檔案管理制度(集錦15篇)
在現在社會(huì )，我們每個(gè)人都可能會(huì )接觸到制度，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？以下是小編收集整理的檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
檔案管理制度1
第一節總則
第一條檔案管理是企業(yè)規范化管理的重要內容，也是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要見(jiàn)證，它記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據，檔案的規范化管理是企業(yè)走向規范和成熟的`重要條件，為加速企業(yè)規范化管理進(jìn)程，進(jìn)一步完善文書(shū)檔案管理工作，特制定本制度。
第二條歸檔的檔案應字跡清晰、完整有效。
第二節應急檔案管理
第三條各部門(mén)應將文字資料的收集歸檔工作列入各部門(mén)科員的職責范圍。
第四條應急救援檔案歸檔范圍，凡是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應歸檔，主要包括：
�。ㄒ唬┚哂斜４鎯r(jià)值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外，還應包括它的附件；
�。ǘ┍締挝辉趹本仍顒�(dòng)中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導部門(mén)間的往來(lái)文件，包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等；
�。ㄈ┍締挝辉趹本仍顒�(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料（即內部文件）；如規章制度、調研材料、計劃、總結、條例、會(huì )議紀要、機構調整、人事任免、部門(mén)管理職能性文件、部門(mén)崗位職責等；
第五條應急救援檔案歸檔要求
�。ㄒ唬┮呀�(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應及時(shí)歸檔，任何人不得隨意留存。
�。ǘw檔的文件材料要收集齊全（包括附件，附圖），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。
�。ㄈ┐鏅n文件必須為原件；
�。ㄋ模┪募䴕w檔時(shí)要有交接手續；
�。ㄎ澹┟磕炅路葜�，各部門(mén)兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續；
�。└鞑块T(mén)兼職檔案員和具體辦公人員有責任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作；
第六條應急救援檔案的借閱
�。ㄒ唬└鶕妒瘞r溝煤礦檔案借閱利用制度》辦理相關(guān)手續方可借閱，并填寫(xiě)利用效果反饋登記簿。
�。ǘ┙栝單臅�(shū)檔案使用后應及時(shí)歸還，借閱時(shí)間一般不得超過(guò)一天。
第七條應急救援檔案的保管及銷(xiāo)毀
�。ㄒ唬⿲�(zhuān)職檔案員有責任對礦各部門(mén)文書(shū)檔案的歸檔進(jìn)行監督指導；
�。ǘ┑V綜合檔案室負責集中統一管理所有文書(shū)檔案；
�。ㄈ⿲�(zhuān)職檔案員對各部門(mén)移交的文書(shū)檔案按標準進(jìn)行整理，分類(lèi)，編目、統計、保管，并進(jìn)行數據化管理，方便快捷提供利用。
�。ㄋ模n案保管期限分為永久、長(cháng)期、定期三種，定期開(kāi)展檔案鑒定工作，對保管期滿(mǎn)的檔案經(jīng)相關(guān)手續后可以銷(xiāo)毀，并建立文書(shū)檔案銷(xiāo)毀清冊。
檔案管理制度2
一、文件材料歸檔
1、歸檔范圍
凡是公司及各分公司、小區經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件材料都應定期歸檔保存在公司檔案室。
2、歸檔時(shí)間
對公司規定應當立卷歸檔的材料，必須由檔案形成部門(mén)按規定收集、整理后，定期移交給本單位檔案室及檔案工作人員進(jìn)行集中管理，任何部門(mén)或者個(gè)人不得據為己有或者拒絕歸檔。
�。�1）文書(shū)文檔(包括統計檔案以及業(yè)務(wù)部門(mén)形成的檔案)。
�。�2）會(huì )計檔案先在財務(wù)部門(mén)保存一年后移交檔案室。
�。�3）設備檔案在設備安裝后一周內歸檔。
�。�4）特種載體檔案，隨時(shí)歸檔。
�。�5）合同檔案在合同簽訂后逐步歸檔。
3、歸檔要求
�。�1）歸檔的文件材料必須完整、準確、系統。
�。�2）歸檔的文件材料必須按其規律組成案卷。
�。�3）歸檔材料除外部原因外原則上采用A4紙型。
�。�4）歸檔時(shí)必須填寫(xiě)移交目錄，辦理交接手續。
�。�5）歸檔的材料原則上應裝訂成冊，確實(shí)不能裝訂成冊的，由經(jīng)辦人說(shuō)明原因，由檔案員接受不成冊的資料后裝訂成冊。
二、檔案借閱
1、借閱檔案必須履行登記手續。檔案原則上只在檔案室查閱。非機密檔案，因特殊情況需借出者，要經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導同意后并辦理借出手續，歸還時(shí)對所借檔案應予以檢查核對，并注銷(xiāo)。
2、借閱檔案必須經(jīng)領(lǐng)導批準，機密以上檔案一律在檔案室查閱，不得借出。
3、外單位要查閱檔案，需經(jīng)本公司有關(guān)領(lǐng)導書(shū)面同意批準，方可借閱，借閱人要登記簽名。
4、借閱者要愛(ài)護檔案，不得拆卷、涂改、批注、損壞和遺失，如發(fā)現以上情況，視情節按《檔案法》規定處理。
5、借閱檔案要嚴守機密，不得轉借他人，不得向借閱范圍以外的人員泄露檔案內容。
6、摘抄、復制檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，摘抄的檔案內容必須經(jīng)檔案人員核對，加蓋公章后始有效用。
7、對借出的檔案，管理人員應及時(shí)催還。
三、檔案保密
1、認真執行公司的商業(yè)和技術(shù)保密制作，維護檔案的安全，做好公司的.保密的工作。
2、檔案工作人員和借閱檔案人員，嚴格遵守保密制度，不準將檔案給無(wú)關(guān)人員翻閱，若有泄露，按保密規定處理。
3、檔案工作人員要忠于職守，遵守紀律。不得擅自涂改，拆頁(yè)和銷(xiāo)毀檔案，不得私自泄露檔案內容。
