文件管理制度(必備15篇)
隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。擬定制度的注意事項有許多，你確定會(huì )寫(xiě)嗎？下面是小編幫大家整理的文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
文件管理制度1
第一章總則
第一條為保守公司秘密，維護公司權益，根據國家相關(guān)法律法規和總公司相關(guān)規定，特制定本制度。
第二條公司秘密是關(guān)系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內只限一定范圍的人員知悉的事項。
第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務(wù)。
第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。
第二章保密范圍和密級確定
第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：
1、公司重大決策中需保密的事項；
2、公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及經(jīng)營(yíng)決策；
3、公司所掌握的尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息；
4、公司內部掌握的合同、協(xié)議及重要會(huì )議記錄；
5、公司財務(wù)預決算報告及各類(lèi)財務(wù)報表、統計報表；
6、公司職員人事檔案、工資性勞務(wù)性收入及資料；
7、工藝技術(shù)中涉及重要工藝技術(shù)環(huán)節的內部資料；
8、生產(chǎn)運行過(guò)程中產(chǎn)生的需內部掌握的資料；
9、銷(xiāo)售活動(dòng)中涉及用戶(hù)的內部信息資料；
10、經(jīng)公司黨政聯(lián)席會(huì )和經(jīng)理辦公會(huì )確定的其他應當保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。
第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
絕密是最重要的公司秘密，泄露會(huì )使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會(huì )使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì )使公司的權益和利益遭受損害。
第八條保密級別的.確定
1、公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規劃、財務(wù)報表、統計資料、重要會(huì )議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機密級；
3、公司人事檔案、各類(lèi)合同及協(xié)議、職員工資性勞務(wù)性收入、工藝技術(shù)中涉及主要工藝技術(shù)環(huán)節的資料、生產(chǎn)運行中產(chǎn)生的需內部掌握的資料、尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息為秘密級。
第九條屬于公司秘密的文件及資料，應當明確文件的歸口管理部門(mén)，由相關(guān)歸口管理部門(mén)負責標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿(mǎn)，自行解密。
第十條公司絕密文件的歸口管理部門(mén)為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀均由綜合辦公室負責；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門(mén)進(jìn)行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀等相關(guān)工作均由文件所在部門(mén)負責。
第三章保密措施
第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀，根據文件的密級程度由相關(guān)歸口部門(mén)負責。
第十二條對于秘密文件、資料，相關(guān)歸口管理部門(mén)必須采取以下保密措施：
1、非經(jīng)總經(jīng)理批準，不得借閱、復制和摘抄；
2、經(jīng)總經(jīng)理批準收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)指定專(zhuān)人負責，并采取必要的安全措施。
第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)對情況進(jìn)行核實(shí)，報總經(jīng)理批準后方可提供。
第十四條召開(kāi)和舉辦屬于公司保密內容的會(huì )議和其他活動(dòng)，根據密級程度確定主辦部門(mén)，并應采取下列保密措施：
1、選擇具備保密條件的會(huì )議場(chǎng)所；
2、根據需要限定參加會(huì )議人員的范圍，或根據會(huì )議密級程度指定參會(huì )人員；
3、依照保密規定使用會(huì )議設備和管理會(huì )議文件；
4、確定會(huì )議內容的傳達范圍。
第十五條公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛�，不準通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。
第十六條公司員工發(fā)現公司秘密可能泄露或已經(jīng)泄露時(shí)，應當及時(shí)告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關(guān)情況后應第一時(shí)間報告總經(jīng)理，并及時(shí)采取相應措施進(jìn)行處理。
第四章責任與懲罰
第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經(jīng)綜合辦公室認定，需與公司簽訂保密協(xié)議，并根據協(xié)議要求嚴格遵守相關(guān)規定。
第十八條出現下列情況之一者，給予嚴重警告，并處以10元以上500元以下罰款：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規定，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；
2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規定內容的；
3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。
第十九條出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟損失：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規定，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
2、故意或過(guò)失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
3、故意或過(guò)失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
4、違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違規提供公司秘密的；
5、利用職權強制他人違反保密規定的。
第五章附則
第二十條本制度由綜合辦公室負責解釋。
第二十一條本制度自下發(fā)之日起執行。
文件管理制度2
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第一條減少歸檔數量，提高辦文速度和歸檔質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我廠(chǎng)的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。
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第四條公文的簽收
1、凡來(lái)廠(chǎng)公文件（除廠(chǎng)領(lǐng)導訂的外）均由廠(chǎng)歸檔員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，歸檔員和機要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管
1、兩辦機要秘書(shū)對上級來(lái)文拆封後應及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導親文件，廠(chǎng)領(lǐng)導封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。
2、本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交兩辦機要秘書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送廠(chǎng)領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。
3、加速文件運轉，機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書(shū)，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
