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試論辦公室系統的協(xié)調功能
論文關(guān)鍵詞：行政管理 辦公室 協(xié)調 功能
論文摘要：辦公室是單位和部門(mén)的樞紐，功能多、任務(wù)重。作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機構，辦公室要善于統籌兼顧，圍繞工作中心，充分發(fā)揮辦會(huì )室系統的協(xié)調功能，提高其協(xié)調能力。
辦公室作為一個(gè)綜合性的辦事機構，其承擔的職責和任務(wù)是多方面的，如撰寫(xiě)文稿、文書(shū)打印、檔案收存、機要保密、電話(huà)傳真、組織會(huì )議、處理信息、內部協(xié)調、公關(guān)接待、信息發(fā)布和督促檢查等，擔負著(zhù)日常性的行政事務(wù)及繁重的服務(wù)工作，起到承上啟下、協(xié)調左右的中心樞紐作用。本文擬就力、公室的協(xié)調功能進(jìn)行探討
所謂協(xié)調，就是連接、聯(lián)合、調和所有的活動(dòng)及能量，使之統一起來(lái)。換句話(huà)說(shuō)，協(xié)調是一項綜合性的管理工作，其目的是消除管理過(guò)程中各環(huán)節之間的不和諧現象，使之協(xié)調一致、相互配合、同步發(fā)展。在實(shí)際工作中，單位的內外之間、上下之間、部門(mén)之間往往會(huì )出現許多矛盾、沖突和不一致、不協(xié)調的現象，這些矛盾與沖突，需要通過(guò)有關(guān)政策、規章制度和有力的措施來(lái)調節。辦公室作為管理系統的中樞，其所處的位置決定了辦公室的工作必須經(jīng)常地、大量地、直接地協(xié)調各種關(guān)系，其協(xié)調工作的主要方面是上下級間的協(xié)調和左右間的協(xié)調。
一、上下級間的協(xié)調
首先，作為領(lǐng)導的參謀和助手，辦公室人員要深人開(kāi)展調查研究，經(jīng)常給領(lǐng)導提供有關(guān)的統計數據和業(yè)務(wù)管理信息，并依據黨的方針和國家的政策法規結合實(shí)際情況，適時(shí)地提出可行性建議，撰寫(xiě)出客觀(guān)全面的、具有前瞻性的調研報告供領(lǐng)導參考，為領(lǐng)導作出正確決策服務(wù)。辦公室是領(lǐng)導的左膀右臂，參謀作用十分明顯，辦公室干部要克服“言多必失、言高蓋主、言低丟而”的困擾，不以言輕而金口難開(kāi)，要敢于進(jìn)言，敢于獻計，大膽進(jìn)諫。當然，進(jìn)諫也要點(diǎn)到為止，不能把自己的意見(jiàn)強加給領(lǐng)導，更不能左右領(lǐng)導決策。要坦坦蕩蕩，出于公心，從大局出發(fā)，以事業(yè)為重，說(shuō)真話(huà)，丁是丁，卯是卯。
其次，辦公室所處的位置自然要求辦公室要在領(lǐng)導和群眾之間起到橋梁和紐帶作用。為此，辦公室要認真對待和妥善協(xié)調好上下級之間可能存在的矛盾，善于做好群眾工作，積極維護領(lǐng)導之間、領(lǐng)導和群眾之間的團結。在協(xié)調處理政務(wù)、事務(wù)時(shí)，要平心靜氣、平等待人，仔細傾聽(tīng)對方的意見(jiàn)，充分體諒對方的難處，對他們的實(shí)際困難和問(wèn)題，該解決的要及時(shí)向領(lǐng)導反映并積極配合解決，要利用自己政策懂得多，信息知道得多，領(lǐng)導意圖了解得多的優(yōu)勢，幫助基層出點(diǎn)子、理思路和謀對策。