4、檔案室應根據《保密條例》規定的保密范圍，對全部檔案進(jìn)行密級劃分。
5、借閱有密級的檔案，必須按《檔案借閱制度》有關(guān)規定辦理。
6、管理人員如有變動(dòng)，必須辦理交接手續，移交時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)、核對，以確保檔案的完整與安全。
檔案管理制度3
1、歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)的，具有保存價(jià)值的文件材料都應歸檔。包括黨、政、工、團、群眾團體等工作中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料。
2、歸檔手續和要求：歸檔的'文件材料應由形成部門(mén)的兼職檔案員按要求收集、整理、立謄卷。歸檔的材料要做到材料完整、準確真實(shí)、字跡端正、圖文清晰、折疊規范。填寫(xiě)歸檔材料移交清單，檔案室驗收合格后，雙方在移交單上簽字（一式二份），其中一份由檔案室歸檔。
3、歸檔時(shí)間：文書(shū)檔案于次年三月底前移效歸檔。會(huì )計檔案由財務(wù)部門(mén)自行保管一年，于次年底移交檔案室。
檔案管理制度4
為了更進(jìn)一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類(lèi)
本公司文件、資料應歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下:
1、行政類(lèi):本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會(huì )議紀要。公司各類(lèi)證照。
2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi):公司規劃、年度計劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項目方案等。
3、人事類(lèi):勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、財務(wù)類(lèi):各種財務(wù)票證、票據,財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料等。
5、音像類(lèi):公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類(lèi)、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類(lèi)者應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運管理有限公司中的.“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi),代碼為: 1行政類(lèi); 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi); 3人事關(guān)類(lèi); 4財務(wù)類(lèi); 5音像類(lèi)。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后,以百位數進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)方針、各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結和領(lǐng)導講話(huà)、一般性會(huì )議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會(huì )議紀要、重要經(jīng)營(yíng)項目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及決策、戰略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類(lèi)別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開(kāi)發(fā)布的行政類(lèi)文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應部門(mén)的專(zhuān)管員保管。其中:股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )專(zhuān)項《文檔》由董事會(huì )秘書(shū)負責保管;人事專(zhuān)項《文檔》由人力資源部負責保管;財務(wù)專(zhuān)項《文檔》由財務(wù)會(huì )計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專(zhuān)管員負責填寫(xiě)《文檔管理登記冊》,并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調閱。調閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫(xiě)《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議記要、公司各類(lèi)證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權債務(wù)憑證。公司規劃、年度計劃、年度經(jīng)營(yíng)總結、技術(shù)資料、長(cháng)期項目合同、年度財務(wù)會(huì )計報表、年度統計報表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料各種財務(wù)票證、票據等按國家相關(guān)規定執行。
3、五年保存:期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門(mén)工作計劃及其工作總結、完結后的部門(mén)請示報告、經(jīng)核定己完結且無(wú)必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷(xiāo)毀
1、原則上,應每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷(xiāo)毀。
