論秘書(shū)的修養

　　摘 要：信息時(shí)代對秘書(shū)的素質(zhì)有較高的要求，良好的修養在很大程度上決定秘書(shū)的成功與否。結合秘書(shū)工作的性質(zhì)與特點(diǎn)，對秘書(shū)的行為進(jìn)行觀(guān)察與研究，分析秘書(shū)作為輔助角色不可或缺的修養成分。同時(shí)，指明秘書(shū)培養良好修養的目標與方向，探尋提高秘書(shū)修養的方法與途徑，肯定秘書(shū)修養在秘書(shū)工作中的重要作用。

　　關(guān)鍵詞：氣質(zhì)；品德；心理；風(fēng)度；才能

　　1 秘書(shū)修養在秘書(shū)日常工作中的作用

　�。�1）良好的修養使秘書(shū)在處理人際關(guān)系中如魚(yú)得水。人際交往是秘書(shū)工作的一個(gè)重要內容，有修養的秘書(shū)善于與人打交道，懂得人情世故，尊重他人，彬彬有禮，得到對方的認可與好感，得到對方的配合，有利于交際事宜的順利完成。

　�。�2）良好的修養能有效地提高工作效率。有良好修養的秘書(shū)，對待工作的態(tài)度就總是認真的、謹慎的，嚴格按照領(lǐng)導意圖辦事，及時(shí)完成領(lǐng)導下達的任務(wù)，適當場(chǎng)合為領(lǐng)導出謀獻策，有效地保證工作質(zhì)量，提高工作效率。?

　�。�3）良好的修養使秘書(shū)有助于進(jìn)行準確的角色定位。秘書(shū)是領(lǐng)導的參謀，有修養的秘書(shū)就能恰如其分地把握好自己的角色。秘書(shū)無(wú)決策權，無(wú)權威性，更不可擅自主張，不可過(guò)分表現，偏離處于從屬性角色的位置，給工作帶來(lái)不良影響。

　　2 秘書(shū)養成良好修養的途徑

　　2.1 氣質(zhì)修養?

　　現代心理學(xué)一般認為，氣質(zhì)是不依活動(dòng)目的和內容為轉移的典型的、穩定的心理活動(dòng)的動(dòng)力特征。譬如，情緒的強弱，意志力的大小，注意轉移的難易，心理活動(dòng)的傾向等表現。根據心理學(xué)理論，可將秘書(shū)劃分為四種氣質(zhì)類(lèi)型：多血質(zhì)秘書(shū)、粘液質(zhì)秘書(shū)、膽汁質(zhì)秘書(shū)、抑郁質(zhì)秘書(shū)。各種氣質(zhì)的特點(diǎn)秘書(shū)具體表現不一：多血質(zhì)秘書(shū)思維敏銳，擅長(cháng)交際，對于維護組織的形象自有一套，但活潑好動(dòng)，略顯輕浮，交際淺薄，工作能力強但不踏實(shí)，注意易轉移，易見(jiàn)異思遷，往往不安于枯燥的辦公室秘書(shū)工作；粘液質(zhì)秘書(shū)踏實(shí)肯干，沉默寡言，不喜空談，不愛(ài)顯山露水，展示自己的才華，適合辦公室工作，當領(lǐng)導的幕僚，但辦事不求新，缺乏生氣；膽汁質(zhì)秘書(shū)坦誠直率，但易于沖動(dòng)，容易接受他人觀(guān)點(diǎn)，處理問(wèn)題大膽、潑辣，辦事急躁，感情用事，不善于處理人際關(guān)系，常與同事甚至是領(lǐng)導發(fā)生爭吵；抑郁質(zhì)秘書(shū)觀(guān)察細致，感受力強，但辦事拖拉，孤僻多疑，缺乏信心，辦公室秘書(shū)工作往往給自己造成心理上的壓力。?

