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物業(yè)公司采購管理制度
在充滿(mǎn)活力，日益開(kāi)放的今天，制度的使用頻率逐漸增多，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。這些規則蘊含著(zhù)社會(huì )的價(jià)值，其運行表彰著(zhù)一個(gè)社會(huì )的秩序。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編收集整理的物業(yè)公司采購管理制度，歡迎大家分享。
物業(yè)公司采購管理制度1
1.0 總則
1.1 目的
為了規范公司采購行為，兼顧效率及成本，在保證公司日常運營(yíng)所需物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付使用的前提下，降低風(fēng)險，減少交易成本，保持并保證對供應商的談判能力，以獲得較優(yōu)性?xún)r(jià)比的采購物資，特制定本制度。
1.2 適用范圍
本制度適用于物業(yè)管理有限公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需的所有物資的采購管理。
2.0 采購職能部門(mén)劃分
2.1物資使用部門(mén)：負責《申購單》的申報及物資質(zhì)量的把關(guān)。
2.2采購部門(mén)：負責物資具體的采購以及采購資料的管理。
2.3倉庫管理部門(mén)：負責采購物資的數量、外觀(guān)質(zhì)量的驗收。
2.4財務(wù)部門(mén)：負責采購貨款的支付結算。
2.5總經(jīng)理：負責權限內的采購、貨款的審批和超出權限范圍的審核，以及采購的監督。
2.6集團采購部：對采購的監督和檢查。
3.0 采購管理
3.1采購物資分類(lèi)
3.1.1A類(lèi)物資：辦公用品類(lèi)物資。為滿(mǎn)足公司正常辦公而所需的IT設備、備件、網(wǎng)絡(luò )設備及備件、開(kāi)發(fā)工具、軟件產(chǎn)品、計算機外設與耗材及其維護服務(wù)；公司用車(chē)輛、家具、辦公設備、辦公文具、辦公耗材、印刷類(lèi)產(chǎn)品、禮品、財產(chǎn)保險、場(chǎng)地修飾、設施維護以及其它行政類(lèi)物資及服務(wù)。
3.1.2B類(lèi)物資：工程水電類(lèi)物資。為滿(mǎn)足各小區物業(yè)維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。
3.1.3C類(lèi)物資：清潔綠化類(lèi)。包括小區清潔所需常用設備、工具、消耗品；小區綠化所需的設備、工具、消耗品、補種的花草、樹(shù)木以及維護。
3.1.4D類(lèi)物資：勞保類(lèi)物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動(dòng)保護用品。
3.1.5E類(lèi)物資：固定資產(chǎn)類(lèi)物資。會(huì )同集團采購部統一采購。
凡本制度定義范疇內的采購物資類(lèi)型，均按照本制度執行。未包括物資管理應參照本制度逐步統一集中管理。
3.2購方式
3.2.1計劃采購：各部門(mén)根據正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃，并填寫(xiě)《申購單》報主管經(jīng)理、管理處經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批，如超出審批權限，上報集團審批。
3.2.2緊急采購：采購人員得到總經(jīng)理口頭允許，可以先行采購，而后補辦《申購單》手續。
3.3采購流程
申請人填寫(xiě)《申購單》--主管審核--區域經(jīng)理審核--總經(jīng)理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門(mén)和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務(wù)等相關(guān)手續并登記管理。
3.4采購審批權限
3.4.1為提高工作效率，采購在20xx元以下的'，由總經(jīng)理審批權后，可進(jìn)行采購；
3.4.2采購在20xx以上的由總經(jīng)理審批后，報集團總經(jīng)理或總經(jīng)理授權人審批，方可進(jìn)行采購。
3.5采購價(jià)格管理
3.5.1采用貨比三家的方法：由采購人員與使用人員對市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調查，向幾家供應商發(fā)放詢(xún)價(jià)表，進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)到最后定價(jià)，并做好詢(xún)價(jià)、定價(jià)表的管理。
3.5.2由集團采購部提供價(jià)格參考表，再進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、定價(jià)。
3.6采購實(shí)施
3.6.1采購人員根據審批的《申購單》，依據實(shí)際情況，進(jìn)行詢(xún)價(jià)、定價(jià)后，確定供應商，進(jìn)行采購。
3.6.2大宗用品或長(cháng)期需用物資，與有關(guān)廠(chǎng)家、供應商簽訂長(cháng)期供貨協(xié)議，以保證質(zhì)量以及合理的價(jià)格供應。
3.6.3與集團采購部保持信息共享，做好物資采購保障工作。
3.6.4原則上采購人員應尋找至少三家以上的供應商，進(jìn)行各方面的比較后再確定最終供應商。
3.7采購貨款的支付與報銷(xiāo)
3.7.1采購人員報銷(xiāo)時(shí)，必須具備正式發(fā)票、手續齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。
3.7.2由經(jīng)辦人在發(fā)票上簽字確認、主管經(jīng)理審核、財務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，由財務(wù)部負責支付結算工作。
