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重大建設項目檔案管理制度
檔案管理亦稱(chēng)檔案工作。下面是小編準備的重大建設項目檔案管理制度，歡迎閱讀。
重大建設項目檔案管理制度篇1
近年來(lái)，國家重大建設項目工程逐年增多，項目檔案既是工程的歷史記錄，也是項目竣工后業(yè)主單位進(jìn)行維修、管理、改建、擴建和技改等工作的重要依據，是工程質(zhì)量的重要組成部分。
為保證重大建設項目檔案的齊全完整準確和系統，促進(jìn)項目檔案管理規范化，提高項目檔案管理水平，國家檔案局先后制定印發(fā)了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《重大建設項目檔案驗收辦法》，并開(kāi)展了一些業(yè)務(wù)指導和執法檢查，這對推動(dòng)重大建設項目檔案的規范化建設無(wú)疑起到了積極作用。
然而由于重大建設項目的建設周期較長(cháng)，參建單位眾多，工程資料比較復雜，因而造成重大建設項目的檔案管理工作存在一定的難度。如何采取有效措施，保證國家重大建設項目檔案的齊全完整和有效利用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及各項管理工作服好務(wù)是我們檔案工作者面臨的一項艱巨任務(wù)，這就要求我們必須深入了解和掌握重大建設項目檔案的特點(diǎn)，積極探索項目檔案的形成規律，切實(shí)地做好重大建設項目檔案的管理工作。
一、重大建設項目檔案工作管理存在的問(wèn)題
1、檔案意識薄弱，對重大建設項目檔案管理工作認識不足。
當前，有部分重大建設項目單位檔案意識比較簿弱，對建設項目檔案管理工作缺乏足夠的認識，在項目建設過(guò)程中存在“重建設、輕檔案”的思想，沒(méi)有認識到重大建設項目檔案是項目建設規劃和管理的重要依據，是工程建設正常運轉的技術(shù)保障，而缺乏管好重大建設項目檔案的歷史責任感。
特別是在施工階段，由于施工任務(wù)重、項目多，這時(shí)候參建單位的領(lǐng)導往往比較重視工程建設進(jìn)度、質(zhì)量、資金等，而忽視了檔案工作，沒(méi)有將項目檔案工作“五納入”（既：納入項目工程質(zhì)量領(lǐng)導責任制、項目法人責任制、招投標、工程監理和合同管理制）落實(shí)到位。待到工程要驗收竣工時(shí)，才納入議事日程。這種“秋后算帳”的管理方式，致使項目檔案的成套性、準確性、真實(shí)性得不到保證，從而影響到日后檔案的提供利用。
2、重大建設項目檔案管理運行機制不完善，各部門(mén)職責不清。
重大建設項目涉及到項目法人、管理總承包、設計、施工、監理等眾多工程參建單位。目前，檔案部門(mén)雖然制定了規章制度，但存在形同虛設的現象，對工程沒(méi)有形成有效的管理和監督機制，在制度執行上也存在“軟”的現象。
而管理總承包對重點(diǎn)工程檔案工作管理任務(wù)又不明確，沒(méi)有做好組織協(xié)調布置檔案工作，沒(méi)有形成有效檔案組織管理網(wǎng)絡(luò )，各個(gè)部門(mén)職責劃分不明確，缺乏溝通與配合，造成文件材料運行和管理渠道不暢通，檔案材料的齊全完整得不到保證，有的甚至不知在何處的現象，直接影響了檔案收集歸檔工作。
3、承包單位檔案管理人員更換頻繁，檔案管理缺乏保障機制。
因監理、施工單位大多采用靈活的用工制度，檔案管理崗位工作被錯誤認為技術(shù)含量要求較低，導致專(zhuān)職管理檔案的人員少，兼職管理檔案的多，人員流動(dòng)頻繁，加上許多單位沒(méi)有將重點(diǎn)工程文件的形成、積累、整理、歸檔納入到有關(guān)人員的職責范圍，檔案移交手續不完備，往往容易造成檔案遺失或需歸檔的檔案資料分散在工程管理部門(mén)或技術(shù)人員手中，工程竣工時(shí)常因時(shí)間長(cháng)、人員流動(dòng)等原因導致檔案資料流散。
4、項目檔案管理制度不健全，執行國家和行業(yè)標準的力度不夠。
