人事檔案電子信息化管理的論文

　　1電子信息化應用于人事檔案管理的優(yōu)點(diǎn)及必要性

　　企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實(shí)現對各類(lèi)資源的收集和共享，有利于強化企業(yè)各部門(mén)之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價(jià)值，幫助企業(yè)更好地完成工作。企業(yè)在增添新人檔案的時(shí)候，利用計算機、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系統，可以減少新人資料的搜索時(shí)間，方面快捷，節省時(shí)間，同時(shí)保證人員檔案的有效性和真實(shí)性。企業(yè)人事檔案實(shí)施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環(huán)節，減少紙質(zhì)檔案的使用效率，節約環(huán)保的同時(shí)還可以保證檔案資料的完整性，在使用過(guò)程中僅需要使用U盤(pán)等存儲設備進(jìn)行查看。此外，人事檔案實(shí)施信息化管理大大增加了企業(yè)的信息存儲量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)實(shí)施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點(diǎn)必要性。

　　1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現代企業(yè)發(fā)展的需求

　　如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應用的過(guò)程中大部分數據的使用都是用計算機和網(wǎng)絡(luò )完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現信息化、無(wú)紙化，只有全面實(shí)現檔案管理信息化才能適應企業(yè)的現代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

　　1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案

　　傳統企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節約了管理時(shí)間，有效減少了檔案的翻查工作，同時(shí)網(wǎng)絡(luò )空間是無(wú)限制的，可以保存大量數據信息，這對保護企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長(cháng)檔案的使用時(shí)間。

　　1.3完善企業(yè)內部管理的必然要求

　　通過(guò)計算機和網(wǎng)絡(luò )來(lái)完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節省企業(yè)的人力、物力、財力，同時(shí)可以節省時(shí)間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運營(yíng)成本，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶(hù)提供更加優(yōu)越的服務(wù)。

　　2企業(yè)傳統人事檔案管理存在的弊端

　　2.1人事檔案管理手段落后

　　目前，我國雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開(kāi)展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業(yè)無(wú)法建立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內，而且存放設備簡(jiǎn)陋，沒(méi)有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時(shí)檔案管理工作人員不具備專(zhuān)業(yè)技能，對人事檔案管理沒(méi)有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專(zhuān)業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無(wú)法科學(xué)管理、規劃人事檔案管理工作。

　　2.2電子檔案管理意識淡薄

　　很多人認為檔案管理對企業(yè)的發(fā)展沒(méi)有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以?xún)?yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時(shí)還可以幫助企業(yè)儲備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時(shí)整理現有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問(wèn)題，更沒(méi)有人才儲備的工作環(huán)節。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫(xiě)的環(huán)節，資料填寫(xiě)隨意性很強，而且手寫(xiě)資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

　　2.3思想上不重視檔案管理工作

　　很多企業(yè)領(lǐng)導認為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實(shí)不然，企業(yè)人事檔案管理對提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以?xún)?yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關(guān)系戶(hù)”，或者從企業(yè)其他崗位轉過(guò)來(lái)的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人基本上都不是專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，根本沒(méi)有檔案管理工作經(jīng)驗和基礎，僅僅對檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的整理，根本沒(méi)有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢作用。

　　2.4信息化管理技術(shù)更新較慢

　　目前，我國部分企業(yè)對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒(méi)有根據發(fā)展需求對檔案管理系統進(jìn)行更新和維護。電子檔案管理系統雖然有很多優(yōu)勢，但是管理系統仍然需要人為地進(jìn)行管理、維護和更新，這樣才能適應企業(yè)發(fā)展，適應社會(huì )發(fā)展。然而我國的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統經(jīng)常出現問(wèn)題，影響正常工作。

　　2.5工作人員綜合素質(zhì)有限

　　企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉過(guò)來(lái)的，根本沒(méi)有檔案管理的經(jīng)驗，也沒(méi)有相關(guān)的理論基礎。同時(shí)，企業(yè)未能對檔案管理工作人員給予適當的培訓。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識，還要具備相應的計算機和網(wǎng)絡(luò )知識。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠遠不能勝任現有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

　　3企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理

　　3.1不斷完善電子信息化系統

　　要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個(gè)完善的信息化硬件管理系統。該系統要對企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信息進(jìn)行整理分類(lèi)，通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )實(shí)現信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員應該對檔案進(jìn)行及時(shí)修改。與此同時(shí)，企業(yè)還要做好對檔案管理信息系統的升級維護工作，保證信息系統的正常運轉。

　　3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數據庫

　　人事檔案電子信息化的實(shí)現，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是由于文件的數量過(guò)多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對資料進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立起一套由數據輸入、整理、更改、信息查詢(xún)及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實(shí)現信息資源的網(wǎng)絡(luò )與計算機一體化，及進(jìn)行信息的遠程運輸和區域化共享。

　　3.3轉變檔案管理人員的意識

　　在企業(yè)人事檔案傳統的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業(yè)需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑*入侵對檔案造成破壞，應確保網(wǎng)絡(luò )安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過(guò)制定相關(guān)的規范標準，來(lái)使檔案得到規范化管理，從而提高檔案的使用效率。

　　3.4企業(yè)需要加強對檔案管理人員的培訓

　　企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業(yè)現代化發(fā)展需求，企業(yè)應該對現有工作人員進(jìn)行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

　　4結語(yǔ)

　　人類(lèi)進(jìn)入21世紀后，科技迅速發(fā)展，隨著(zhù)計算機技術(shù)的普及與應用，以及現代企業(yè)的發(fā)展和高科技設備的應用，使得傳統的人工整理的人事檔案已不能滿(mǎn)足企業(yè)工作的需要，企業(yè)人事檔案電子信息化管理的應用變得愈加重要。但是，企業(yè)人事檔案電子信息化管理是一項長(cháng)期、全面、具體且重要的工作，需要所有企業(yè)檔案管理人員的積極參與和配合。首先，是數量龐大的原始資料的掃描，使之成為數字化信息輸入計算機中，并根據資料的特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)和整理，成為系統化的電子信息。其次，建立完善的企業(yè)人事檔案管理的電子信息化系統，轉變管理工作人員對檔案的管理意識，提高管理的安全性意識，確保重要人事檔案的真實(shí)性與完整性。最后，企業(yè)要加大投入，建設完善的硬件設備，減少不必要的設備損壞；選擇科學(xué)合理的軟件，建設系統完善的電子信息化數據庫，并采取有效措施防止網(wǎng)絡(luò )黑*的入侵和病毒的損害，確保文件的保密性。同時(shí)提高檔案管理人員的計算機與網(wǎng)絡(luò )能力，使信息的整理與分類(lèi)更具科學(xué)性。企業(yè)人事檔案采用信息化管理可以切實(shí)提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展目前我國企業(yè)人事檔案信息化管理還存在一些問(wèn)題，普及程度不足，但是相信經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的發(fā)展，電子信息化管理可以廣泛普及各個(gè)企業(yè)，全面實(shí)現資源共享。

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