3.8采購協(xié)議和合同以及各種采購資料的管理
3.8.1長(cháng)期供應商。要求其提供營(yíng)業(yè)執照復印件，都要與公司簽訂供貨協(xié)議(合同)，以確保其供應物資的質(zhì)量、規格以及價(jià)格的合理性。
3.8.2臨時(shí)供應商。要求與其達成口頭協(xié)議，保證物資質(zhì)量、規格以及價(jià)格的合理性。
3.8.3表格管理。規范各種表格，做好各種表格的管理
4.0 供應商管理
4.1建立供應商檔案。做好原始詢(xún)價(jià)表的管理，以及對供應商定期評價(jià)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、送貨時(shí)間觀(guān)念等各項評價(jià)。
4.2不達標的供應商。及時(shí)調整，減少對公司的損失。
5.0 采購的監督和檢查
5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》，每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。
5.2集團采購部、審計部對物業(yè)采購情況進(jìn)行檢查、監督、審計。
6.0 采購人員職業(yè)規范
6.1本規范適用于采購人員及公司其它部門(mén)直接或間接參與采購工作人員(以下統稱(chēng)為采購人員)。
6.2采購人員應以公司利益為己任，不允許向供應商索要禮品或接受禮品，以及私自收受其它個(gè)人利益，一經(jīng)發(fā)現，公司將根據有關(guān)規定處理直至予以辭退。
6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下，經(jīng)主管經(jīng)理認可后，方可接受供應商的宴請；在采購談判過(guò)程中，無(wú)論任何原因，都不允許接受供應商的邀請。
6.4采購人員只有在有利于商業(yè)合作及協(xié)調工作的前提下，方可接受供應商的邀請，前往參觀(guān)公司、觀(guān)摩產(chǎn)品展示公開(kāi)商務(wù)活動(dòng)。
6.5采購人員代表公司形象，對于供應商方面的工作人員，應當做到有禮有節，公平對待，不允許傲慢的舉止和不公平的態(tài)度。
6.6采購人員在與供應商的談判過(guò)程中，應嚴格遵守保密制度，杜絕任意或無(wú)意的泄密行為。
6.7對違反本制度的行為，公司有權進(jìn)行處理，包括必要時(shí)對嚴重違反本制度的員工解聘，情節嚴重的移交司法機構處理。
7.0 附則
7.1本制度由公司辦公室負責解釋?zhuān)?/p>
7.2本制度報集團總經(jīng)辦審批備案后生效。
物業(yè)公司采購管理制度2
物業(yè)分公司采購分包管理制度
1、總則
1.1嚴格規范物業(yè)服務(wù)過(guò)程中的采購及業(yè)務(wù)分包，不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護EE物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求，也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本，倡導廉潔自律的重要舉措，各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規定，確保采購及業(yè)務(wù)分包活動(dòng)公開(kāi)、有序地進(jìn)行。
1.2根據管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》規定，結合物業(yè)管理企業(yè)的實(shí)際情況，各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬(wàn)元(含)以上的采購(分包)業(yè)務(wù)，必須納入招標系統進(jìn)行控制，包括但不限于：
a)物料、設備采購；
b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；
c)服務(wù)分包等。
2、相關(guān)職責界定
2.1物業(yè)分公司負責供方管理、物料采購及服務(wù)分包的計劃制訂和具體實(shí)施，以及20萬(wàn)元以下的招標工作。
2.2項目所在公司負責組織20萬(wàn)元(含)以上、50萬(wàn)元以下的招標工作。
2.350萬(wàn)元(含)以上的招標項目按《AU地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》的相關(guān)規定執行。
2.4管理公司物業(yè)管理部負責指導和監督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過(guò)程。
3、供方管理
3.1供方合格評定準則
3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿(mǎn)足規定要求，所有物料采購和服務(wù)分包必須首先進(jìn)行供方合格評定。
3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標準包括(但不限于)：
a)工商局頒發(fā)的營(yíng)業(yè)執照，合法經(jīng)營(yíng)；
b)有資質(zhì)證書(shū)；
c)固定的營(yíng)業(yè)地點(diǎn)；
d)充足的供貨資源；
e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據；
f)合理的產(chǎn)品價(jià)位；
g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達到98%以上；
h)供貨及時(shí)性達到95%以上；
i)對不合格品能及時(shí)退換的良好售后服務(wù)等。
3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛以及地域性極強的供暖等)服務(wù)部門(mén)沒(méi)有可供選擇的余地，但對其單位架構、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規定等亦應進(jìn)行了解，以便與其配合達到滿(mǎn)足服務(wù)的需求。
