供應商檔案管理制度（通用10篇）

　　在快速變化和不斷變革的今天，制度的使用頻率逐漸增多，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？下面是小編精心整理的供應商檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　供應商檔案管理制度 1

　　供應商檔案管理是公司采購管理的重要內容，而不能把它僅僅理解為是供應商資料的收集、整理、

　　檔。建立完善的供應商檔案管理系統和供應商管理制度，有利于更好的了解供應商之制程能力、品管功能，更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之產(chǎn)品的能力，是建立長(cháng)期供需合作關(guān)系決策的重要依據。

　　第一條 供應商檔案管理對象：

　　1.從時(shí)間序列來(lái)劃分：老供應商、新供應商、未來(lái)供應商。新供應商和未來(lái)供應商為重點(diǎn)管理對象。

　　2.從交易過(guò)程來(lái)劃分：包括曾經(jīng)有過(guò)交易業(yè)務(wù)的供應商、正在進(jìn)行交易的供應商和即將進(jìn)行交易的供應商。對于第一類(lèi)供應商，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理;對于第二類(lèi)的供應商，需逐步充實(shí)和完善其檔案管理內容;對于第三類(lèi)供應商，檔案管理的重點(diǎn)是全面搜集和整理資料，為即將展開(kāi)的交易業(yè)務(wù)準備資料。

　　3. 從供應商性質(zhì)來(lái)劃分：特殊公司(與本公司有特殊業(yè)務(wù)等)、普通公司等。這類(lèi)供應商因其性質(zhì)、供應特點(diǎn)、供應方式、供應量等不同， 對其實(shí)施的檔案管理的特點(diǎn)也不盡相同。

　　4. 從供應數量和市場(chǎng)地位來(lái)劃分：包括主力供應商(供貨時(shí)間長(cháng)、供應量大等)，一般供應商。不言而喻，供應商檔案管理的重點(diǎn)應放在主力供應商上。

　　第二條 供應商管理內容

　　1. 供應商基礎資料，即公司所掌握的供應商最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是供應商檔案管理的起點(diǎn)和基礎。供應商基礎資料主要包括公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)、傳真、E-mail、網(wǎng)址、負責人、聯(lián)系人;公司概況、設備狀況、人力資源狀況、主要產(chǎn)品及原材料等。

　　2. 供應商特征：供應能力、發(fā)展潛力、企業(yè)規模和知名度等。

　　3. 業(yè)務(wù)狀況：主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jì)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

　　4、交易活動(dòng)現狀：主要包括供應商的交貨狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢、未來(lái)的對策;企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、財務(wù)狀況等。

　　第三條 供應商檔案管理方法

　　1、建立供應商檔案卡。作為供應商檔案管理的基礎工作，是建立供應商檔案卡(又稱(chēng)供應商管理卡、供應商資料卡等)。采用卡的 形式，主要是為了填寫(xiě)、保管和 查閱方便。

　　供應商檔案卡主要記載各供應商的`基礎資料，這種資料的取得，主要有三種形式：

　�、� 提供供應商資料卡，由供應商填寫(xiě)。

　�、� 由采購員通過(guò)平常的業(yè)務(wù)活動(dòng)或其他各種渠道了解、收集供應商的相關(guān)資料。

　�、� 通過(guò)本公司和供應商已發(fā)生的采購情況(包括產(chǎn)品性能、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等實(shí)際情況)。

　　然后根據這三種渠道反饋的信息，對供應商的相關(guān)資料進(jìn)行整理、核實(shí)匯總，填入供應商檔案卡。

　　2、通過(guò)采購員與供應商溝通建立供應商檔案卡的主要做法是：編制供應商信息周報，由匯總整理，周會(huì )時(shí)上報總經(jīng)理，據此建立綜合的供應商檔案。

　　第四條 供應商檔案管理應注意問(wèn)題

　　1. 供應商檔案管理應保持動(dòng)態(tài)性。供應商檔案管理不同于一般的檔案管理。如果一經(jīng)建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據供應商情況的變化，不斷地加以調整，消除過(guò)舊資料;及時(shí)補充新資料，不斷地供應商的變化，進(jìn)行跟蹤記錄。

　　2. 供應商檔案管理的重點(diǎn)不僅應放在現有供應商上，而且還應更多地關(guān)注意向供應商，為公司選擇新應商，開(kāi)拓新市場(chǎng)提供資料。

