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論秘書(shū)的信息工作論文
在學(xué)習、工作中，大家最不陌生的就是論文了吧，論文是對某些學(xué)術(shù)問(wèn)題進(jìn)行研究的手段。那要怎么寫(xiě)好論文呢？以下是小編為大家收集的論秘書(shū)的信息工作論文，希望對大家有所幫助。
論秘書(shū)的信息工作論文 篇1
[摘 要]信息，自古以來(lái)都是各級領(lǐng)導決策和管理的重要條件和手段。當前，已進(jìn)入信息爆炸的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)深刻改變世界，人人都成為信息的接受者和傳遞者，信息已成為現代社會(huì )的寶貴資源之一。而現代社會(huì )的秘書(shū)工作將是知識和信息高度密集的領(lǐng)域，涉及到信息收集、鑒別、儲存、處理、輸出、反饋等多個(gè)環(huán)節。作為秘書(shū)，必須做到在信息工作領(lǐng)域內運籌帷幄，為決策者提供有效服務(wù)，才能更好地做好領(lǐng)導的參謀和助手。
[關(guān)鍵詞]信息;秘書(shū);管理
1、信息工作在秘書(shū)工作中的地位
秘書(shū)的信息工作主要是指根據領(lǐng)導與上級部門(mén)的要求了解情況、掌握動(dòng)態(tài)，發(fā)現問(wèn)題、加工處理、綜合分析，提供信息資料給領(lǐng)導參考。具體來(lái)說(shuō)，表現在以下幾個(gè)方面。
1.1 是匯報工作、反映情況的重要途徑，也是輔助領(lǐng)導科學(xué)決策的基本條件
信息是各級領(lǐng)導管理各項事務(wù)的依據，特別是在科學(xué)決策和管理的過(guò)程中，越來(lái)越依賴(lài)于信息的充分性、準確性和及時(shí)性。秘書(shū)部門(mén)是單位的工作樞紐，這樣的性質(zhì)和定位決定了信息工作是秘書(shū)的核心工作內容之一，可概括為收集信息、加工信息、輸出信息和反饋信息。具體來(lái)說(shuō)，首先是收集過(guò)去和現在的信息，積累大量的重要素材，為迅速形成好的文稿奠定基礎;其次，加工處理信息，提供準確、完整、有參考價(jià)值的信息，為決策提供強有力的支撐。
1.2 信息工作的水平?jīng)Q定了秘書(shū)工作的水平
秘書(shū)工作的核心是做好領(lǐng)導同志的參謀助手。領(lǐng)導同志對信息有著(zhù)強烈的需求和很高的要求，秘書(shū)要當好參謀助手，信息工作就是其中最重要的一個(gè)方面。有價(jià)值的信息，可以讓領(lǐng)導省去很多時(shí)間、少走很多彎路，其意義不可估量。秘書(shū)信息工作做得如何，反映出為領(lǐng)導服務(wù)的層次和質(zhì)量，反映出領(lǐng)導的信息敏感性，也反映出秘書(shū)工作的整體水平。是否能準確及時(shí)的報送信息也就成為了衡量秘書(shū)工作的一個(gè)重要參考。
1.3 信息化發(fā)展對秘書(shū)信息工作提出了更高的要求
當前，信息的豐富程度前所未有，傳播速度越來(lái)越快，作用也越來(lái)越大。秘書(shū)部門(mén)作為單位的信息中轉站，可以直接接觸到單位最重要的信息，一般來(lái)說(shuō)還管理著(zhù)文書(shū)、機要、檔案等多個(gè)方面的工作，能夠保證信息工作環(huán)環(huán)相扣，加快信息運轉速度。隨著(zhù)信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平日益提高，許多重要的情況通報和上級指示精神的傳達，通過(guò)現代信息渠道可即時(shí)完成，使許多文件和會(huì )議得到精簡(jiǎn)，從而大大提高了秘書(shū)部門(mén)的工作效率。因此，信息技術(shù)對開(kāi)創(chuàng )秘書(shū)工作新局面起著(zhù)強有力的推動(dòng)作用，也對秘書(shū)信息工作水平提出了更高的要求。
2、秘書(shū)信息工作的思路和重點(diǎn)
