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如何構建電子發(fā)票經(jīng)費報銷(xiāo)模式論文
摘要:本文主要圍繞以電子發(fā)票為基礎的經(jīng)費報銷(xiāo)模式展開(kāi)探究，首先分析了經(jīng)費報銷(xiāo)和電子發(fā)票的概念及內涵，隨后對傳統經(jīng)費報銷(xiāo)模式中存在的不足加以總結與歸納；其次對電子發(fā)票運用在經(jīng)費報銷(xiāo)模式中的優(yōu)勢加以整理；最后從員工客戶(hù)端、經(jīng)費報銷(xiāo)處理端、信息生成端、款項支付端方面，具體闡述電子發(fā)票經(jīng)費報銷(xiāo)模式的構建，希望通過(guò)此次研究，能夠有助于經(jīng)費報銷(xiāo)體系的完善，提升其信息化程度。
關(guān)鍵詞:電子發(fā)票；經(jīng)費報銷(xiāo)模式；構建
發(fā)票是在經(jīng)濟活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，由賣(mài)方向買(mǎi)方簽發(fā)的文本，其中需明確標注產(chǎn)品名稱(chēng)、價(jià)格、質(zhì)量等信息。傳統的經(jīng)費報銷(xiāo)模式下，不僅工作效率偏低，而且信息準確率低、難以控制。電子發(fā)票就是借助于互聯(lián)網(wǎng)渠道，經(jīng)由稅務(wù)機關(guān)相關(guān)系統而開(kāi)具的發(fā)票，相比較于傳統發(fā)票而言，既不需要稅控設備，而且免除了稅務(wù)部門(mén)的登記注冊環(huán)節，顯著(zhù)提升了發(fā)票辦理的便捷性和準確性。
一、傳統經(jīng)費報銷(xiāo)模式的不足
傳統的經(jīng)費報銷(xiāo)工作中，首先由業(yè)務(wù)部門(mén)對經(jīng)費憑證等材料加以搜集與整理，然后由財務(wù)人員審核，并在各級領(lǐng)導批準后，再由財務(wù)部門(mén)結算。在該過(guò)程中，通常是以紙質(zhì)媒介作為原始憑證，而且需要由人工負責流轉。
(一)信息不準確
在經(jīng)費報銷(xiāo)過(guò)程中，原始憑證需要在財務(wù)人員的人工處理后，才能夠轉化為賬目信息，由于原始票據中信息量較大，財務(wù)人員數量較少，工作量和工作壓力相對較大，在處理會(huì )計信息過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )出現漏記、錯記等問(wèn)題。不僅如此，會(huì )計信息難以回溯，無(wú)法保障其信息真實(shí)性。
(二)難以控制
由于傳統的經(jīng)費報銷(xiāo)模式下，主要以紙質(zhì)票據記錄信息，因此存在較大程度的失控風(fēng)險。(1)票據核實(shí)所需消耗的時(shí)間較長(cháng)且難度較大，對于偽造票據難以及時(shí)發(fā)現并處理；(2)在經(jīng)費報銷(xiāo)的流轉過(guò)程中，可能會(huì )出現部分人員“搭車(chē)”的情況，侵占公家財產(chǎn)；(3)由于紙質(zhì)票據保存難度大，可能會(huì )存在業(yè)務(wù)部門(mén)與財務(wù)部門(mén)篡改票據信息的情況。
(三)處理效率低
由于傳統經(jīng)費報銷(xiāo)需要人工進(jìn)行操作，包括經(jīng)費信息的流轉及審核等，原始憑證不僅數量較多而且涉及各種類(lèi)型，相比之外,財務(wù)人員的數量較少，還需要嚴格的遵循復雜的會(huì )計流程進(jìn)行工作，因此工作效率相對偏低，經(jīng)費報銷(xiāo)周期有時(shí)會(huì )長(cháng)達30天甚至更久，對于經(jīng)費報銷(xiāo)者和業(yè)務(wù)部門(mén)都造成了一定的不良影響。