�。ㄈw檔的管理
第八條歸檔的規定
1、全廠(chǎng)上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求歸檔應分別向黨委、廠(chǎng)部提出歸檔申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意歸檔，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字歸檔。群團體文件由黨委批轉。
3、對全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條歸檔的范圍：
1、凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬歸檔范圍。
2、黨委、廠(chǎng)部下歸檔件主要用於：
�。�1）公布全廠(chǎng)規章制度；
�。�2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；
�。�3）公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項；
�。�4）公布全廠(chǎng)性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
�。�6）其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項；
3、黨委、廠(chǎng)部上行文、外歸檔主要用於：
�。�1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠(chǎng)日常生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應歸檔，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠(chǎng)部名義歸檔。
�。ㄋ模w檔程式與要求
第十條歸檔程式規定：
1、各單位元需要歸檔，應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請；
2、黨委、廠(chǎng)部同意歸檔時(shí)，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附歸檔稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿（對文稿內容、質(zhì)量負責）；
7、對審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；
8、需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付列印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；
9、文稿審核會(huì )簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室列��；
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在歸檔稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專(zhuān)人按數印刷，再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。
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第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條，對有密級的.文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機要秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十四條各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
�。┪募牧⒕砼c歸檔
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：
�。�1）上級機關(guān)來(lái)文，包括上級對工廠(chǎng)報告、申請的批復；
�。�2）黨委、廠(chǎng)部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；
�。�3）廠(chǎng)黨委會(huì )、廠(chǎng)長(cháng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì )、工廠(chǎng)管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄；
�。�4）廠(chǎng)黨代會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等廠(chǎng)一級的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；
�。�5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；
�。�6）叁加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì )上匯報表言材料等；
�。�7）上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠(chǎng)向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
�。�8）反映本廠(chǎng)生、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
�。�9）工廠(chǎng)日志和大事記；
�。�10）工廠(chǎng)向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群團體負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
�。ㄆ撸┪募匿N(xiāo)毀
第十七條對於多馀、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
第十八條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機要秘書(shū)和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。
文件管理制度3
一、一般
1.技術(shù)文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續發(fā)展和在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司所有。
2、為規范公司技術(shù)文件管理，明確文件編制的準確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準確性和有效管理，特制定本制度。
3、適用范圍：適用于本廠(chǎng)技術(shù)文件管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)文件和技術(shù)資料。
具體包括：
1)開(kāi)發(fā)計劃階段：計劃設計、質(zhì)量保證概述、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢查要求
2)開(kāi)發(fā)設計階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊、機械原理圖、編程設備刻錄文件、可編程設備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計審查記錄表
3)產(chǎn)品調試階段3360產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊接明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄
4)產(chǎn)品維護階段3360設計開(kāi)發(fā)摘要、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須遵守國家相關(guān)標準和規定要求。
3.技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相關(guān)部門(mén)編制，各部門(mén)要對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
三、提交技術(shù)文件
1.在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期內，設計師應根據技術(shù)文檔規范認真完成各文檔的編寫(xiě)工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。
2.在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的每個(gè)階段，設計師都必須及時(shí)提交設計文件并保存在公司的服務(wù)器上。每當設計文件發(fā)生重大更改時(shí)，設計師都必須重新提交文件，更新服務(wù)器上的文件，確保開(kāi)發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計師應根據提交的.文件類(lèi)別提交到starteam的相應目錄。
4.對于提交的文件，任何人都不能故意從服務(wù)器中刪除。
四、技術(shù)文件的保管
