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檔案信息化建設中存在的問(wèn)題及強化措施
[摘要]檔案是在實(shí)踐活動(dòng)中形成的，是對實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，其作為社會(huì )發(fā)展的重要憑證，無(wú)論是對社會(huì )、各行各業(yè)還是個(gè)人的發(fā)展都具有極其重要的作用。這也對檔案管理提出了更高的要求。傳統的檔案管理方式存在許多弊端和缺陷，越來(lái)越無(wú)法與當前信息化社會(huì )的發(fā)展需求相適應，因此加快推動(dòng)檔案信息化建設具有非常必要性，通過(guò)提高檔案信息化建設的水平，可以更好的促進(jìn)社會(huì )的健康有序發(fā)展。文中分析了檔案信息化建設中存在的問(wèn)題，并進(jìn)一步對檔案信息化建設的強化措施進(jìn)行了具體的闡述。
[關(guān)鍵詞]檔案;問(wèn)題;管理;強化措施;信息化建設
我國提出檔案信息化建設已有一段時(shí)間，但由于相關(guān)工作還不夠過(guò)關(guān)，再加之部分地區在檔案信息化建設中缺乏相應的條件，這就導致檔案信息化建設沒(méi)有達到預測的效果。通過(guò)加強檔案管理工作，可以有推動(dòng)檔案信息化建設起到積極的促進(jìn)作用。再加之近年來(lái)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都加大了檔案信息化建設的進(jìn)程，也取得了較好的成效，對推動(dòng)我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定了良好的基礎。
一、檔案信息化建設中存在的問(wèn)題
(1)數據的異構性
檔案部門(mén)按受的檔案來(lái)源具有多樣性，不僅具有各自的特殊屬性，而且存在著(zhù)復雜的內部結構和處理方式，這就導致數據具有較強的異構性，給檔案信息化建設工作帶來(lái)了較大的難度。檔案作為重要的數據記錄，其對于國家、企業(yè)和個(gè)人的發(fā)展都具有極其重要的意義。但在檔案記錄過(guò)程中，由于受制于各地區發(fā)展時(shí)間、發(fā)展效果等因素的制約，檔案在數據統計、記錄和處理方式上存在一定的差異性，從而導致數據出現異構性，對檔案信息化建設產(chǎn)生了一定的阻礙作用。
(2)高度的分散性
在檔案信息化建設還受到檔案高度分散性的影響。我國幅員遼闊，在檔案管理工作中，為了確保檔案記錄的詳細性和準確性，則不同地區及不同單位在檔案更新時(shí)間、記錄方式和處理方法上都存在一定的差異性，在這種情況下進(jìn)行檔案信息化建設，雖然科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)較為發(fā)達，但這種分散性則會(huì )對檔案信息化建設帶來(lái)較大的制約影響。在檔案分散性表現中，更多的表現為檔案資料分散在各個(gè)管理部門(mén)及單位中，這不僅導致信息的重復性及無(wú)差異數據情況的存在，而且數據量較大，而時(shí)間有限，從而對檔案信息化建設帶來(lái)了較大的阻礙作用。
(3)管理的滯后性
在檔案信息化建設工作中，除了做好信息化工作以外，檔案管理工作也具有非常重要的意義。在檔案信息化建設過(guò)程中，需要檔案和定量人員針對實(shí)際情況來(lái)進(jìn)一步精簡(jiǎn)、優(yōu)化和重組檔案管理業(yè)務(wù)流程，同時(shí)還需要加大對信息化無(wú)毒的融入，從而確保檔案信息化建設工作能夠取得了良好的成效。但在當前許多檔案信息化建設工作中存在著(zhù)管理滯后性的問(wèn)題，而且由于管理上的滯后性，從而導存在較大的問(wèn)題，甚至導致較大的安全隱患存在，不利于檔案信息化建設工作的順利開(kāi)展。
二、檔案信息化建設的強化措施
(1)加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平
第一，各個(gè)地區在進(jìn)行檔案信息化建設的過(guò)程中，要將著(zhù)重點(diǎn)放在管理方面，遵循檔案管理的要求，對各種不同類(lèi)型載體的檔案進(jìn)行數字化處理和轉換。由于目前的工作量較大，因此在時(shí)間上可以向上級申請寬限。
