學(xué)生會(huì )檔案管理制度
在充滿(mǎn)活力，日益開(kāi)放的今天，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度具有合理性和合法性分配功能。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家收集的學(xué)生會(huì )檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
學(xué)生會(huì )檔案管理制度1
檔案工作是校學(xué)生會(huì )工作連續性，有序性的有力保障，為實(shí)現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學(xué)生會(huì )檔案是學(xué)生會(huì )的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開(kāi)展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì )至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內容不得隨意公示、復制。
2、校學(xué)生會(huì )檔案由辦公室分類(lèi)統一管理；各部門(mén)檔案由各部門(mén)部長(cháng)整理，秘書(shū)處監督管理，每一學(xué)期各部門(mén)將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。
3，校學(xué)生會(huì )檔案包括人事檔案，工作檔案，財務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。
4、各部門(mén)策劃籌備的.各項活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5、檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤(pán)、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結完后一并上繳。
6、檔案上繳日期：在該項活動(dòng)結束后一周內。
7、檔案上交時(shí)由辦公室簽收。
二、檔案內容要求：
�。ㄒ唬┤耸聶n案包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團負責考察記錄。
1、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì )成員的基礎檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門(mén)填寫(xiě)。
2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會(huì )成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì )送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì )干部的依據之一。
3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì )成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對其總體工作的鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門(mén)存入該學(xué)生檔案。
�。ǘ┕ぷ鳈n案包括校學(xué)生會(huì )工作目錄，各部門(mén)工作檔案，上級及外單位來(lái)文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。
1、大學(xué)學(xué)生會(huì )工作目錄是校學(xué)生會(huì )的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內容所在有關(guān)檔案的頁(yè)碼。
2、各部門(mén)將其各項工作指示、活動(dòng)通知、會(huì )議文件、決定、建議意見(jiàn)、經(jīng)驗總結等認真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
�。ㄈ┴攧�(wù)檔案包括賬目、現金收支表、各種有關(guān)票據、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見(jiàn)財務(wù)制度。
�。ㄋ模┗顒�(dòng)檔案
1、活動(dòng)檔案內容包括活動(dòng)企劃書(shū)；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結果；活動(dòng)新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。
2、活動(dòng)結束后由主辦部門(mén)及時(shí)寫(xiě)出工作總結，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1，查閱要求：
1)各部門(mén)可以根據工作所需向秘書(shū)要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2)各部門(mén)借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫(xiě)，并且應該及時(shí)歸還，若有遺失應做出書(shū)面檢討，主席團會(huì )做出相應的警告、批評。
