì )計核算工作的標準統一，提高經(jīng)營(yíng)管理水平，促進(jìn)會(huì )計工作的進(jìn)一步發(fā)展，促進(jìn)會(huì )計職能的進(jìn)一步發(fā)揮，提高對經(jīng)濟活動(dòng)的監管水平都具有十分重要的作用。
網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下會(huì )計信息系統的數據處理突破了原有的封閉式的系統環(huán)境。企業(yè)的內部控制不再局限于企業(yè)的內部，而是擴展到企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與客戶(hù)之間、企業(yè)與國家之間。利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢可以實(shí)現內部控制的宏觀(guān)化，擴大企業(yè)的內部控制范圍，會(huì )計信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，原先應由會(huì )計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成；原先應由幾個(gè)部門(mén)按預定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現在可能集中在一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)人完成。
二、與傳統會(huì )計相比，內部控制的內容也更加廣泛
在電算化方式下，內部控制的內容在傳統方式的基礎上，又出現了許多新的問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面：
1.業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的有機統一。當企業(yè)的信息集成還僅限于部門(mén)內部時(shí)，財務(wù)人員與業(yè)務(wù)過(guò)程完全脫節，則對于一些不合理的業(yè)務(wù)，其僅僅只能從財務(wù)的角度判斷單據是否可以入賬，如是否有領(lǐng)導簽字、單據是否齊全等，而對業(yè)務(wù)本身內容的合理性無(wú)從判斷，如當一張價(jià)格嚴重失真的采購發(fā)票傳遞到財務(wù)人員這里，由于不知材料的真實(shí)價(jià)格，其在經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的復核后只能根據發(fā)票付款，從某種意義上說(shuō)，其只能起到一個(gè)記錄員的作用而不是控制員的作用。企業(yè)內和企業(yè)間的信息集成可以提供足夠的信息量，使工作人員可以根據各部門(mén)提供的綜合信息判斷業(yè)務(wù)的合理性，從而避免錯誤的數據進(jìn)入系統，使工作人員從事后控制轉變?yōu)槭轮锌刂瞥蔀榭赡�。因此，工作人員可以在數據采集端完成更多、更實(shí)時(shí)的內部控制任務(wù)。
2.人為的干預大為減少。高度的信息集成使人為的干預大為減少，業(yè)務(wù)部門(mén)人員負責原始電子單據的錄入，很大程度上減少了會(huì )計人員的工作量，而且電子單據也可以通過(guò)先進(jìn)的條碼識別技術(shù)、電子貨幣轉賬技術(shù)等進(jìn)行錄入和傳遞，從而保證了輸入的快捷和準確，而如果再對電子單據的格式和內容加以規范，就會(huì )使記賬憑證的自動(dòng)生成成為可能。
3.決策權下移。由于原始數據采集端前移至業(yè)務(wù)部門(mén)，因此決策權也下移到業(yè)務(wù)部門(mén)，關(guān)于業(yè)務(wù)的審核如其合理性、正確性也由業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)負責，會(huì )計部門(mén)的工作也相應地由核算轉變?yōu)楣芾砗蜎Q策。
4.內部控制的外部化。傳統的企業(yè)內部控制側重于內部管理，隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )的發(fā)展、信息集成度的提高，企業(yè)內部控制的范圍不再局限于企業(yè)內部，完全可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入其合作伙伴的信息系統，實(shí)現內部控制的外部化。
三、加強電算化系統的內部控制制度建設的具體措施
1.保證輸入口數據的正確性。應建立起完善的審核機制，除了軟件自身的檢查控制，審核人員還特別要針對一些軟件無(wú)法檢查出的錯誤進(jìn)行認真的審核，并建立安全有效的數字簽名制度，確保電子單據不會(huì )被篡改、假冒、否認，并通過(guò)數字簽名技術(shù)明確責任。這就要求一切數據的處理方法和過(guò)程都必須規范化，并保持準確性和相對的穩定性，這樣才能保證會(huì )計信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準確性。