工程開(kāi)工后，工作千頭萬(wàn)緒，檔案工作有時(shí)被疏忽，在建設過(guò)程中，往往忽視建立各個(gè)環(huán)節文件材料形成、積累、整理、歸檔制度。由于制度不健全，大批材料分散在各分包單位和工程技術(shù)人員手上，工程竣工后各參建單位的人員已撤離，這更增加了收集工作的難度。工程質(zhì)量監督不力，既沒(méi)有按工程進(jìn)度的每個(gè)環(huán)節檢查施工文件進(jìn)度，也沒(méi)有按檔案工作國家和行業(yè)標準檢查工程檔案整理情況，致使施工文件材料不全，資料收集零亂、整理不規范。
5、重大建設項目檔案質(zhì)量不符合要求。
從歸檔情況看項目檔案的質(zhì)量存在諸多不盡人意之處，其表現主要有以下幾個(gè)方面：一是工程材料歸檔不齊全，尤其是工程安裝及設備調試的紙質(zhì)材料和照片、聲像等載體的檔案歸檔不到位，難以保證檔案的齊全完整和開(kāi)發(fā)利用。二是檔案的整理質(zhì)量不規范，存在著(zhù)文件材料分類(lèi)不科學(xué)、組卷不合理現象，文件材料簽字手續不完備等等。三是有個(gè)別竣工圖沒(méi)有將變更文件或現場(chǎng)變更修改的內容全部準確無(wú)誤地修改補充到相應的圖紙上，或沒(méi)有準確說(shuō)明修改依據的出處，以至無(wú)法確�？⒐D的真實(shí)性、完整性，直接影響了竣工圖編制的質(zhì)量。
二、加強重大建設項目檔案管理的措施
為了有效地解決重大建設項目檔案管理工作存在的問(wèn)題，確保重大建設項目檔案工作規范管理，我認為應著(zhù)重做好以下工作：
1、完善項目檔案管理制度，建立符合實(shí)際的項目檔案工作管理體制。
檔案部門(mén)要根據本單位重大建設項目的實(shí)際情況制定出操作性較強的各項規章制度，提出項目檔案的收集、整理、移交、驗收等工作的具體要求，為確保重大建設項目檔案規范管理提供有力的保障。要由項目建設單位牽頭建立檔案管理網(wǎng)絡(luò )，要求各施工、設計、監理等單位配備專(zhuān)職或兼職檔案人員負責建設期間工程資料的收集、整理、歸檔工作，建設單位要設一位項目主管領(lǐng)導主抓項目檔案工作，做好統籌和協(xié)調，同時(shí)要明確檔案部門(mén)切實(shí)對施工、監理等單位履行監督、指導和檢查職責，使檔案工作真正滲透到項目建設的各個(gè)環(huán)節，真正形成重大建設項目檔案統一領(lǐng)導、分級管理的格局，使整套工程檔案在建設全過(guò)程都處在受控狀態(tài)中，確保重大建設項目檔案齊全完整。
2、嚴把合同簽訂關(guān)，確保項目檔案工作與項目建設同步進(jìn)行。
重大建設項目工程均是通過(guò)招標簽訂合同或協(xié)議后開(kāi)始實(shí)施的，乙方檔案部門(mén)要積極參與合同或協(xié)議的簽訂工作，以了解工程情況和甲方需求。甲方應把工程文件材料的積累整理歸檔工作納入合同或協(xié)議中，作為一項獨立的條款，按照“誰(shuí)形成文件材料，誰(shuí)立卷歸檔”的原則，對竣工文件材料的歸檔份數、移交時(shí)間、歸檔質(zhì)量及違約責任等提出明確要求，以引起承包商的足夠重視，保證工程檔案的.完整準確和真實(shí)。
要在合同中明確監理單位對竣工文件和竣工圖的審核責任，同時(shí)履行監督檢查職責，對施工過(guò)程中形成的文件材料是否齊全、完整，竣工圖與實(shí)體是否吻合，書(shū)寫(xiě)材料是否規范，文件材料的質(zhì)量是否符合歸檔要求進(jìn)行監督檢查，特別要重視對工序、質(zhì)量和隱蔽工程產(chǎn)生的質(zhì)量保證材料的真實(shí)性、準確性的審核，形成監督檢查工作機制，定期或不定期進(jìn)行檢查，做到項目檔案工作與項目建設同步進(jìn)行。
3、加強檔案員業(yè)務(wù)指導和培訓，確保工程檔案質(zhì)量。