3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：
a)具備合法的營(yíng)業(yè)執照、固定的營(yíng)業(yè)地點(diǎn)；
b)滿(mǎn)足服務(wù)項目的能力；
c)良好的社會(huì )信譽(yù)；
d)合理的承包價(jià)格；
e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，及跟蹤服務(wù)的有效性和及時(shí)性。
3.2供方合格評定方法
3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責收集供方基本信息，根據供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設備條件等方面進(jìn)行供方初評，至少應評審供方以下幾個(gè)方面的優(yōu)勢：
a)質(zhì)量、性能及其穩定性；
b)價(jià)格；
c)信譽(yù)--履約信譽(yù)與社會(huì )信譽(yù)度；
d)售后服務(wù)；
e)付款方式；
f)交貨方式、交貨周期；
g)公共關(guān)系；
h)品牌；
i)供方內部運作狀況；
3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責填寫(xiě)《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結論。品質(zhì)部負責復核，并重點(diǎn)對供方的營(yíng)業(yè)執照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進(jìn)行驗證，其營(yíng)業(yè)執照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。
3.2.3經(jīng)初評合格的供方，在可行時(shí)應由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行現場(chǎng)考察，現場(chǎng)考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。
3.2.4現場(chǎng)考察主要內容是考察供方的營(yíng)業(yè)地點(diǎn)、公司規模等，必要時(shí)對其所承包的項目進(jìn)行考察核實(shí)，以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會(huì )的信譽(yù)程度。
3.2.5現場(chǎng)考察評估通過(guò)后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責擬訂現場(chǎng)考察報告，并由考察人員會(huì )簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責將現場(chǎng)考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。
3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負責列入《合格供方名錄》，并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)執行。
3.3合格供方的監督評估
3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負責建立合格供方檔案，并適時(shí)更新。合格供方檔案的內容包括(不限于)以下信息：
a)供方的名稱(chēng)、注冊地址；
b)評審結果和記錄；
c)供方營(yíng)業(yè)執照復印件；
d)資質(zhì)等級證書(shū)；
e)質(zhì)量保證書(shū)；
f)其他證明材料。
3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負責組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)對合格供方的履約表現進(jìn)行監督評估，根據不同類(lèi)型供方采用適當的評估周期和方式，包括：
a)對常用物料的合格供方每半年進(jìn)行一次綜合的監督評估；
b)對提供長(cháng)期連續服務(wù)的供方應每季度進(jìn)行一次綜合評估；
c)對提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方，應在合同執行完后一個(gè)月內完成供方監督評估。
3.3.3
物業(yè)分公司在進(jìn)行合格供方監督評估時(shí)，可參照管理公司《供方合格評定與監督評估指引》的規定執行，并形成《合格供方監督評估表》。
3.3.4合格供方監督評估依據包括上述3.1.2至3.1.4條規定、合同執行情況等，尤其應注意對以下內容的評估：
a)掌握供方內部管理的狀況；
b)供方產(chǎn)品價(jià)格的變化；
c)社會(huì )信譽(yù)的變化；
d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤；
e)其他應當跟蹤管理的要素。
3.3.5合格監督評估所引起的.任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責實(shí)施，品質(zhì)部對措施實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。
4、招標工作程序
4.1招標項目立項
4.1.1招標項目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)根據年度工作計劃提出，計劃內的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內的招標項目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)擬定招標計劃，必須按上述第2條規定的權限履行報批手續。