　　3. 供應商檔案管理應“用重于管”，提高檔案的質(zhì)量和效率。不能將供應商檔案束之高閣，應以靈活的方式及時(shí)全面地提供給業(yè)務(wù)人員和有關(guān)人員。同時(shí)，應利用供應商檔案，作更多的分析，使死檔案變成活資料。

　　4、借閱供應商檔案時(shí)，必須辦理借閱手續。請借閱人員注明借閱期限。

　　供應商檔案管理制度 2

　　一、建立、憲善采購制度，做好采購成本控制的基礎工作

　　采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無(wú)章可依，還會(huì )給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個(gè)方面:

　　1、建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規范企業(yè)的采購活動(dòng)、提高效率、杜絕部門(mén)之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規定物料采購的申請、授權人的批準權限、物料采購的流程、相關(guān)部門(mén)(特別是財務(wù)部門(mén))的責任和關(guān)系、各種材料采購的規定和方式、報價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購制度中規定采購的物品要向供應商詢(xún)價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供應商，并把所選的供應商及其報價(jià)填在請購單上;還可規定超過(guò)一定金額的采購須附上三個(gè)以上的書(shū)面報價(jià)等，以供財務(wù)部門(mén)或內部審計部門(mén)稽核。

　　2、建立供應商檔案和準入制度。對企業(yè)的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個(gè)供應商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應商中進(jìn)行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并有專(zhuān)人管理。同時(shí)要建立供應商準入制度。重點(diǎn)材料的供應商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財務(wù)等部門(mén)聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的問(wèn)題逐一評分，只有達到或超過(guò)評分標準者才能成為歸檔供應商。

　　3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評價(jià)體系。企業(yè)采購部門(mén)要對所有采購材料建立價(jià)格檔案，對每一批采購物品的報價(jià)，應首先與歸檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無(wú)特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過(guò)檔案中的價(jià)格水平，否則要作出詳細的說(shuō)明。對于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評價(jià)體系，由公司有關(guān)部門(mén)組成價(jià)格評價(jià)組，定期收集有關(guān)的供應價(jià)格信息，來(lái)分析、評價(jià)現有的價(jià)格水平，并對歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評價(jià)和更新。這種評議視情況可一季度或半年進(jìn)行一次。

　　4、建立材料的標準采購價(jià)格，對采購人員根據工作業(yè)績(jì)進(jìn)行獎懲。財務(wù)部對所重點(diǎn)監控的材料應根據市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品標準成本定期定出標準采購價(jià)格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價(jià)格。標準采購價(jià)格亦可與價(jià)格評價(jià)體系結合起來(lái)進(jìn)行，并提出獎懲措施，對完成降低公司采購成本任務(wù)的采購人員進(jìn)行獎勵，對沒(méi)有完成采購成本下降任務(wù)的采購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。

　　通過(guò)以上四個(gè)方面的工作，雖然不能完全杜絕采購人員的暗箱操作，但對完善采購管理，提高效率，控制采購成本，確實(shí)有較大的成效。

　　二、降低材料成本的方法和手段

　　1、通過(guò)付款條款的選擇降低采購成本。如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來(lái)較大的價(jià)格折扣。此外，對于進(jìn)口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也是要格外注意的。如去年我公司從荷蘭進(jìn)口生產(chǎn)線(xiàn)，由于考慮了歐元的弱勢走勢，于是選擇了歐元為付款幣種(我公司外幣存款為美元)，從而降低了設備成本。

　　2、把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機。價(jià)格會(huì )經(jīng)常隨著(zhù)季節、市場(chǎng)供求情況而變動(dòng)，因此，采購人員應注意價(jià)格變動(dòng)的規律，把握好采購時(shí)機。如我公司的主要原材料聚碳酸酯(PC塑料)，去年年初的價(jià)格為2.8美元/公斤，而到了月份，價(jià)格上升到3.6美元/公斤。如果采購部門(mén)能把握好時(shí)機和采購數量，會(huì )給企業(yè)帶來(lái)很大的經(jīng)濟效益。

　　3、以競爭招標的方式來(lái)牽制供應商。對于大宗物料采購，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競爭招標，往往能通過(guò)供應商的相互比價(jià)，最終得到底線(xiàn)的價(jià)格。此外，對同一種材料，應多找幾個(gè)供應商，通過(guò)對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。

　　4、向制造商直接采購或結成同盟聯(lián)合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環(huán)節，降低采購成本，同時(shí)制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會(huì )更好。另外，有條件的幾個(gè)同類(lèi)廠(chǎng)家可結成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個(gè)廠(chǎng)家訂購數量小而得不到更多優(yōu)惠的.矛盾。