　　氣質(zhì)一旦形成就呈穩定的狀態(tài)，表現為如何與他人交往，如何流露喜悅與悲傷，如何學(xué)習與工作，甚至是如何休息，如何走路，都涂上了個(gè)人獨特的氣質(zhì)色彩。俗話(huà)說(shuō)“江山易改，本性難移”，指的就是人的氣質(zhì)具有穩定不易改變的特點(diǎn)。但是，氣質(zhì)也有可塑性，并非一成不變，在后天的生活環(huán)境的潛移默化下，仍然會(huì )有某種程度的緩慢變化。每種氣質(zhì)，各有所長(cháng)，也各有所短，因此秘書(shū)應善于掌握自己的氣質(zhì)特點(diǎn)，逐步適應辦公室工作的要求，以利于秘書(shū)工作的開(kāi)展。

　　2.2 心理修養

　　要做好秘書(shū)工作，秘書(shū)人員的心理素質(zhì)至關(guān)重要。首先，要注重性格的修養。秘書(shū)在注重氣質(zhì)修養的同時(shí)，也要不忘自身各方面性格的鑄造。注重以下幾方面的性格對于秘書(shū)氣質(zhì)修養。（1）堅韌的意志�，F代秘書(shū)處于辦公室的復雜環(huán)境，困難多，誘惑也多，因此必須具有堅強的意志力，才能勝任秘書(shū)崗位。再者，鑒于秘書(shū)可以參加各種會(huì )議，起草或保管各種機密文件，又身處領(lǐng)導身邊工作，對領(lǐng)導決策、領(lǐng)導行蹤最熟悉，有些人必然會(huì )從秘書(shū)嘴里“探勢頭”、“撈八卦”，因此，秘書(shū)必須以堅強的意志力抵抗各種誘惑，不能講的，絕對不透露一絲一毫。另外，秘書(shū)的工作中應始終貫穿著(zhù)堅韌的意志，才不至于做事虎頭蛇尾，中途放棄，令人難以滿(mǎn)意。（2）穩定的情緒。秘書(shū)整天為領(lǐng)導，為單位處理繁瑣的事務(wù)，工作永無(wú)止境，疲憊不堪尚且欲罷不能。而且，秘書(shū)在滿(mǎn)足上級要求的同時(shí)，還得顧及與同事的相處以及群眾的上訪(fǎng)，往往不能兼顧，兩頭為難。凡此種種，容易引起秘書(shū)情緒上的起伏。秘書(shū)不能“鬧情緒”。（3）寬容的胸懷。秘書(shū)是領(lǐng)導形象的補充，甚至可以說(shuō)是領(lǐng)導的分身，因此有責任以寬容的胸懷為領(lǐng)導分憂(yōu)排難。比如，工作中受了客戶(hù)的氣，不可當場(chǎng)大發(fā)脾氣，讓領(lǐng)導下不了臺。又如，與同事之間要競而不妒，不應處處“監督”以抓其痛腳。為了協(xié)調工作的需要，秘書(shū)對下要容，對上要忍；容則能合眾，忍則能抗壓。?

　　其次，要克服秘書(shū)的心理障礙。良好的心理素質(zhì)是秘書(shū)人員所具備的基本生存條件。（1）秘書(shū)的自卑心理。自卑是秘書(shū)人員常見(jiàn)的心理障礙。由于秘書(shū)處于從屬地位，受上級的支配，與領(lǐng)導的一言九鼎形成鮮明對比；再加上秘書(shū)工作辛苦，繁，雜，細，卻仍常受到批評責怪；秘書(shū)還常因工資有限而囊中羞澀，這一切，便容易使一些秘書(shū)滋生自卑的心理，工作上壓抑，缺乏熱情。為此，秘書(shū)應確實(shí)認識秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)，并非地位卑微，擔當被支配的角色，只是社會(huì )勞動(dòng)分工的不同，地位上實(shí)質(zhì)是人人平等的。有了這種認知，秘書(shū)才能從根本上鏟除低人一等的心理，為氣質(zhì)修養的提高打好心理基礎。（2）秘書(shū)的高傲心理。這是相對于自卑心理的秘書(shū)而言的。一些秘書(shū)恃“權”而傲，認為自己是領(lǐng)導的化身，于是以官自居，工作越位，擅自做主，甚至用權謀私，居高臨下，欺壓群眾。然而，這種心理是在領(lǐng)導的背后秘密地進(jìn)行的，一旦被揭發(fā)，前功盡棄。因此，秘書(shū)要時(shí)刻自我警惕，阻止這種心理的滋生、蔓延，徹底揚棄這種不正的職業(yè)心理。（3）秘書(shū)的盲從心理。秘書(shū)受領(lǐng)導支配，工作上處于被動(dòng)狀態(tài)，于是，久而久之，養成了隨風(fēng)就俗的習慣，對領(lǐng)導一味的贊同、遵從，使自己的意向朝著(zhù)對方的意向靠攏，毫無(wú)主見(jiàn)。這種秘書(shū)需要明白，秘書(shū)還是領(lǐng)導的參謀，必要時(shí)輔助決策，過(guò)于呆板的秘書(shū)是沒(méi)有建設性意見(jiàn)的，要擯棄這種盲從心理，勇于大膽建議，創(chuàng )造性地工作。

