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知識經(jīng)濟背景下的秘書(shū)從業(yè)人員能力素質(zhì)結構探析
摘要：從“秘書(shū)素質(zhì)的系統性”角度出發(fā)，探討秘書(shū)能力素質(zhì)新結構應該具備的四個(gè)意識：應變意識、創(chuàng )新意識、獨立意識和現代意識。
關(guān)鍵詞：秘書(shū)從業(yè)人員；素質(zhì)；新結構
“秘書(shū)素質(zhì)”的話(huà)題伴隨著(zhù)秘書(shū)隊伍的擴大而日漸高漲，但是大多強調“專(zhuān)業(yè)技巧，即如何應對某一件具體事件”，而在很大程度上忽略了秘書(shū)綜合素質(zhì)的系統性。知識經(jīng)濟背景下的企事業(yè)單位對秘書(shū)從業(yè)人員提出了更高的能力素質(zhì)要求。
一、社會(huì )對秘書(shū)從業(yè)人員的需求狀況分析
根據近年來(lái)從人才市場(chǎng)反饋的供需信息分析，社會(huì )對文秘人才的需求大致可分為四類(lèi)：一類(lèi)為服務(wù)型秘書(shū)。如公司辦公室、基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類(lèi)秘書(shū)等；二類(lèi)為事務(wù)型秘書(shū)，如企業(yè)、公司、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員、公關(guān)人員、檔案管理人員等；三類(lèi)為文字型秘書(shū)，如企業(yè)、公司、行政事業(yè)單位的文書(shū)起草人員；四類(lèi)為管理型秘書(shū)，如公司、企業(yè)單位的總經(jīng)理助理、部門(mén)經(jīng)理、辦公室主任�；鶎有姓聵I(yè)單位辦公室主任等。
依據職責的大小，秘書(shū)又可以分為以下三種：一是初級秘書(shū)——以接電話(huà)、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務(wù)為主。比如企業(yè)的初級秘書(shū)應包括公司前臺接待、電話(huà)接線(xiàn)生、部門(mén)事務(wù)助理等。他們的職責比較單一，技術(shù)含量較低，薪金相對較低。二是中級秘書(shū)——能夠寫(xiě)一般信函。起草報告和準備會(huì )議等，多為大專(zhuān)或本科畢業(yè)。比如，企事業(yè)單位中的部門(mén)經(jīng)理秘書(shū)、經(jīng)理助理等處于中層管理者身邊的秘書(shū)，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對較高。三是高級秘書(shū)——能起草重要的合同文本，懂法律、稅務(wù)知識，有應急處理能力。高級秘書(shū)是隨著(zhù)市場(chǎng)環(huán)境下。組織橫向聯(lián)系的加強以及現代化辦公手段對組織的滲透而出現的�，F代高級秘書(shū)特別強調的素質(zhì)有公關(guān)才能、外語(yǔ)水平和辦公行政管理的能力等。比如，企事業(yè)單位中的高級秘書(shū)包括跨國公司首腦秘書(shū)、董事會(huì )秘書(shū)、地區總裁秘書(shū)以及總經(jīng)理的高級行政助理等，目前屬于人才市場(chǎng)上的稀有資源。
二、秘書(shū)從業(yè)人員能力素質(zhì)現狀分析
高科技日新月異的發(fā)展，新技術(shù)的運用不僅改變了人們的工作條件，還使人類(lèi)進(jìn)入了信息傳播全球化的時(shí)代。傳統的以紙和筆為載體的書(shū)寫(xiě)方式為打字機、計算機所代替，通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，改變了人們獲得信息和交流信息的方式�，F代辦公室設備的使用。不僅要求從事辦公室事務(wù)的秘書(shū)從業(yè)人員具有傳統意義上秘書(shū)應具有的基本素質(zhì)，而且要具有熟練使用現代化辦公設備的能力，具有使用現代通信手段獲取信息并及時(shí)整理和傳送的能力。這對現代秘書(shū)的知識技能結構和能力提出了越來(lái)越高的要求，秘書(shū)人才逐漸向“復合型”方向發(fā)展，其知識體系日趨復雜和全面。隨著(zhù)我國市場(chǎng)經(jīng)濟的不斷發(fā)展，秘書(shū)工作被劃分到行政管理范疇，主要是幫助行政領(lǐng)導或經(jīng)理分擔日常事務(wù)，職責涉及到文檔信息管理、會(huì )議和約會(huì )的安排、起草信函和文件以及內部和外部的溝通等各方面，已經(jīng)成為黨政機關(guān)、企事業(yè)單位不可或缺的職位。目前。我國秘書(shū)從業(yè)人員約2300萬(wàn)人。秘書(shū)逐漸成為一種職業(yè)，其地位日益提高。以往只負責抄抄寫(xiě)寫(xiě)的秘書(shū)已經(jīng)不能適應黨政機關(guān)、企事業(yè)單位對人才渴望的需求，這對秘書(shū)從業(yè)人員的能力結構提出了新的要求。