2.1 深入研究信息工作規律
秘書(shū)信息工作不斷發(fā)展的動(dòng)力，來(lái)自于領(lǐng)導的信息需求與信息供應之間的矛盾。領(lǐng)導對信息的需求是復雜的、多方面的，但仍有很多共性;從事信息工作的秘書(shū)人員，也存在一定的工作規律。一是信息需求制約。領(lǐng)導對信息需求的重點(diǎn)不同、進(jìn)度不同、利用不同，決定了不是什么信息都可以報送。二是信息時(shí)限制約。領(lǐng)導對信息的需求都有時(shí)間上的要求，而信息一般都是體現某階段工作特點(diǎn)的，具有很強的時(shí)效性，一旦超過(guò)了時(shí)限制約，信息所起到的作用就大打折扣。三是隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，信息需求質(zhì)量提升，各方面的工作標準和領(lǐng)導決策水平不斷提高，要求信息工作水平不斷提高。四是把握隱性需求。領(lǐng)導不會(huì )把所有的信息需求都明確表達出來(lái)，這就要求秘書(shū)人員善于發(fā)現隱性需求，抓住對推動(dòng)工作具有潛在價(jià)值的信息，使信息工作達到更高的水平。
2.2 始終圍繞中心工作進(jìn)行信息工作，加強信息工作的針對性和目的性
領(lǐng)導所關(guān)心的重要問(wèn)題就是單位的中心工作，也是秘書(shū)信息工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。秘書(shū)的信息工作要緊緊圍繞領(lǐng)導關(guān)心重視的問(wèn)題，學(xué)會(huì )站在領(lǐng)導看問(wèn)題的角度上，與領(lǐng)導“換位思考”，領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖。一是要多向領(lǐng)導請示匯報，確保信息工作與領(lǐng)導最關(guān)心的問(wèn)題合拍;二是多研究收集反映領(lǐng)導思路的材料，捕捉領(lǐng)導意圖，力求信息工作想領(lǐng)導之所想，急領(lǐng)導所急;三是多參加各種會(huì )議，交流溝通情況，有針對性地收集重要的信息素材。
2.3 轉換信息上報角度
在信息工作中，應以本單位的重大舉措、重點(diǎn)工作、重要思路、創(chuàng )造性做法、成績(jì)和經(jīng)驗為重點(diǎn)，但若一味強調本工作的重要性，而其又都是單位的正常工作信息，就難以引起上級領(lǐng)導的關(guān)注和重視。這就要求秘書(shū)人員要善于選擇有新意、有吸引力的角度，抓住領(lǐng)導的關(guān)注點(diǎn)和興奮點(diǎn)，與領(lǐng)導需求緊密結合。同時(shí)，也要認真研究單位實(shí)際情況，將上級精神與實(shí)際情況相結合，發(fā)揮上級統籌指導的作用，增強本單位工作的活力，使信息工作生機勃勃，并得到上級領(lǐng)導的青睞。
3、加強秘書(shū)信息工作的具體措施
3.1 深刻理解信息工作重要意義，加強機制建設
秘書(shū)要充分意識到信息工作的重要意義，深刻了解信息工作在宣傳成績(jì)、反映問(wèn)題、推動(dòng)工作等方面的獨特作用，為信息工作創(chuàng )造良好的環(huán)境和條件。當前社會(huì )信息量巨大，僅靠個(gè)人力量收集信息并加以分析是難以成功的。因此必須在單位內部建立信息工作機制，建立信息工作的.載體和平臺，特別要健全信息員隊伍建設、信息考核評價(jià)機制等，改進(jìn)信息工作中的薄弱環(huán)節。
3.2 掌握足夠的信息能力和信息知識
秘書(shū)應具備收集、分析、處理和運用信息的能力。第一，拓展信息渠道，善于通過(guò)各種方式獲取信息，達到及時(shí)、準確、全面獲取信息的要求;第二，認真篩選信息，在繁雜的各種信息中準確地找到領(lǐng)導關(guān)心的信息，以便領(lǐng)導能夠謀劃全局、正確決策;第三，掌握信息處理能力，認真分析獲得的信息，找出問(wèn)題，提出解決措施，不僅僅簡(jiǎn)單地傳遞信息，而是開(kāi)展信息深加工。