4.1.2招標計劃的內容應包括(但不限于)：招標內容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時(shí)間、資格評審時(shí)間、發(fā)標日期、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間等。
4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責擬訂招標文件，招標文件的內容應包括(但不限于)：
a)招標人(公司)簡(jiǎn)介，包括公司的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、基本情況等；
b)招標項目簡(jiǎn)介，包括項目?jì)热�、項目要求等�?/p>
c)對投標人及投標書(shū)的要求，包括投標人的資格、投標書(shū)的格式、主要內容等；
d)評標標準及方法；
e)評標活動(dòng)方案，包括招標組織機構，開(kāi)標時(shí)間及地點(diǎn)等；
f)其他事項的說(shuō)明。
4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》的相關(guān)規定執行。
4.1.5招標文件的審批權限按上述第2條的規定執行。實(shí)際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。
4.2成立招標小組
4.2.1每個(gè)招標項目均必須根據招標項目的特點(diǎn)成立招標小組，負責整個(gè)招標工作。原則上與投標單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標小組成員。
4.2.2招標小組人數必須為奇數，且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員應為招標小組成員，全過(guò)程參與招標工作。
4.2.3在整個(gè)招標過(guò)程中，每次評審招標小組成員出席人數不得少于總人數的2/3。
4.3投標單位確定
4.3.1物業(yè)分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責收集相關(guān)供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。
4.3.2各類(lèi)招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒(méi)有或數量不夠時(shí)，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規定：
a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格；
b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應按上述第3條的規定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標單位；
c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內不得參與投標。
4.4發(fā)標
4.4.1招標文件的發(fā)放、現場(chǎng)踏勘和答疑由招標小組負責組織，公司各部門(mén)視實(shí)際需要指派人員配合，但至少應保證同時(shí)有來(lái)自不同部門(mén)的二人參加。
4.4.2招標文件發(fā)放、現場(chǎng)踏勘、招標答疑均應形成書(shū)面記錄，其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發(fā)給投標單位。
4.5開(kāi)標、評標、定標
4.5.1招標小組主持開(kāi)標工作，現場(chǎng)拆封，該過(guò)程應形成書(shū)面記錄，參加開(kāi)標的全體人員簽字確認。
4.5.2開(kāi)標后招標小組組織相關(guān)人員進(jìn)行標書(shū)的分析，以便進(jìn)一步的評標定標工作。
4.5.3招標小組組長(cháng)主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實(shí)際人數不少于3人。
4.5.4各類(lèi)專(zhuān)業(yè)的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》的相關(guān)規定執行，經(jīng)招標小組評標，并將評標結果按規定權限(上述第2條)報批后確定中標單位。
4.5.5確定中標單位后3日內，招標小組向中標單位發(fā)出中標通知書(shū)，并將中標結果以書(shū)面形式通知其他投標單位。
4.6合同簽訂及招標文檔管理
4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責按本手冊第6.3節的規定，組織內部的合同評審過(guò)程，并與中標單位進(jìn)行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。
4.6.2招標過(guò)程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負責整理成冊，并在正式合同簽訂后一個(gè)月內移交行政人事部統一存檔保管。
5、物料采購
5.1物料定額標準
5.1.1各物業(yè)分公司應根據物業(yè)服務(wù)實(shí)際需要，明確各類(lèi)材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量，包括工程設備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門(mén)或個(gè)人使用工具的配備標準，編制《物業(yè)采購分類(lèi)明細表》，經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執行。