二、電子發(fā)票報銷(xiāo)模式的優(yōu)勢
(一)提高會(huì )計信息準確性
電子發(fā)票借助于信息技術(shù)對原始憑證進(jìn)行存儲，而且能夠完成原始憑證向記賬信息的轉化，全程保障會(huì )計信息的準確性和真實(shí)性。其中全面且詳細的記錄產(chǎn)品或服務(wù)的交易信息，包含發(fā)票編號、交易雙方、產(chǎn)品名稱(chēng)、產(chǎn)品價(jià)格、交易時(shí)間等，在電子信息技術(shù)的處理下，轉化過(guò)程通常僅需幾秒鐘。而會(huì )計人員無(wú)需進(jìn)行人工計算和人工流轉，僅需對會(huì )計信息的科目加以監測即可，充分發(fā)揮了電子票據信息準確的優(yōu)勢。
(二)提升發(fā)票報銷(xiāo)便捷性
近年來(lái)，企業(yè)、事業(yè)單位都在積極開(kāi)展信息化，但是在傳統的經(jīng)費報銷(xiāo)模式下，稅務(wù)部門(mén)的會(huì )計信息難以實(shí)現共享，較大程度的限制了財務(wù)管理的信息化發(fā)展。而電子發(fā)票的運用，則直接打破了經(jīng)費報銷(xiāo)信息處理的空間限制和時(shí)間限制，能夠借助于經(jīng)費報銷(xiāo)系統實(shí)現隨時(shí)、隨地的會(huì )計信息共享，會(huì )計人員僅需在會(huì )計系統中安裝適用的數據接口，就能夠將原始憑證快速的轉化為經(jīng)費報銷(xiāo)信息，顯著(zhù)提升了經(jīng)費報銷(xiāo)模式的信息化程度。
(三)壓縮經(jīng)費報銷(xiāo)成本
相比較于傳統模式下人工操作的經(jīng)費報銷(xiāo)業(yè)務(wù)，電子發(fā)票的運用，大幅壓縮了人力和時(shí)間兩方面的成本。首先，在當前的信息技術(shù)上，能夠非常簡(jiǎn)便的電子發(fā)票的真偽加以鑒別，不僅減少了偽造發(fā)票的出現，而且大幅減少了會(huì )計人員審核發(fā)票過(guò)程中消耗的時(shí)間；另外，電子發(fā)票的傳遞過(guò)程較為簡(jiǎn)便，能夠借助于辦公網(wǎng)絡(luò )、網(wǎng)絡(luò )節點(diǎn)等裝置，使經(jīng)費報銷(xiāo)信息流傳在全互聯(lián)網(wǎng)中，而無(wú)需繁瑣的人工操作進(jìn)行流轉，顯著(zhù)提升了經(jīng)費報銷(xiāo)信息的流傳速度；除此之外，電子發(fā)票具有便于存儲的優(yōu)勢，減少了傳統模式下復雜的流程，壓縮了經(jīng)費報銷(xiāo)信息的成本和空間。
三、基于電子發(fā)票的經(jīng)費報銷(xiāo)模式的構建
(一)員工客戶(hù)端
經(jīng)費報銷(xiāo)業(yè)務(wù)的開(kāi)端，是員工客戶(hù)端的設計，通過(guò)該環(huán)節能夠搜集會(huì )計信息。在員工客戶(hù)端設計過(guò)程中，要加強對其可控性的重視，避免受到空間、時(shí)間等因素的限制，要隨時(shí)隨地的將電子發(fā)票、支付方式等相關(guān)信息準確的輸人到客戶(hù)端中。具體來(lái)看，員工客戶(hù)端可分為個(gè)人和企業(yè)兩種，其中個(gè)人客戶(hù)端面向員工日常開(kāi)支的經(jīng)費報銷(xiāo)信息，主要包含差旅費、公務(wù)接待等，該端口可與支付寶、網(wǎng)上銀行等移動(dòng)支付平臺相結合，首先由員工個(gè)人注冊登錄賬號，在員工產(chǎn)生可報銷(xiāo)的經(jīng)費后，客戶(hù)端即時(shí)記錄相關(guān)信息。而企業(yè)終端主要適用于大型交易業(yè)務(wù)，在電子發(fā)票與合同管理及資產(chǎn)管理等業(yè)務(wù)間建立密切關(guān)聯(lián)，在大宗業(yè)務(wù)發(fā)生后，客戶(hù)端會(huì )依據交易信息即時(shí)生成電子發(fā)票，交由經(jīng)費報銷(xiāo)處理端。