再次，領(lǐng)導之間由于各自分管著(zhù)幾個(gè)方面的工作，往往會(huì )從分管的工作出發(fā)，給辦公室提出不同的要求，發(fā)出不同的指令，對此辦公室人員要胸有全局，分清主次和輕重緩急。在安排工作計劃、各種會(huì )議和活動(dòng)的工作中，要以正職領(lǐng)導為中心，對大是大非、事關(guān)全局的問(wèn)題，必須多請示主要領(lǐng)導，按主要領(lǐng)導的意見(jiàn)去溝通和落實(shí)，對領(lǐng)導之間即正職與副職、副職與副職之間的意見(jiàn)，也要及時(shí)溝通，消除誤會(huì )，努力使整個(gè)組織建立起融洽和諧、相互支持、相互信任的關(guān)系。
二、左右間的協(xié)調
首先，在實(shí)際工作中，由于各個(gè)部門(mén)所處的位置不同，也由于各類(lèi)人員在思維方式、思想認識、工作作風(fēng)和工作能力等方面存在差異，他們往往偏重于注意自身目標的實(shí)現，而忽視別的部門(mén)或別人的要求，使得部門(mén)之間、人與人之間對一些問(wèn)題的認識和處理不一致，以致于不能發(fā)揮整個(gè)組織的最大功能，不能形成最佳的合力。對此各級辦公室要通過(guò)聯(lián)系、溝通、調解、協(xié)商等方式來(lái)有效地統籌協(xié)調左右之間各方面的關(guān)系，弄清楚問(wèn)題的來(lái)龍去脈，絕不能把遇到的矛盾簡(jiǎn)單地上交給領(lǐng)導。
其次，辦公室在發(fā)揮協(xié)調功能中，要站在全局的立場(chǎng)和高度對各部門(mén)進(jìn)行綜合平衡，集中多方意見(jiàn)，多方協(xié)商，求同存異，秉公處理，要以公正平和的心態(tài)調整、理順和改善各單位之間、人際之間的關(guān)系，解決工作中的矛盾，并且建立和健全各種協(xié)調制度，使協(xié)調工作逐步規范化、程序化。
再次，辦公室的協(xié)調工作要綱舉目張，不能事無(wú)巨細，眉毛胡子一把抓，否則就會(huì )被事務(wù)所淹沒(méi)，有可能顧此失彼、事倍功半。事實(shí)證明，辦公室的協(xié)調工作一定要有重點(diǎn)，要緊緊圍繞領(lǐng)導關(guān)心的重點(diǎn)和群眾關(guān)注的熱點(diǎn)及改革發(fā)展中碰到的難點(diǎn)問(wèn)題，通過(guò)牢牢抓住重大事項，去帶動(dòng)辦公室協(xié)調工作的開(kāi)展。
三、協(xié)調工作中應該注意的幾個(gè)問(wèn)題
第一，有權不越權。辦公室是綜合管理部門(mén)，是協(xié)助領(lǐng)導施政、指揮和管理的左右手，但辦公室干部要切實(shí)擺正位置，既不能越權，更不能濫用權利。要始終牢記自己是參謀而非領(lǐng)導，是“配角”而非“主角”，做到盡責不越職，出謀不決策，參與不干預，在正常情況下絕不超越職權范圍處理事務(wù)，絕不過(guò)問(wèn)不該知道的事情。辦公室在任何時(shí)候都不能忘記按章辦事，按領(lǐng)導意圖辦事，按照工作程序辦事，對一些重要事情要按照職責分工和上下級領(lǐng)導關(guān)系，有請示，有匯報。凡遇到超越職權范圍的事，不擅自作主，不亂表態(tài)，不亂辦事，如遇領(lǐng)導不在又有緊急事情需要處理時(shí)，要注意與有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員商量后慎重處理。
第二，有功不居功。辦公室的工作多數是協(xié)助、輔助其他部門(mén)的，雜事、小事多，協(xié)助、輔助多，臺下、幕后多，沒(méi)有轟轟烈烈的場(chǎng)面，沒(méi)有引人注目的動(dòng)作，因而工作干了不少，但總結起來(lái)，似乎又沒(méi)幾件能顯示成績(jì)的事情。面對這種情況，辦公室人員一定要高姿態(tài)，不爭功，不居功，淡泊名利，忘我超我，樂(lè )于干默默無(wú)聞的小事、雜事，甘當配角，當好配角。
