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檔案管理需要注意哪些事項
學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統一。一般，檔案是指人們在各項社會(huì )活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。下面是小編整理的檔案管理需要注意哪些事項，歡迎大家分享。
一、檔案室的交接
1、檔案室交接時(shí)，首先檔案管理人員要整理好檔案室內的檔案建立檔案交接表。
2、交接人與接收人要逐一清點(diǎn)核實(shí)檔案，然后再檔案交接表上雙方簽字。
3、接收人要熟悉檔案室內的所有檔案分布情況。
二、檔案的交接
1、歸檔資料：歸檔資料少時(shí)需由交檔人填寫(xiě)《檔案交接記錄》，登記好時(shí)間、檔案名稱(chēng)、數量等相關(guān)信息。數量多時(shí)除了要填寫(xiě)《檔案交接記錄》，同時(shí)，還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細目錄（紙質(zhì)版、電子版）。
2、檔案管理員進(jìn)行檔案資料的確認，經(jīng)雙方核實(shí)認可后，交接雙方相互簽字確認。
3、檔案管理員根據歸檔資料的類(lèi)別進(jìn)行存檔，并建立書(shū)面和電子檔案目錄。
4、各類(lèi)檔案要按類(lèi)別、用途分別存檔，整理出書(shū)面及電子目錄，便于管理和查閱。
5、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確。熱敏紙傳真件和字跡易（或已嚴重）褪化的文件材料（用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)）應附上復印件。
6、平時(shí)合同交接時(shí)每月的15日、30日集中交接
三、日常管理
1、借閱人填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱(chēng)、借閱理由及歸還期限。
2、經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。
3、所借檔案的復印件的內容僅供本次借閱事由涉及的用途，不得作為他用。
4、借閱人應愛(ài)護檔案，注意安全和保密，嚴謹私自復印、抽卷、抽頁(yè)、涂改和污損。
5、檔案歸還：
1）檔案管理員要及時(shí)催促檔案借閱者按時(shí)歸還檔案，并在檔案歸還時(shí)嚴格檢查驗收，保證檔案完好。
2）營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證等原件當天借當天還。
6、做好檔案室的衛生清潔，定期進(jìn)行通風(fēng)，做好物品防潮、防腐、防蟲(chóng)、防火、防塵、防曬等工作。
拓展：檔案管理條例
一、局檔案工作機構
成立局工作鑒定小組，由辦公室、處、行政處、計財處有關(guān)人員組成。
局的檔案工作機構為現行局的綜合檔案室，檔案室對局機關(guān)檔案實(shí)行綜合管理。其日常工作由辦公室領(lǐng)導，業(yè)務(wù)上受?chē)沂�、幣檔案局監督和指導。
二、綜合檔案室的職責
1．按照上級關(guān)于檔案工作的規定，組織具體實(shí)施工作。
2．擬訂局檔案工作計劃和工作制度。
3.負責組織每年文書(shū)立卷、歸檔工作。
4．統一管理局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，做好收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和編研工作。
5．按規定向幣檔案館移交應進(jìn)館的檔案，接受局直屬撤銷(xiāo)單位的檔案。
6．負責收集與局業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。
7．辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
8．協(xié)同有關(guān)處室對基層單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和督促檢查。
三、檔案綜合管理范圍
凡屬局各處、室和黨、政、工、團組織形成的文書(shū)檔案、基建檔案（包括房改工作檔案）、設備檔案、聲像檔案、已故人員檔案（人事部門(mén)存三年后再移交）均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊、編號目錄，將檔案交綜合檔案室管理。
四、文件材料歸檔
1．本局在工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料（包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專(zhuān)業(yè)性文件），必須及時(shí)立卷歸檔，以保存局的歷史面貌。
2.歸檔的基本要求
(1)歸檔的文件材料必須準確地反映局工作活動(dòng)的真實(shí)歷史面貌；
(2）歸檔的文件材料必須進(jìn)行立卷整理，要符合立卷的原則和要求。
3歸檔時(shí)間
(1)黨、政、工、團的文書(shū)立卷和各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案，應于翌年第二季度歸檔完畢。
(2)基建文件材料歸檔應與該基建工程建設同步進(jìn)行，工程竣工驗收后三個(gè)月內向檔案室移交。
(3）設備文件材料應于設備開(kāi)箱時(shí)驗收登記，設備安裝調試或投入使用三個(gè)月后向檔案室移交。
(4）會(huì )計檔案由財政部門(mén)整理立卷后，按2000年7月1日實(shí)施的《會(huì )計法》規定，在對務(wù)部門(mén)保管一年后移交綜合檔案室。
(5）已故干部職工檔案，按市委組織部市檔案局(xxxx)6號文規定，干部職工死亡后，其檔案在人事部門(mén)保存三年后向檔案室移交。
(6）聲像檔案自形成一個(gè)月內向檔案室歸檔，凡歸檔的照片（連圖片）、錄音帶必須有文字說(shuō)明（包括時(shí)間、地點(diǎn)、入物（職務(wù)）、內容、拍攝（錄制）者姓名，錄像帶還應有解說(shuō)詞〕。
4．歸檔份數，黨政文件一般歸檔兩份，一份連底稿作檔案保存，一份作文件匯編。其他門(mén)類(lèi)的文件，一般歸檔一份，比較重要的可增加歸檔份數。
五、檔案的管理
1.局的全部檔案為一個(gè)全宗，全宗內有檔案，按門(mén)類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，根據同級和上級檔案行政部門(mén)的要求，編制分類(lèi)方案，編制類(lèi)和編號的方法要便于保管和使用。
2．建立和健全檔案工作各項制度，把檔案工作列入機關(guān)工仁和業(yè)務(wù)活動(dòng)計劃，把基建工作列入有關(guān)部門(mén)和人員的職責范圍和崗位責任制。
六、加強檔案室的保護工作，改善檔案保管條件，并定期對檔案保管的狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題向領(lǐng)導匯報，及時(shí)采取措施，保護檔案的安全。
1．根據國家和同級檔案行政管理機關(guān)的規定，擬訂檔案保管期限表，為又書(shū)立卷和檔案鑒定提供依據。
2.檔案的鑒定工作，由局辦公室牽頭組織有關(guān)業(yè)務(wù)處室組成鑒定小組，負責提出鑒定意見(jiàn)。
3，銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案，必須登記造冊，經(jīng)局分管領(lǐng)導批準，指定兩人監督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
4．檔案的移交按國家有關(guān)規定，將永久、長(cháng)期保存的檔案，向幣檔案館移交并辦好移交手續。
七、建立檔案統計工作制度，檔案收集、移出都應登記入冊，并按上級要求，報送檔案工作情況統計表。
八、歸檔的利用。積極配合機關(guān)工作中心任務(wù)，及時(shí)做好檔案的利用，并根據使用的需要，編制檢索工具和參考資料。
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