針對重大建設項目檔案質(zhì)量及檔案人員業(yè)務(wù)水平參差不齊的現象，檔案部門(mén)應加強對檔案人員的指導和培訓，專(zhuān)職檔案人員除平時(shí)手把手進(jìn)行指導外，還要幫助項目一線(xiàn)的專(zhuān)兼職檔案人員深入學(xué)習和理解有關(guān)標準規范，掌握業(yè)務(wù)技能，可以通過(guò)講座、培訓等方式進(jìn)行，不斷提高業(yè)務(wù)水平。一方面應配備專(zhuān)業(yè)水平和檔案管理水平高、工作能力強的專(zhuān)兼職檔案管理人員負責重大建設項目檔案全過(guò)程形成的文件材料的收集、整理工作。另一方面檔案人員要相對穩定，這樣有助于了解工程動(dòng)態(tài)，掌握文件材料的形成部門(mén)、方式和過(guò)程，了解工程檔案材料的流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。
4、采用先進(jìn)信息技術(shù)，實(shí)現項目檔案管理的信息化。
從近幾年項目檔案信息的利用情況看，運用現代化技術(shù)手段進(jìn)行項目檔案信息管理和利用，是信息化建設發(fā)展的必然趨勢，也是提高項目檔案信息開(kāi)發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段。要積極創(chuàng )造條件為項目檔案信息化建設配備相關(guān)的設備，加快電子計算機終端網(wǎng)絡(luò )的應用，逐步提供項目檔案信息網(wǎng)絡(luò )化服務(wù)，它可以為項目檔案信息利用和開(kāi)發(fā)創(chuàng )造優(yōu)越的條件，使檔案工作人員能夠從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，使大力開(kāi)發(fā)和科學(xué)合理、有效利用項目檔案信息資源成為現實(shí)。
5、加強項目檔案管理過(guò)程控制，按照國家《重大建設項目檔案驗收辦法》把好工程檔案驗收關(guān)。
建設項目法人單位的檔案部門(mén)要根據檔案驗收的有關(guān)規定，通過(guò)過(guò)程控制和預驗收，認真做好檔案驗收的檢查工作，并形成長(cháng)效工作機制。要檢查各個(gè)建設階段文件形成是否收集齊全、完整；檢查文件責任人的簽字、蓋章手續是否完備；檢查字據、圖紙質(zhì)量是否符合歸檔要求，是否滿(mǎn)足今后信息化管理的需要，特別要注意竣工圖的審核工作，以確保工程竣工圖的真實(shí)性、準確性，滿(mǎn)足工程竣工后生產(chǎn)運行及改擴建的需要；檢查是否按分類(lèi)方案進(jìn)行系統整理和編目，以確保工程檔案的完整齊全、整理規范。
重大建設項目檔案管理是一項比較復雜、收集整理難度較大的工作，同時(shí)也是企業(yè)重要的基礎管理工作之一。要做好重大建設項目的檔案管理工作，項目建設單位的各級領(lǐng)導必須高度重視，檔案專(zhuān)、兼職人員要切實(shí)履行崗位職責，建設單位、施工單位、設計單位及監理單位要相互配合，在制度建設上，要完善項目檔案管理制度，建立檔案機構，統一文件材料歸檔標準。只有具備了這些必要條件，重大建設項目的檔案管理工作才能取得實(shí)效，才能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及各項管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
重大建設項目檔案管理制度篇2
第一章 總則
第一條 為了加強和規范重大建設項目檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》《國家重點(diǎn)建設項目檔案管理登記辦法》（檔發(fā)字〔1997〕15號）、《國家重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號）、《建設項目檔案監督指導工作指南》（檔發(fā)〔2016〕15號）、《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)〔2016〕11號）、《陜西省檔案條例》等法律法規和有關(guān)規定，結合我市實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于市政府及其投資主管部門(mén)審定公布的重大建設項目。包括重大基本建設項目和重大技術(shù)改造項目。