1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審查和批準。技術(shù)文件編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關(guān)制度。明確各級責任、權利、利益。
2、技術(shù)文檔必須在標題欄的編號、名稱(chēng)、日期、設計、校對、審計、批準等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。
3.文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤(pán)簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必須用手寫(xiě)在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤(pán)簽名必須作為一個(gè)整體簽署光盤(pán)封面上的標簽。
4、各種存檔文件確認后，簽名完成后才能進(jìn)行存檔工作。歸檔文件應在公司服務(wù)器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤(pán)保管。
5.應在用于存儲歸檔文件的光盤(pán)或其盒子上粘貼標簽，標簽上應顯示光盤(pán)的大致信息(如名稱(chēng)、編號、簽名信息等)。
6.歸檔文件時(shí)要填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進(jìn)行實(shí)際完整的規范性檢查，合格后才能歸檔。
五、技術(shù)文件貸款
1.任何職員不得個(gè)人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持未經(jīng)授權的文件。
2.如果工作需要，需要借用技術(shù)文件，請要求相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應的批準，從公司服務(wù)器下載該文件并進(jìn)行審閱。
3.對借來(lái)的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來(lái)的文件的秘密。
4.如果有特殊情況，需要將文件轉交他人或攜帶，必須得到相關(guān)領(lǐng)導的批準。
5.查閱文件后，應在相關(guān)人員監督下徹底刪除貸款文件，并補充整個(gè)《借閱文件記錄表》。
六、追究責任
各部門(mén)要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或泄露公司技術(shù)文件，公司將根據相關(guān)秘密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的人將保留追究法律責任的權利。
文件管理制度4
1、學(xué)校各部門(mén)對學(xué)校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專(zhuān)人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門(mén)、年組取的文件要有專(zhuān)人保管，并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專(zhuān)人拆封，認真核對份數，統一編號，及時(shí)登記；向下發(fā)文時(shí)，明確份數，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續。
3、傳閱文件有專(zhuān)夾。做到及時(shí)，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領(lǐng)導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時(shí)歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來(lái)的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的`上繳，該銷(xiāo)毀的銷(xiāo)毀，無(wú)論是存檔，上交或是銷(xiāo)毀，都必須分類(lèi)列出清單備查。
6、存放文件有專(zhuān)柜。需要繼續保存的文件，要設專(zhuān)柜專(zhuān)人分類(lèi)保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。
7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。
8、上級召開(kāi)會(huì )議由領(lǐng)導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動(dòng)工作，事先要把文件交清。
文件管理制度5
機要文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保企業(yè)敏感信息的安全與有效利用。它涵蓋了文件的分類(lèi)、存儲、訪(fǎng)問(wèn)、傳輸、銷(xiāo)毀等多個(gè)環(huán)節，旨在規范員工的行為，防止信息泄露，同時(shí)提高信息處理的效率。
內容概述：
1. 文件分類(lèi)與標識：明確各類(lèi)文件的重要性，如機密、秘密、內部使用等，并設立相應的標識系統。
2. 存儲管理：規定物理存儲和電子存儲的場(chǎng)所，設定訪(fǎng)問(wèn)權限，確保安全。
3. 訪(fǎng)問(wèn)控制：確定誰(shuí)可以查看、復制、修改或刪除文件，以及訪(fǎng)問(wèn)的`審批流程。
4. 文件傳輸：規定安全的傳輸方式，如加密郵件、專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò )等，防止信息在傳遞過(guò)程中被截取。
5. 使用記錄：建立詳細的文件使用日志，以便追蹤和審計。
6. 文件更新與版本控制：規定文件修訂、更新的流程，保證信息的準確性和時(shí)效性。
7. 銷(xiāo)毀程序：制定文件的廢棄和銷(xiāo)毀標準，防止過(guò)期或不再需要的文件被不當利用。
文件管理制度6
一、收文
1、建立《收文登記表》，由辦公室派專(zhuān)人進(jìn)行文件收文處理。
2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書(shū)辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門(mén)分工和職責，傳達部門(mén)負責人辦理。
3、辦理文件的有關(guān)人員均應簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復印件。
4、各部門(mén)收到的函件，應交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。
5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二、發(fā)文
1、公司發(fā)文由有關(guān)部門(mén)起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統一編號、發(fā)出。
2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3、各部門(mén)對公司所發(fā)的內部文件必須認真貫徹執行。
4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專(zhuān)人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。
5、監理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的.，需辦公室主任簽字批準。
三、文件查詢(xún)
1、凡查詢(xún)、復印、借閱文件，均需申請、登記。
2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機密及項目當事人有關(guān)機密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導同意后才能查詢(xún)。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。
文件管理制度7
1、對機動(dòng)車(chē)進(jìn)行二級維護、總成修理、整車(chē)維修的，資料管理人員須及時(shí)建立維修檔案。
2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質(zhì)量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠(chǎng)合格證（存根）及結算清單等。
3、檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。
4、不準損毀、涂改、偽造、出賣(mài)檔案，檔案資料如有損壞應及時(shí)修補。
5、各班組負責人要對本部門(mén)使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場(chǎng)不得存有或使用失效的文件、資料。
6、根據檔案的內容、性質(zhì)和時(shí)間等待征，對檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、存放、歸檔，電子檔案要及時(shí)備份。
7、各班組每年對檔案進(jìn)行一次核對清理，并將所保存的'檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料，由辦公室按規定處理。
8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經(jīng)許可不得擅自轉借、復印。