2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報《文檔銷(xiāo)毀申請單》,并經(jīng)相應批準人批準后,方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀登記表》。
4、《文檔銷(xiāo)毀申請單》和《文檔銷(xiāo)毀登記表》各—式三份供申請部門(mén)、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下?tīng)I運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執行。
檔案管理制度5
一、安全生產(chǎn)檔案員職責
1、負責對本公司安全生產(chǎn)檔案和資料進(jìn)行管理。
2、負責對本公司安全資料的收集、整理及歸檔。
3、負責檔案資料的查詢(xún)、借閱、發(fā)放回收及文件的銷(xiāo)毀或隔離存放。
4、負責安全檔案的放火、防潮、防盜等。
5、保證安全檔案資料的安全，不得泄密。
二、安全生產(chǎn)檔案的內容
安全生產(chǎn)檔案的.內容包括：安全檢查日志、安全會(huì )議紀要、各種設備的檢修、運轉記錄、鋼絲繩檢查記錄、調度簡(jiǎn)報、每月生產(chǎn)記錄，測風(fēng)記錄、防墜實(shí)驗記錄、各級部門(mén)檢查整改記錄、工傷事故分析會(huì )記錄、“三違”罰款單、安全生產(chǎn)文件等。
三、檔案文檔一般要求
1、字跡工整、書(shū)寫(xiě)清楚，各種原始記錄封面做好標識記錄。
2、破損文件材料要及時(shí)修復。
3、標識簽署齊全。
4、按文件資料同組卷分類(lèi)保存，跨年度資料按年月排列。
四、安全檔案借閱辦法執行—qms—c01文件。
檔案管理制度6
為加強機關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。
3、檔案管理人員要增強保密觀(guān)念，經(jīng)常檢查設施安全保密情況；離開(kāi)檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門(mén)窗。
4、銷(xiāo)毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長(cháng)簽字批準后方能進(jìn)行，銷(xiāo)毀時(shí)要有監銷(xiāo)人，并履行簽字手續。
5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進(jìn)入。
2、保持室內衛生整潔，檔案分類(lèi)排放、排列整齊。
3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門(mén)形成的檔案。查（借）閱局會(huì )議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書(shū)記或局機關(guān)支部書(shū)記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導批準后方可借閱。
5、查閱檔案時(shí)，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。
6、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認真檢查清點(diǎn)檔案的`完好狀況，及時(shí)記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內容、形式和載體的文書(shū)材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無(wú)權扣壓和銷(xiāo)毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì )計檔案一般在會(huì )計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區分保存價(jià)值，分類(lèi)整理立卷，案卷標題簡(jiǎn)明扼要，目錄頁(yè)號編制準確，便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類(lèi)文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。
檔案管理制度7
1、公司須建立安全生產(chǎn)檔案，內容包括：安全操作規程、安全組織機構、安全管理人員檔案、特種作業(yè)人員檔案、傷亡事故統計表、從業(yè)人員接塵史、安全許可證、安評報告、環(huán)評報告、隱患整改記錄、文件記錄、職工培訓檔案、安全管理人員登記表等；
2、應指定專(zhuān)人負責，認真填寫(xiě)，妥善保管；
3、檔案管理人員對檔案內容的真實(shí)性和數字的準確性負責；
4、檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，做好檔案移交工作，不得將檔案和有關(guān)安全資料帶走或散失；
5、及時(shí)做好各類(lèi)檔案的修訂和完善工作，以適應不斷發(fā)展的`安全形勢。
檔案管理制度8
一、檔案收集制度
1、接收檔案時(shí)要堅持嚴格按照有關(guān)規定的標準執行,保證安全檔案的質(zhì)量,使安全檔案符合檔案管理標準化、規范化和現代化的需要。
2、要定期接收現行機關(guān)的檔案和有關(guān)資料。
3、要做好檔案的收集工作。
4、案卷要符合質(zhì)量標準,規定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。
二、檔案保管制度
1、檔案保管必須設置適應需要的檔案庫房、專(zhuān)用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強光措施。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補救措施,確保檔案的完整與安全。
2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風(fēng),是五節櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。
3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進(jìn)行,排列要整齊、美觀(guān)。
4、庫房?jì)冉?jīng)常保持清潔,禁止亂放雜物,庫房?jì)韧庖O溫濕度計,每天上、下午定時(shí)測試、記錄。