第三條 重大建設項目檔案是指在重大建設項目的提出、立項、審批、勘察、設計、招投標、施工、監理及竣工驗收全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子等不同形式和載體的歷史記錄。
第四條 重大建設項目檔案工作是建設項目基礎管理和工程質(zhì)量管理的重要內容。實(shí)施重大建設項目的各有關(guān)單位要依法加強對檔案工作的領(lǐng)導，列入工作計劃，確保重大建設項目檔案的完整、準確、安全和有效利用。
第五條 項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，重大建設項目必須進(jìn)行檔案驗收。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過(guò)項目的竣工驗收。
第二章 項目檔案管理職責
第六條 市檔案局主管全市重大建設項目檔案工作，負責重大建設項目檔案的監督、指導、檢查和驗收。
第七條 項目主管部門(mén)應對市級重大建設項目檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導,做好重大建設項目檔案登記工作，并及時(shí)報送市檔案局，積極參加檔案專(zhuān)項驗收工作。
第八條 建設單位應當明確項目檔案工作管理機構與分管領(lǐng)導，配備項目專(zhuān)兼職檔案人員，落實(shí)項目檔案工作所需經(jīng)費。
建設單位項目檔案工作管理機構的主要職責：
�。ㄒ唬┰陧椖靠辈�、測繪、設計、施工及監理等合同中設立專(zhuān)門(mén)條款，明確參建單位項目文件材料整理、歸檔責任；
�。ǘ┙⒔∪椖繖n案工作各項規章制度，收集、整理本項目建設過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案；
�。ㄈ⿲椖繖n案的收集、歸檔、整理、保管進(jìn)行監督、檢查和指導；
�。ㄋ模⿲㈨椖繖n案工作納入項目建設管理全過(guò)程，確保項目檔案的完整、準確、系統。
第九條 項目勘察、設計、施工、監理單位，應根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28—2002）和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822—2000）的要求，完成各自職責范圍與合同規定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。
第三章 項目檔案的管理
第十條 市檔案局應加強對重大建設項目檔案的監督、指導，組織開(kāi)展執法檢查，督促做好檔案工作。
第十一條 項目建設單位應設有與檔案數量相適應的、符合要求的檔案庫房，項目檔案應當采用計算機管理。要切實(shí)做好文件資料的歸檔、整理、移交等工作，保證項目檔案的安全管理。
第十二條 實(shí)行總承包的項目，總承包單位負總責，各分包單位負責收集、整理分包范圍內相應的項目檔案資料，項目竣工時(shí)由項目總承包單位負責匯總整理項目全部檔案資料，并提交項目建設單位；由建設單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的項目，各承包單位負責收集、整理分包范圍內相應的項目檔案資料，項目竣工時(shí)由各項目承包單位負責將項目全部檔案資料提交項目建設單位。
第十三條 項目檔案必須真實(shí)反映項目實(shí)際情況和工程建設過(guò)程，做到圖物相符、數據準確、內容真實(shí)、手續完備、字跡清楚、圖面整潔，符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等有關(guān)規定要求。
建設單位應采取拍照、錄像等方式，將項目開(kāi)發(fā)建設前后的新舊面貌和開(kāi)發(fā)建設過(guò)程進(jìn)行記錄，制作、形成項目音像檔案，及時(shí)歸檔保存。
第四章 項目檔案的登記和驗收