9、機動(dòng)車(chē)維修檔案保存期兩年。
文件管理制度8
第一章總則
第一條為加強對公司各類(lèi)文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條本制度所稱(chēng)的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類(lèi)資質(zhì)證照,文書(shū)、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門(mén)。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì )計檔案和資金類(lèi)檔案,須由公司相應職能部門(mén)負責制定三類(lèi)專(zhuān)項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門(mén),采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線(xiàn)管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類(lèi)檔案和技術(shù)類(lèi)檔案兩種。
一、綜合類(lèi)檔案主要包括:行政文書(shū)、管理監察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷(xiāo)策劃、計劃管理、行政廣告和銷(xiāo)售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;
二、技術(shù)類(lèi)檔案主要包括:各工程項目的開(kāi)發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價(jià)部、招投標采購部、總工室、工程部和營(yíng)銷(xiāo)策劃部等專(zhuān)業(yè)性很強的部門(mén)必須設置專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜,并設專(zhuān)職人員保管,其它部門(mén)根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(mén)(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類(lèi)體系;
二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;
三、監督落實(shí)同步歸檔制度,指導各部門(mén)文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間
一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問(wèn)責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術(shù)類(lèi)檔案應符合國家有關(guān)規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整;
(三)文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)檔案要清晰完整,符合有關(guān)規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時(shí)間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專(zhuān)人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門(mén)人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門(mén)負責人失職問(wèn)責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類(lèi)別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開(kāi)發(fā)報建工作完成后立即開(kāi)始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門(mén)專(zhuān)兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門(mén)人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時(shí),須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門(mén)批復的文件及附圖,在政府有關(guān)部門(mén)需回收時(shí),公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時(shí),應根據移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認。對重要、機密類(lèi)的案卷,更需要仔細核對,經(jīng)查驗無(wú)誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見(jiàn)附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門(mén)和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見(jiàn),并加蓋部門(mén)印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒(méi)有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢(xún)審批表見(jiàn)附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶(hù)手續。逾期無(wú)法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見(jiàn)附表三)
二、借閱檔案最長(cháng)應在7個(gè)工作日內歸還,一次性借閱時(shí)間超過(guò)10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線(xiàn)、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領(lǐng)導指示開(kāi)展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問(wèn)責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫(xiě)明借閱內容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準,由相關(guān)部門(mén)人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類(lèi)的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無(wú)效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類(lèi)。(密級事項劃分表見(jiàn)附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應管理權限的領(lǐng)導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,必須由專(zhuān)人負責執行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門(mén)負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門(mén)、柜應做到隨開(kāi)隨鎖;
五、檔案室的'檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現失密、竊密情況,應及時(shí)報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò )中泄露公司秘密,不準在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準通過(guò)其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開(kāi)放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機密;
(二)涉及公司專(zhuān)利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;
(四)檔案形成部門(mén)規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統計。統計工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數據準確,符合客觀(guān)實(shí)際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見(jiàn)附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專(zhuān)人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開(kāi)檔案室要隨時(shí)關(guān)好門(mén)窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類(lèi)檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷(xiāo)毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導批準,任何人不得擅自銷(xiāo)毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門(mén)負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應繼續保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn);