　　5、選擇信譽(yù)佳的供應商并與其簽訂長(cháng)期合同。與誠實(shí)、講信譽(yù)的供應商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)的交貨期，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長(cháng)期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

　　6、充分進(jìn)行采購市場(chǎng)的調查和信息收集。一個(gè)企業(yè)的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場(chǎng)的調查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格的走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設專(zhuān)人從事這方面的工作，定期形成調研報告。

　　三、實(shí)行戰略成本管理來(lái)指導采購成本控制

　　估算供應商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。我們以前的采購管理只是過(guò)多強調公司內部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占主動(dòng)地位�？梢酝ㄟ^(guò)參觀(guān)供應商的設施，觀(guān)察并適當提問(wèn)以獲得更多有用的數據;甚至為了合作，明確要求供應商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應商的成本。在估計供應商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強溝通和聯(lián)系，即與供應商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭取雙贏(yíng)的局面。要與供應商建立長(cháng)期的合作關(guān)系，就不能在談判中把供應商遇到賠錢(qián)的地步。

　　供應商檔案管理制度 3

　　為了適應當前市場(chǎng)經(jīng)濟的新形勢對檔案信息的要求，促進(jìn)檔案向生產(chǎn)力轉化，首要的任務(wù)是解放思想、提高認識、轉變觀(guān)念，要擺脫習慣勢力和主觀(guān)偏見(jiàn)的束縛，樹(shù)立有利于檔案與經(jīng)濟結合的新思想、新觀(guān)念、使我們的思想認識，精神狀態(tài)，工作作風(fēng)與面臨的形勢相結合。

　�。�1）提高對“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力、城建檔案是潛在生產(chǎn)力”的認識，增強檔案意識。當今世界，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及其向生產(chǎn)力的迅速轉化，已經(jīng)成為現代生產(chǎn)力中最活躍和最主要的推動(dòng)力量.是形成現代國家綜合國力的核心，是興國之本，富國之源。充分認識“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”，對城建檔案工作者來(lái)說(shuō)，就是要增強科學(xué)意識，把城建檔案管理轉移到依靠科技進(jìn)步和提高檔案干部素質(zhì)的軌道上來(lái)，要以科學(xué)技術(shù)為先導，依靠先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)振興城建檔案工作，要改變過(guò)去憑經(jīng)驗和主要依靠行政手段、手工操作進(jìn)行管理，逐步實(shí)現城建檔案現代化管理。

　　城建檔案工作者要充分認識城建檔案在生產(chǎn)力要素中的功能，充分認識自己的工作對社會(huì )生產(chǎn)力發(fā)展的重要意義，把加速城建檔案信息由潛在生產(chǎn)力向現實(shí)生產(chǎn)力轉化，作為自己的時(shí)代使命。

　�。�2）深化對檔案基本功能的認識，增強改革開(kāi)放和市場(chǎng)經(jīng)濟意識。檔案是一種多功能的信息資源。檔案有本源性信息的功能、知識功能、文化功能、再生功能、商品功能等等。對我們城建檔案工作者來(lái)說(shuō)，要著(zhù)重加深對城建檔案知識信息功能和商品功能的認識，提高對城建檔案在生產(chǎn)力要素中的功能的認識。

　　城建檔案還具有商品功能，城建檔案作為人們從事科研，生產(chǎn)建設活動(dòng)的原始記錄，是把勞動(dòng)者和生產(chǎn)資料結合起來(lái)的一種介質(zhì)。它雖然不具有商品屬性，不能作為技術(shù)商品流通。但是，其復制品可以進(jìn)入技術(shù)信息市場(chǎng)，作為商品出售交換。從這個(gè)意義上講，城建檔案具有商品屬性。當前科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為商品進(jìn)入技術(shù)市場(chǎng)，城建檔案作為科學(xué)技術(shù)的`一種載體也相應地進(jìn)入了技術(shù)市場(chǎng)，例如：城建檔案的復制品可以作為技術(shù)商品實(shí)行有償服務(wù)（建筑設計、工程地質(zhì)勘探等成果就是有償提供的）；可以為技術(shù)轉讓、技術(shù)咨詢(xún)、技術(shù)服務(wù)提供成果信息；可供技術(shù)出口；可隨產(chǎn)品出售作為產(chǎn)品維修依據。