當前的主要問(wèn)題：一是素質(zhì)單一化，過(guò)多地強調技巧訓練。某些民營(yíng)培訓學(xué)�；蛘吣承└呗氃盒榱丝s短培養周期，追求短期的經(jīng)濟效益，以速成班培養速成型秘書(shū)，他們用短至一年甚至不到一年的時(shí)間，學(xué)習辦公自動(dòng)化、速記、應用寫(xiě)作等幾門(mén)課程。學(xué)成經(jīng)考試合格后頒發(fā)國家承認的結業(yè)證書(shū)。單純地教與他們處理日常事務(wù)的技巧，如何應對領(lǐng)導需求，處于被動(dòng)式的應付事務(wù)。其次。中文專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生“萬(wàn)金油”型秘書(shū)，這一類(lèi)秘書(shū)從業(yè)人員大多被看重的是文字功底好，“能說(shuō)會(huì )道”。而隨著(zhù)行業(yè)的分化，社會(huì )分工的細化，各行各業(yè)對秘書(shū)從業(yè)人員的要求也越來(lái)越專(zhuān)業(yè)化。因此，這類(lèi)秘書(shū)從業(yè)人員到了具體的崗位上仍然從頭做起，需要在實(shí)際工作中跨學(xué)科、跨專(zhuān)業(yè)、跨領(lǐng)域地加強自己的綜合素質(zhì)適應新的崗位。二是素質(zhì)模式化。秘書(shū)角色意識淡化。秘書(shū)從業(yè)人員處于從屬地位，領(lǐng)導說(shuō)什么就是什么，領(lǐng)導讓干什么就干什么，做事盲目服從，缺乏“自立”、“自我”意識。雖被稱(chēng)為領(lǐng)導的“左膀右臂”，在實(shí)際工作中缺乏主動(dòng)性，缺乏創(chuàng )新意識，秘書(shū)“獨立自主”角色意識淡化。
三、秘書(shū)從業(yè)人員能力素質(zhì)的新要求
�。ㄒ唬⿷円庾R——秘書(shū)專(zhuān)業(yè)自身生存的特點(diǎn)
秘書(shū)工作的具體內容也完成了四個(gè)轉變：由原來(lái)簡(jiǎn)單的辦文辦事，發(fā)展為既辦文辦事又出謀劃策：由原來(lái)的收發(fā)信息轉向綜合處理信息：由原來(lái)的單憑老經(jīng)驗辦事轉向實(shí)現科學(xué)化管理：由被動(dòng)服務(wù)轉向主動(dòng)服務(wù)。政策的轉變必然要求秘書(shū)解放思想、打破思維定勢，用變化發(fā)展的眼光看問(wèn)題。
哲學(xué)一直被看作智慧的象征，而哲學(xué)從根本上講就是“變”的科學(xué)。發(fā)展的科學(xué)。秘書(shū)工作思維方法和工作方法的基礎堅持哲學(xué)“變”的觀(guān)點(diǎn)，堅持客觀(guān)性，按客觀(guān)規律辦事，以“思辨”達到“思變”。秘書(shū)工作要忠于事實(shí)，以客觀(guān)實(shí)際作為出發(fā)點(diǎn)，不是把原則作為出發(fā)點(diǎn)。同時(shí)，在綜合處理信息、科學(xué)化管理方面，秘書(shū)部門(mén)必須發(fā)揮靈活性的特點(diǎn)。堅持變化、發(fā)展、求新，不能墨守陳規，以不變應萬(wàn)變。要積極主動(dòng)地關(guān)注變化、新情況、新問(wèn)題，及時(shí)關(guān)注社會(huì )動(dòng)態(tài)，了解市場(chǎng)熱點(diǎn)和“敏感點(diǎn)”，掌握瞬息萬(wàn)變的信息，更好地為領(lǐng)導服務(wù)。作為新世紀的秘書(shū)，不能封閉、保守、僵化，做事被動(dòng)。充分發(fā)揮自己辦文辦事的主觀(guān)能動(dòng)性。更好地發(fā)揮參謀助手作用。古人講“登高望遠”，只有思想放開(kāi)了，才有可能打破僵化。
�。ǘ﹦�(chuàng )新意識——秘書(shū)從業(yè)人員參謀決策性體現
