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淺析高校大學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題及對策
摘 要：本文針對高校大學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了解決對策。要增強學(xué)生、教師的檔案意識;建立健全檔案管理機制;豐富學(xué)生檔案內容;加強檔案管理人員的培訓;加快檔案管理的現代化、網(wǎng)絡(luò )化，提高檔案利用效率。
關(guān)鍵詞：高校;管理;存在問(wèn)題;對策;大學(xué)生檔案
大學(xué)生檔案是反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、成績(jì)、個(gè)性特點(diǎn)、專(zhuān)長(cháng)愛(ài)好、健康狀況等方面的原始記錄，是學(xué)校教育、考察、培養人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養人才的主要依據。[1]近年來(lái)，高校的擴招、學(xué)生規模的擴大，檔案管理機制的不健全等原因，導致高校學(xué)生檔案管理中存在諸多問(wèn)題。因此，深入探討大學(xué)生檔案管理，使大學(xué)生檔案能夠為學(xué)校管理服務(wù)，為企事業(yè)單位提供真實(shí)準確的人才信息，具有十分重要的現實(shí)意義。本文從檔案的流入、在校管理、流出三個(gè)環(huán)節探討存在的問(wèn)題，并提出解決對策。
一、高校大學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題
1、檔案流入環(huán)節
(1)學(xué)生、教師檔案意識不強。大學(xué)生入學(xué)時(shí)，學(xué)籍檔案是反映其高中期間，學(xué)習、生活各方面表現、優(yōu)勢、劣勢，特長(cháng)，班級管理經(jīng)驗的重要憑證，對老師在大學(xué)期間對其進(jìn)一步的指導有著(zhù)非常重要的意義。而今，因為學(xué)校、教育部門(mén)對檔案的不重視，加之學(xué)生檔案意識不強，檔案在學(xué)生帶到學(xué)校的過(guò)程中，被私自拆封、撕壞、遺失的情況屢有發(fā)生，此外，檔案在學(xué)生移交到學(xué)校后，因為老師的不專(zhuān)業(yè)以及對檔案的不重視，經(jīng)常將學(xué)生檔案束之高閣或丟失，沒(méi)有使檔案發(fā)揮其應有的作用。
(2)檔案材料標準不一。近幾年，高校學(xué)生檔案是在新生報到時(shí)開(kāi)始收集，然而，由于我國各省區學(xué)生高中檔案沒(méi)有統一標準，因此，學(xué)生檔案在紙張、筆跡、格式、內容各方面規格不一，五花八門(mén)，檔案質(zhì)量參差不齊。
2、檔案管理環(huán)節
(1)檔案管理歸口不一。許多高校學(xué)生檔案管理歸口部門(mén)不統一。以?xún)让晒拍掣咝槔?008年至2010年一直歸招生就業(yè)處管理，2011年至今，一直歸各二級學(xué)院管理。還有一些高校檔案歸人事處、學(xué)生處管理。歸口不一必然導致檔案管理的標準、規范不一致，檔案管理混亂。
(2)學(xué)生檔案內容陳舊。本人在從事檔案管理的七年間，通過(guò)訪(fǎng)談，發(fā)現70%的單位對畢業(yè)生檔案材料不感興趣，因為檔案材料中找不到單位聘用人員所需的各種信息。本人所在的高校，學(xué)生的檔案主要由高中學(xué)籍檔案、大學(xué)期間的成績(jì)單、學(xué)年鑒定表、高等畢業(yè)生登記表、體檢表、實(shí)習考核表、體能測試表組成，這些材料千人一面，很難反映出學(xué)生的創(chuàng )新能力、溝通能力、組織協(xié)調能力等信息，無(wú)法給用人單位提供選擇依據，與用人單位的期望值相差甚遠。
(3)檔案管理人員非專(zhuān)業(yè)化。高校的檔案管理人員普遍為學(xué)團工作人員，平時(shí)工作忙，任務(wù)重，沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案管理培訓，缺乏應有的檔案管理基本知識，在存放、管理等方面，缺乏專(zhuān)門(mén)的制度，導致了檔案管理方面重收集，輕利用的情況。
(4)檔案管理制度滯后。大部分高校沒(méi)有建立檔案管理工作程序、規章及制度，使檔案管理工作無(wú)章可循，缺乏固定的規范和法律保障。
3、檔案流出環(huán)節
(1)檔案封裝質(zhì)量低。高校學(xué)生畢業(yè)時(shí)，檔案是其大學(xué)期間學(xué)習成績(jì)、社會(huì )工作、文體活動(dòng)、總體表現的重要材料，對其將來(lái)的就業(yè)、提拔起到了關(guān)鍵的作用。但是，由于目前高校沒(méi)有嚴格執行相關(guān)的管理制度，加之檔案封裝材料多、人手少，每年都是抽調學(xué)生封裝檔案。學(xué)生能力有限，責任意識不強，致使學(xué)生檔案材料收集、裝檔過(guò)程中出錯情況時(shí)有發(fā)生。
(2)檔案移交不規范。目前高校檔案移交主要為“一對多”的移交方式，即在畢業(yè)前夕由學(xué)校統一移交到學(xué)生手中。因為畢業(yè)時(shí)期，移交材料頗多，學(xué)生檔案需在短時(shí)間內移交完畢，檔案的流動(dòng)性大，數量多，時(shí)間性強，部分學(xué)生檔案意識不強，請他人代領(lǐng)，導致檔案移交手續不全，移交程序不規范等情況，其結果必然是雜亂無(wú)序。
檔案的完整性、準確性、真實(shí)性是檔案的基本屬性和特征，而只有利用真實(shí)可靠的、質(zhì)量較高的檔案才能產(chǎn)生影響，收到效益。[2]根據以上高校大學(xué)生檔案中存在的問(wèn)題，為確保大學(xué)生檔案的質(zhì)量，提高檔案的利用價(jià)值，必須采取切實(shí)有效的措施，加強管理。
二、針對問(wèn)題的解決對策