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱(chēng)判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見(jiàn)。
二、檔案銷(xiāo)毀規定
(一)經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷(xiāo)毀檔案須有至少兩名監銷(xiāo)人。監銷(xiāo)人應認真復核所銷(xiāo)毀檔案。銷(xiāo)毀完畢須在銷(xiāo)毀清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,監銷(xiāo)人分別在銷(xiāo)毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請、報告、銷(xiāo)毀清冊等材料應立卷歸檔、長(cháng)久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(cháng)期和短期等,公司各類(lèi)檔案具體保管期限見(jiàn)相關(guān)文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jì)和貢獻,或者進(jìn)步非常突出的部門(mén)或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實(shí)地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經(jīng)濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷(xiāo)毀等各項工作流程規定,未經(jīng)批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專(zhuān)兼職檔案資料管理人員培訓學(xué)習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專(zhuān)兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢(xún)審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
文件管理制度9
第一條 為健全并妥善保管設備技術(shù)檔案,明確設備技術(shù)檔案管理職責，規范設備技術(shù)檔案管理工作，提高公司設備技術(shù)檔案管理水平，依據國家有關(guān)法律、法規和公司設備管理制度，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司設備的檔案管理。內容包括檔案管理的主要內容，檔案管理的要求等。
第三條 各車(chē)間設備管理部門(mén)應妥善保管設備技術(shù)資料，建立設備臺帳及主要設備、關(guān)鍵設備檔案，各車(chē)間應建立所管轄范圍內的`全部設備檔案。
第四條 各單位應按照公司《設備管理體系相關(guān)記錄》的要求逐一建立健全設備管理基礎資料，并結合本單位實(shí)際進(jìn)行補充和完善。
第五條 各單位應逐臺建立健全設備檔案，主要內容應包括：
�。ㄒ唬┰O備一般特點(diǎn)及技術(shù)特性(如設備編號、位號、名稱(chēng)、規格、技術(shù)參數、原值、制造廠(chǎng)家、安裝地點(diǎn)、投產(chǎn)日期、操作運行條件等)；
�。ǘ┰O備檢驗總結報告；
�。ㄈ└綄僭O備明細表；
�。ㄋ模┲卮笕毕萦涗�；
�。ㄎ澹┌惭b試車(chē)記錄；
�。┰O備檢修記錄；
�。ㄆ撸┲饕浼鼡Q記錄；
�。ò耍┰O備運轉時(shí)間累計；
�。ň牛┰O備技術(shù)改造和更新記錄；
�。ㄊ┰O備故障及事故記錄；
�。ㄊ唬櫥f(shuō)明表；
�。ㄊ┰O備腐蝕情況及防腐措施記錄；
�。ㄊ┰O備狀態(tài)監測及故障診斷記錄；
�。ㄊ模┢渌枰w檔的設備技術(shù)資料。
第六條 設備技術(shù)檔案管理要求
�。ㄒ唬┰O備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設備管理部門(mén),一并存入設備技術(shù)檔案；
�。ǘ└鲉挝粚χ饕O備零部件（潤滑油脂）進(jìn)行改替代和技術(shù)改造等,應按照有關(guān)程序進(jìn)行審批，并及時(shí)修訂設備技術(shù)檔案；
�。ㄈ┰O備遷移，其檔案隨設備調出,主要設備報廢后,檔案由設備管理部門(mén)封存；
�。ㄋ模┘夹g(shù)檔案應責成專(zhuān)人統一管理，建立清冊。技術(shù)檔案必須齊全、整潔、規格化,及時(shí)整理填寫(xiě)。人員變更時(shí)，主管領(lǐng)導必須認真組織按項交接。
文件管理制度10
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時(shí)、準確，促進(jìn)學(xué)院內部及學(xué)院和上級部門(mén)的信息溝通，提高各部門(mén)組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的.各類(lèi)公文包括請示、報告、決定、通知、意見(jiàn)及規定等等，上級主管部門(mén)下達的各類(lèi)公文，以及各部門(mén)上報的各類(lèi)文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時(shí)、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫(xiě)應仔細、如實(shí)、及時(shí)，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡(luò )員在校團委領(lǐng)取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時(shí)將文件送達學(xué)院領(lǐng)導或有關(guān)部門(mén)輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無(wú)缺，并在相應的時(shí)間內歸還辦公室。
4、分團委各部門(mén)每月月初和月末應按時(shí)上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動(dòng)，應上交相應的計劃和總結，未在規定時(shí)間內上交將按考核制度上的有關(guān)規定扣分。
5、各部門(mén)上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門(mén)文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門(mén)的文件夾下。
6、上交上來(lái)的打印搞應及時(shí)、認真、如實(shí)的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時(shí)辦公室接收人應確保其能打開(kāi)并含有相關(guān)內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門(mén)可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動(dòng)文件內容，查閱時(shí)應經(jīng)過(guò)辦公室有關(guān)人員的批準。
（三）、發(fā)文制度：
1、學(xué)院各類(lèi)文件指在學(xué)校內部統一意見(jiàn)、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門(mén)請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統一規定編號在發(fā)文登記表上分門(mén)別類(lèi)地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應加蓋學(xué)院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學(xué)院分團委辦公室制定，并經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導審閱通過(guò)。如有改動(dòng)，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建筑學(xué)院分團委辦公室
文件管理制度11
為了加強機要文件的管理,進(jìn)一步規范機要文件的處理程序,結合我院實(shí)際,制定本規定。
1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導個(gè)人和各處、室以外,要根據文件內容、密級和傳閱范圍,送有關(guān)領(lǐng)導或有關(guān)處室簽收和閱處。
2、機要人員對所有來(lái)文進(jìn)行登記,經(jīng)辦公室主任閱處后,送院領(lǐng)導傳閱。機要人員與各位領(lǐng)導辦理文件傳閱手續。