　　城建檔案工作者要增強城建檔案信息觀(guān)念和商品經(jīng)濟意識，千方百計使城建檔案的復制品隨技術(shù)轉讓、出口打入技術(shù)信息市場(chǎng)，使城建檔案發(fā)揮經(jīng)濟效益。

　　城建檔案管理現代化就是用科技的思想、組織、方法和先進(jìn)的技術(shù)手段，對城建檔案工作進(jìn)行有效管理，使之獲得最佳的工作效率，最大的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益。實(shí)現城建檔案管理現代化，主要抓三個(gè)方面的工作：

　�。�1）建檔工作現代化。即以當代的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)裝備城建檔案工作，實(shí)現工作手段現代化。從目前國內外的情況看，主要是采用電子計算機、縮微機等現代化設備，用于存儲、檢索、復制檔案及各種管理數據的統計分析等。例如，建立計算機的檢索系統、編目系統、借閱管理系統、統計系統、庫房管理系統、財務(wù)從事行政管理系統，并逐步實(shí)行計算機聯(lián)網(wǎng)，形成地區性或全國性的網(wǎng)格系統。

　　檔案縮微化也是檔案工作技術(shù)現代化發(fā)展的趨勢，目前為了解決檔案數量的急劇增長(cháng)和載體的不斷老化，以及由此而來(lái)的檔案保管和使用上的矛盾�？s微技術(shù)在檔案部門(mén)已經(jīng)得到廣泛的應用，它能保持檔案的原貌，大大縮小檔案的體積，節省存儲空間，便于保管，有利于保護檔案原件，延長(cháng)檔案的壽命，成本低，保存期長(cháng)，不易損壞變質(zhì)。此外，聲像技術(shù)、現代化檔案保護技術(shù)的作用，也是檔案工作技術(shù)現代化內容，是提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率的有力保證。

　�。�2）城建檔案工作管理現代化。實(shí)現檔案工作管理現代化，要求從四個(gè)方面著(zhù)手：一是管理思想現代化。就是要確立管理科學(xué)化、高效化、系統化的思想。二是管理組織現代化。組織機構是發(fā)揮管理功能，完成管理目標的工具，要求城建檔案組織機構系統必須目標明確，任務(wù)清楚，信息靈通，相對穩定，管理效率高。三是管理方法現代化。采用現代化決策方法，目標管理、全面質(zhì)量管理、經(jīng)營(yíng)責任制度，達到調動(dòng)職工積極性，提高工作效率，保證總目標實(shí)現的目的。四是管理手段現代化。改變過(guò)去單純用行政手段管理的方法，要采取法律的、經(jīng)濟的、行政的綜合管理手段，履行監督指導職能。實(shí)現城建檔案工作標準化，也是對檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理的一個(gè)重要手段，是實(shí)現檔案工作現代化的前提。城建檔案名詞術(shù)語(yǔ)、檔案檢索分類(lèi)、主題與標引、著(zhù)錄格式、縮微、庫房建筑、檔案裝具、組卷的方式方法等方面。都要制定統一的標準和技術(shù)規范，使城建檔案工作逐步走向標準化、規范化。

　�。�3）檔案干部現代化。人是管理中最活躍的因素，檔案工作機構由人來(lái)組成，現代化的工作技術(shù)由人掌握，管理的職責由人來(lái)完成，政策、法令、規章制度由人掌握和執行。要實(shí)現檔案工作現代化，首先要實(shí)現檔案干部的現代化。為此，必須大力加強教育，要以建設有中國特色的社會(huì )主義理論武裝企體檔案工作人員，要不斷提高檔案干部的政策素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，這是科學(xué)興檔的一項戰略措施。城建檔案工作現代化，對城建檔案干部的素質(zhì)尤其是知識結構提出了更高的要求。城建檔案干部除具備一定的政治理論水平、系統的文化基礎知識和檔案專(zhuān)業(yè)知識外，還必須學(xué)習掌握現代化的科學(xué)知識，學(xué)習城市建設各項專(zhuān)業(yè)的基礎知識，學(xué)習法律知識，學(xué)習掌握外語(yǔ)等。城建檔案干部只有具備廣泛的知識，才能有應變能力，富于創(chuàng )新精神，才能在實(shí)現檔案工作現代化中加速城建檔案向生產(chǎn)力轉化方面發(fā)揮更加重要作用。

　　大力開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，是加速城建檔案向生產(chǎn)力轉化的必要條件。

