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淺論新時(shí)期高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng )新
論文關(guān)鍵詞：；服務(wù)模式；創(chuàng )新論文摘要：隨著(zhù)、電子載體和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的應用和發(fā)展，高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng )新要實(shí)行“三個(gè)轉變”：一是服務(wù)內容的創(chuàng )新，從檔案數量要求向質(zhì)量要求轉變；二是服務(wù)方式的創(chuàng )新，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉變；三是服務(wù)手段的創(chuàng )新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。
隨著(zhù)高科技的迅猛發(fā)展，我們已進(jìn)入一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò )化、數字化的新時(shí)代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進(jìn)并日益深入地影響到人們生活、學(xué)習和工作的方方面面。在新的時(shí)期，高校檔案事業(yè)作為主義建設的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地提供檔案，為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理等項工作服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案在事業(yè)中的作用。因此，高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng )新已是勢在必行。
一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng )新的必然性
檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著(zhù)大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。加強檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，對發(fā)展和社會(huì )建設具有重要的推進(jìn)作用。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的搖籃，在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門(mén)保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開(kāi)發(fā)利用起來(lái)，才能體現它們應有的價(jià)值。
高校檔案形成于高校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面，是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化的真實(shí)記錄。實(shí)踐證明，高校檔案對于推動(dòng)教育改革、提高教育教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)管校、開(kāi)展教學(xué)研究、提高工作效率、維護學(xué)校權益、展示學(xué)校輝煌業(yè)績(jì)等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作，是高校管理不可缺少的環(huán)節，也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個(gè)環(huán)節的好壞，直接關(guān)系到學(xué)校建設的整體風(fēng)貌。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案，有的放矢地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，以滿(mǎn)足學(xué)校各類(lèi)人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。
高校檔案作為一種客觀(guān)實(shí)體，它的作用發(fā)揮并不是主動(dòng)的，而是潛在的，需要通過(guò)人的勞動(dòng)，通過(guò)一定的科學(xué)的工作方法來(lái)管理、開(kāi)發(fā)才能發(fā)揮出來(lái)。為此，高校檔案管理部門(mén)必須以新時(shí)期高度發(fā)展的電子科技為依托，實(shí)現檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng )新，從社會(huì )需要、學(xué)校需要的角度出發(fā)，以學(xué)校內外的利用者為服務(wù)對象，以庫藏檔案信息為服務(wù)內容，以多種服務(wù)方式為手段，為檔案的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng )造一個(gè)廣闊的空間，實(shí)現高校檔案信息資源的共享。
二、電子時(shí)代的到來(lái)為高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng )新提供了技術(shù)支撐
一是計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢，不能適應人們的要求。當今時(shí)代，計算機已深入到社會(huì )生活的各個(gè)領(lǐng)域，在檔案工作中，計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史，大量簡(jiǎn)單、重復的手工勞動(dòng)逐漸由計算機取代，大大提高了工作效率。此外，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、復印技術(shù)、縮微技術(shù)、激光掃描技術(shù)也為檔案工作的創(chuàng )新提供了強有力的技術(shù)支持。
二是新的電子載體（材料）的出現和應用。紙張在一段時(shí)間里幾乎是檔案工作唯一的載體，錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀80年代后，新型載體大量出現，如磁帶、磁盤(pán)、激光視盤(pán)、電子文件以及數碼相機拍攝的圖像數據等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介，過(guò)去的一些紙質(zhì)資料被現代的計算機磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲介質(zhì)所替代。充分發(fā)揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能，使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。
三是網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展和應用。高校的優(yōu)勢在于具有完善的校園網(wǎng)，校園網(wǎng)的產(chǎn)生使檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化，一改傳統的手工操作為電子文件，變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作，利用先進(jìn)的設備、科學(xué)的方法和手段，極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統的檔案管理工作相比，電子時(shí)代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實(shí)施一系列管理活動(dòng)，而是直接運用來(lái)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現“信息數字化、傳輸網(wǎng)絡(luò )化、館藏超時(shí)空化、服務(wù)有線(xiàn)化”，利用者足不出戶(hù)便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實(shí)現了檔案信息的共享。
三、高校服務(wù)模式創(chuàng )新的對策與措施
服務(wù)內容創(chuàng )新，從檔案數量要求向質(zhì)量要求轉變。檔案管理服務(wù)模式創(chuàng )新的內容是多方面的，高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來(lái)便萬(wàn)事大吉，而是要充分挖掘自身潛能，通過(guò)不斷完善、豐富、創(chuàng )新工作內容，推動(dòng)服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。近年來(lái)，隨著(zhù)我國高等事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的檔案工作也逐步走上了規范化、科學(xué)化管理的軌道。檔案工作從傳統的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉變，已成為一種必然的趨勢。檔案的價(jià)值在于被利用，高校的檔案資源就像一座寶庫。高校檔案工作者要實(shí)現服務(wù)模式的創(chuàng )新，很重要的一點(diǎn)就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環(huán)節，以服務(wù)方式的主動(dòng)性、提供信息的系統性、編研成果的創(chuàng )造性等優(yōu)勢在建設中的很多領(lǐng)域發(fā)揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用，適時(shí)把相關(guān)的信息轉化成編研成果，直接為高校的中心工作服務(wù)，從而使編研成果發(fā)揮出最大的效益和經(jīng)濟效益。
服務(wù)方式創(chuàng )新，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉變。新時(shí)期高校檔案部門(mén)應立足館藏、面向未來(lái)，大膽改革現有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現代化、信息化、服務(wù)化、開(kāi)放性上下大力氣，建立管理科學(xué)、反應敏捷、運行靈活的，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點(diǎn)放在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用上，努力實(shí)現服務(wù)方式的社會(huì )化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。檔案管理者要強化參與意識，在校領(lǐng)導的重視和支持下，緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，積極參與學(xué)校的重大活動(dòng)，及時(shí)了解、掌握學(xué)校發(fā)展動(dòng)態(tài)，經(jīng)常深入教學(xué)、科研第一線(xiàn)，熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程和具體內容，了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求，有針對性地開(kāi)展信息服務(wù)工作。同時(shí)，在檔案主管部門(mén)的協(xié)調下，加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作，廣泛開(kāi)展聯(lián)機檢索等業(yè)務(wù)，互息，促進(jìn)交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開(kāi)發(fā)，實(shí)現資源共享。
服務(wù)手段創(chuàng )新，由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。服務(wù)手段的創(chuàng )新是檔案服務(wù)工作創(chuàng )新的載體，隨著(zhù)和多媒體網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的加速融合發(fā)展，數字化檔案館的建設是21世紀檔案業(yè)務(wù)建設的必然發(fā)展趨勢。因此，必須加快檔案信息化建設步伐，把現代科學(xué)技術(shù)手段運用到高校檔案管理工作中去，改變傳統的手工操作管理模式，實(shí)現現代化管理。檔案工作人員要借助現代計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)，對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進(jìn)行處理、存儲，實(shí)現同一事物的多種形式表現，從而改變傳統的檔案信息利用只能著(zhù)眼于紙張文字的單一表現方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。同時(shí)，加強檔案館信息網(wǎng)絡(luò )建設，在因特網(wǎng)上建立檔案信息主頁(yè)，搞好網(wǎng)絡(luò )化服務(wù)，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；按照信息化標準建成的檔案館，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )方便地獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)不受地域限制。這種檔案館信息網(wǎng)絡(luò )能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理和查詢(xún)集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，從而改變過(guò)去那種信息量少、速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放圍墻之內的不利狀況。
參考文獻：
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