5、每半年對檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查,做好檢查記錄,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。
6、嚴格檔案的出入手續,做好日常登記,統計工作,按規定搞好年報。
7、為確保檔案的安全,庫房管理人員要提高警惕,并配合有關(guān)保衛人員做好夜間值班工作;平時(shí)非工作人員未經(jīng)許可,一律禁止入內。
8、檔案工作人員調動(dòng)工作時(shí),必須將所保存的檔案數量、狀況詳細交待清楚,辦好交接手續后,方可離職。
三、檔案保密制度
1、檔案人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》,切實(shí)保證檔案的完整與安全。
2、檔案資料要嚴加管理,經(jīng)常清點(diǎn),不丟失,不泄密。
3、不準隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話(huà)不得涉及機密檔案內容;不準把機密檔案資料外借或帶出。
4、私人不準在辦公室或存檔案、資料的地方會(huì )客。
5、工作中形成的`帶有字跡的廢紙要集中存放,統一銷(xiāo)毀,以免泄密。
四、檔案統計制度
1、檔案資料的收進(jìn)和移出隨時(shí)進(jìn)行登記。
2、全宗和案卷數量要每年年底匯總、核對一次。
3、及時(shí)準確地掌握并記錄檔案資料的情況。
五、檔案利用制度
1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機密檔案資料,要說(shuō)明查閱目的,經(jīng)領(lǐng)導批準后方可查閱,借閱的要填寫(xiě)《檔案利用登記薄》,并且只限批準的內容,不得隨意擴大閱讀范圍。摘抄、復制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷(xiāo)毀。
2、利用者在查閱要愛(ài)護檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁(yè)。
3、利用者必須在閱覽內查閱檔案資料,非經(jīng)批準不得帶出室外。
4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴格進(jìn)行清點(diǎn)、核對、辦理退還手續。
8、檔案資料利用后,查閱者要填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》。
檔案管理制度9
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責監督保管，由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時(shí)應向公司或接任者辦理移交手續、經(jīng)確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認，如有違反的'作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實(shí)情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
檔案管理制度10
一、設備檔案的歸檔范圍
�。ㄒ唬┰O備儀器依據性文件材料。
�。ǘ┰O備儀器隨機文件室材料。
�。ㄈ┰O備儀器運行、維護文件材料。
二、設備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設備須歸檔的文件材料，在設備進(jìn)單位時(shí)，應嚴格遵守設備開(kāi)箱驗收制度，驗收時(shí)，須由檔案室人員、設備使用部門(mén)雙方到場(chǎng)驗收并填寫(xiě)設備開(kāi)箱驗收記錄，以保證設備檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。
三、設備檔案的歸檔時(shí)間
設備檔案的歸檔時(shí)間是隨時(shí)歸檔。
四、設備檔案的立卷要求
1、設備檔案文件材料要收集齊全，系統整理，書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長(cháng)遠保存。
2、案卷裝訂應在組卷、卷內文件排列和編目的基礎上進(jìn)行。
3、案卷內不同尺寸的.科技文件材料要折疊成統一幅面，一般以A4圖幅為標準。
4、長(cháng)遠保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時(shí)，其科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀(guān)。
五、設備檔案的借閱和保管
1、設備檔案應及時(shí)歸入檔案室專(zhuān)柜存放。各部門(mén)需要查閱時(shí)，可按規定向檔案室借閱，若要復印或常借等，必須經(jīng)分管領(lǐng)導同意，方可實(shí)施，任何科室和個(gè)人不得將其原始材料占為已有。
2、安監局檔案室負責設備檔案的監督、指導和檢查。
檔案管理制度11
一、檔案建立
�。ㄒ唬┙⒔∪珜W(xué)校退管工作檔案，目的主要在于為上級相關(guān)領(lǐng)導部門(mén)以及學(xué)校分析、總結、部署及調度學(xué)校退管工作和對該工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領(lǐng)導對此應高度重視，并由校長(cháng)親自具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔建檔工作。
�。ǘ⿲W(xué)校建立的退管工作檔案資料由學(xué)校檔案員管理。
二、檔案立卷
�。ㄒ唬n案人員應按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類(lèi)、裝訂、編制目錄，進(jìn)袋入檔。檔案案袋、檔案卷的規格要符合上級有關(guān)部門(mén)統一要求。
�。ǘ┚碜诒仨氉⒚鞅４嫫谙�，凡注明“暫存”的'資料一般以一年為限；注明“短期”的一般五年為限；注明“長(cháng)期”的由學(xué)校根據實(shí)際需要決定保存期限。
�。ㄈ┓矙n案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其它資料，學(xué)�？筛鶕枰孕袥Q定是否留存。
三、檔案查閱
�。ㄒ唬┬Ｍ馊藛T來(lái)校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對簽署意見(jiàn)；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