3)查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱(chēng)及檔案號。
4)認真填寫(xiě)索檔單，并由部長(cháng)以上簽名。
5)各部在指定時(shí)間辦理查檔手續，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。
6)檔案閱畢后請及時(shí)歸還，過(guò)期不還辦公室有權進(jìn)行查詢(xún)并作相應處理。
2、借閱手續：
�。�1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權后方可借閱，沒(méi)有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊登記，登記時(shí)應注明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時(shí)間等。
�。�2）借閱檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責任落實(shí)到個(gè)人。
�。�3）借閱時(shí)間不得超過(guò)一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
�。�4）復制文件必須征得主席團的同意。
8、外單位借閱校學(xué)生會(huì )工作檔案的，需向團委提出書(shū)面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，
秘書(shū)處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
學(xué)生會(huì )檔案管理制度2
檔案工作是校學(xué)生會(huì )工作連續性,有序性的有力保障,為實(shí)現工作的正規化,特制定此項制度,以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學(xué)生會(huì )檔案是學(xué)生會(huì )的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開(kāi)展所積累的文字與圖像聲像資料,是校學(xué)生會(huì )至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內容不得隨意公示、復制。
2、校學(xué)生會(huì )檔案由辦公室分類(lèi)統一管理;各部門(mén)檔案由各部門(mén)部長(cháng)整理,秘書(shū)處監督管理,每一學(xué)期各部門(mén)將進(jìn)行一次檔案清理,將有關(guān)資料歸檔備案。
3,校學(xué)生會(huì )檔案包括人事檔案,工作檔案,財務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。
4、各部門(mén)策劃籌備的各項活動(dòng)的所有資料,必須一式兩份辦公室處存檔,以備查找。
5、檔案形式要求:對于各部文檔案,應有文本和電子兩種版本。對于磁盤(pán)、磁帶,cd,vcd等介質(zhì),向辦公室索取檔案帶,待總結完后一并上繳。
6、檔案上繳日期:在該項活動(dòng)結束后一周內。
7、檔案上交時(shí)由辦公室簽收。
二、檔案內容要求:
(一)人事檔案包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、年度工作鑒定,以及其它有關(guān)材料,由主席團負責考察記錄。
1、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì )成員的基礎檔案,由有關(guān)個(gè)人及部門(mén)填寫(xiě)。
2、年度工作鑒定是對大學(xué)學(xué)生會(huì )成員每年工作的評定,一式三份,每年由大學(xué)學(xué)生會(huì )送一份到被鑒定人所在學(xué)院,作為評定獎學(xué)金、評選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì )干部的依據之一。
3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì )成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對其總體工作的鑒定,由學(xué)校有關(guān)部門(mén)存入該學(xué)生檔案。
(二)工作檔案包括校學(xué)生會(huì )工作目錄,各部門(mén)工作檔案,上級及外單位來(lái)文以及其它有關(guān)檔案,由辦公室整理保管。
1、大學(xué)學(xué)生會(huì )工作目錄是校學(xué)生會(huì )的大事記,按日期順序記錄,并標上詳細內容所在有關(guān)檔案的頁(yè)碼。
2、各部門(mén)將其各項工作指示、活動(dòng)通知、會(huì )議文件、決定、建議意見(jiàn)、經(jīng)驗總結等認真詳實(shí)地加以記載,由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
(三)財務(wù)檔案包括賬目、現金收支表、各種有關(guān)票據、表格等,由主席團負責,定期檢查,詳見(jiàn)財務(wù)制度。
(四)活動(dòng)檔案