5.1.2《物料采購分類(lèi)明細表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據之一，物業(yè)分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門(mén)對《物業(yè)采購分類(lèi)明細表》進(jìn)行評審更新，并報本公司總經(jīng)理審批。
5.2年度采購計劃
5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據工裝管理規定、物料定額標準、各類(lèi)工作人員數量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經(jīng)理審批。
5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據之一，在年度采購計劃執行過(guò)程中，因業(yè)務(wù)變化或其它因素導致年度采購計劃調整時(shí)，必須相應調整公司年度收支預算計劃，并報項目所在公司審批。
5.3月度采購計劃
5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮流器、窗把手、水龍頭、電話(huà)線(xiàn)）等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據庫存量于每月25日前提出。
5.3.2物業(yè)分公司各部門(mén)(管理處)根據下月工作需要，結合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說(shuō)明物料名稱(chēng)、型號、規格、數量(如有特殊要求，須說(shuō)明)，經(jīng)本公司財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，于每月25日前報行政人事部。
5.3.3行政人事部根據倉管員的月度補充計劃及各部門(mén)(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。
5.4計劃采購實(shí)施
5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實(shí)施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規定，通過(guò)招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經(jīng)批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規定經(jīng)評定合格后方可選擇。
5.4.2各類(lèi)物料采購必須按管理公司合同管理的規定執行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書(shū)面合同。采購金額在5000元以下沒(méi)有簽訂正式書(shū)面合同的采購項目均必須在進(jìn)貨驗收合格后付款。
5.4.3對簽訂長(cháng)期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應以書(shū)面形成發(fā)出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。
5.4.4采購大宗物料或采購數量在10個(gè)以上的物料時(shí)，一般應通知合格供應商送貨上門(mén)。
5.4.5行政人事部采購人員應及時(shí)組織進(jìn)貨的驗收入庫手續，具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執行。
5.5零星、應急物料的申購
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數量較少，且沒(méi)有庫存的物料。應急物料是指突發(fā)性急用，且沒(méi)有庫存的物料。
5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執行：
a)物料使用部門(mén)(人員)填寫(xiě)《零星(應急)物料采購申請單》，說(shuō)明物料名稱(chēng)、型號、規格、數量，并交部門(mén)經(jīng)理(管理處主任)審核；
b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批；
c)經(jīng)審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實(shí)施采購。
5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗證后自行購買(mǎi)，但在購買(mǎi)后須按上述要求補辦緊急采購手續。
5.6物料采購時(shí)效
5.6.1常用物料采購原則上應在3個(gè)工作日內完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個(gè)工作日內完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.3零星物料的采購原則上應在1個(gè)工作日內完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個(gè)小時(shí)內完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。
6、物料保管
6.1各物業(yè)分公司應建立物料管理程序，明確規定物料進(jìn)貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責任、方法和控制要求。
6.2所有外購物料均必須執行進(jìn)貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應設置物料貯存倉庫，將各類(lèi)物料分區存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中，有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放，并做好防護措施。
6.3物料進(jìn)、出庫必須按規定辦理手續，入庫物料應經(jīng)驗收合格，出庫物料應辦理領(lǐng)用審批和簽收手續。
