基于PDCA的數字圖書(shū)館質(zhì)量管理研究

基于PDCA的數字圖書(shū)館質(zhì)量管理研究 【內容提要】對數字圖書(shū)館這一龐大信息系統應進(jìn)行全面質(zhì)量管理。在論述數字圖書(shū)館的質(zhì)量管理對象和質(zhì)量管理條件的基礎上，指出用PDCA方法可有效實(shí)現數字圖書(shū)館的質(zhì)量管理，并討論了PDCA方法的實(shí)施細節和措施。
【摘要題】實(shí)踐研究
【關(guān)鍵詞】數字圖書(shū)館/PDCA/質(zhì)量管理……
　　　　圖書(shū)館管理有著(zhù)深厚的歷史淵源。從19世紀開(kāi)始，以帕尼茲（A.Panizza）和愛(ài)德華茲（E.Edwards）為代表的圖書(shū)館管理學(xué)派就一直致力于圖書(shū)館的管理研究，并在理論與實(shí)踐方面取得了卓有成效的建樹(shù)。20世紀30年代后，圖書(shū)館人又致力于把起源于制造業(yè)并在制造業(yè)中得到不斷發(fā)展和完善的質(zhì)量管理策略和方法運用于圖書(shū)館的管理工作，形成了相應的圖書(shū)館質(zhì)量管理模式。那么，對于數字圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，是否也可以進(jìn)行質(zhì)量管理呢？
　　綜合目前有關(guān)數字圖書(shū)館的研究可以看到，數字圖書(shū)館是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現代高新科學(xué)技術(shù)和圖書(shū)館學(xué)情報學(xué)的結合。從技術(shù)上講，它是以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )通信技術(shù)為基礎的以所有信息機構為節點(diǎn)的信息資源體系。
　　經(jīng)過(guò)加工整序后形成的信息資源體系是構成數字圖書(shū)館的最核心的要素，也是進(jìn)行質(zhì)量管理的重心所在。除此之外，它還包括信息基礎設施、信息用戶(hù)與數字圖書(shū)館的工作人員。
　　數字圖書(shū)館是一個(gè)龐大的系統工程，如何有效配置系統元素，使這些組成部分構成一個(gè)有機的整體，即如何加強質(zhì)量管理，強調信息知識系統建立、開(kāi)發(fā)與使用的全過(guò)程中各項因素的質(zhì)量，確保數字圖書(shū)館的全面優(yōu)化，使之具有遠程、快速、全面、有序等服務(wù)優(yōu)勢，最大限度地滿(mǎn)足用戶(hù)的信息需要，成為值得關(guān)注的問(wèn)題。
　　　　　　1　數字圖書(shū)館質(zhì)量管理的對象
　　數字圖書(shū)館的質(zhì)量管理是管理者與全體員工以及各個(gè)部門(mén)之間共同參與，相互協(xié)調，綜合運用現代管理技術(shù)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)和科學(xué)方法，用全面質(zhì)量管理去保證數字圖書(shū)館的建立與使用的全過(guò)程。分析數字圖書(shū)館的組成可以看到，數字圖書(shū)館的質(zhì)量管理對象主要有以下幾個(gè)方面：
　　　　1.1知識信息系統質(zhì)量
　　知識信息系統質(zhì)量一般指信息的使用價(jià)值及其屬性能否滿(mǎn)足用戶(hù)需求的程度。具體包括：性能、可靠性、安全性和經(jīng)濟性。性能指信息數據組織結構的合理性�？煽啃灾感畔�數據使用的有效程度。安全性指在數據使用的流程中事故的頻率以及事故的輕重程度。經(jīng)濟性指用戶(hù)的使用成本以及數字圖書(shū)館的建設成本。
　　　　1.2工序質(zhì)量
　　工序質(zhì)量是指建設數字圖書(shū)館的成員單位為保證其優(yōu)質(zhì)化而具備的手段和條件。在建立數字圖書(shū)館的流程中，應該考慮以下因素：人，主要指參與建立與管理數字圖書(shū)館的管理者、工作人員的質(zhì)量意識、責任心、文化知識與技術(shù)水平；機器，主要指計算機、網(wǎng)絡(luò )設備等的質(zhì)量；原材料，主要指信息源的質(zhì)量；方法，主要指信息源的開(kāi)發(fā)、分析，集合與利用，以及組織管理等方法的質(zhì)量；檢測手段（Measurement），主要指檢測方法、手段與檢測工具的質(zhì)量；環(huán)境，其一指網(wǎng)絡(luò )信息化環(huán)境的質(zhì)量，其二指數字圖書(shū)館領(lǐng)導者創(chuàng )造并保持使工作人員能充分參與實(shí)現質(zhì)量管理的內部環(huán)境。這6個(gè)方面的質(zhì)量問(wèn)題直接影響數字圖書(shū)館的優(yōu)質(zhì)化，在分析其質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，可從這6個(gè)方面去尋找原因。