�。ǘ┬认嚓P(guān)人員借閱檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可查閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無(wú)損地歸還。
檔案管理制度12
為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內容如下：
1.檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產(chǎn)品銷(xiāo)售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調度、設備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。
2.檔案的管理部門(mén)
公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門(mén)，負責公司各類(lèi)檔案的管理工作。對公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據工作需要配備專(zhuān)(兼)職檔案管理人員，負責檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門(mén)留存復印件。
接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。
3.檔案的分類(lèi)
在切實(shí)遵循《中國檔案分類(lèi)法》前提下,根據公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi)：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會(huì )檔案、(D)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(E)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來(lái)文件、(H)聲像檔案、(I)實(shí)物檔案、(J)其他檔案。 財會(huì )檔案是公司財務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證、帳簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。
實(shí)物檔案是公司各類(lèi)活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈品、證書(shū)、獎杯獎旗等實(shí)物。 以上十類(lèi)檔案中，每一大類(lèi)檔案內容又要根據需要及實(shí)際情況分成若干小類(lèi)進(jìn)行管理。
4.歸檔要求
4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說(shuō)明。
4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號。
4.4檔案名稱(chēng)的填寫(xiě)要注意內容準確，文字簡(jiǎn)練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統地排列，按順序編號，填寫(xiě)“卷內目錄”。目錄各項必須填寫(xiě)清楚(一律使用用黑色中性筆填寫(xiě))，字跡工整、清晰，裝訂整齊。
4.5檔案盒(袋)內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續。
4.7歸檔時(shí)間：部門(mén)或責任人應于相關(guān)工作結束后立即(最遲一周內)將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。
5.檔案的查閱和借閱
5.1查閱檔案應填寫(xiě)檔案查閱登記表，寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內容、查閱目的等。有關(guān)人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。
5.2查閱檔案資料時(shí)一般不得對其進(jìn)行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫(xiě)檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可復制。
5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門(mén)出具借閱申請并由部門(mén)經(jīng)理簽名認可。借出檔案時(shí)應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權限。借閱檔案時(shí)應做到以下幾點(diǎn)：
5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找;
5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱;
5.3.3要愛(ài)護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人;
5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě);
5.3.5借出和歸還檔案時(shí)，應辦理清點(diǎn)手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;
5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;
5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
6.檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫(xiě)移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。
7.檔案的保管