3、院領(lǐng)導在文件的批閱過(guò)程中要做到迅速、及時(shí),不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會(huì )議時(shí),應將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時(shí),對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內文件不得隨意抽走、留存。
4、對院領(lǐng)導批示要求職能部門(mén)辦理的文件,機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時(shí)將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領(lǐng)導。
5、對于急件的'處理。主管領(lǐng)導需要部門(mén)即刻辦理的急件,也應先退回院機要室,由機要人員按照院領(lǐng)導的批示,立即送職能部門(mén)并辦理文件借閱手續,而不能在傳閱過(guò)程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。
6、文件傳閱、處理結束,承辦部門(mén)要在文件處理單上寫(xiě)明處理結果,并簽名和寫(xiě)清楚處理日期后,退回機要室統一保管。有關(guān)業(yè)務(wù)文件,各處、室需要暫時(shí)保留備用的,可在機要室辦理借閱手續,但保留期限不得超過(guò)1個(gè)月。
7、上級來(lái)文的復印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復制、摘錄時(shí),應按有關(guān)規定經(jīng)批準后辦理。復印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開(kāi)發(fā)表的文章中引用“三密”資料。
8、凡發(fā)到各部門(mén)的機要文件,各單位必須認真管理、清理。使用完后,按照規定時(shí)間,及時(shí)清退交機要室。
9、凡涉及機要文件的領(lǐng)導和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權威性和保密性。按規定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關(guān)規定追究責任。
文件管理制度12
前言：
為貫徹執行《中華人民共和國計量法》，強化公司計量基礎工作，改善公司經(jīng)營(yíng)管理，提高公司素質(zhì)，確保量值傳遞準確，保證公司產(chǎn)品質(zhì)量和降低物質(zhì)消耗，提高經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。
1.計量組織及人員職責
1.1計量組織
本公司計量工作在管理者代表的領(lǐng)導下、由品管科歸口管理。品管科計量員負責整個(gè)公司計量工作的日常管理，各車(chē)間班組長(cháng)作為兼職計量員負責管轄內的計量管理。
1.2人員職責
1.2.1計量工作分管領(lǐng)導職責
負責公司計量工作的全面領(lǐng)導；
負責國家有關(guān)計量法律法規在公司的貫徹落實(shí)；負責審核公司計量器具配置規劃；負責審批公司計量器具檢定/校準計劃；負責審核公司計量管理制度。
1.2.2品管科負責人
負責公司計量工作的具體領(lǐng)導；負責編制公司計量管理制度；
負責督促公司計量管理制度的有效實(shí)施；負責制定計量器具的配置/檢定/校準計劃；負責核準計量器具的內部校準結果；
負責組織新購計量器具/送修計量器具回廠(chǎng)的驗收；負責計量檢測點(diǎn)的確定并確保進(jìn)行相應的計量檢測。
1.2.3品管科計量員
負責公司計量工作的日常管理；負責編制計量器具的內部校準規程；負責編制計量器具編號及管理臺帳；負責執行計量器具的內部校準；
負責組織計量器具的送檢；
負責計量器具使用狀況及維護保養的督查；負責計量管理相關(guān)表格的填報；負責計量文件/資料檔案的保管。1.2.4各車(chē)間班組兼職計量員
負責管轄范圍內計量工作的管理；負責在班組貫徹落實(shí)公司計量管理制度；
負責督促管轄范圍內計量器具的日常維護/保養，確保使用的計量器具狀態(tài)良好；
負責計量管理相關(guān)記錄的收集/整理/保管。
2.計量器具采購/入庫/流轉
2.1計量器具的采購
2.1.1請購
各部門(mén)根據實(shí)際需求提出計量器具采購申請，由部門(mén)負責人填寫(xiě)《采購計劃單》，明確計量器具的名稱(chēng)、型號、準確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負責人確認，再由管理者代表或總經(jīng)理核準，最后交由采購部執行采購。
2.1.2計量器具生產(chǎn)/供應廠(chǎng)家的選擇及采購執行
采購部接到經(jīng)批準的《采購計劃單》后，即著(zhù)手選擇計量器具的生產(chǎn)廠(chǎng)家，計量器具生產(chǎn)廠(chǎng)家要有生產(chǎn)許可證，且在其生產(chǎn)的器具或包裝上有明確的標識。同時(shí)具備質(zhì)量保證能力和售后服務(wù)能力。一般計量器具的采購可直接到計量器具的供應商店考察，對照實(shí)物并查看相關(guān)說(shuō)明書(shū)，了解生產(chǎn)廠(chǎng)家資格，比對價(jià)格等，確認符合要求即可購買(mǎi)。如果是大型貴重的計量器具，采購部應充分聽(tīng)取使用部門(mén)、項目工程師及品管科的意見(jiàn)并進(jìn)行市場(chǎng)調研、詢(xún)價(jià)，綜合評估然后選定一家質(zhì)量保證、價(jià)格合理的生產(chǎn)/供應廠(chǎng)商報總經(jīng)理批準再落單訂貨，如需與廠(chǎng)商進(jìn)行技術(shù)談判應請專(zhuān)業(yè)人員參加，就計量器具的性能、品質(zhì)、價(jià)格、交貨期、保修、備件及操作培訓等事項達成協(xié)議，報總經(jīng)理批準后簽訂正式采購合同，并按合同約定的事項執行。
2.2計量器具的入庫
2.2.1計量器具的驗收
計量器具到廠(chǎng)后，采購部即通知品管科，由品管科負責人組織使用單位、專(zhuān)業(yè)人員、計量員對計量器具進(jìn)行驗收，驗收的主要項目是：
A.隨機資料和備件是否齊全；
B.設備狀態(tài)是否正常；
C.按設備說(shuō)明書(shū)或相關(guān)作業(yè)指引調試設備是否正常。驗收后，品管科計量員填寫(xiě)《監視和測量設備驗收單》交采購部，驗收合格則準予入庫，驗收不合格則由采購部與供應商協(xié)商作退貨處理或其它妥善的解決方式。
2.2.2計量器具的編號/臺帳
計量器具驗收合格后，品管科計量員即對計量器具進(jìn)行編號，并登錄于《監視和測量設備臺帳》中列管。
2.2.3計量器具的入庫
計量器具驗收合格后，采購部將發(fā)票連同驗收單辦理入庫手續，若手續不全，倉管有權拒絕入庫，財務(wù)有權拒絕報銷(xiāo)。
2.3計量器具的流轉
2.3.1計量器具的領(lǐng)用
計量器具編號登錄后，品管科計量員即通知使用單位領(lǐng)用。領(lǐng)用時(shí)使用單位需填寫(xiě)《監視和測量設備移交單》，由品管科計量員保存備案。
2.3.2計量器具的流轉
2.3.2.1當計量器具需在公司內部借用時(shí)，由借用單位向被借用單位提出借用申請，若同意借用則由借用單位復印一份《借用申請單》給品管科計量員備案。若由于公司業(yè)務(wù)的調整，需對公司計量器具進(jìn)行調配時(shí)，由品管科提出方案，經(jīng)管理者代表審批后執行，品管科計量員則予以登記備案。
2.3.2.2原則上，本公司計量器具不允許外借，若確實(shí)需要外借，必須經(jīng)品管科負責人同意和管理者代表或總經(jīng)理批準，品管科計量員需跟進(jìn)外借計量器具的歸還時(shí)間及其歸還時(shí)的狀態(tài)。必要時(shí)需進(jìn)行校準/檢定后才能使用。
3.計量器具的檢定/校準
3.1計量器具的分類(lèi)
根據計量器具的應用范圍，對計量器具進(jìn)行分類(lèi)管理,本公司計量器具分A、B、C共三類(lèi)。品管科根據以下分類(lèi)原則對公司所有計量器具進(jìn)行分類(lèi)，在計量器具臺帳上予以注明。
3.1.1用于產(chǎn)品質(zhì)量檢驗、貿易結算、環(huán)境安全衛生計量檢測和公司同類(lèi)計量最高標準的計量器具為A類(lèi)；
3.1.2用于內部物料、能源消耗考核、工藝參數監控、機修使用等相應的計量器具為B類(lèi)；
3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計量器具為C類(lèi)。
3.2計量器具的檢定/校準
3.2.1臨時(shí)檢定/校準
有下列情形之一時(shí)，計量器具的使用部門(mén)應提出臨時(shí)檢定/校準要求，品管科審核確認后，組織實(shí)施檢定/校準。a）b）c）d）新購計量器具；
固定放置的計量器具遷移后；計量器具維修后；對數據產(chǎn)生懷疑時(shí)。
3.2.2周期檢定/校準
3.2.2.1檢定/校準方式
1）A類(lèi)計量器具需由具有資格和能力的法定計量測試機構進(jìn)行檢定；
2）B類(lèi)計量器具由品管科進(jìn)行內部校準；
3）C類(lèi)計量器具可以免校。
3.2.2.2檢定/校準計劃
品管科根據計量器具的類(lèi)別及使用頻率確定檢定/校準周期，在《監視和測量設備臺帳》上注明，并于每年12月份制定下計量器具的《檢定/校準計劃》，經(jīng)管理者代表審批后分發(fā)相關(guān)部門(mén)。3.2.2.3檢定/校準的執行
1）外校
a）品管科根據校驗計劃，在有效期到期前，通知計量器具使用部門(mén)做好檢定/校準準備。如果該計量器具屬于“外�！�，則由品管科統籌安排，聯(lián)系條件符合的機構，洽談檢定/校準時(shí)間和方式（送檢或由檢定機構來(lái)公司檢定），由其執行檢定。