第三，有苦不叫苦。辦公室的特點(diǎn)是事雜(繁雜、復雜)面廣(頭緒多、范圍寬)，什么工作都可以歸到辦公室辦，作為聯(lián)絡(luò )上下左右的“中樞”，辦公室經(jīng)常處于矛盾的交叉點(diǎn)，稍不注意不是上不滿(mǎn)意就是下有意見(jiàn)。面對誤解和委曲，辦公室人員要受得住、不氣餒，認真對待，有則改之，無(wú)則加勉。不能因為領(lǐng)導要求嚴、批評多，就鬧情緒，也不能因為矛盾多、事難辦，就畏首畏尾，不敢辦事。正確的態(tài)度應該是:只要是職權范圍內的事，就要積極主動(dòng)抓，絕不可縮手縮腳、推三推四，要敢于做一切有利于做好工作的事，敢管事、敢擔事、敢辦事，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。
四、辦公室協(xié)調能力的提高
辦公室工作的性質(zhì)、地位和作用要求辦公室人員要具有較高的理論水平和較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)與應變能力。隨著(zhù)改革開(kāi)放向縱深發(fā)展，辦公室系統要在新形勢下完成自己的工作使命，有所作為，還要開(kāi)拓新的思路，采用新的方法，在辦文、辦會(huì )和辦事上，在綜合、協(xié)調、運轉上發(fā)揮更大的功能和作用。為此，辦公室干部平時(shí)要注意系統學(xué)習和掌握現代管理科學(xué)理論并指導實(shí)踐，主動(dòng)深人實(shí)際，調研分析，當政策的“靈通人士”和情況的“百事通”，只有這樣，才能增強做好協(xié)調工作的素質(zhì)和本領(lǐng)。
辦公室是一個(gè)有機的整體，往往一項具體工作有時(shí)要落實(shí)到多位工作人員的身上，經(jīng)過(guò)通力合作才能完成。因此要通過(guò)經(jīng)常性的思想政治教育，增強力、公室人員的黨性觀(guān)念、全局觀(guān)念和群眾觀(guān)念，做到個(gè)人利益服從整體利益，局部利益服從全局利益，眼前利益服從長(cháng)遠利益。要注意調動(dòng)力、公室每位同志的積極性和創(chuàng )造性，充分發(fā)揮辦公室人員的智慧和特長(cháng)，并進(jìn)行科學(xué)組合，合理分工，分兵把口，使辦公室內部的知識結構可以互補，能力可以互補，大家職責分明、任務(wù)明確，重大事項集體合作、統一行動(dòng)，保證目標的實(shí)現。此外要拓寬民主渠道，努力營(yíng)造一種多想問(wèn)題、勤動(dòng)腦筋、積極向上的良好氛圍，建立人人爭先創(chuàng )優(yōu)的激勵機制，從而增強辦公室的凝聚力，增強辦公室人員的責任感和集體榮譽(yù)感。
從某種意義上說(shuō)，辦公室是個(gè)無(wú)權部門(mén)，充其量是個(gè)參謀、輔助部門(mén)，要真正發(fā)揮辦公室的協(xié)調作用，還有賴(lài)于領(lǐng)導的支持和充分的授權，而且領(lǐng)導重視和支持的程度也直接關(guān)系到辦公室協(xié)調成效的大小。
總而言之，作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)系各方的綜合管理機構，辦公室要善于統籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協(xié)調工作，使領(lǐng)導之間、部門(mén)之間、人員之間思想一致、行動(dòng)統一，從而最大限度地調動(dòng)單位和個(gè)人的積極性，在相互配合、減少內耗的情況下發(fā)揮整體的最優(yōu)效能。
參考文獻:
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