而要具備這些能力，就必須有一定的信息知識做鋪墊。首先是信息文化知識，即具備基本的科學(xué)文化常識，正確的理解和應用信息概念;其次是計算機和信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)常識，掌握基本的辦公自動(dòng)化軟件、通訊軟件等工具軟件使用操作，才能迅速捕捉所需的信息;第三要具備一定的外語(yǔ)和法律法規知識，才能從多角度、多方面了解和接受新信息，確保獲得信息的廣度和深度。
3.3 創(chuàng )新信息工作思路和方法，提高信息工作質(zhì)量
當今社會(huì )發(fā)展變化很快，信息過(guò)時(shí)、老化的周期大大縮短，秘書(shū)人員必須牢牢把握信息工作發(fā)展方向，不斷創(chuàng )新信息方法，在發(fā)現有新意的信息上下功夫。一是要在發(fā)展、變化中創(chuàng )新，創(chuàng )新是一個(gè)過(guò)程，只看到自己工作的小范圍是不夠的，除了這些看得到、摸得著(zhù)的工作之外，還要關(guān)注超前性宏觀(guān)信息，并加以創(chuàng )新提煉;二是在學(xué)習借鑒中創(chuàng )新，不僅要把眼光落在本業(yè)務(wù)的信息中，還要向其他地方、行業(yè)學(xué)習，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗，結合本單位實(shí)際融會(huì )貫通，在外地經(jīng)驗與本地實(shí)際結合的過(guò)程中，產(chǎn)生創(chuàng )新;三是提高信息工作質(zhì)量，信息工作要有高度，立足微觀(guān)，著(zhù)眼宏觀(guān)，圍繞大局，反映中心工作，更要有深度，不僅是敘述現狀，更要分析問(wèn)題、解決問(wèn)題、提出對策，這樣的信息才是領(lǐng)導真正需要的。
3.4 加強信息保密意識
辦公自動(dòng)化系統的大規模使用，提高了辦事效率，但同時(shí)也為信息泄露和被竊取提供了便利。秘書(shū)人員在獲取和使用信息的過(guò)程中，必須遵循法律和相關(guān)規定，加強道德修養建設和保密意識，自覺(jué)保護他人的知識產(chǎn)權和隱私權，防止信息泄密事件的發(fā)生，避免危害社會(huì )或侵犯他人的合法權益。
4、結 語(yǔ)
信息是現代社會(huì )的重要資源，信息工作也是各單位展示宣傳、獲取支持的主要平臺，其意義重大，任務(wù)艱巨。對秘書(shū)來(lái)說(shuō)，掌握信息工作是基本素質(zhì)，信息工作的好壞是衡量秘書(shū)工作是否合格的重要標準。只有不斷提高秘書(shū)人員對信息的搜集、理解、分析、處理能力，使其掌握更多、更及時(shí)、更有價(jià)值的信息，才能為領(lǐng)導工作提供基礎和依據，才能在科學(xué)決策中掌握主動(dòng)權，才能在未來(lái)的競爭中立于不敗之地。
論秘書(shū)的信息工作論文 篇2
摘 要：在信息化時(shí)代，高校院系秘書(shū)信息工作關(guān)系到整個(gè)學(xué)院信息化的建設。高校院系秘書(shū)要認識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養,將信息技術(shù)運用到實(shí)際工作中,才能更好的為學(xué)院服務(wù)。
關(guān)鍵詞：院系秘書(shū) 信息工作 提高效率
隨著(zhù)科技的不斷發(fā)展,社會(huì )的不斷進(jìn)步,信息化速度的加快，社會(huì )信息化程度越來(lái)越高,已經(jīng)滲透到社會(huì )生活各個(gè)領(lǐng)域,并發(fā)揮著(zhù)重要的作用。這也推進(jìn)了高職教育信息化的建設,促進(jìn)了“數字化校園”的發(fā)展。信息工作也成為新時(shí)期高校院系秘書(shū)的日常工作,為院系秘書(shū)工作提出了新的要求。
一、高校院系秘書(shū)信息工作的意義