　　為此，必須首先建立健全各城市城建檔案信息庫一城建檔案館。認真做好城建檔案信息的儲存、整理、分析、傳播、輸出和信息反饋工作。要著(zhù)重抓好以下工作：

　�。�1）抓好城建檔案信息輸入、存儲工作。這是建設城建檔案的收集工作，不斷豐富優(yōu)化管藏。

　�。�2）抓好城建檔案信息檢索工具的編制工作。這是開(kāi)發(fā)城建檔案信息手段。檔案信息檢索工具越完整、越科學(xué)、檔案信息開(kāi)發(fā)的深度和廣度越深越廣，檢索時(shí)間就越短，查全率、查準率就越高。

　�。�3）要抓好城建檔案信息輸入、傳播工作。這是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的目的。為此，要增強信息觀(guān)念，樹(shù)立城建檔案工作應服從于經(jīng)濟建設的指導思想。在服務(wù)范圍上，由內向外結合轉變；在服務(wù)方式上，要由封閉、半封閉向開(kāi)放型轉變；在服務(wù)方法上，要由被動(dòng)向主動(dòng)轉變，改變“消極守攤，被動(dòng)應付”的局面；在服務(wù)手段上，要由手工操作向現代化手段相結合轉變，要采用電子計算機、縮微照相、靜電復印、光盤(pán)等先進(jìn)技術(shù)，及時(shí)準確地輸出、傳播檔案信息。在服務(wù)內容上提供一次文獻向提供二次、三次文獻轉變。這是今后效益和社會(huì )效益的有效方式。

　　供應商檔案管理制度 4

　　為加強公司檔案及文件管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，需要對檔案做好管理。

　　一、公司管理檔案的范圍及管理權限的劃分

　　1、公司級檔案管理范圍，由公司專(zhuān)人管理并負責一切借閱、復印、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件：

　　(1)公司設立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;

　　(2)業(yè)務(wù)來(lái)往方面的文件材料(含合同、對方資料、銀企聯(lián)系函件等);

　　(3)政府、項目批文、合同;

　　(4)上級機關(guān)發(fā)來(lái)的本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條列、規定、計劃等文件資料;

　　(5)公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項文件流程、公司決定等);

　　(6)工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;

　　(7)公司月度、年中、年度工作計劃;

　　(8)公司簽訂的各類(lèi)合同;

　　(9)公司有效證件、印章;

　　(10)公司重要的會(huì )議材料、包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、會(huì )議記錄等;

　　(11)公司大事記及反映本公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報、相片、錄像等;

　　(12)其他具有法律效益力及保護價(jià)值的文件。

　　(13)各項目相關(guān)資料分類(lèi)存放。

　　2、檔案管理范圍，有指定專(zhuān)職文書(shū)管理。檔案文件如下：

　　(1)報請總經(jīng)理批復的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結、統計報表等;

　　(2)相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;

　　(3)公司媒體宣傳資料;

　　二、公司檔案管理準則

　　1、公司檔案工作，要實(shí)行集中與分散管理相結合的體制，即堅持收集、管理文件材料的制度。由負責人主體檔案的管理，并對檔案管理工作進(jìn)行督促和指導。設立專(zhuān)門(mén)檔案柜，配備專(zhuān)人分管檔案工作。

　　2、了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的規范范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。

　　3、認真執行平時(shí)歸檔制度，對本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸檔，每極度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢。

　　4、承辦人員需借用文件材料時(shí)，應積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記。

　　三、檔案管理、歸檔文件整理

　　1、部門(mén)以公司名義制作的規劃規定、通知、通告、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、項目方案等文件均應由部門(mén)文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。

　　2、歸檔時(shí)限

　　各部門(mén)專(zhuān)職文書(shū)就文件歸檔工作應做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內。應做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。

　　3、歸檔文件的整理

　　1) 歸檔材料必須時(shí)辦理完畢的正式材料。

　　2) 歸檔材料應完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請示和批復放在一起。

　　3) 歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，報表、名冊、圖冊、會(huì )議記錄等一冊(本)為一件，來(lái)文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件。

　　4) 不同年度的文件分開(kāi)存放。

　　5) 合同按內分開(kāi)，分別分為工程合同、設計合同、申元合同、申德合同。

　　四、檔案的銷(xiāo)毀

　　1、個(gè)人非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

　　2、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和和無(wú)保存價(jià)值的'或是盜了銷(xiāo)毀期限的檔案，由總經(jīng)理批示后執行。

　　五、檔案保管

　　1、防止檔案的損壞，延長(cháng)檔案的壽命，維護檔案的安全;