b）檢定結束后，由檢定機構出具檢定報告和合格證，品管科將合格證張貼于計量器具合適的部位或其外包裝上，標明其檢定狀態(tài)。
2）內校
a）屬于“內�！钡挠嬃科骶�，由品管科執行校準，校準時(shí)需嚴格按計量器具的內校規程進(jìn)行，并做好內校記錄。
b）內校完成后，品管科根據內校結果，在計量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準標識，以標明其校準狀態(tài)。
3.2.2.4檢定/校準不合格的處理
1）由品管科貼上不準使用標識，并及時(shí)組織修理，修理好后再進(jìn)行檢定/校準。無(wú)法修理的計量器具，由使用部門(mén)填寫(xiě)《監視和測量設備報廢申請單》申請報廢，經(jīng)品管科確認、管理者代表或總經(jīng)理批準后予以報廢。
2）對使用該不合格計量器具測量的產(chǎn)品，由品管科組織追溯、重檢，以評估之前所測量結果的有效性，并采取妥善的處理措施。
4.計量器具的貯存、搬運、使用、維護和保養
4.1計量器具應按其使用說(shuō)明書(shū)的要求貯存于合適的環(huán)境中。4.2搬移計量器具時(shí)，必須小心謹慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運重量大精度高的計量器具應由品管科進(jìn)行指導，并使用合適的搬運工具，搬移后應由品管科對其進(jìn)行檢查確認，必要時(shí)要經(jīng)過(guò)檢定/校準合格后再繼續使用。
4.3凡投入使用的A、B類(lèi)的.計量器具必須經(jīng)過(guò)檢定/校準合格，而且在有效期內，C類(lèi)計量器具也需由品管科對其狀態(tài)進(jìn)行確認，嚴禁使用不合格的計量器具。4.4計量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴格按操作規程進(jìn)行操作，無(wú)關(guān)人員不得擅自使用。發(fā)現計量器具異常時(shí)，不得擅自拆卸或損壞計量器具，應通知品管科，由品管科組織專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行處理。
4.5計量器具使用部門(mén)和人員要經(jīng)常對計量器具進(jìn)行維護/保養，使用后要清除計量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計量器具整潔、完好。
5.計量檢測
5.1項目工程師負責對每個(gè)產(chǎn)品制定工藝規范、原材料標準、產(chǎn)品標準，確定需要檢測的工藝參數、原材料、產(chǎn)品質(zhì)量指標，品管科確認計量“檢測點(diǎn)”并配置相應的計量器具對其進(jìn)行檢測，并保持檢測記錄。
5.2原材料進(jìn)廠(chǎng)、生產(chǎn)領(lǐng)料、生產(chǎn)投料、產(chǎn)品分裝、產(chǎn)品出廠(chǎng)必須進(jìn)行嚴格的計量，而且要填寫(xiě)相應的進(jìn)倉單、領(lǐng)料單、投料記錄、產(chǎn)品分裝記錄、出貨記錄，載明計量數值和計量單位。
5.3生產(chǎn)/生活用電、用水、用油要通過(guò)相應的計量器具進(jìn)行計量，能夠細分的盡量細分，計量結果也要進(jìn)行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產(chǎn)品成本的正確核算。
5.4環(huán)境、安全、衛生的監測一般委托有資格的相關(guān)監測機構進(jìn)行檢測，但較簡(jiǎn)單的項目可以由公司進(jìn)行檢測。
5.5應使用國家法律法規規定的計量單位。
6.計量監督管理
6.1現場(chǎng)品管員每天對車(chē)間使用的計量器具的準確性進(jìn)行檢查，督促車(chē)間對計量器具進(jìn)行維護保養，發(fā)現計量器具異常則及時(shí)報告品管科計量員進(jìn)行處理。
6.2品管科負責對實(shí)驗室使用的計量器具的準確性進(jìn)行日常檢查，督促檢測人員對計量器具進(jìn)行維護保養，發(fā)現計量器具異常則及時(shí)進(jìn)行處理。
6.3品管科計量員定期或不定期對公司所有計量器具進(jìn)行檢查，發(fā)現異常及時(shí)處理。
6.4現場(chǎng)品管員按規定的頻率和數量抽檢投料數量、包裝重量的準確性，同時(shí)檢查實(shí)際包裝重量與標識的符合性，發(fā)現異常及時(shí)處理。
6.5品管科負責對公司計量管理制度的執行情況進(jìn)行監控，對違反計量管理制度的單位提出整改要求，并跟進(jìn)整改效果，直到問(wèn)題得到徹底解決。
7.計量檔案資料管理
計量檔案資料包括相關(guān)計量器具管理臺帳、計量器具周期檢定/校準計劃、計量器具檢定/校準報告、內校規程及內校記錄、計量器具使用說(shuō)明書(shū)、計量器具驗收單、計量檢測記錄等等，這些文件和記錄由品管科計量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規定的保存期限、保存環(huán)境、標識方法進(jìn)行管理。
文件管理制度13
1、目的
為規范本公司文件分類(lèi)、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。
2、職責
2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
2.3部門(mén)主管負責本部門(mén)文件的擬制與審核，及負責本部門(mén)對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類(lèi)
3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；
3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文:信函，會(huì )議紀要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統一使用以上文件類(lèi)別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標點(diǎn)符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀(guān)為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說(shuō)明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專(zhuān)行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的位置；如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應寫(xiě)發(fā)文日期；
4.9.2制度或會(huì )議經(jīng)過(guò)的文件應寫(xiě)經(jīng)過(guò)的'日期；
4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；
5、文號
5.1根據文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進(jìn)行統一編號；具體文號編制規則見(jiàn)附件。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業(yè)部統一管理；
5.3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。
6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著(zhù)負責精神，仔細閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號編碼規則
8.2《文件編號使用登記表》
8.3《對外發(fā)文登記表》
8.4《對內發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對外發(fā)文格式
8.10對內發(fā)文格式
8.11報告總結格式
8.12會(huì )議紀要格式
8.13會(huì )議記錄格式
9、修訂及實(shí)施
9.1本規定由全公司各部門(mén)實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監督。
9.2本規定修訂權在公司。
9.3本規定從二零零四年五月一日實(shí)行。
文件管理制度14
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式
公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等
7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等
9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等
10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的`各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
文件管理制度15
涉密文件管理制度
一、收文制度接收國家秘密文件、資料，密件包裝應當由辦公室保密人員拆封。同時(shí)應單獨設薄登記，接收人員應及時(shí)履行清點(diǎn)、登記、編號、簽收等手續。
二、發(fā)文制度分發(fā)國家秘密文件、資料，必須嚴格按照規定的范圍發(fā)放，不得擅自擴大范圍。發(fā)文人員應履行登記、編號、簽收手續，并嚴格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規定；簽收時(shí)必須逐件清點(diǎn)、核對。傳遞涉密文件、資料應當通過(guò)保密員進(jìn)行，文件應包裝密封，嚴格按規定登記簽收。