高校院系秘書(shū)工作在學(xué)院的發(fā)展建設中起著(zhù)重要的作用，它在宣傳貫徹學(xué)校工作精神、保證日常工作的正常運轉、各部門(mén)之間的協(xié)調合作、學(xué)院與師生的聯(lián)系等工作中都是不可或缺的。其工作任務(wù)繁重，頭緒眾多，這不但使院系秘書(shū)身心疲憊、工作效率低下，而且嚴重影響學(xué)院日常教學(xué)工作的正常運轉，有時(shí)候甚至會(huì )對整個(gè)學(xué)院的工作帶來(lái)不利影響。因此，將信息服務(wù)運用到日常管理工作中，不斷提高信息科學(xué)知識和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，實(shí)現辦公自動(dòng)化、現代化才能跟上時(shí)代的步伐,才能提高工作效率,更好的為院系服務(wù)。高效的、合理的、科學(xué)的信息工作是新時(shí)期高校院系秘書(shū)重要工作之一。
1、方便快捷、提高了工作效率
信息工作以其系統全面、快速便捷、高效準確等優(yōu)勢，提高了院系秘書(shū)的工作效率,優(yōu)化了服務(wù)質(zhì)量,營(yíng)造了和諧融洽的工作氛圍，有利于和諧校園工作的開(kāi)展。信息服務(wù)可以更為合理利用現有人力資源，提高服務(wù)質(zhì)量。
2、減少重復、有利于資源共享
信息工作在高校秘書(shū)工作中起著(zhù)橋梁和紐帶的作用,它能迅速將學(xué)校各種信息及時(shí)有效地傳達給教師和學(xué)生，也能將教師和學(xué)生的信息及時(shí)的匯總給學(xué)院相關(guān)的部門(mén)。利用網(wǎng)絡(luò )等手段可以減少信息文件的重復,又可以使多個(gè)部門(mén)共享一個(gè)信息資源,提高信息資源的利用率。信息技術(shù)的應用有力地推動(dòng)了信息資源的共享,開(kāi)辟了高校秘書(shū)工作現代化的新途徑。
3、及時(shí)準確、實(shí)現科學(xué)化管理
信息工作是高校秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導科學(xué)化管理的需要。在高校的改革發(fā)展建設中,對教學(xué)、科研、師資隊伍建設等制度的制定和相關(guān)資料的匯總,都離不開(kāi)秘書(shū)的信息工作。管理的科學(xué)性和正確性依靠院系秘書(shū)們利用各種信息手段及時(shí)、準確、全面地收集各類(lèi)信息,并經(jīng)過(guò)分析、整理后提供給領(lǐng)導,作為指導工作、進(jìn)行科學(xué)決策的依據。信息技術(shù)的提高加快了收集信息和加工信息的過(guò)程,提供了更加及時(shí)準確的文件資料,是新時(shí)期高校院系秘書(shū)輔助領(lǐng)導決策的一項重要工作。
二、高校院系秘書(shū)信息工作面臨新的挑戰
高校信息工作不僅給秘書(shū)們帶來(lái)了方便與快捷的工作效率，同時(shí)院系秘書(shū)的信息工作也面臨著(zhù)新的挑戰�，F今階段信息工作缺少系統化的管理,各職能部門(mén)也沒(méi)有完全達到資源共享,信息技術(shù)有待于繼續完善。網(wǎng)絡(luò )信息條件下,高校秘書(shū)的信息工作內容、方式及服務(wù)手段都發(fā)生了變化,如果具備操作、利用與開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò )信息的能力,不僅可以大大提高工作效率,而且可以獲得準確、及時(shí)、全面的信息資料,更好地為二級院系服務(wù)。
三、如何做好高校院系秘書(shū)的信息工作
信息時(shí)代的到來(lái),給高校院系秘書(shū)工作帶來(lái)了許多的發(fā)展空間,如何做好信息工作,具備與時(shí)俱進(jìn)的信息意識和素養，學(xué)會(huì )利用信息技術(shù)開(kāi)展工作,以提高秘書(shū)工作的效率和質(zhì)量。
1、樹(shù)立信息觀(guān)念、強化信息意識