第十四條 建立重大建設項目檔案登記制度。市檔案局每年根據市政府公布的重大建設項目名單，與主管單位商定需要登記的重大建設項目名單。建設單位（項目主管部門(mén)或業(yè)主單位）對新開(kāi)工的項目于項目開(kāi)工后1個(gè)月內，續建項目于每年11月底向市檔案局報送《重大建設項目檔案管理登記表》，市檔案局應在收到登記表后10個(gè)工作日內組織進(jìn)行項目檔案工作指導。對未按規定進(jìn)行登記的'單位由市檔案局予以通報，并限期登記。
第十五條 項目竣工并投入使用前，應組織建設項目檔案專(zhuān)項驗收。市檔案局負責組織項目檔案驗收工作，驗收組由市檔案局、發(fā)改委、項目主管部門(mén)等單位組成，必要時(shí)可邀請有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員參加驗收組，項目驗收組成員一般為不少于5人的單數，組長(cháng)由市檔案局人員擔任。
第十六條 項目檔案驗收應在項目竣工驗收或投入使用3個(gè)月之前完成。建設單位在項目整體竣工驗收前3個(gè)月，根據檔案工作要求，組織項目勘察、設計、施工、監理等方面負責人以及有關(guān)人員，依據《陜西省重大建設項目檔案驗收標準》進(jìn)行全面自查，形成項目檔案自查報告，經(jīng)主管部門(mén)審核同意后，向市檔案局報送驗收申請，市檔案局應在收到申請后10個(gè)工作日內對項目檔案驗收作出安排或答復。
第十七條 申請項目檔案驗收應具備下列條件：
�。ㄒ唬╉椖恐黧w工程和輔助設施已經(jīng)建成，能滿(mǎn)足生產(chǎn)或使用的需要；
�。ǘ╉椖吭囘\行指標考核合格或者達到設計能力；
�。ㄈ┩瓿闪隧椖拷ㄔO全過(guò)程文件材料的收集、整理與歸檔工作；
�。ㄋ模┗就瓿闪隧椖繖n案的分類(lèi)、組卷、編目等整理工作。
�。ㄎ澹┗就瓿闪隧椖侩娮游募臍w檔工作。
第十八條 項目檔案驗收工作一般應當單獨組織。采取召開(kāi)檔案專(zhuān)項驗收會(huì )議的形式，由項目建設單位負責召集。項目建設單位、勘察、設計、施工、監理和生產(chǎn)運行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會(huì )議，協(xié)助項目檔案驗收工作。
第十九條 對項目檔案的驗收采取質(zhì)詢(xún)、現場(chǎng)查驗、抽查案卷的方式。抽查重點(diǎn)為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等其他有關(guān)文件。
第二十條 項目檔案驗收總分為100分，等級分為合格（85—100分，含85分）、不合格（84分以下，含84分）兩個(gè)等級。項目檔案驗收合格，由項目檔案驗收組出具驗收意見(jiàn)。
項目檔案驗收不合格，由項目檔案驗收組提出整改意見(jiàn)，要求項目建設單位于項目竣工驗收前對存在的問(wèn)題限期整改。
第五章 項目檔案的移交
第二十一條 重大建設項目檔案驗收合格后三個(gè)月內，由建設單位向上級主管部門(mén)移交竣工檔案。建設項目投入使用后進(jìn)行改建、擴建或對重點(diǎn)部位進(jìn)行維修的，建設單位應組織設計、施工單位據實(shí)修改、補充和完善建設工程竣工檔案。涉及結構和平面布置改變的，應重新編制工程竣工檔案，并向上級主管部門(mén)移交。
第六章 獎勵與處罰
第二十二條 項目建設主管部門(mén)對在項目檔案管理工作中做出顯著(zhù)成績(jì)的單位和個(gè)人，應當給予表彰獎勵。
第二十三條 在項目檔案管理中，違犯《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《陜西省檔案條例》《檔案管理違法違紀行為處分規定》等法律法規規定的，依法追究其法律責任。
第七章 附則
第二十四條 本市行政區域內其他建設項目檔案驗收工作，參照本辦法執行。
第二十五條 本辦法由市檔案局負責解釋。
第二十六條 本辦法自頒布之日起施行。
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