　　2、保持檔案存放室良好的通風(fēng)，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防強光的工作，門(mén)窗應結實(shí)牢固。

　　3、隨時(shí)對檔案進(jìn)行清理，清除不必要保存的材料;對破壞褪色的材料進(jìn)行修補和復制。

　　供應商檔案管理制度 5

　　第一條:安全臺帳資料記錄是反映一個(gè)單位安全生產(chǎn)管理的情況，在安全臺帳的記錄、整理和積累過(guò)程中能起到自我督促、強化安全生產(chǎn)管理的作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據安全生產(chǎn)管理職責范圍分別建立相應的安全臺帳，安全臺帳由各生產(chǎn)單位指定專(zhuān)人負責，保證資料收集的及時(shí)、準確、齊全。

　　第二條:各生產(chǎn)單位安全臺帳分門(mén)別類(lèi)，按時(shí)間順序(以年度為界)裝訂成冊，編寫(xiě)相應的目錄。

　　第三條:各生產(chǎn)單位安全臺帳資料分為以下幾大類(lèi):

　　1、責任書(shū):承包合同、安全管理機構設置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò )圖、上下兩級簽訂的`安全生產(chǎn)責任書(shū)、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責任狀、特種作業(yè)人員安全責任狀、生產(chǎn)單位主要負責人、副職負責人、安全負責人、技術(shù)人員、安全員、車(chē)間主任(工區、段、隊)長(cháng)、班組長(cháng)安全生產(chǎn)崗位責任制。

　　2、制度文件:有關(guān)部門(mén)制訂和下發(fā)的制度性文件。

　　3、通知、通報:有關(guān)部門(mén)下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報。

　　4、花名冊:全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關(guān)身份證明、安全資格證書(shū)復印件。

　　5、新工人(含民工和臨時(shí)工)三級教育資料。

　　6、安全檢查、安全學(xué)習、安全宣傳培訓教育活動(dòng)情況資料。

　　7、機械、電氣等設備管理資料(含設備保養、維修、檢驗、檢測、使用情況等資料)。

　　8、安全技術(shù)交底資料。

　　9、危險化學(xué)品、民用爆破器材管理臺帳資料(如有則建立)。

　　10、安全事故應急預案、事故記錄和報告資料、安全事故調查處理材料。

　　11、安全設備設施和勞保用品購買(mǎi)、發(fā)放登記臺帳(附票證復印件)。

　　第四條:以上安全臺帳統一采用12種臺帳格式附后，各生產(chǎn)單位可根據具體情況要求增加表格(采用A4紙)。

　　第五條:每年年終臺帳裝訂成冊保存。

　　第六條:公司質(zhì)安部對各生產(chǎn)單位安全臺帳的建立落實(shí)情況督促和監督，并定期進(jìn)行檢查，檢查時(shí)間為每季進(jìn)行一次。

　　供應商檔案管理制度 6

　　一、干部檔案管理部門(mén)須每年對干部檔案進(jìn)行一次檢查核對。在檔案庫房發(fā)生火災、檔案丟失、大批檔案移交等特殊情況時(shí)還須隨時(shí)進(jìn)行檢查。

　　二、檢查的主要內容：庫房、檔案柜及包裝材料是否符合要求，庫房設施是否達到“六防”要求。

　　三、核對的主要內容：檔案的實(shí)有數量與底帳是否一致;檔案的編號是否正確、與底帳是否一致，檔案存放的'位置與編號是否相符;檔案接收、轉出、借出、歸還后，是否進(jìn)行了相應的登記、注銷(xiāo)和還原;檔案及檔案材料是否損毀、丟失或錯裝。

　　四、檢查核對主要由干部檔案管理部門(mén)自查，必要時(shí)也可由上級主管部門(mén)組織互查。檢查時(shí)必須有檢查記錄，檢查結束后，對發(fā)現的問(wèn)題，應及時(shí)向領(lǐng)導匯報，并盡快加以解決。

　　供應商檔案管理制度 7

　　一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關(guān)業(yè)務(wù)科集中統一管理，任何個(gè)人不得私自存放。

　　二、檔案的收集、整理、移出、銷(xiāo)毀必須按《檔案法》和上級檔案管理部門(mén)有關(guān)規定辦理，嚴禁擅自銷(xiāo)毀或出售檔案。

　　三、凡是調閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核后，方可提供查閱。

　　四、檔案必須在檔案所在科室內查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意后方可進(jìn)行。

　　五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、復印、涂改、拆開(kāi)、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時(shí)進(jìn)行必要的檢查，確保檔案完好無(wú)損。