作為高校院系秘書(shū)要認識到信息工作的重要性，才能保證信息的及時(shí)、準確、系統、全面,信息工作不是臨時(shí)性的、應付性的工作,而是經(jīng)常性的、持續性的工作。只有這樣,才能有效地利用信息的價(jià)值,才能提供給領(lǐng)導作為決策的依據。積極地去了解、使用網(wǎng)絡(luò ),可以大大提高工作效率,減少很多不必要的重復勞動(dòng)。良好的信息觀(guān)念,就要尊重知識,崇尚科學(xué),終身學(xué)習,善于接受新生事物。新時(shí)期高效院系秘書(shū)要增強信息意識,敏銳地感受到社會(huì )信息的變化,準確捕捉學(xué)院及部門(mén)的信息資料。
2、學(xué)習信息知識、掌握信息能力
高校院系秘書(shū)除了充分利用各種內部信息網(wǎng)絡(luò )以外,還應掌握并建立自己的常規信息渠道,善于開(kāi)發(fā)新的秘書(shū)工作信息資源,并及時(shí)、準確、全面地獲取所需要的信息。秘書(shū)人員必須學(xué)會(huì )準確無(wú)誤地理解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。學(xué)會(huì )利用計算機和網(wǎng)絡(luò )等信息手段準確地概述、綜合、改造和表達所需要的信息，并掌握一定的計算機應用技術(shù)，如數據庫、電子文檔、表格、幻燈片及網(wǎng)頁(yè)的處理制作能力,提高個(gè)人的信息素養,更好地適應教育管理信息化、現代化的'要求。
3、靈活運用、敢于創(chuàng )新
新時(shí)期社會(huì )發(fā)展加快,信息周期大大縮短,高校院系秘書(shū)必須具備敏銳的觀(guān)察力和創(chuàng )新精神,靈活運用信息知識。在獲取和處理信息的基礎之上,把自己的思想和見(jiàn)解融入其中,并通過(guò)恰當的渠道把這些信息傳遞給他人,善于運用已掌握的信息解決日常管理工作中的實(shí)際問(wèn)題,使信息發(fā)揮最大的效益。
4、信守職業(yè)道德、增強服務(wù)意識
隨著(zhù)信息傳遞速度的越來(lái)越快,傳遞過(guò)程中不可避免地帶有一定的主觀(guān)偏見(jiàn),院系秘書(shū)的信息工作中要遵守職業(yè)道德，做好信息的保密工作,準確的傳達信息。維護好教師和學(xué)生的利益,不能在享受信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)帶來(lái)便利的同時(shí),給院系和個(gè)人帶來(lái)不必要的麻煩。
總之,信息時(shí)代的快速發(fā)展決定了高校院系秘書(shū)信息服務(wù)的變化,關(guān)系到整個(gè)學(xué)院信息化的建設。高校院系秘書(shū)要認識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養,才能更好的為學(xué)院服務(wù),才能在未來(lái)的發(fā)展中立于不敗之地。
參考文獻：
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論秘書(shū)的信息工作論文 篇3
摘要：教務(wù)秘書(shū)，是整個(gè)高職院校教務(wù)管理系統中的一個(gè)重要角色，在日常的教學(xué)管理中起著(zhù)舉足輕重的作用。隨著(zhù)高職院校信息化水平的不斷提高，教學(xué)管理的信息化、現代化是未來(lái)的發(fā)展趨勢。因此對教學(xué)秘書(shū)的工作提出了新的要求，本文主要討論信息化情況下的教務(wù)秘書(shū)的工作特點(diǎn)。
關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書(shū) 信息化 特點(diǎn)
1 教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的位置