要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時(shí)予以復制;對于已破損的檔案資料應及時(shí)予以修復。為做好檔案的.提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類(lèi)組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長(cháng)期、永久三類(lèi)分別保管。
檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門(mén)除外，其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內容無(wú)關(guān)的檔案資料。
8.檔案的銷(xiāo)毀
公司對各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn)，報總經(jīng)理批準后予以銷(xiāo)毀
公文管理制度
1.為規范機關(guān)及項目部文印管理，提高文印質(zhì)量，根據有關(guān)規定，結合實(shí)際，制定本制度。
2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務(wù)部為本公司文印管理職能部門(mén)，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。
3.公司公文必須由公司綜合事務(wù)部統一收發(fā)、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。
4.公司行文程序規定如下：
根據文件性質(zhì)和內容，由相關(guān)職能部門(mén)承辦擬稿，部門(mén)負責人核稿簽字，如多部門(mén)聯(lián)合行文，必須由聯(lián)合行文的部門(mén)會(huì )簽后送公司綜合事務(wù)部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領(lǐng)導簽發(fā)，公司綜合事務(wù)部統一編排字號和登記后，并打印出來(lái)。相關(guān)職能部門(mén)原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發(fā)，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章后由檔案室存檔。
5.各類(lèi)公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬 稿人或承辦部門(mén)清稿后交付簽發(fā)和打印。
6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門(mén)負責。
7.公司設立檔案室，統管各類(lèi)文件。實(shí)行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責并及時(shí)地對各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)、標引、立卷、存檔。
8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，均應及時(shí)交檔案室統一歸檔。
9.嚴格履行文件閱辦手續。凡需借閱、傳閱文件，均須及時(shí)簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。
10.外單位人員需查閱本公司公文案卷，必須持。查閱一般性公文案卷，由綜合事務(wù)部部長(cháng)審批;查閱重要公文和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。
11.歸檔公文和資料的復印或復制，必須經(jīng)分管領(lǐng)導審批，并要在檔案管理人員的監督下完成復印或復制工作。
12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門(mén)或個(gè)人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經(jīng)上級批準，不允許復制。根據上級機關(guān)的要求和安排，文秘人員應按時(shí)上交標密文件。
13.有關(guān)公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執行。
文檔管理制度
1.目的
為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：
1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術(shù)、設備、財務(wù)和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。
1.2本公司所有職工有保護義務(wù)。
2.行文條例
2.1公司行文由發(fā)文部門(mén)擬辦后呈部門(mén)負責人核稿，一般情況下報總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務(wù)部打印發(fā)文。
2.2公司收發(fā)各類(lèi)文件，根據文件性質(zhì)(以文頭為準)，報總經(jīng)理批示辦理，并及時(shí)做好文件的登記、歸檔工作。
2.3公司領(lǐng)導不在時(shí)由指定的負責人負責各類(lèi)行政性文件的簽發(fā)、批示。
3.管理
3.1工作人員在工作中形成的各種材料應及時(shí)移交至本部門(mén)，集中管理，個(gè)人不得據為己有。
3.2各部門(mén)的工程技術(shù)資料一般按年定期匯總移交至綜合事務(wù)部管理，綜合事務(wù)部根據文件資料性質(zhì)，定期匯總存檔。
3.3公司舉辦重大活動(dòng)應通知檔案管理人員參加，收集活動(dòng)中的材料，集中管理。
3.4財務(wù)資料由財務(wù)人員按規定管理。
3.5各種資料應建立電子文檔，實(shí)行電子化檔案管理。
3.6銷(xiāo)毀檔案必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理認可，才可以銷(xiāo)毀。禁止管理人員擅自銷(xiāo)毀。
3.7禁止個(gè)人將公司檔案及復印件送他人或出賣(mài)。
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3.8公司對保密檔案，落實(shí)專(zhuān)人妥善保管。
3.9綜合事務(wù)部應嚴格按檔案性質(zhì)、類(lèi)別、保存年限來(lái)處理(銷(xiāo)毀)檔案，意見(jiàn)先報公司總經(jīng)理。