第二，加強對本單位電子文件積累、鑒定、歸檔等一系列的工作，保證產(chǎn)生有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整。此項工作是總體工作當中的重點(diǎn)，并且對后續工作具有很大的影響，如果因為一時(shí)心急或者某些主觀(guān)上的因素，導致最后的價(jià)值缺失，勢必對檔案管理造成很大的負面影響。
(2)提高現代化管理手段，實(shí)行資源共享
在當前我國檔案信息化建設工作中遇到了較多的困難，因此為了提高檔案信息化建設水平，則需要加大對現代化管理方法和手段的應用，加快推動(dòng)信息資源的共享進(jìn)程。當前我國現代化檔案管理手段具有多元化的特點(diǎn)，再加之通過(guò)加快檔案信息資源共享的實(shí)現，不僅可以有效的避免數據重復情況的發(fā)生，而且對于提高數據處理和記錄能力具有極其重要的意義。
(3)提升服務(wù)意識
過(guò)去的檔案管理屬于被動(dòng)性質(zhì)，只有別人向檔案管理人員和部門(mén)尋求幫助，這種情況的長(cháng)期持續，導致很多地區的檔案管理工作陷入了一種困境。未來(lái)的檔案管理工作絕對不能被動(dòng)接受，而是要主動(dòng)出擊，只有提升服務(wù)意識，深入挖掘市民的需求和企業(yè)的需要，才能更好的進(jìn)行檔案信息化建設。我國作為一個(gè)人口大國，檔案的數量及其龐大，如果錯漏了某些人或者是某些地方，勢必導致我國在后續的發(fā)展中，遇到很大的阻礙。本文認為，臨時(shí)需求分為主動(dòng)性和反應性?xún)深?lèi)，主動(dòng)性需求是指在用戶(hù)提出要求之前就已經(jīng)準備好答案的需求，反應性需求則要求作調查研究。因此，自助式服務(wù)是解決檔案部門(mén)窮于應付無(wú)暇他顧的基本對策，也是信息化管理系統優(yōu)勢的體現。
(4)堅持質(zhì)量第一
首先，所有的檔案在歸類(lèi)、轉移、信息化的過(guò)程中，每個(gè)步驟都要達到一個(gè)較高的水準，不能因為時(shí)間上的限制或者趕進(jìn)度等一些托詞，忽略質(zhì)量。
其次，檔案從業(yè)人員需要努力提高自身的職業(yè)素質(zhì)，加快自身專(zhuān)業(yè)知識的更新，樹(shù)立良好的服務(wù)意識，確保為檔案需求者提供標準的檔案服務(wù)。對于來(lái)訪(fǎng)者需要熱情接待，耐心的給予幫助，能夠更好的滿(mǎn)足來(lái)訪(fǎng)者的需求。
第三，檔案信息化建設是國家的重點(diǎn)工作，所有的地區必須參與，無(wú)論是偏遠的山區還是技術(shù)不發(fā)達的地區，如果此時(shí)擱置，那么后續工作也接不上，所以此時(shí)完成工作會(huì )為后面的一系列工作爭取很多時(shí)間，對提高工作質(zhì)量具有很大的幫助。除了上述的工作以外，我們還需要做到四個(gè)并重：軟件與硬件并重;信息資源整合與理順調整職能并重;農村管理應用與企事業(yè)管理并重;拓展建設與安全防范并重。
三、結束語(yǔ)
在當前現代信息技術(shù)的快速發(fā)展下，檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用作為一項較為系統的工程，可以更發(fā)孤將檔案的重要作用發(fā)揮出來(lái)。傳統的紙質(zhì)檔案開(kāi)始被新型載體的檔案所取代，這是當前檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢。在這種情況下就需要處理好檔案信息，利用新的方法和策略加快推動(dòng)檔案信息化建設。盡管當前很多地區檔案信息化建設工作還沒(méi)有達到標準的水平，與預期的目標還存在一定的差距。檔案信息化建設是一項具有長(cháng)期性和系統性的工作，需要根據自身的實(shí)際情況循序漸近的發(fā)展，不能急功近利，一味的追求高效率，只有這樣才能更好的促進(jìn)我國檔案信息化建設的發(fā)展速度，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎。
參考文獻：
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