三、制作（打�。┲贫戎谱鲊颐孛芪募�、資料，應當按照《保密法》規定，履行定密程序，標明密級和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數量，絕密級、機密級的應當編排順序號。使用計算機制作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網(wǎng)絡(luò )聯(lián)接。密件應當在內部文印室印刷，嚴格按照批準的數量制作，不得多制、私留。
四、閱讀（傳閱）制度涉密文件、資料須按規定范圍傳達、閱讀，不得擅自擴大范圍，也不得向無(wú)關(guān)人員泄露文件內容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責專(zhuān)夾專(zhuān)閱，并填寫(xiě)“傳閱單”，記載夾內密件份數、編號和閱讀時(shí)間等，閱后簽字并主動(dòng)退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時(shí)催辦。涉密文件應在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應當即閱即批即退，并有保密員在。
五、借閱制度閱讀和使用涉密文件、資料應當在符合保密要求的辦公場(chǎng)所進(jìn)行，確需在辦公場(chǎng)所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續。借閱人對文件負有安全和保密的責任，自覺(jué)做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場(chǎng)所。保密員對借出的文件應按時(shí)限要求及時(shí)追回。密級文件資料，未經(jīng)密級確定機關(guān)、單位或者上級機關(guān)批準，禁止復制、復英摘抄、匯編。如復英摘抄、匯編機密級和秘密級文件，必須經(jīng)批準并履行審批手續，同時(shí)不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，并視同原件管理。
六、清退制度按照規定應當清退的涉密文件、資料，原則上應按要求退回原制發(fā)的`機關(guān)、單位。特殊情況的，應說(shuō)明原因并報經(jīng)原制發(fā)機關(guān)同意。
七、銷(xiāo)毀制度需要銷(xiāo)毀的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領(lǐng)導審批，并履行清點(diǎn)、登記手續，不得擅自銷(xiāo)毀。送指定造紙廠(chǎng)銷(xiāo)毀的，要有保密員等二人以上押運和監銷(xiāo)。嚴禁將涉密載體作為廢品出售。
一、涉密文件的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷(xiāo)毀，必須嚴格履行審批、清點(diǎn)、登記、簽收等手續。
二、涉密文件由單位保密員統一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場(chǎng)所進(jìn)行，對密級文件必須實(shí)行專(zhuān)人保管，專(zhuān)冊登記，專(zhuān)柜存放，個(gè)人不得私自保存涉密文件資料。
三、發(fā)出、收到和內部運轉的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，在交接時(shí)，必須履行簽字手續。外出開(kāi)會(huì )發(fā)的秘密文件，要妥善保管，回單位后及時(shí)交給保密員處理；
四、傳閱涉密文件、資料，由保密員直接傳遞，不得任意橫傳。因工作需要長(cháng)時(shí)間使用的，要向保密員辦理手續。
五六、凡因工作需要復印、印制涉密文件資料，應按規定辦理相關(guān)手續。復印后的涉密文件資料按涉密文件管理。
六、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準并采取相應的保密措施。不準在公共場(chǎng)所停留、游覽、購物、探親訪(fǎng)友等，返回單位后要及時(shí)交保密員保管，確保國家秘密安全。
七、干部調動(dòng)工作時(shí)，應將自己使用的文件、資料進(jìn)行清理，全部移交。
八、涉密文件資料的清退和銷(xiāo)毀。閱辦的涉密文件應當及時(shí)清退，需要銷(xiāo)毀的涉密文件資料，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，登記造冊，交由區保密局統一集中銷(xiāo)毀，個(gè)人均不可自行、隨意銷(xiāo)毀。嚴禁將各類(lèi)涉密載體或者內部資料、刊物當廢品出售。對違反保密規定，使涉密文件資料發(fā)生失泄密的，依照國家法律和有關(guān)規定嚴肅處理，追究責任。
九、涉密文件資料須定期收回上交，發(fā)現丟失，及時(shí)匯報并立即追查處理。
附：九條保密守則
1、不該說(shuō)的秘密，絕對不說(shuō)；
2、不該問(wèn)的秘密，絕對不問(wèn)；
3、不該看的秘密，絕對不看；
4、不該記錄的秘密，絕對不記錄；
5、不在非保密本上記錄秘密；
6、不在私人通信中涉及秘密；
7、不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)撁孛埽?/p>
8、不在不利于保密的地方存放密件、資料；
9、不攜帶秘密材料游覽、參觀(guān)、探親、訪(fǎng)友和出入公共場(chǎng)所。
一、收文。收到上級或其他部門(mén)發(fā)來(lái)的文件后要履行簽收手續，簽收人應注明收到的具體時(shí)間，書(shū)寫(xiě)其文件的全稱(chēng)。簽收后要認真核對信封號碼、件數，開(kāi)拆后要認真核對文件的文號、件數與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯，應立即向有關(guān)部門(mén)反映，文件拆封應由文件管理人員或指定的人員負責，其他人員無(wú)權拆封。對注有領(lǐng)導同志“親收”字樣的信件，應由領(lǐng)導同志本人或指定的專(zhuān)人拆封。收文后要認真填寫(xiě)收文登記簿，將來(lái)文單位、文件標題、文號、密級、份數、收到時(shí)間等內容登記清楚。
二、發(fā)文。分發(fā)上級來(lái)文和本單位形成的文件，要根據文件的內容和領(lǐng)導的批示意見(jiàn)確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認真實(shí)行文件、發(fā)文通知單、信封“三對照”，防止錯發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發(fā)出，不準捎帶，不發(fā)掛號，更不得發(fā)平信。當日的文件要當日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據領(lǐng)導的批辦意見(jiàn)，認真辦理。在辦理過(guò)程中，要注意把握好每一個(gè)環(huán)節，交辦有手續，收回有注銷(xiāo)。做到及時(shí)、不拖、不壓、不誤。對領(lǐng)導批示的查辦件，要及時(shí)檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領(lǐng)導報告。
四、傳閱。按照上級有關(guān)規定和領(lǐng)導批示意見(jiàn)進(jìn)行傳閱，不得任意擴大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內進(jìn)行。傳閱的文件要放在文件夾內，夾內要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內抽文件，不得橫傳或倒手轉借。閱文人不在時(shí)，傳閱夾要放入抽屜內落鎖，不準堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經(jīng)過(guò)批準，嚴格借閱手續，限期退回。如需延長(cháng)使用時(shí)間，須辦理續借手續。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規定。借閱的文件要登記，歸還后要及時(shí)注銷(xiāo)。
六、復印。不經(jīng)批準，不得隨意復印上級文件和領(lǐng)導同志的講話(huà)。確因工作需要必須復印時(shí)，要經(jīng)發(fā)文機關(guān)同意。要嚴格登記、管理制度，對復印的文件、資料，應與正式文件一樣對待，認真辦好分發(fā)手續，按時(shí)清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內分類(lèi)放置，經(jīng)常清點(diǎn)核對。一月一清理，一季一核對，做到文件和登記相符。如發(fā)現短缺，應及時(shí)查找。領(lǐng)導人參加上級會(huì )議帶回的文件，要及時(shí)交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發(fā)的文件，要按照上級規定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認真組織查找。確實(shí)查找不到的要追究責任，落實(shí)到人，并作出適當處理。
九、銷(xiāo)毀。各級、府、各部門(mén)嚴禁私自銷(xiāo)毀涉密文件，銷(xiāo)毀涉密件要經(jīng)過(guò)上級保密管理部門(mén)、本單位領(lǐng)導審核同意后方可銷(xiāo)毀。嚴禁向廢品收購部門(mén)和攤販出售內部文件、刊物和資料。
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