6.4各類(lèi)物料應按種類(lèi)、規格分別列賬，逐次記錄進(jìn)、出明細，并每月盤(pán)點(diǎn)一次，確保各項物料賬物相符。
6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料，在班組內的領(lǐng)用也應建立相應的記錄，并由領(lǐng)用人簽收。
7、服務(wù)(工程)分包
7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應在《物業(yè)管理方案》中予以明確，經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執行。物業(yè)分公司臨時(shí)決定的服務(wù)分包，按本手冊第6.3節規定的合同審批權限，2萬(wàn)元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批，超過(guò)2萬(wàn)元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。
7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務(wù)應明確質(zhì)量要求，包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內容、服務(wù)過(guò)程及效果評價(jià)方法等，并作為分包合同必需附件。
7.3物業(yè)分公司應根據本手冊的規定，明確分包服務(wù)監管責任部門(mén)(人員)對分包服務(wù)執行過(guò)程監視和效果評估，并針對不同類(lèi)型的分包服務(wù)采用適當的控制方法，包括(不限于)：
a)針對長(cháng)期連續分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等)，應根據分包合同要求制定相應的管理規定，對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行連續監控；
b)針對周期性的分包業(yè)務(wù)(如：消殺、電梯保養等)，由監管責任部門(mén)負責指派專(zhuān)責人員進(jìn)行監理，并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執行報告，監管人員跟蹤確認；
c)針對一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程，根據實(shí)際需要要求供方提交書(shū)面執行方案，并由監管責任部門(mén)負責指派專(zhuān)人進(jìn)行現場(chǎng)監督檢查。
7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監視和評估均應形成書(shū)面記錄，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)要求服務(wù)供方進(jìn)行整改，相關(guān)整改過(guò)程和結果確認均應形成書(shū)面記錄。
8、相關(guān)文件與記錄
8.1管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理制度》6.3節《招投標管理》
8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表
8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄
8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監督評估表
8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃
8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表
8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表
8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃
8.9WDWY-FR-MM6208零星(應急)物料采購申請單
物業(yè)公司采購管理制度3
1.引言
本采購管理制度的目的是確保物業(yè)公司在采購過(guò)程中遵守法律法規，保證公平、透明的采購環(huán)境，提高采購效率，降低采購成本。本制度適用于物業(yè)公司內所有采購活動(dòng)，包括物資采購、設備采購、工程采購等。
2.采購政策與目標
2.1 物業(yè)公司的采購政策是公開(kāi)、公平、公正的原則。
2.2 采購目標是通過(guò)有效的供應商管理和采購流程管理，實(shí)現采購的高質(zhì)量、高效率和低成本。
3.采購組織與職責
3.1 確立采購領(lǐng)導小組，負責制定和監督采購政策、制度和流程。
3.2 設立采購部門(mén)，負責具體采購活動(dòng)的執行、管理和監督。
3.3 確定采購員的職責，包括采購計劃、采購準備、供應商篩選、采購合同簽訂等。
4.采購流程
4.1 采購需求發(fā)布：根據業(yè)務(wù)部門(mén)需求，編制采購需求計劃，并發(fā)布采購需求公告。
4.2 供應商篩選：采用公開(kāi)招標、邀請招標或詢(xún)價(jià)等方式進(jìn)行供應商篩選，并組織供應商評審。
4.3 投標評審：對符合要求的供應商進(jìn)行投標評審，根據評審結果確定中標供應商。
4.4 合同簽訂：與中標供應商簽訂合同，明確采購的內容、價(jià)格、交付周期等相關(guān)條款。
4.5 供應商管理：建立供應商評價(jià)制度，定期對供應商進(jìn)行評價(jià)，根據評價(jià)結果決定是否繼續合作。
4.6 采購執行：監督采購過(guò)程中的交付、支付等環(huán)節，確保采購過(guò)程的完整性和合規性。
4.7 采購結算：根據合同約定，及時(shí)結算采購款項，并保留相關(guān)憑證和文件。
5.采購合同管理
5.1 建立采購合同檔案，包括合同備案、合同變更、合同履行、合同結算等各個(gè)環(huán)節的文件和憑證。
5.2 對采購合同進(jìn)行審查，確保合同的合法性和有效性。