秘書(shū)部門(mén)的首要任務(wù)是為領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導者在正確決策并有效執行方面提供參謀服務(wù)，即輔助領(lǐng)導進(jìn)行科學(xué)決策。有人比喻得力的秘書(shū)是領(lǐng)導的“左膀右臂”。顯而易見(jiàn)，秘書(shū)在日常工作中，不僅應該正確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖，更應該及時(shí)補充領(lǐng)導思想盲區，幫助領(lǐng)導打開(kāi)思路，激活思想。因此。秘書(shū)從業(yè)人員必需增強創(chuàng )新意識，學(xué)會(huì )獨立思考，打破常規，張揚個(gè)性。而回到現實(shí)中來(lái)，“秘書(shū)工作被動(dòng)論”的論調占據主導地位，不少秘書(shū)在工作中對領(lǐng)導是絕對的服從。不是唯唯諾諾，不敢越雷池半步，就是溜須拍馬，俯首貼耳。從根本上毫無(wú)主見(jiàn)，創(chuàng )新精神更是無(wú)從談起。秘書(shū)從業(yè)人員要有自我實(shí)現的追求，要實(shí)現自我價(jià)值，必須當好領(lǐng)導的助手，就必須將自我意識融入到角色的扮演中。在角色中體現自我。在規范的角色位置上塑造自我。在21世紀這樣一個(gè)高科技時(shí)代，人們思維方式的深刻變革是必然的趨向。衡量秘書(shū)工作的優(yōu)劣，區分秘書(shū)水平的高低的最重要標準就是看對領(lǐng)導決策及實(shí)施輔助得如何�！翱泼ぁ泵貢�(shū)是難以完成輔助領(lǐng)導科學(xué)決策任務(wù)的，科學(xué)知識與人文知識具有不同的歷史和特征，但兩者之間有不可分割的聯(lián)系，共同構成完整的社會(huì )文化�？墒情L(cháng)期以來(lái)，兩者之間存在著(zhù)互不理解的鴻溝，人文學(xué)者往往認為科技學(xué)者抱有一種淺薄的樂(lè )觀(guān)主義，不注重人的處境；而科技學(xué)者則認為人文學(xué)者缺乏遠見(jiàn)。只熱衷于關(guān)注藝術(shù)和思想存在的瞬間，他們對待問(wèn)題的態(tài)度明顯不同，甚至在情感方面也難以找到共同的基礎，這種文化分裂現象直接導致了我們人才素質(zhì)培養方面的單一和偏失。秘書(shū)教育的主體衍生于文學(xué)教育，受其母體中國語(yǔ)言文學(xué)的遺傳，它先天就帶有十分濃重的人文色彩。秘書(shū)學(xué)基礎課大部分內容就是語(yǔ)言、文學(xué)。甚至。受社會(huì )浮躁心態(tài)和功利主義的影響，只注重人際“技巧”和變通藝術(shù)，所學(xué)課程，幾乎與科學(xué)無(wú)關(guān)。中國人受漢字的影響，在強化具體思維的同時(shí)，卻忽略了抽象思維能力的培養。而抽象思維則是培養創(chuàng )新性意識的關(guān)鍵。立體幾何學(xué)的學(xué)習培養了我們抽象思維能力；普通邏輯學(xué)的學(xué)習，鍛煉豐富了我們的想象空間，使大腦思維得以延伸；數學(xué)、算學(xué)的學(xué)習又激活了大腦思考的縝密性，使我們的思考更加精細、嚴密。人文與科學(xué)的力量相借重，藝術(shù)與邏輯的力量相補充，數理科學(xué)不僅賦予發(fā)散思維的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)以必要的收斂思維能力，而且會(huì )使人們在秘書(shū)工作中更善于理性思考，善于發(fā)現。展示自我，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。相信我們的創(chuàng )造力會(huì )使我們在工作領(lǐng)域更加游刃有余。
�。ㄈ┆毩⒁庾R——秘書(shū)的獨立人格的體現
在秘書(shū)行業(yè)，有不少這樣的定位：秘書(shū)是“參謀”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是無(wú)名英雄等。而涉及到秘書(shū)人格，卻有不少人持這樣的觀(guān)點(diǎn)：領(lǐng)導兩袖清風(fēng)，秘書(shū)也清正廉潔；領(lǐng)導人**犯罪，秘書(shū)也必然品行不端。這就完全抹煞了秘書(shū)人格的獨立性。秘書(shū)。夾雜在上級與下級中間，對上級來(lái)說(shuō)，是“跑腿的”、“打雜的”；對下級來(lái)說(shuō)，又是領(lǐng)導的“跟班”。其實(shí)多年之后，不少秘書(shū)對于自己的身份。常常感嘆“什么也不是”。那么，秘書(shū)的人格到底在哪里？