(二)信息生成端
在基于電子發(fā)票的經(jīng)費報銷(xiāo)模式下，會(huì )計信息能夠通過(guò)電子化的方式進(jìn)行存儲，進(jìn)而實(shí)現自動(dòng)化信息保存。不僅能夠大幅減少人力成本，而且能夠防止原始憑證在記賬過(guò)程中發(fā)生的信息失真問(wèn)題。具體來(lái)看，會(huì )計信息生成環(huán)節就是將經(jīng)費報銷(xiāo)處理端中產(chǎn)生的信息加以搜集與整理，并在規范的會(huì )計規則下將其程序化處理，將經(jīng)費報銷(xiāo)信息準確且真實(shí)的轉化為會(huì )計信息。在此過(guò)程中，會(huì )計人員無(wú)需再承擔信息處理及轉化的工作，僅需依據會(huì )計規則對憑證加以復核即可，在減輕了會(huì )計人員業(yè)務(wù)量的同時(shí)，也對其綜合素質(zhì)提出個(gè)更高的要求在信息生成過(guò)程中，核心問(wèn)題在于報銷(xiāo)信息與會(huì )計科目的匹配，這就需要會(huì )計人員對經(jīng)費報銷(xiāo)信息加以解讀，并依據會(huì )計規范，確定其會(huì )計科目。
(三)經(jīng)費報銷(xiāo)處理端
經(jīng)費報銷(xiāo)處理端的主要任務(wù)在于，將經(jīng)費報銷(xiāo)工作轉移至互聯(lián)網(wǎng)中，并使用電子發(fā)票作為信息載體，完成經(jīng)費報銷(xiāo)的在線(xiàn)操作，突破了時(shí)間和空間因素的限制，并顯著(zhù)提升其效率。經(jīng)費報銷(xiāo)處理端的構建，需要以單位辦公自動(dòng)化系統為基礎，該系統需要具備電子簽字功能，明確用戶(hù)權限，賦予每名員工特定的編號，能夠對用戶(hù)身份加以識別并驗證。另外，該系統還需要具備良好的數據信息存儲與管理功能，以便對大量的經(jīng)費報銷(xiāo)信息加以存儲與處理，并以報表的形式表現。從本質(zhì)上來(lái)看，經(jīng)費報銷(xiāo)處理端就是借助于電子發(fā)票為媒介，將經(jīng)費報銷(xiāo)業(yè)務(wù)信息化，對經(jīng)費報銷(xiāo)業(yè)務(wù)加以規范化處理和管理。
(四)款項支付端
款項支付端是經(jīng)費報銷(xiāo)流程的收官環(huán)節，同樣也是反映經(jīng)濟活動(dòng)落實(shí)效果的重要環(huán)節。在當前支付手段日益多元化的背景下，為款項支付提供了更多便捷。借助于互聯(lián)網(wǎng)支付平臺，能夠大幅加快款項支付效率。在由經(jīng)費報銷(xiāo)處理端搜集相關(guān)數據后，在由相關(guān)管理人員加以審核的前提下，可將數據信息整理到數據庫中，其中包括發(fā)票信息、支付信息等，隨后依照財務(wù)制度，定期由數據庫中提取支付信息，經(jīng)由在線(xiàn)支付渠道，完成經(jīng)費報銷(xiāo)款項的快速支付。在款項支付端構建過(guò)程中，需要加強對以下兩點(diǎn)的控制：一是確保支付數據與銀行卡數據的匹配，保障會(huì )計信息的準確率。二是要嚴格遵守資金管理制度，確�？铐椫Ц抖说臉嫿ㄔ趦瓤刂贫仍试S下，并在辦公網(wǎng)絡(luò )運行規范下，由財務(wù)部門(mén)及相關(guān)領(lǐng)導的進(jìn)行審批。
參考文獻：
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