淺談企業(yè)秘書(shū)的素質(zhì)與能力

摘要：現代社會(huì )的秘書(shū)，作為一種專(zhuān)業(yè)人才，是隨著(zhù)商品經(jīng)濟的發(fā)展和進(jìn)行社會(huì )服務(wù)的第三產(chǎn)業(yè)的興起，而日益顯示其重要信息服務(wù)的社會(huì )職能，為社會(huì )所大量需要的。在產(chǎn)業(yè)發(fā)達的西方國家中，秘書(shū)是一門(mén)很“俏”的職業(yè)。本文著(zhù)重探討作為現代社會(huì )的一名合格的秘書(shū)應該具備哪些素質(zhì)和能力。
　　關(guān)鍵詞：秘書(shū);素質(zhì);能力;專(zhuān)業(yè)
　　
　　一、引言
　　
　　隨著(zhù)我國的改革開(kāi)放向深度和廣度推進(jìn)，商品經(jīng)濟日益發(fā)達，信息服務(wù)的市場(chǎng)擴大，對秘書(shū)的需求量也日益增大�？梢圆聹y，到來(lái)世紀初，隨著(zhù)產(chǎn)業(yè)化的現代結構的天生以及我國經(jīng)濟的逐步發(fā)展，秘書(shū)工作將更受社會(huì )的重視。它已不僅僅是一種較高級的職業(yè)，而且會(huì )成為吸引千萬(wàn)勞動(dòng)雄師的一門(mén)新興行業(yè)。企業(yè)秘書(shū)必須是思想品德上的“馬列者”,工作上的“老黃�！�,文字能力上的“作家”,綜合素質(zhì)上的“智囊”,辦事上的“經(jīng)紀人” ,思想上的“戰略家”。
　　
　　二、秘書(shū)的能力構成
　　
　　現代企業(yè)制度的建立 ,是現代經(jīng)濟高速發(fā)展的必須 ,同時(shí)也對秘書(shū)工作提出更高的標準 ,與傳統意義的 “秘書(shū)” 相比 ,現代企業(yè)要求秘書(shū)更是 “全才” ,必須具有科學(xué)的預見(jiàn)和廣博的知識 ,集多能于一身 ,構建自身的能力結構 ,同時(shí) ,還必須具有高尚的職業(yè)道德和良好的心理素質(zhì)。
　　1.具有較高的文化專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
　　企業(yè)文秘職員應具有廣博的基礎文化知識。（1）是社會(huì )科學(xué)基礎文化知識,如歷史、政治、思想史,社會(huì )發(fā)展史,哲學(xué)理論等。在世界經(jīng)濟日趨一體化的今天,企業(yè)要生存發(fā)展,必然要進(jìn)進(jìn)世界市場(chǎng)參于競爭,這就要求文秘職員不僅要了解本國文化,而且要了解國外業(yè)務(wù)伙伴所屬?lài)�家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業(yè)倡導的是儒家理論,夸大職員、公司是一家。而美國企業(yè)則更多地倡導開(kāi)拓、奮斗、競爭精神,夸大創(chuàng )新和自我實(shí)現。了解本國文化,了解不同國家的歷史,正確把握不同國家的特點(diǎn),對于開(kāi)展辦公室工作有很大幫助,在經(jīng)濟聯(lián)系日益國際化的今天,這一點(diǎn)更是突出;(2)是自然科學(xué)基礎文化知識。當代社會(huì )的工作與生活離不開(kāi)自然科學(xué)知識,高科技含量的企業(yè)生產(chǎn),以自然科學(xué)知識為基礎。同時(shí),現代辦公設備日益復雜化、高技術(shù)化,沒(méi)有一定的自然科學(xué)知識很難學(xué)習了解其原理和性能�？傊�,文秘職員沒(méi)有一定的自然科學(xué)知識,就很難學(xué)習把握辦公自動(dòng)化的新技術(shù),就不能為企業(yè)內各部分提供高效率的服務(wù)。
　　2.具有較強的是表達能力
　　表達能力是文秘職員的重要能力之一。匯報工作、接待來(lái)客、協(xié)調溝通等都要通過(guò)表達。文秘職員應當正確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔、規范地表達工作情況,正確把握何時(shí)該說(shuō)什么,何時(shí)該寫(xiě)什么,說(shuō)該怎么說(shuō),寫(xiě)該怎么寫(xiě),只有在這些題目上把握適度,才算是真正具備了較強的表達能力。表達能力靠什么?在口頭表達中,要靠駕馭語(yǔ)言的能力,靠豐富的詞匯量,靈敏的思維,清楚的語(yǔ)言以及語(yǔ)氣、手勢、表情、體態(tài)等。在書(shū)面表達中,要靠正確的詞匯使用、嚴謹縝密的思維、得當的文章體式、清新流暢的語(yǔ)言表達等。書(shū)面表達的要求就是正確、規范、簡(jiǎn)捷。隨著(zhù)企業(yè)辦公自動(dòng)化水平的進(jìn)步,對辦公室職員的書(shū)面表達提出了更高的要求,文秘職員必須學(xué)會(huì )熟練地在計算機上進(jìn)行文字處理。四是公關(guān)協(xié)調能力。通過(guò)文秘的公關(guān)協(xié)調工作使企業(yè)與企業(yè)之間,企業(yè)與公眾之間建立良好的合作關(guān)系,為本企業(yè)提供其他企業(yè)的信息,進(jìn)步企業(yè)應變能力。協(xié)調就是協(xié)調本企業(yè)內部上下級、各職能部分之間的***關(guān)系,并通過(guò)我們的工作構建以“***”為核心的企業(yè)文化,追求人與人之間的***,人與自然和社會(huì )的***,營(yíng)造一個(gè)祥和、互助、奮發(fā)向上的企業(yè)氛圍。由此可見(jiàn),文秘職員的公關(guān)協(xié)調能力至少應當包括溝通能力、協(xié)調能力、組織能力、輔助決策能力和應變能力。

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