1、增強學(xué)生、教師的檔案意識
首先，要使教師、學(xué)生轉變觀(guān)念，意識到檔案不僅是一種學(xué)籍資料，更是學(xué)生綜合素質(zhì)的一個(gè)全面反映，是學(xué)生在激烈的就業(yè)市場(chǎng)中勝出的關(guān)鍵材料，學(xué)生在檔案的保管、移交、填寫(xiě)等環(huán)節要樹(shù)立認真嚴謹的態(tài)度，確保檔案材料的完整性與準確性。教師作為高校的管理者，更要樹(shù)立大局意識和服務(wù)意識，端正態(tài)度，增強自己的服務(wù)水平，提高服務(wù)能力，確保檔案轉接的各個(gè)環(huán)節不出問(wèn)題。
2、建立健全檔案管理機制
加強法律法規建設，使大學(xué)生檔案管理有章可循。教育部門(mén)及高校要根據《檔案法》，結合實(shí)際，制定相應的《高校學(xué)生檔案管理工作條例》，明晰管理部門(mén)及職責，使大學(xué)生檔案管理有章可循，有法可依，指導大學(xué)生檔案管理工作的順利開(kāi)展。[3]
3、豐富學(xué)生檔案內容
為了進(jìn)一步與社會(huì )接軌，給學(xué)生就業(yè)提供比較優(yōu)勢，高校應在學(xué)生檔案內容方面進(jìn)行創(chuàng )新，將學(xué)生在校期間的英語(yǔ)等級證書(shū)、計算機等級證書(shū)、專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)、社團活動(dòng)、學(xué)生活動(dòng)獲獎證書(shū)、圖片材料、社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)經(jīng)歷等內容按照學(xué)生的道德品質(zhì)、學(xué)習成果、專(zhuān)業(yè)素養、綜合能力、心理素質(zhì)幾個(gè)方面，一并整理封裝在學(xué)生檔案中，為用人單位提供一個(gè)詳實(shí)的記錄。
比如，道德品質(zhì)方面，可增加信用檔案。學(xué)生信用檔案是學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯的信用資本，高�？梢酝ㄟ^(guò)積累學(xué)生在校期間考試、勞動(dòng)、還貸、參與活動(dòng)、遵紀守法等多方面的表現，制成材料，準確反映學(xué)生的信用行為和品行情況。
學(xué)習成果方面，可以納入學(xué)生的學(xué)習成績(jì)、英語(yǔ)四、六級證書(shū)、計算機等級證書(shū)、獎學(xué)金證書(shū)、學(xué)術(shù)論文等，以此為主要依據，側重反映學(xué)生的學(xué)習能力。
專(zhuān)業(yè)素養方面，以學(xué)生的專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)、社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)、實(shí)習經(jīng)歷為主，體現學(xué)生的專(zhuān)業(yè)水平和專(zhuān)業(yè)認識程度。
綜合能力方面要側重關(guān)注、體現學(xué)生各方面的能力。注意收集反映學(xué)生學(xué)習成績(jì)以外的其他材料，比如學(xué)生的個(gè)人設計作品、參賽榮譽(yù)證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)、文體活動(dòng)照片等。
心理素質(zhì)方面，應建立心理檔案來(lái)反映學(xué)生的心理狀況。高校學(xué)生心理健康教育的開(kāi)展及學(xué)生心理健康狀況的跟蹤調查，形成了很多關(guān)于大學(xué)生心理素質(zhì)的材料，通過(guò)對這些資料的加工和整理，形成學(xué)生的心理檔案，可以幫助單位根據學(xué)生的心理健康狀況， 為其提供最適合的崗位。
4、加強檔案管理人員的培訓
大學(xué)生檔案主管部門(mén)要建立學(xué)生檔案管理人員培訓長(cháng)效機制， 廣泛開(kāi)展多種形式的教育培訓，如檔案基礎理論與技能培訓、信息技術(shù)培訓、相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識培訓等。通過(guò)教育培訓，完善大學(xué)生檔案管理人員的知識結構，培養敏銳的檔案意識及較強的檔案技術(shù)能力。[4]
5、加快檔案管理的現代化、網(wǎng)絡(luò )化，提高檔案利用效率
隨著(zhù)計算機在各個(gè)行業(yè)的廣泛應用，檔案管理工作者應在遵循檔案工作客觀(guān)規律的基礎上，充分利用現代技術(shù)手段，將檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像和藝術(shù)作品等進(jìn)行數字化處理，制成學(xué)生電子檔案，既能方便學(xué)生本人、學(xué)校管理者的查閱，提高檔案的利用率，同時(shí)確保檔案的及時(shí)更新，數據的完整準確，并與學(xué)生所在地的人才交流中心對接，方便用人單位的查詢(xún)，使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。
參考文獻：
[1] 任潔，喬茂有.對高校學(xué)生檔案管理的思考[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報，2012(5)34-37.
[2] 單芹華.大學(xué)生檔案管理存在問(wèn)題及建議[J].南昌教育學(xué)院學(xué)報，2012(6)53-55.
[3] 孫海燕.新時(shí)期高校檔案管理探析[J].品牌，2014(8)76-78.
[4] 續姍.新時(shí)期高校檔案管理工作問(wèn)題及發(fā)展對策[J].長(cháng)春教育學(xué)院學(xué)報，2013(10)62-64.
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