　　六、本局全體工作人員必須嚴格執行黨和國家的`保密、保衛制度，杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的發(fā)生，確保檔案安全。

　　七、檔案存放處要保持清潔衛生，存放檔案要井然有序，排列有系統化，以便調閱。

　　八、檔案管理人員因工作調動(dòng)，須按規定辦理交接手續。

　　供應商檔案管理制度 8

　　第一條總則

　　1.為規范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開(kāi)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2.本制度的'檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料，包括:國家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。

　　3.公司對檔案實(shí)行集中統一管理。

　　第二條檔案管理架構

　　1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。

　　2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。

　　3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。

　　第三條檔案分類(lèi):

　　1.文書(shū)類(lèi)檔案

　　1)政府部門(mén)各類(lèi)文件

　　2)公司對外、對內各類(lèi)正式發(fā)文

　　3)法律公文

　　4)廣告策劃文案

　　2.工程技術(shù)類(lèi)

　　1)設備設施檔案

　　2)招投標檔案

　　3.財務(wù)類(lèi)檔案

　　4.合同類(lèi)檔案

　　5.公司各類(lèi)證照

　　6.影音類(lèi)文件

　　第四條歸檔工作流程

　　1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。

　　2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類(lèi)要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

　　3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負責人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。

　　第五條歸檔要求

　　1.歸檔文件必須完整齊全。

　　2.歸檔文件必須按規定分類(lèi)、整理、編目。

　　3.檔案編目

　　1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度+(項目)部門(mén)或管理處+案卷號

　　如:2004/市場(chǎng)/001

　　2)工程類(lèi)檔案:年度+項目+檔案分類(lèi)+案卷號

　　如:2004/百事可樂(lè )/項目/001

　　3)財務(wù)類(lèi)檔案:會(huì )計年度設置

　　4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項目)+合同類(lèi)型+年份+案卷號

　　4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復印件均不能歸檔。

　　5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計算機軟盤(pán)、光盤(pán)要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):

　　1)照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。

　　2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤(pán)數、序號等。

　　第六條檔案借閱、移交

　　1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準。

　　2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。

　　3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案，若跨部門(mén)借閱，須經(jīng)檔案主管部門(mén)負責人批準。

　　4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫(xiě)清楚。

　　第七條保管和保密制度

　　1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒，且要求標識明確。

　　2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

　　3.檔案的保密?chē)栏駡绦袡n案保密制度，采取相應保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監銷(xiāo)，防止泄密。

　　4.節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。

　　第八條附則

　　工程檔案、財務(wù)檔案管理制度細則由部門(mén)另行制定。

　　供應商檔案管理制度 9

　　第一章總則

　　第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

　　第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作實(shí)績(jì)等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據，是本公司檔案的重要組成部分。

　　第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):

　　1、保管員工人事檔案;

　　2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

　　3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

　　4、通過(guò)人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;

　　5、逐步實(shí)現員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現代化。

　　第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負責。

　　第二章人事檔案的收集和歸檔

　　第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門(mén)的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規定，互相配合，認真做好。

　　第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執行。員工人事檔案材料內容:

　　1、員工登記表(含照片)。

　　2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。

　　3、考核材料(如試用期滿(mǎn)考核鑒定、見(jiàn)習期滿(mǎn)考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。

　　4、各類(lèi)證書(shū)復印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書(shū)復印件;②各類(lèi)資格證書(shū)復印件;③身份證復印件;④職務(wù)聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、獎懲材料。

　　6、兼職情況(包括出任董監事情況<原件或復印件>、擔任社會(huì )職務(wù)情況<原件或復印件>等)。

　　7、承諾書(shū)、勞動(dòng)合同(應做到文本齊全完整，時(shí)間連續及時(shí))、各類(lèi)因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書(shū)等。

　　8、各類(lèi)審批材料(復印件，包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。

　　9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個(gè)人年度工作總結或述職報告、各類(lèi)培訓總結、培訓成績(jì)、出國培訓總結等)。

　　第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整，印章手續完備，且辦理完畢的.正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

　　第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

　　第九條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，在形成正式材料后的一個(gè)月內，負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。

　　第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí)，要及時(shí)通知形成檔案材料的部門(mén)，補送材料或補辦手續。形成材料的部門(mén)要按規定認真辦理。