　　　　1.3工作質(zhì)量
　　一般由各項工作標準、工作制度，以及人們在執行這些標準的過(guò)程中的態(tài)度所決定。在工作質(zhì)量中，以執行工作標準、工作制度的人居主導地位。
　　在數字圖書(shū)館質(zhì)量管理的對象中，知識信息系統質(zhì)量、工序質(zhì)量、工作質(zhì)量三者相輔相成，由此構成一個(gè)數字圖書(shū)館的管理系統。知識信息系統質(zhì)量是整個(gè)數字圖書(shū)館的生存基礎，工序質(zhì)量是信息知識系統質(zhì)量的保證，而工序質(zhì)量又取決于工作質(zhì)量，因而整個(gè)質(zhì)量管理的重心是工作標準、工作制度的制定與執行，以及執行這些標準與制度的工作人員的基本素質(zhì)。通過(guò)如此全面的管理，使數字圖書(shū)館不斷完善其信息選擇、整理、輸入、組織、存儲、輸出、反饋等各個(gè)環(huán)節的質(zhì)量。只有注重了數字圖書(shū)館質(zhì)量管理的全過(guò)程，才能最大限度地滿(mǎn)足用戶(hù)需求，實(shí)現優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。
　　　　　　2　基于PDCA的數字圖書(shū)館質(zhì)量管理
　　　　2.1數字圖書(shū)館質(zhì)量管理的準備工作
　　數字圖書(shū)館質(zhì)量管理的目的是確保數字圖書(shū)館的優(yōu)化組合，以用戶(hù)為關(guān)注焦點(diǎn)，滿(mǎn)足用戶(hù)需求。其質(zhì)量管理的實(shí)現方式就是把每一個(gè)工作人員的積極性與責任感調動(dòng)起來(lái)，在各項工作中以預防為主，用防治的方式來(lái)控制每一道工序的質(zhì)量，從而達到高效率、高質(zhì)量的工作水平。在實(shí)施質(zhì)量管理之前，我們必須做一些準備工作，它包括以下內容：
　�。�1）強調全體工作人員積極參與質(zhì)量管理。因為任何標準、制度都是靠人去遵守、執行的。所以，只有強調人人參與，加強對工作人員的質(zhì)量教育，樹(shù)立工作人員的質(zhì)量意識，讓工作人員做好各自的本職工作，才能確保各項工作的質(zhì)量。建立各部門(mén)、各小組乃至各個(gè)工作人員的質(zhì)量責任制，才能使質(zhì)量管理的具體工作得到落實(shí)，才能使質(zhì)量管理工作人人有專(zhuān)責，事事有標準。數字圖書(shū)館的各級人員都是工作之本，只有讓他們充分參與，才能使他們的才干為數字圖書(shū)館帶來(lái)質(zhì)量管理的收益。
　�。�2）質(zhì)量管理小組的建立與活動(dòng)的開(kāi)展。在強調每一個(gè)工作人員積極參與質(zhì)量管理的前提下，可根據具體情況和不同的工作特點(diǎn)，采取自由組合的方式，選定質(zhì)量管理活動(dòng)的課題，集思廣益，解決工作過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題，提高與改進(jìn)質(zhì)量。例如，負責信息源開(kāi)發(fā)與整理的工作人員組合起來(lái)，就信息的取舍、分類(lèi)編排、組織等，制訂一個(gè)共同認可的標準，對資源文件的質(zhì)量無(wú)疑起到保證作用。
　�。�3）確定工作的標準化，包括管理標準化與技術(shù)標準化兩大部分。管理標準化包括各種規章制度與職責范圍的制訂。在質(zhì)量管理過(guò)程中，必須依照這些規章制度與職責范圍來(lái)衡量各項工作的質(zhì)量。而技術(shù)標準化則是衡量各項工作技術(shù)的依據。二者必須結合，缺一不可。否則，有了技術(shù)標準而無(wú)規章制度與職責范圍，將無(wú)法保證技術(shù)標準的實(shí)現。有了管理標準而無(wú)技術(shù)標準，管理標準將無(wú)法指導各項工作技術(shù)落到實(shí)處。
　�。�4）確定質(zhì)量情報的獲取途徑。質(zhì)量情報工作在質(zhì)量管理中所起的作用是：通過(guò)對質(zhì)量信息的反饋以及吸收國外數字圖書(shū)館先進(jìn)技術(shù)和管理方法等，對數字圖書(shū)館的質(zhì)量管理起到控制作用。例如，通過(guò)用戶(hù)對質(zhì)量信息的反饋，改進(jìn)數字圖書(shū)館對信息的開(kāi)發(fā)與組織，促進(jìn)多媒體技術(shù)及網(wǎng)絡(luò )結構的不斷完善。質(zhì)量情報一般是通過(guò)員工的工作過(guò)程和用戶(hù)使用過(guò)程這兩個(gè)環(huán)節而獲取的。另外，通過(guò)對國外數字圖書(shū)館的先進(jìn)技術(shù)與管理經(jīng)驗的報道，也能獲取有關(guān)質(zhì)量情報，有鑒別、有選擇地為我所用。

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