如何做好電子檔案信息化的管理論文

　　近幾年，人們進(jìn)行各種交流的媒介主要以數字化為主，由于其生成簡(jiǎn)便、傳送迅速，必將產(chǎn)生大量的數字信息，對于其中具有保存和利用價(jià)值的數字信息人們稱(chēng)之為電子檔案。將檔案信息化納入機關(guān)信息化建設總體規劃和目標與機關(guān)信息化建設協(xié)調同步發(fā)展。信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì )活動(dòng)的所有方面，作為現代社會(huì )活動(dòng)的技術(shù)基礎，正在逐步改變著(zhù)社會(huì )活動(dòng)的運行方式。檔案作為人類(lèi)社會(huì )活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著(zhù)社會(huì )活動(dòng)運行方式的轉變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動(dòng)規律上發(fā)生本質(zhì)的變化。人們積極應對信息化，不僅要關(guān)注檔案的載體形式變化，尋找適宜穩妥的管理方法，更為重要的是，要研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎上的運動(dòng)新規律。電子文件需要全新的管理形式，下面，本人對電子文件實(shí)行電子檔案化管理談幾點(diǎn)認識：

　　一、電子文件檔案的優(yōu)越性

　　電子檔案查閱手段簡(jiǎn)單化，提高資料的利用率。網(wǎng)絡(luò )和通訊系統是電子檔案的基礎，只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò )環(huán)境中，才能實(shí)現資源共享和各種聯(lián)機服務(wù)擴大使用范圍。電子檔案中各種信息的加工儲存，由數字庫系統來(lái)實(shí)現，通過(guò)聯(lián)機服務(wù)系統為用戶(hù)提供檢索服務(wù)。數字庫系統和檢索系統，是關(guān)系到電子檔案正常運行的關(guān)鍵。

　　隨著(zhù)辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各領(lǐng)域的應用，檔案管理對象將轉向以存儲于計算機中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對象為主，以圖像、動(dòng)畫(huà)、視頻、音頻信息的立體化多媒體形式存儲和利用。信息技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛應用，使信息資源存儲與傳遞向數字化、電子化發(fā)展。機讀文件和機讀檔案將大量出現，使檔案信息的存儲已數據庫為主，檔案信息的傳遞也以電子數字流的形式進(jìn)行。管理對象信息化、信息處理數字化、媒體多樣化和信息存儲與傳遞數字化，導致檔案工作的手段和工作方式計算機化。辦公人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò )在辦公室或家里的終端前，就可對遠程數據進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽，檢索等訪(fǎng)問(wèn)。

　　電子檔案還有利于遺漏文件的不漏增缺，傳統的文書(shū)立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，不漏增缺，就得拆卷重做。檔子檔案的管理可以彌補這個(gè)遺憾，文檔用微機按“件”整理歸檔�？呻S時(shí)不漏增缺，使文檔不形成存積，只需按一下健，修改一下檔案目錄就可以了。

　　電子檔案有利于檔案的保密。過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷查找。查閱人可以看到整卷內容�，F在電子檔案管理，查閱人只需輸入需要查找的文件的編目就可以了，無(wú)法接觸其他文件，從而達到文件的保密要求。

　　二、電子文件檔案的歸檔不同于傳統歸檔方式

　　電子文件檔案歸檔時(shí)間與傳統檔案不同。在注重文件的收集從源頭抓起，還應加強收集本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的檔案材料。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間電子文件檔案周期定時(shí)統一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳送給檔案部門(mén)，并接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號，設定訪(fǎng)問(wèn)限制級別，以便將來(lái)用戶(hù)查找利用。要養成文件隨時(shí)接受隨時(shí)歸檔，這樣一方面可以避免文件漏歸，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。對圖紙等要求保管較高的檔案，要集中統一管理，單設文件號、目錄等，并備印一份紙質(zhì)的已被查看。

　　對電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì )影響電子文件的長(cháng)期可讀性。檔案管理人員要注重電子檔案的備份，為避免計算機和電子檔案軟件遭到病毒等網(wǎng)絡(luò )病毒的迫害，檔案部門(mén)在接到一份新的電子檔案后 要先殺毒，確定安全后方可接受�？梢栽诮邮盏诫娮游募�后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

　　為了更安全，要積極開(kāi)辟電子檔案存儲的新途徑，可對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤(pán)存儲。要及時(shí)修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現全天候自動(dòng)升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪(fǎng)問(wèn)權限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時(shí)升級服務(wù)器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩定。

　　電子檔案的歸檔具有兩大最主要的特性：1、是信息的非人工識讀性。以數字代碼形式存在的電子檔案必須由計算機特定的程序解碼，才能識讀它。計算機成為人和信息之間的翻譯。2、是系統的依賴(lài)性。電子檔案需要依賴(lài)于計算機系統，包括軟、硬系統的應用才具有生命力并發(fā)揮作用。

　　三、要加強電子檔案的開(kāi)發(fā)利用

　　電子檔案的開(kāi)發(fā)是現代檔案管理區別于傳統保密的重要標志之一，也是目前檔案工作的中心環(huán)節。衡量一個(gè)單位檔案工作的標準，不只是看它收集了多少有價(jià)值的檔案和加工整理的情況、保管工作如何，更重要的是看它所收藏檔案信息傳遞和信息開(kāi)發(fā)，將信息資源快速、準確、完整地提供給所需要的單位。特別是檔案信息部門(mén)更應該發(fā)揮自身的優(yōu)勢，從更深層次多途徑挖掘信息資源，變被動(dòng)為主動(dòng)，變靜態(tài)為動(dòng)態(tài)，加強各單位之間的業(yè)務(wù)的橫向聯(lián)合，從而使信息資源得到充分的開(kāi)發(fā)與利用，以適應信息社會(huì )的要求，發(fā)揮檔案部門(mén)的職能作用。

　　四、要加強電子文件管理人員的培養

　　電子檔案管理是一個(gè)新生事物，因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務(wù)之急。就目前各機關(guān)單位來(lái)說(shuō)，檔案工作人員要具備：一、強烈的事業(yè)心，嚴謹的工作態(tài)度，要重視吸納專(zhuān)業(yè)型的人才充實(shí)到檔案管理隊伍中來(lái)。二、扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識，熟練的實(shí)際操作技能，還要有熟練的外語(yǔ)水平。三、優(yōu)良的文化素質(zhì)，淵博的科學(xué)知識，較強的信息意識和檔案管理理念，對他們系統的進(jìn)行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術(shù)進(jìn)行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。

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