秘書(shū)人格的確立，必然要求秘書(shū)明確角色意識和自我意識的關(guān)系。人的自我意識表現為愿望、意向、興趣、信念等，是不斷進(jìn)取、自我實(shí)現的精神支柱。依馬斯洛的“需求理論”。每個(gè)人在進(jìn)入自我實(shí)現的某個(gè)階段后，又會(huì )出現新的更高的造出鮮明的角色形象。在角色形象中展現出獨特的自我。
�。ㄋ模┈F代意識——秘書(shū)與時(shí)俱進(jìn)能力的體現
二十一世紀，是個(gè)嶄新的世紀，是個(gè)知識與技能飛速發(fā)展變化的時(shí)代。因特網(wǎng)和電子郵件的廣泛應用，物理上的時(shí)空距離進(jìn)一步縮小。辦公室的許多工作，如各部門(mén)文件的傳送、會(huì )議活動(dòng)的安排、文件的處理、通知的傳達等，都可以通過(guò)電子郵件在瞬間完成。計算機中文語(yǔ)音輸入系統的實(shí)現，使秘書(shū)動(dòng)口不動(dòng)手也能寫(xiě)出生花文章。辦公室工作高度智能，將使“文山會(huì )�！睆氐壮蔀闅v史，也把秘書(shū)從業(yè)人員從繁重的材料堆中解放出來(lái)，提高了工作效率，減輕了工作強度。隨著(zhù)電腦的普及，固定的上下班時(shí)間將會(huì )被打破，秘書(shū)可以在家里完成領(lǐng)導交給的大部分任務(wù)，傳統的聚集在一個(gè)擁擠辦公室的景觀(guān)將成為人們的記憶。隨著(zhù)“政府上網(wǎng)”工程的啟動(dòng)，網(wǎng)上共享信息成為信息社會(huì )的必然選擇。這使代表著(zhù)時(shí)代價(jià)值觀(guān)念的口號“時(shí)間就是金錢(qián)，效率就是生命”逐步向“信息就是金錢(qián)，決策就是生命”轉變。然而受長(cháng)期以來(lái)文化積習的影響，我們秘書(shū)的日常工作仍然生活在封閉、墨守陳規、滿(mǎn)足現狀的傳統套子中。時(shí)代在變化、生活在變化，我們的傳統意識也要隨著(zhù)變化：變封閉為開(kāi)放；變守舊為創(chuàng )新；變保守為寬容；變被動(dòng)為主動(dòng)；變傳統為現代。增強秘書(shū)從業(yè)人員的現代意識，應該做到以下幾點(diǎn)：一是公關(guān)意識。在現代社會(huì )，秘書(shū)從業(yè)人員沒(méi)有一定的公關(guān)意識是難以立足的。一個(gè)單位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美譽(yù)度對單位生存和發(fā)展的價(jià)值，勢必在日益激烈的競爭中失去地位和發(fā)展空間。群眾是事業(yè)發(fā)展的基石，如何有效地實(shí)現與公眾的溝通，是秘書(shū)從業(yè)人員的一項重要職能。秘書(shū)從業(yè)人員要開(kāi)展好工作，還必須協(xié)調好與單位內部各部門(mén)的關(guān)系。秘書(shū)從業(yè)人員在實(shí)際工作中要強化公關(guān)意識，就必須掌握基本的公關(guān)理論知識和實(shí)務(wù)知識，要有良好的精神風(fēng)貌和心理承受能力，要有較強的協(xié)調組織能力和宣傳推廣能力。二是競爭意識。當今社會(huì )是一個(gè)充滿(mǎn)競爭的社會(huì )，面對競爭日益激烈的環(huán)境，秘書(shū)從業(yè)人員必須強化競爭意識。隨著(zhù)領(lǐng)導水平的不斷提高，作為領(lǐng)導的助手和參謀的秘書(shū)只有不斷挑戰自我、超越自我，才能更好地勝任工作。三是法律意識。隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟體制的確立和社會(huì )主義法制的日趨完善，社會(huì )各行業(yè)與法律的關(guān)系日益密切。這必然要求秘書(shū)從業(yè)人員熟悉法律知識，樹(shù)立較強的法律意識，否則就難以在依法治國、依法行政方面當好領(lǐng)導的參謀助手。四是協(xié)作意識。當今世界，許多生產(chǎn)、工作離不開(kāi)部門(mén)、行業(yè)的協(xié)作，而市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展更強化了人們相互依賴(lài)、相互協(xié)作的社會(huì )關(guān)系。對一個(gè)秘書(shū)從業(yè)人員來(lái)說(shuō)，不依靠集體的力量，個(gè)人再有能力和抱負都難以成就事業(yè)。因此，秘書(shū)從業(yè)人員要自覺(jué)地與其他同事加強溝通和交流。這樣才能提高工作效率。
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