　　第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來(lái)源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應歸檔的材料。同時(shí)，要熟悉收集歸檔工作的各項規定，對收集到的材料，認真鑒別，嚴格把關(guān)，及時(shí)入卷歸檔。

　　第十二條形成員工人事檔案材料的部門(mén)，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí)，如其他檔案管理部門(mén)也需要收集歸檔，則材料形成部門(mén)要事先考慮制作材料的數量，必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。

　　第三章人事檔案的保管

　　第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設專(zhuān)人妥善保管，不得泄密。

　　第十三條員工人事檔案應存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。

　　第十四條檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號，并每年進(jìn)行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發(fā)現丟失或問(wèn)題，應及時(shí)查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩

　　第十五條檔案移交要填寫(xiě)清單，交接雙方應共同清點(diǎn)并簽字留據。

　　第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。

　　第十七條檔案管理人員調動(dòng)時(shí)，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。

　　第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實(shí)到位。

　　第十九條檔案庫房是機要重地，無(wú)關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。

　　第二十條逐步實(shí)現員工檔案管理工作的科學(xué)化、現代化。

　　第四章人事檔案的查閱和借用

　　第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續后方可查閱或借閱本人人事檔案。

　　第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時(shí)，應寫(xiě)明原因并經(jīng)執行總裁批準同意方可。

　　第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無(wú)誤后，寫(xiě)明材料出處和時(shí)間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內容，違犯者將視情節輕重，給予批評教育甚至紀律處分。

　　第五章人事檔案的轉遞

　　第二十四條員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過(guò)程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現絲毫的差錯。

　　第二十五條人員內部調動(dòng)，檔案轉遞要做到檔隨人走，公司綜合服務(wù)部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。

　　第二十六條檔案轉遞必須填寫(xiě)《員工人事檔案轉遞通知單》，并通過(guò)機要轉遞或由檔案管理員專(zhuān)程送取，嚴禁個(gè)人攜帶。對個(gè)人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應拒絕接收。

　　第二十七條轉遞的檔案必須是經(jīng)過(guò)鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出，不能分批轉出。

　　第二十八條對轉進(jìn)的檔案在核對無(wú)誤后，及時(shí)將《員工人事檔案轉遞通知單》回執退回。

　　第二十九條對違反轉遞規定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問(wèn)題的要追究、當事人和有關(guān)管理人員的責任。

　　第六章

　　附則

　　第三十條本制度由綜合服務(wù)部負責解釋。

　　供應商檔案管理制度 10

　　一、安全基礎臺帳應分級管理，安全辦設專(zhuān)人管理，車(chē)間(部門(mén))、班組明確有人專(zhuān)管。

　　二、建立嚴格的安全基礎臺帳管理制度，保證其真實(shí)性、準確性和嚴肅性。有關(guān)車(chē)間(部門(mén))應認真填寫(xiě)，數據真實(shí)準確，嚴禁隨意涂改，如發(fā)現有隨意造假者，對造假者進(jìn)行嚴肅處理。

　　三、主要安全基礎臺帳(包括原始資料)

　　1、安全組織、機構、人員類(lèi)。

　　2、安全宣傳教育類(lèi)。(新員工三級安全教育、全員定期教育、特種作業(yè)人員教育等)

　　3、安全檢查類(lèi)。(廠(chǎng)級、車(chē)間、班組檢查、專(zhuān)項檢查等)

　　4、安全獎罰類(lèi)。

　　5、各種傷亡、事故類(lèi)。

　　6、職業(yè)安全衛生實(shí)施類(lèi)。

　　7、各種塵毒、物理性危害監測類(lèi)。

　　8、安全技術(shù)措施費用提取使用類(lèi)。

　　9、接觸有毒有害員工登記、體檢、職業(yè)病類(lèi)。

　　10、各種設備安全狀態(tài)類(lèi)。

　　11、消防類(lèi)。

　　12、安全標志、標牌類(lèi)。

　　13、特種作業(yè)培訓、考試、發(fā)證類(lèi)。

　　14、“三同時(shí)”審批手續費。

　　15、安全值班記錄類(lèi)。

　　16、危險作業(yè)、動(dòng)火作業(yè)、動(dòng)土作業(yè)等審批手續類(lèi)。

　　17、勞動(dòng)保護用品計劃、采購、發(fā)放審批手續類(lèi)。

　　18、保健食品類(lèi)。

　　19、各種統計、分類(lèi)報表類(lèi)。

　　20、事故應急救援類(lèi)

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