設立高等院校的目的是為了社會(huì )培養適合并且是優(yōu)秀的人才，以適應社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展需要，就像企業(yè)必須生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品滿(mǎn)足市場(chǎng)需要一樣。公司用現代企業(yè)管理制度來(lái)保證產(chǎn)品的質(zhì)量，同樣，高校必須用現代化的教學(xué)管理手段來(lái)保證教學(xué)質(zhì)量。高效的教學(xué)管理方法才能生產(chǎn)出優(yōu)秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教學(xué)管理是重中之重。
在教學(xué)管理的各級各類(lèi)管理隊伍中，有一個(gè)角色即特別，又重要，這就是教務(wù)秘書(shū)。在絕大多數實(shí)行二級管理的學(xué)院中，都設置了教務(wù)秘書(shū)一職，該職位主要負責本學(xué)院的日常教學(xué)管理工作，并是學(xué)校教務(wù)處和二級學(xué)院聯(lián)系的紐帶。然而本文并不是討論二級學(xué)院的教務(wù)秘書(shū)，而是教務(wù)處的教學(xué)秘書(shū)。不論從工作任務(wù)的繁重程度還是在教學(xué)管理中所處的位置，教務(wù)處的教學(xué)秘書(shū)要比二級學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)起著(zhù)更大的'作用。
首先，在教務(wù)處跟各個(gè)二級學(xué)院之間所有教學(xué)工作的連接當中，教務(wù)秘書(shū)擔當主要作用。教務(wù)秘書(shū)是教務(wù)處對各學(xué)院、系部的日常教學(xué)工作進(jìn)行組織、管理的聯(lián)絡(luò )人，是命令和任務(wù)的主要傳達者和具體執行者。教務(wù)處下達的各類(lèi)教務(wù)文件和通知．都由教務(wù)秘書(shū)安排執行，并在過(guò)程中進(jìn)行必要的催促督察。最后，由教務(wù)秘書(shū)統一匯總和整理，上交到教務(wù)處處長(cháng)。在教務(wù)教學(xué)的整個(gè)具體執行過(guò)程中，教務(wù)秘書(shū)既是命令的下達者，又是執行者和管理者。另外，學(xué)校的其他職能部門(mén)，如人事處、財務(wù)處、保衛處、后勤處、工會(huì )等，都跟教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行經(jīng)常的工作聯(lián)系。
其次，教務(wù)秘書(shū)作為教務(wù)處處長(cháng)的得力助手，直接參與各項教學(xué)管理工作，是高校教學(xué)管理隊伍中的精英力量。從課程教學(xué)大綱、計劃的制定執行，教師授課計劃表的驗收上交，到每學(xué)期的公選課、必修課、體育選項排課，再到教師備課、上課情況的督查，以及每學(xué)期協(xié)助質(zhì)控部進(jìn)行期中教學(xué)質(zhì)量檢查等等。在各種形式的教學(xué)管理活動(dòng)中，教務(wù)秘書(shū)都是直接的參與者。
最后，教務(wù)秘書(shū)接觸的人群遠遠比二級學(xué)院秘書(shū)廣泛很多，教務(wù)秘書(shū)不僅僅要面對二級學(xué)院秘書(shū)、各個(gè)系部的一把手，教務(wù)處的各個(gè)同仁，還要面對全校的不同教職工和在校生。
教務(wù)處的各項工作，例如學(xué)生對任課教師課堂教學(xué)效果的收集和處理；選課的組織；專(zhuān)業(yè)的分流和學(xué)籍移動(dòng)，四、六級考試；實(shí)習材料收交歸檔；畢業(yè)生資格審查；畢業(yè)生證書(shū)發(fā)放等各種大小事務(wù)，都決定了教務(wù)秘書(shū)必須面對復雜的人群。
2 教務(wù)秘書(shū)在信息化下的工作要求