1、活動(dòng)檔案內容包括活動(dòng)企劃書(shū);活動(dòng)籌備情況;活動(dòng)及進(jìn)程結果;活動(dòng)新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。
2、活動(dòng)結束后由主辦部門(mén)及時(shí)寫(xiě)出工作總結,并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1、查閱要求:
(1)各部門(mén)可以根據工作所需向秘書(shū)要借閱有關(guān)文件,但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
(2)各部門(mén)借閱文件后,應保持文件的完整、清潔,不得在文件上亂涂亂寫(xiě),并且應該及時(shí)歸還,若有遺失應做出書(shū)面檢討,主席團會(huì )做出相應的警告、批評。
(3)查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱(chēng)及檔案號。
(4)認真填寫(xiě)索檔單,并由部長(cháng)以上簽名。
(5)各部在指定時(shí)間辦理查檔手續,并同時(shí)告知辦公室歸還日期。
6)檔案閱畢后請及時(shí)歸還,過(guò)期不還辦公室有權進(jìn)行查詢(xún)并作相應處理。
2、借閱手續:
(1)借閱檔案必須有證明,由主席團授權后方可借閱,沒(méi)有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊登記,登記時(shí)應注明借閱人姓名、地址、借閱的'內容和時(shí)間等。
(2)借閱檔案應辦理登記手續(包括編號、內容、時(shí)間、借閱人員、記錄人),做到責任落實(shí)到個(gè)人。
(3)借閱時(shí)間不得超過(guò)一周(主席團同意除外),延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
(4)復制文件必須征得主席團的同意。
8、外單位借閱校學(xué)生會(huì )工作檔案的,需向團委提出書(shū)面申請,并經(jīng)主席簽字同意后方可,
秘書(shū)處的對外借檔案應做好外借登記(包括編號、內容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員),外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
學(xué)生會(huì )檔案管理制度3
學(xué)生會(huì )檔案是學(xué)生會(huì )在工作和各種活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文件資料,它起著(zhù)憑證、依據和史料的作用,并為團委指導幫助學(xué)生會(huì )開(kāi)展工作提供豐富材料。
一、工作部門(mén)
1、學(xué)生會(huì )檔案管理工作由院學(xué)生會(huì )辦公室檔案組成員負責統一管理;
2、各部門(mén)應設管理本部門(mén)檔案的副部長(cháng),負責日常檔案的收集、整理以及保管工作;
3、各部門(mén)負責檔案的副部長(cháng)應與辦公室加強聯(lián)系,溝通思想,交流經(jīng)驗,以便于檔案管理制度的順利推行。
二、學(xué)生會(huì )檔案的分類(lèi)及內容
1、學(xué)生會(huì )檔案分類(lèi)為:各類(lèi)文件類(lèi)(上級文件、申報表、申請表)、會(huì )議記錄類(lèi)、人事檔案類(lèi)(包括各部門(mén)及其干部檔案類(lèi)獎懲記錄類(lèi))、工作計劃類(lèi)活動(dòng)內容及工作總結類(lèi)及其他共六類(lèi)。
有關(guān)檔案都將據此分類(lèi):
(1)文件類(lèi):
文件(包括上級文件、申請表、申報表)一律按a4紙一份歸類(lèi)存檔;
(2)會(huì )議記錄類(lèi):
各個(gè)部門(mén)根據各自部門(mén)會(huì )議情況包括會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議內容、會(huì )議簽到情況于學(xué)期末把本學(xué)期部門(mén)會(huì )議;
(3)人事檔案類(lèi):
學(xué)生會(huì )人事檔案包括院學(xué)生會(huì )人事任免、調動(dòng)、獎懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善;
(4)工作計劃類(lèi):
學(xué)生會(huì )各部門(mén)每學(xué)期工作開(kāi)始(開(kāi)學(xué)第一、二周)都應向學(xué)生會(huì )主席團呈交一份詳細的工作計劃,做出本部門(mén)在未來(lái)一學(xué)期內的各項工作設想。此工作計劃保留存檔,以利于期末部門(mén)考核時(shí)起參照作用;
(5)活動(dòng)內容類(lèi):
學(xué)生會(huì )各部門(mén)組織活動(dòng)應當制定活動(dòng)計劃書(shū)(策劃書(shū)),并于活動(dòng)結束后及時(shí)做出活動(dòng)總結,并把工作總結于活動(dòng)結束后3天內交于辦公室,此工作計劃保留存檔,以利于期末部門(mén)考核時(shí)起參照作用;凡學(xué)生會(huì )集體獲得的獎品、紀念品作為工作成績(jì)的體現,必須交給辦公室妥善處理,任何人不得私自占有。
(6)工作內容類(lèi):