4.責任
有下列行為者，將根據公司有關(guān)規定和國家法規，給予責任行為人行政、經(jīng)濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。
4.1擅自涂改檔案。
4.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。
4.3未按規定向他人提供檔案。
4.4損毀、丟失屬于公司所有的檔案。
4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。
檔案管理制度13
別墅園區工程部日常管理—資料檔案管理
目的：確保園區原始資料的完整
政策：設備及資料的建檔工作，是小區搞好工程管理的一項十分重要的工作。
程序：
�。�1）建檔是匯集和積累設備運行狀態(tài)的最基本工作。
�。�2）檔案是提供分析研究設備在使用期的.改進(jìn)措施的資料來(lái)源。
�。�3）研究分析資料可探索管理和檢修的規律，增加對設備的認識和了解，提高維修和管理水平。
�。�4）檔案是反饋設備制造質(zhì)量和管理質(zhì)量信息的重要依據。
�。�5）設備檔案，應填寫(xiě)設備名稱(chēng)、編號、型號、安裝地點(diǎn)、制造廠(chǎng)，供應商、聯(lián)系電話(huà)、地址、設備的主要數據，其他數據、備件存放地點(diǎn)、維護保養要點(diǎn)，檢修時(shí)間及內容、事故分析等項。認真詳細做好工作，將對今后的故障維修、制定設備的預防性維修計劃及制定巡回檢查帶來(lái)許多方便。
�。�6）為使檔案成為活的資料，要不斷豐富檔案的內容，使之成為小區的重要財富，檔案管理作業(yè)程序可依如下10個(gè)步驟：①點(diǎn)數、②登記、③整理、④分類(lèi)、⑤立案、⑥編目、⑦典藏、⑧防護、⑨應用、⑩定期清理。
檔案管理制度14
為了更好的規范工程資料、文件、設計圖紙的保管、發(fā)放和使用，根據公司檔案資料及圖紙數量的實(shí)際情況，本著(zhù)為工程服務(wù)的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。
一、收集范圍
從工程項目建議書(shū)始到工程竣工決算止所有與工程有關(guān)的，具有保存價(jià)值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像各種載體的文件材料等。
二、工程資料、檔案的保管
1、認真貫徹執行《檔案法》、《保密法》及公司的有關(guān)制度，嚴守公司檔案管理制度和保密守則，保護公司的合法權益。
2、及時(shí)將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類(lèi)，編寫(xiě)目錄，裝訂成冊，在保管過(guò)程中，嚴格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。
3、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
4、檔案按類(lèi)別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。 5、做好檔案的.“防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。
6、保存的工程檔案每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。
三、工程資料、檔案借閱
1、有關(guān)單位查閱檔案，應出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續。
2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續。
3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準并約定歸還日期，由管理員按期追還，需續借的要重新登記，借閱人應做好外借檔案保管工作。
4、原件原則上不外借。
5、查閱、借用檔案，應保證檔案完好無(wú)損，嚴禁撕損、涂改、抽頁(yè)、沾污（包括劃線(xiàn)、畫(huà)圖等、檔案資料。
6、允許復印的檔案，應在登記時(shí)注明復印的名稱(chēng)和份數。
四、施工圖紙的接收、登記
1、施工圖紙從設計院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設計合同規定接收設計院分發(fā)的施工圖紙，準確核對后，按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)、編號，并將目錄輸入微機。
2、工程施工過(guò)程出現的變更文件等相關(guān)設計文件的內容必須先到檔案室登記備案，由檔案室登記發(fā)放。
五、施工圖紙的發(fā)放、借閱
1、招標代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標結束后，3日內送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發(fā)放由管理員按中標通知書(shū)通知有關(guān)單位領(lǐng)取。
2、施工單位等部門(mén)的圖紙接收人為公司負責人。 3、圖紙發(fā)放由資料室辦理發(fā)放手續，接收人核查無(wú)誤后進(jìn)行簽字、領(lǐng)取。
4、對于已領(lǐng)取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。
5、公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進(jìn)行借閱登記，由各自部門(mén)領(lǐng)導簽字認可，借閱時(shí)間最長(cháng)不得超過(guò)七天。
6、檔案室存檔的圖紙原則上不予借出,特殊情況下如需借閱,經(jīng)公司主管經(jīng)理批準后,方可借閱。
7、圖紙變更單執行上述規定。
六、作廢圖紙的處置
對施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報主管領(lǐng)導審查，由主管領(lǐng)導發(fā)布變更通知，資料室通知各使用部門(mén)將舊圖紙交回資料室后，按領(lǐng)用程序重新領(lǐng)用新圖紙�；厥盏淖鲝U圖紙，按有關(guān)規定進(jìn)行處理。
七、工程竣工后
根據建設局檔案室及質(zhì)檢站有關(guān)的要求，由檔案室對圖紙、資料進(jìn)行整理、移交、備案。
八、相關(guān)記錄表式