2.1 具備較強的業(yè)務(wù)能力。教務(wù)教學(xué)秘書(shū)的基本要求是必須懂得教育教學(xué)規律，了解和掌握教學(xué)管理常規工作，明白教學(xué)各個(gè)環(huán)節的要求和標準。要非常熟悉教務(wù)處制定的規章制度，確保教務(wù)管理的規范化和制度化，掌握教務(wù)工作規范及流程，不斷增強教務(wù)管理運作能力、組織能力和協(xié)調能力，具備與所從事教務(wù)管理相關(guān)學(xué)科的基本知識。了解全校教學(xué)大綱、教學(xué)計劃和課程設置，了解各科教學(xué)大綱的要求和各門(mén)課程之間的聯(lián)系，熟悉教學(xué)過(guò)程和教學(xué)規律。雖然不能面面俱到，但是一定要做到心中有數。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實(shí)踐經(jīng)驗來(lái)看，計算機和信息化類(lèi)專(zhuān)業(yè)比較適合擔任教務(wù)秘書(shū)。
2.2 教務(wù)秘書(shū)必須具有掌握和運用計算機、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為代表的信息技術(shù)的能力，以便于提高工作效率。教務(wù)秘書(shū)自己必須提高認識，樹(shù)立全面的信息化工作觀(guān)念，適應教務(wù)教學(xué)管理的信息化和科學(xué)化，必須確立以現代教育理論為指導的信息化工作理念。必須變革傳統的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行業(yè)信息化管理的有益經(jīng)驗，探索基于信息化、現代化條件下的高校教務(wù)秘書(shū)工作新模式。
教務(wù)秘書(shū)必須能夠熟練的使用計算機進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理，應用網(wǎng)絡(luò )和教學(xué)管理系統實(shí)現辦公自動(dòng)化。這不但能提高工作效率，而且能減輕管理中的部分工作量，為各級教學(xué)管理部門(mén)提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。教務(wù)秘書(shū)要重視收集教育教學(xué)各方面的信息，例如老師對管理工作的意見(jiàn)、對專(zhuān)業(yè)設置的感受和人才培養方案的評價(jià)。同時(shí)，教務(wù)秘書(shū)要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相關(guān)專(zhuān)業(yè)的設置和調整及教學(xué)管理模式。對已經(jīng)收集到的信息，教務(wù)秘書(shū)要及時(shí)地整理歸納，然后向教務(wù)處領(lǐng)導反饋，以便領(lǐng)導能全面的掌握整個(gè)學(xué)校的教學(xué)現狀，做出正確的決策。所以，信息化的資料管理和積累，對積累教學(xué)經(jīng)驗，改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平，探索信息化條件下高校教學(xué)管理規律具有重要的意義。 教務(wù)秘書(shū)要加強自身信息化能力的培養。隨著(zhù)現代化教育技術(shù)的迅速發(fā)展，教務(wù)秘書(shū)不能僅僅滿(mǎn)足于打印文件、查詢(xún)成績(jì)等簡(jiǎn)單的計算機操作，還應該會(huì )運用現代教學(xué)管理系統進(jìn)行日常教學(xué)管理，回答教師和學(xué)生的管理咨詢(xún)，網(wǎng)上辦公等計算機應用技能。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及、教學(xué)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò )化已成為必然。