5.3 監督合同履行情況，及時(shí)處理合同履行中的問(wèn)題。
5.4 完成合同結算工作，確保采購款項的及時(shí)支付和憑證的妥善保管。
6.供應商管理
供應商管理是物業(yè)公司采購管理中的一個(gè)重要環(huán)節，其目的是建立和維護長(cháng)期合作的供應商關(guān)系，以確保物業(yè)公司獲得高質(zhì)量、可靠且具有競爭力的供應商資源。
6.1供應商評選和篩選
6.1.1制定供應商評價(jià)指標體系，包括供應商的信譽(yù)度、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準時(shí)性、客戶(hù)反饋等方面。
6.1.2 建立供應商數據庫，實(shí)時(shí)更新和搜集供應商的相關(guān)信息。
6.1.3 根據需求，發(fā)布供應商招標公告或發(fā)出邀請函。
6.1.4 對報名的供應商進(jìn)行評審，確定符合要求的供應商候選名單。
6.2供應商評估和選擇
6.2.1 進(jìn)行供應商現場(chǎng)考察，了解其生產(chǎn)能力、品質(zhì)控制、設備水平等情況。
6.2.2 對供應商進(jìn)行評估，根據評估結果確定中選供應商。
6.2.3 與中選供應商進(jìn)行談判，確定合作細節和合同條款。
6.2.4 簽訂供應商協(xié)議或合同，明確雙方權責和合作方式。
6.3供應商績(jì)效評估與管理
6.3.1 建立供應商績(jì)效評估體系，包括對供應商交貨準時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估。
6.3.2 定期對供應商進(jìn)行績(jì)效評估，與供應商進(jìn)行溝通和反饋。
6.3.3 根據評估結果，對績(jì)效不合格的供應商采取相應的處理措施，包括警告、限制采購、解除合作等。
6.4供應商合作與發(fā)展
6.4.1 建立供應商信息管理系統，全面了解供應商的變動(dòng)情況和發(fā)展動(dòng)態(tài)。
6.4.2 與供應商建立積極的合作關(guān)系，加強溝通與協(xié)作。
6.4.3 定期舉辦供應商會(huì )議，分享公司需求和采購計劃，共同探討解決方案。
6.4.4 鼓勵供應商不斷創(chuàng )新和提升，支持其技術(shù)改進(jìn)和產(chǎn)品升級。
6.5供應商退出管理
6.5.1 對于長(cháng)期合作的供應商，應提前進(jìn)行退出溝通和準備工作。
6.5.2 建立退出管理制度，確保供應商退出過(guò)程的順利進(jìn)行。
6.5.3 在供應商退出后，及時(shí)尋找替代供應商，保障采購的連續性。
7.質(zhì)量的把控
質(zhì)量把控是物業(yè)公司采購管理中的重要環(huán)節，確保所采購的物品和服務(wù)符合公司的要求和標準。
7.1設定明確的采購標準和要求
確定所采購物品或服務(wù)的技術(shù)規格、性能要求、質(zhì)量標準等，包括產(chǎn)品的外觀(guān)、功能、性能、可靠性、耐久性等方面的要求。
7.2與供應商建立質(zhì)量控制機制
與供應商合作時(shí)，應明確雙方義務(wù)和責任，建立質(zhì)量控制機制，確保供應商能夠滿(mǎn)足公司的質(zhì)量要求。例如，可以要求供應商提供質(zhì)量保證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等。
7.3 內部驗收和抽樣檢驗
在收到所采購的物品或服務(wù)之后，進(jìn)行內部驗收和抽樣檢驗，檢查是否符合采購標準和要求�？梢灾贫ㄏ鄳尿炇諛藴屎蜋z驗方法，確保物品和服務(wù)的質(zhì)量達到預期。
7.4建立供應商績(jì)效評估體系
對供應商的質(zhì)量績(jì)效進(jìn)行評估，包括交貨準時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面，依據評估結果對供應商進(jìn)行排名和分類(lèi)，從而能夠及時(shí)發(fā)現和處理供應商質(zhì)量問(wèn)題。
7.5建立質(zhì)量投訴處理機制
建立質(zhì)量投訴處理流程和機制，對于接收到的.質(zhì)量投訴及時(shí)進(jìn)行處理和調查，并采取相應的糾正措施，以減少類(lèi)似問(wèn)題的發(fā)生，并提高采購質(zhì)量。
7.6建立反饋機制和持續改進(jìn)
建立與供應商的持續溝通和反饋機制，及時(shí)向供應商反饋質(zhì)量問(wèn)題，要求供應商采取糾正措施。同時(shí)，也要及時(shí)總結和分析采購過(guò)程中出現的質(zhì)量問(wèn)題，并制定相應的改進(jìn)措施，提高采購質(zhì)量的穩定性和可靠性。
8.采購績(jì)效評估
8.1 建立采購績(jì)效評估指標體系，包括供應商績(jì)效、采購效率和采購成本等方面。
8.2 定期對采購績(jì)效進(jìn)行評估，并向相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導小組報告評估結果。
8.3 根據評估結果，及時(shí)調整采購策略和管理措施，提高采購績(jì)效。
9.違規處理與監督
9.1 建立采購違規處理機制，對采購活動(dòng)中的違規行為進(jìn)行嚴肅處理。
9.2 加強采購活動(dòng)的監督和檢查，發(fā)現并糾正采購中存在的問(wèn)題。
9.3 設立投訴舉報渠道，接受員工和供應商的舉報，并及時(shí)處理。
10.培訓與溝通
10.1 對采購人員進(jìn)行培訓，提高其采購知識和技能。
10.2 定期召開(kāi)采購工作會(huì )議，交流經(jīng)驗、解決問(wèn)題，提升采購效能。
10.3 向員工和供應商廣泛宣傳公司的采購政策和制度，增強采購的透明度和可操作性。
11.附則
11.1 本制度由物業(yè)公司領(lǐng)導小組負責解釋和修訂。
11.2 本制度自發(fā)布之日起生效，廢止之前的任何采購管理制度。
11.3 本制度的解釋權歸物業(yè)公司所有。
物業(yè)公司采購管理制度4
1.0目的
保證供方提供的物資和服務(wù)符合組織要求達到的規定標準,對產(chǎn)品服務(wù)的最終實(shí)現提供優(yōu)質(zhì)保障;
2.0適用范圍