1、收文登記表
2、發(fā)文登記表
3、借閱登記表
4、廢圖回收登記表
檔案管理制度15
第一章總則
第一條為加強和規范員工檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規定》，結合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。
第二條員工檔案建立范圍
凡被公司招聘并錄用的人員，均應同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì )檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章員工檔案種類(lèi)及運用
第三條個(gè)人社會(huì )檔案：本公司員工的個(gè)人社會(huì )檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉接。
第四條員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個(gè)人社會(huì )檔案的補充，統一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì )檔案。
第五條公司員工內部檔案收集的內容：
1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶(hù)口本(或暫住證)復印件、最高學(xué)歷證書(shū)和職稱(chēng)證書(shū)及職業(yè)資格證書(shū)復印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書(shū)、文件復印件。
2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉正申請表》、職務(wù)任免文件、公司內部調令、社會(huì )保險轉移繳納證明、年度績(jì)效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書(shū)及其他相關(guān)離職手續文件等材料
3、《培訓合同》、培訓結業(yè)證書(shū)、獎懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章員工檔案收集程序和歸檔標準
第六條收集辦法：
1、個(gè)人社會(huì )檔案：個(gè)人社會(huì )檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會(huì )檔案的有效積累。移交社會(huì )檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存備查。
2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類(lèi)資料，在職能部門(mén)內形成材料后的.一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條歸檔標準：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門(mén)專(zhuān)用章后方可入檔。
第四章員工檔案的借閱
第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，報公司領(lǐng)導審批。
第九條有關(guān)國家機關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，由公司領(lǐng)導簽字審批后方予查閱。
第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴格履行登記審批手續。
第十一條查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關(guān)規定追究當事人責任。
第五章檔案的轉接
第十二條員工社會(huì )檔案的轉接由本人按照相關(guān)機構的規定自行辦理，原則要求社會(huì )檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉移。
第十三條員工調動(dòng)或離職，其內部檔案內需要移存至社會(huì )檔案的資料由行政人事部負責移存。
第六章員工檔案的存檔期限及銷(xiāo)毀要求
第十四條對于正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案，在公司保存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)后酌情銷(xiāo)毀。
第十五條對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得銷(xiāo)毀。
第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數且具有唯一性，其中檔案編號前四位數字為入職員工序號，包括前兩位公司部門(mén)編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來(lái)公司增設的各項與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。
第十七條員工檔案的銷(xiāo)毀由行政人事部門(mén)負責，在辦理檔案銷(xiāo)毀審批手續后按照國家相關(guān)規定安排專(zhuān)人到專(zhuān)業(yè)銷(xiāo)毀場(chǎng)所進(jìn)行銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準，任何人不得擅自銷(xiāo)毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷(xiāo)毀者，應視情節給予懲處。
第七章員工檔案管理人員的職責
1、忠于職守，嚴格執行檔案法規及企業(yè)相關(guān)制度，維護員工檔案的真實(shí)性。
2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規定辦理日常的查閱、借用和轉遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進(jìn)員工檔案管理工作的規范化和科學(xué)化。
第十八條本辦法自印發(fā)之日起執行。
行政人事部
20xx年1月5日
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