因此，為了保障教育教學(xué)適應教育現代化的要求，要求教務(wù)秘書(shū)能嫻熟地運用各種現代化的教育技術(shù)裝備，為教師提供一流的教學(xué)服務(wù)。教務(wù)秘書(shū)要抽時(shí)間參加必要的計算機類(lèi)應用技能的培訓，加強對網(wǎng)頁(yè)制作、圖像處理等基本的多媒體應用技術(shù)的學(xué)習和使用，以便于對學(xué)生的照片等多媒體類(lèi)資料的存檔和編輯。為了適應管理的需要，保證教學(xué)管理系統的暢通，必須充分利用校園網(wǎng)，學(xué)習并使用現代化的校園計算機管理信息平臺，熟練操作排課系統、學(xué)籍與學(xué)歷系統、成績(jì)管理系統、教學(xué)質(zhì)量監控系統、命題與考試系統等教學(xué)管理系統，提高自動(dòng)化管理工作中的水平，減少人工管理和人為因素的影響，達到即時(shí)、規范、高效的管理。將教務(wù)系統管理員和教務(wù)處秘書(shū)的職位合二為一，是一種不錯的管理嘗試，在實(shí)際管理中也取得了不錯的管理效果。
2.3 教務(wù)秘書(shū)要有較強的組織管理能力和協(xié)調溝通能力。教務(wù)秘書(shū)應該具備獨立開(kāi)展工作的能力，在完成上級下達任務(wù)的同時(shí)，依據實(shí)際情況靈活主動(dòng)的工作，對責任范圍內的工作能得心應手的組織實(shí)施。同時(shí)應具備駕馭復雜局面的能力，協(xié)調好各部門(mén)的關(guān)系，尤其是教與學(xué)的關(guān)系，學(xué)校和家長(cháng)的關(guān)系，應該積極的避免矛盾的激化，作為學(xué)校、希部、教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶，在日常工作減少不必要的摩擦和爭端，創(chuàng )造一個(gè)和諧的工作氛圍，提高工作效率。良好的協(xié)調溝通能力是教務(wù)秘書(shū)必須具備的主要素質(zhì)能力之一。具體表現為要做好教務(wù)處與二級學(xué)院的協(xié)調溝通工作，保證教學(xué)任務(wù)、考試、調停課、計劃和大綱等各項工作的順利開(kāi)展，做好教務(wù)處內部的協(xié)調溝通工作，保證開(kāi)學(xué)初課表的發(fā)放，教學(xué)任務(wù)的下達、期中教學(xué)檢查、期末考試安排，監考的落實(shí)以及聽(tīng)取教師對教學(xué)管理工作的建議，最后是與其它系部的教學(xué)秘書(shū)保持良好的關(guān)系，這樣不僅有利于教務(wù)處開(kāi)展工作，并且可以真實(shí)的反饋各個(gè)系部的教學(xué)信息和存在的問(wèn)題，必須迅速與相關(guān)領(lǐng)導聯(lián)系，向有關(guān)方面反應，及時(shí)的解決問(wèn)題。由此可見(jiàn)，教務(wù)秘書(shū)必需具有良好的協(xié)調溝通能力，與方方面面都建立起一種穩定默契的關(guān)系，才能順利地開(kāi)展工作。
3 教務(wù)秘書(shū)工作中的新問(wèn)題
高校教務(wù)秘書(shū)承擔繁重的教學(xué)任務(wù)，在教學(xué)管理中具備重要的作用。但是教務(wù)秘書(shū)工作內容繁雜、不易量化，非�，嵥�，且工作難度和業(yè)績(jì)不易體現，因此教務(wù)秘書(shū)往往不被重視。
在工作、學(xué)習和生活中遇到困難和阻力時(shí)，需求和動(dòng)機無(wú)法得到滿(mǎn)足，由于高校管理體制的原因，對于教務(wù)秘書(shū)缺乏有效激勵、晉升機制，在政治待遇、利益分配和職稱(chēng)評定等方面長(cháng)期處于劣勢地位，高校在教務(wù)秘書(shū)的出路和未來(lái)發(fā)展問(wèn)題上缺乏相關(guān)政策。因此，教務(wù)秘書(shū)在工作中看不到希望，致使積極性受挫，悲觀(guān)失望，甚至消極怠工，影響了心理健康和工作效率，這都是目前急需解決的問(wèn)題。
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