　　2.3 品德修養

　　除了具備良好的心理基礎，秘書(shū)還必須注重良好的品德修養。一是正氣。保持正氣，就是善與惡、正與邪、美與丑等對立的道德觀(guān)念之間的尖銳斗爭。秘書(shū)是為領(lǐng)導服務(wù)，要尊重領(lǐng)導，只可以向領(lǐng)導獻策，不要妄想改變領(lǐng)導意圖。但是，服從不等于盲從，要有原則地協(xié)助、服務(wù)領(lǐng)導。領(lǐng)導出現錯誤，在適當場(chǎng)合時(shí)，要直言敢諫，闡明自己的觀(guān)點(diǎn)，為領(lǐng)導拾遺補漏。諸如現代很多領(lǐng)導階層的腐朽現象都禍起蕭墻于秘書(shū)，領(lǐng)導用權謀私，秘書(shū)卻包庇，甚至狼狽為奸；群眾要走后門(mén)，也會(huì )瞄準秘書(shū)這一關(guān)卡。這時(shí)，秘書(shū)必須以凜然的正氣抵抗住一切不正之風(fēng)，在秘書(shū)這個(gè)崗位上把好關(guān)。另外，秘書(shū)總是圍繞著(zhù)領(lǐng)導工作，在領(lǐng)導面前，對一個(gè)人的評價(jià)，一言一行都會(huì )影響其地位的升降，甚至前途命運，因此，秘書(shū)的嘴巴必須謹慎，不能因為對某人偏見(jiàn)而“公報私仇”。那么，如何修養正氣？秘書(shū)必須涂漆防腐，時(shí)刻提高警惕，不貪不謀，慎獨隱微。?

　　二是樸實(shí)。秘書(shū)工作的性質(zhì)需要秘書(shū)必備的一種修養。實(shí)踐表明，交際輕浮，夸夸其談，是秘書(shū)修養的大忌。秘書(shū)工作繁瑣，需要秘書(shū)沉著(zhù)穩重、踏踏實(shí)實(shí)、認真負責，才能出色地完成任務(wù)。另外，秘書(shū)為領(lǐng)導服務(wù)，也是為人民服務(wù)的公仆，因此，秘書(shū)的工作對象一方面是領(lǐng)導，另一方面是群眾，在尊重領(lǐng)導的同時(shí)，還必須尊重群眾。不可以身居“要職”而借上級的權威驕橫跋扈，欺壓群眾，要與群眾建立友善的關(guān)系，這樣對秘書(shū)工作的開(kāi)展才會(huì )大有裨益。秘書(shū)要秉著(zhù)樸實(shí)的品德修養，對上對下，與人為善，建立良好的人際關(guān)系。

　　三是甘當無(wú)名英雄。秘書(shū)工作的性質(zhì)同時(shí)也決定了秘書(shū)默默無(wú)聞的地位，永遠只能充當“幕后角色”，絕少拋頭露面，更不可能到前臺唱主角。秘書(shū)撰寫(xiě)各種文件，可是簽名落款的是領(lǐng)導；苦思冥想出生動(dòng)的演講稿，可是上臺的是領(lǐng)導；精心策劃出精彩的晚會(huì )，可是表彰的紅冊上永遠沒(méi)有秘書(shū)的名字。就是說(shuō)，秘書(shū)的成果往往是以領(lǐng)導或集體的面目出現，自己只能默默奉獻。這就要秘書(shū)要有甘當無(wú)名英雄的精神，同時(shí)，要從容地從事秘書(shū)工作，就要控制自己的表現欲，削弱權利欲，不與領(lǐng)導爭風(fēng)頭，越位工作，弄虛作假。?