2.加強會(huì )計信息化下的組織和人員控制。會(huì )計信息化下的組織機構控制。從管理的效率上來(lái)看，一個(gè)企業(yè)的組織機構的設置對企業(yè)的整體效率有直接影響，一個(gè)不合理的機構設置不僅會(huì )導致物不能盡其用，人不能盡其才，而且可能會(huì )導致企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率低下，甚至虧損。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的會(huì )計信息系統更加要求企業(yè)優(yōu)化組織機構的設置，通過(guò)崗位的設置和權責的劃分，形成一種相互監督、相互牽制的機制，以保證會(huì )計信息的完整性和真實(shí)性，減少營(yíng)私舞弊的發(fā)生。不相容職責的恰當分離可以為避免單獨一人從事和隱瞞不合規行為提供合理的保證，按照職責設置計算機會(huì )計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析等崗位，保證組織結構設置的精簡(jiǎn)、合理。并嚴格執行授權、審批制度。實(shí)行電算化后，由于功能的高度集中導致了職責的集中，某些人員既可從事數據的輸入，又可負責數據的輸出和報送，如果不加強內部控制，就會(huì )使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進(jìn)行個(gè)性操縱處理結果，加大出現錯誤的`風(fēng)險。所以，除部分組織程序有特別規定以及不能實(shí)行職責輪流制的崗位外，員工應該輪換工作，以便及時(shí)發(fā)現錯誤。同時(shí)，企業(yè)應樹(shù)立員工主人翁的意識，激發(fā)員工對工作的熱情和積極性。對各個(gè)崗位的性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分析，保證各個(gè)崗位人員權利和義務(wù)相適應。
3.加強系統與網(wǎng)絡(luò )的安全控制，嚴格系統操作環(huán)境管理。加強系統安全控制主要應從防止未經(jīng)授權的人員擅自動(dòng)用系統各種資源。保護程序和數據的安全，減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務(wù)專(zhuān)用電腦；（2）設置操作權限限制；（3）操作人員身份的密碼控制，規定交接班手續和登記運行日志；（4）數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進(jìn)行定期的預防性檢查，系統被破壞時(shí)，要求系統軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能。（5）采用網(wǎng)絡(luò )安全技術(shù)，主要包括：數據備份及機器的使用規范，U盤(pán)專(zhuān)用及防病毒感染，數據加密技術(shù)，訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)，認證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò )傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應該引起注意的問(wèn)題，盡量使用光纖傳輸，接入口應保密。通過(guò)上述技術(shù)可基本確保財務(wù)信息在內部網(wǎng)絡(luò )及外部網(wǎng)絡(luò )傳輸中的安全性。
4.要避免會(huì )計檔案無(wú)紙化和電腦操作無(wú)形化帶來(lái)的風(fēng)險。會(huì )計信息化下的會(huì )計檔案與傳統的紙質(zhì)檔案有很多差異，在手工會(huì )計系統中，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會(huì )計憑證或會(huì )計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。會(huì )計電算化后，會(huì )計憑證轉變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，使會(huì )計核算無(wú)紙化，修改數據不留痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。因此企業(yè)應專(zhuān)門(mén)指定檔案管理負責人，并制定備份、歸檔、借閱制度以及防磁、防火、防潮、防盜措施。建立完善的檔案管理制度，保證檔案資料的完整性和安全性，這不僅可以提高系統的可維護性，而且還可以減少使用過(guò)程中錯誤操作的機會(huì )，從而使系統能夠高效運行。
企業(yè)處在經(jīng)常變化的環(huán)境之中，這就會(huì )導致原有的控制程序對新增的內容失去控制作用，在變化過(guò)程中可能會(huì )發(fā)生差錯和不合規行為。應建立一種例行過(guò)程的反饋機制，監督控制的功能。對于大的損失和發(fā)生可能性小的不頻繁的損失，購買(mǎi)商業(yè)保險不失為最好方法。購買(mǎi)承保保險總額大小取決于管理者偏好以及企業(yè)能夠承受系統風(fēng)險所引起損失的大小。保險并不針對普通操作上的薄弱點(diǎn)，但是，它能保護系統因破壞者、自然災害、盜竊文件者、盜用者、能接近系統的員工以及因失去文件、軟硬件或數據中斷所引起的收入損失。
參考文獻：
[1]張瑞君。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下會(huì )計實(shí)時(shí)控制[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2004.
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