各部門(mén)于學(xué)期末要上交一份各項工作的詳細記錄。部長(cháng)和副部長(cháng)級以上的干部則須遞交一份詳細的職務(wù)報告,報告應介紹任職期間的`工作內容及工作經(jīng)驗教訓,并存入檔案;
2、學(xué)生會(huì )成員檔案管理:
學(xué)生會(huì )辦公室檔案組成員把各屆學(xué)生會(huì )成員的檔案設宗,主要含以下材料:
(1)學(xué)生會(huì )干部個(gè)人檔案;
(2)學(xué)生會(huì )干部各學(xué)期的工作總結以及工作成績(jì)評定;
(3)與學(xué)生會(huì )干部本人有關(guān)的各類(lèi)文字材料;
(4)各類(lèi)材料均一式兩份。
三、檔案管理原則
1、當有辦公室檔案管理員在場(chǎng)時(shí),直接由管理員負責歸檔;
2、管理員不在時(shí),應及時(shí)通知管理員,由管理員整理歸檔;
3、管理員歸檔時(shí),應詳細填寫(xiě)檔案管理紀錄;
4、未經(jīng)過(guò)主席或者辦公室主任同意,任何人不得以私人借口借閱檔案;
5、調檔時(shí),必須持有主席的簽字證明;
6、調檔時(shí),必須有檔案管理人員在場(chǎng)做詳細記錄,并填寫(xiě)檔案借閱表;
7、檔案一旦遺失,管理人員應立即上報有關(guān)部門(mén)并及時(shí)補檔;
8、檔案管理員不得私自翻看檔案;
9、未經(jīng)有關(guān)部門(mén)同意,任何人不得擅自改動(dòng)檔案,否則一經(jīng)查實(shí),報主席團嚴肅處理;
10、檔案管理人員必須定期整理核查檔案。
四、檔案內容要求:
1、活動(dòng)策劃書(shū)、活動(dòng)籌備情況、活動(dòng)及進(jìn)程結果、活動(dòng)結束后整理得經(jīng)驗、教訓;
2、活動(dòng)新聞稿。(對于比賽類(lèi)活動(dòng),必注明各輪次的戰況及獲勝方)
五、檔案查閱辦法:
為了加強檔案管理工作,辦公室應完整、科學(xué)地保管好學(xué)生會(huì )的檔案材料,以備查詢(xún)、參考、交流,特制訂本細則。
1、查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱(chēng)詳細資料;
2、認真填寫(xiě)檔案借閱登記表,并由審批人(部長(cháng))同意;
3、各部門(mén)在指定時(shí)間辦理查檔手續,并確認歸還日期;
4、檔案查閱完畢后請及時(shí)歸還,過(guò)期不還且未講明原因的講上報主席團并做嚴肅處理;
5、本細則適用于學(xué)生會(huì )在各項工作中直接形成的,對今后工作具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖樣、圖表、獎證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。
六、檔案的要求:
為加強學(xué)生會(huì )工作檔案管理制度的系統性、完整性和科學(xué)性,使學(xué)生會(huì )工作形成一定的歷史資料,特建立本制度。檔案制度總則在于規范學(xué)生會(huì )各類(lèi)文件資料的管理,利于查詢(xún)借閱及其他相關(guān)工作的有效開(kāi)展。
1、學(xué)生會(huì )辦公室每年換任之前整理本學(xué)年檔案資料分類(lèi)入庫,每屆學(xué)生會(huì )換屆之前應整理轉交本屆學(xué)生會(huì )檔案;
2、學(xué)期初,由辦公室負責收集整理學(xué)生會(huì )各部門(mén)部員最新名單及聯(lián)系方式;學(xué)期末,干部評定等一切評定資料及其結果應及時(shí)上交辦公室并存檔;
3、遇有學(xué)生會(huì )干部工作調動(dòng)或辭職離任時(shí),要及時(shí)報于辦公室備案;
4、對符合規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,定期向檔案組或者檔案工作人員移交,集中管理,任何人不得據為己有;
5、院學(xué)生會(huì )的其它文件及文字資料是否列入院學(xué)生會(huì )檔案,由院學(xué)生會(huì )辦公室決定;
6、屬于學(xué)生會(huì )所有的檔案,由委員會(huì )決定公布:未經(jīng)上述機構同意,任何組織和個(gè)人無(wú)權公布。辦公室有權查詢(xún)并作相應處理。
七、檔案資料范圍:
本制度所稱(chēng)“檔案”包括以下內容:
1、各級文件;學(xué)生會(huì )成員名單及主要學(xué)生干部檔案;學(xué)生會(huì )各部門(mén)的工作計劃、總結活動(dòng)照片,dv記錄等;學(xué)生會(huì )財務(wù)記錄、值班記錄和會(huì )議記錄;歷屆學(xué)生會(huì )的考核表;學(xué)生會(huì )的工作簡(jiǎn)報及上報的其它資料;以及各系學(xué)生會(huì )、各班委通訊錄;以及委員認為要保存的其它資料;
2、檔案要做到格式規范、內容完備、條理清楚,手寫(xiě)的應用碳素墨水工整書(shū)寫(xiě)。a4紙文檔是指文書(shū)、檔案等原始的或電子的資料。
八、本制度要求全體學(xué)生會(huì )全體干部認真遵守執行。
九、本制度由院學(xué)生會(huì )辦公室負責監督執行。
十、本制度最終解釋權歸德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生委員會(huì )。
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