　　2.4 才學(xué)修養

　　學(xué)問(wèn)可以改變修養。良好修養的秘書(shū)，不僅要具備以上的氣質(zhì)、心理、品德、等修養，還要有真才實(shí)學(xué)——良好的文化底蘊及扎實(shí)的能力，才足以使秘書(shū)的參謀角色名副其實(shí)，與秘書(shū)的形象相得益彰，趨于完善。?

　　文化底蘊，是一個(gè)人深層次的文化修養，學(xué)識的總和，文化營(yíng)養的貯藏量。它深藏于每一個(gè)人的內心世界，雖不會(huì )一下子外露給別人，而別人卻能在你的行為中感受到它。它多少決定著(zhù)一個(gè)人的胸懷、視野、氣度和智慧，決定著(zhù)他的思維方式和行為方式。秘書(shū)代表組織的形象，其行為對領(lǐng)導、對組織造成不可低估的影響。秘書(shū)的工作涉及面廣，哪個(gè)行業(yè)的知識都要懂一些，平日里廣泛涉獵，博聞強記，在熟悉專(zhuān)業(yè)知識的同時(shí)，還需掌握例如科學(xué)、地理、文學(xué)、數理、法律、財政等方面的常識。一個(gè)秘書(shū)，要是領(lǐng)導吩咐撰寫(xiě)一份報告，可是想半天仍然毫無(wú)頭緒，嚴重影響領(lǐng)導工作的效率；與外賓應酬，卻時(shí)常思維閉塞，欲言無(wú)語(yǔ)。凡此種種，無(wú)不是秘書(shū)的能力體現，需要秘書(shū)有深厚的文化底蘊！同時(shí)，秘書(shū)的觀(guān)察力、思維力、想象力、審美力、組織協(xié)調能力等也很重要。秘書(shū)才有可能跟著(zhù)領(lǐng)導的思路轉，洞察領(lǐng)導的意圖，綜合分析歸納各種材料，將零散的、未成型的意圖清晰化，充分體現領(lǐng)導思想的閃光點(diǎn)；才有可能準確地判斷是非，防止誤入歧途；才有可能發(fā)揮統帥的作用，搞好對內對外的大小活動(dòng)。

　　3 秘書(shū)養成良好修養的方法

　　秘書(shū)如何加強自身的修養，才能淋漓盡致地發(fā)揮秘書(shū)的職能作用呢

　　首先，秘書(shū)要善于自我剖析，勇于正視性格缺陷，將自身性格導向完美。于秘書(shū)工作的從屬性和服務(wù)性的特點(diǎn)，秘書(shū)性格必須收斂，掌握火候。秘書(shū)要剖析自己性格中的缺陷，及時(shí)改正或克服，而不能聽(tīng)之任之。

　　其次，秘書(shū)要為自己尋找一個(gè)典范，自覺(jué)地加以模仿。秘書(shū)日常生活中應留心觀(guān)察具有良好修養的人，去其糟粕，取其精華。學(xué)習他們待人接物的方法，人際交往的技巧，輔助參謀的尺度等等。久而久之，秘書(shū)便會(huì )在潛移默化中加強自身的修養。

　　最后，秘書(shū)要廣泛閱讀。讀書(shū)可以使自己眼界開(kāi)闊，心胸開(kāi)闊，內涵豐富。古代文人士大夫們在仕途不如意，情緒低沉時(shí)，往往喜讀莊子的《逍遙游》和屈原的《離騷》，以消解不良情緒，調節心理平衡，秘書(shū)應該從中得到一些有益的啟示，通過(guò)廣泛的閱讀來(lái)形成一種文化背景，消解工作中遇到的各類(lèi)難題。另外，閱讀可豐富秘書(shū)的知識面，在參謀角色上如魚(yú)得水、得心應手。

　　綜上所述，良好的秘書(shū)修養并非一蹴而就，需要秘書(shū)在日常生活與工作中不斷地學(xué)習、積累，才能達到成功的彼岸。然而，在浩瀚的知識海洋中，人總是難以窮盡一切�？偟膩�(lái)說(shuō)，秘書(shū)應有的放矢，盡量朝著(zhù)自尊自強、沉著(zhù)穩重、踏實(shí)苦干、默默奉獻、談吐優(yōu)雅、風(fēng)度翩翩、儀態(tài)萬(wàn)方、廣聞博學(xué)的目標加強自身修養，成為集魅力型與實(shí)干型為一體的現代化秘書(shū)。

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