適用于公司對物資采購的控制及對評價(jià)、選擇供方服務(wù)的管理;
3.0職責
3.1管理部根據實(shí)際情況,選擇物資供應商和供方,并進(jìn)行供方評審確定物資供應商和供方名單;
3.2辦公室負責員工標識、辦公用品等物資的采購,管理部負責其它物資的采購;并分別制定《物資采購計劃單》;;
3.3各相關(guān)責任部門(mén)負責物業(yè)管理過(guò)程供方提供服務(wù)的控制;
3.4各倉庫由各部門(mén)(管理處)負責管理,倉管員負責各類(lèi)已采購物資的質(zhì)量、數量、驗收及采購物資的保存;
3.5總經(jīng)理負責審批《物資采購計劃單》;
4.0程序
4.1供方評審
4.1.1相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員配合管理部選擇物資供應商或服務(wù)供方,選擇依據包括但不限于:
a)公司現狀及發(fā)展目標;
b)供方基本情況,例如服務(wù)態(tài)度、營(yíng)業(yè)執照及地理位置等,服務(wù)供方還應考察人員基本素質(zhì)及服務(wù)水平是否能達到公司要求;
4.1.2管理部組織人員進(jìn)行供方評審,評審內容包括但不限于:
a)營(yíng)業(yè)執照和產(chǎn)品經(jīng)營(yíng)資格證書(shū)或執業(yè)資質(zhì)證書(shū);
b)顧客滿(mǎn)意率及行業(yè)中的聲譽(yù)和口碑;
c)有人員和設備能保證及時(shí)提供配件和售后服務(wù),從業(yè)人員的持證上崗率合格;
d)評審時(shí)的物資樣品質(zhì)量達到100%,現場(chǎng)操作人員服務(wù)質(zhì)量達到100%的合格;
e)在保證質(zhì)量的前提下考慮價(jià)格;
f)評審完畢,管理部填寫(xiě)《供方評審報告》;
4.1.3評審合格的物資供應商在《合格物資供應商名單》中登記,合格服務(wù)供方在《合格供方名單》中登記。不合格者,由管理部填寫(xiě)《不合格報告》不予登記,《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》由管理部編制,總經(jīng)理審批;
4.1.4管理部對評審合格的物資供應商和供方每年進(jìn)行復評,填寫(xiě)《物資供應商評價(jià)報告》和《供方評價(jià)報告》以保證其持續提供合格產(chǎn)品的能力,復評不合格者,應從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中除名。
4.2各部門(mén)、小區與合格的服務(wù)供方簽訂服務(wù)分包合同時(shí)在合同中應明確:
a)提供服務(wù)的范圍、期限、質(zhì)量要求;
b)公司對供方所提供服務(wù)的監督方法和供方的`保證措施;
c)雙方的權利和義務(wù);
d)違約責任,賠償等事項;
4.3當合格物資供應商和供方在提供產(chǎn)品或服務(wù)中出現問(wèn)題時(shí),各責任部門(mén)應會(huì )同采購人員采取以下措施,以保證產(chǎn)品、服務(wù)符合要求:
a)與供應商或供方溝通,要求其采取糾正措施將出現不合格產(chǎn)品的機率降至最低,必要時(shí)向其提供一定的幫助。
b)嚴密采購的驗證或檢驗過(guò)程,嚴格監控供方提供服務(wù)的過(guò)程。
c)根據合同限制或停止物資供應商供貨/供方的服務(wù),并從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中另選供應商或供方以保證產(chǎn)品實(shí)現。
4.4采購
4.4.1每月底各部門(mén)(管理處)制定下月《物資需求計劃》交綜合辦;
4.4.2綜合辦根據各部門(mén)(管理處)的《物資需求計劃》制定公司下月,
《物資采購計劃單》,《物資采購計劃單》應包括:采購物資的名稱(chēng)、型號、規格、數量及所購物資的質(zhì)量等級和要求;
4.4.3采購人員根據《物資采購計劃單》內容在《合格物資供應商名單》中選購,如果該物資無(wú)法在合格的物資供應商中選購時(shí),采購人員應上報綜合辦經(jīng)理,由綜合辦經(jīng)理組織人員重新選擇物資供應商進(jìn)行臨時(shí)評審,臨時(shí)評審準則根據實(shí)際情況而定,至少應包括供方評審內容中的a、d'項;
4.4.4各部門(mén)(管理處)每月初按本部門(mén)(管理處)本月《物資需求計劃》到公司倉庫領(lǐng)取本月所需物資,如遇突發(fā)事件需另外購買(mǎi)時(shí),部門(mén)(管理處)負責人可決定臨時(shí)購買(mǎi),但應向綜合辦經(jīng)理說(shuō)明,各小區管理處主任可決定單價(jià)在200元(含200元)以下物資的采購,大廈管理處主任可決定單價(jià)在500元(含500元)以下物資的采購;
4.4.5服務(wù)供方項目應由相關(guān)部門(mén)根據顧客要求進(jìn)行評審,并填寫(xiě)《服務(wù)分包申請計劃》、《服務(wù)分包申請計劃單》包括:服務(wù)項目范圍、質(zhì)量要求、期限等,經(jīng)授權人審批后報管理部。
4.4.6綜合辦根據《服務(wù)分包申請計劃單》內容在合格的供方名單中選擇適當的供方。
4.5物資的驗證與接收。
4.5.1所有采購的物資,由有關(guān)采購部門(mén)或申購部門(mén)根據具體產(chǎn)品驗收的必要性和采購文件、資料和驗證標準分別對產(chǎn)品進(jìn)行驗證,并記錄驗證結果,及時(shí)通知倉管員進(jìn)行檢驗和入庫,倉管員按《采購物資檢驗規程》進(jìn)行驗收。
4.5.2如果有必要在供方現場(chǎng)檢驗時(shí),應檢驗合格后進(jìn)行記錄才給予放行。
4.5.3對于服務(wù)分包項目應由分管部門(mén)在服務(wù)過(guò)程中對其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行定期和不定期檢查,其中屬一次性分包服務(wù)項目如:外墻清洗,管理處必須加強過(guò)程的連續監控和采取竣工驗收,明確其是否符合有關(guān)規定和合同的要求。
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