企業(yè)職工檔案管理中存在的問(wèn)題和對策

【摘 要】企業(yè)職工檔案記錄著(zhù)職工錄用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔、任用、業(yè)務(wù)技能、工作表現以及工作變動(dòng)等過(guò)程中形成的信息資料,是企業(yè)發(fā)展和職工活動(dòng)的真實(shí)記錄,是國家檔案的重要組成部分。本文分析了企業(yè)職工檔案管理中存在的問(wèn)題并提出了對策。
　　【關(guān)鍵詞】企業(yè)職工 檔案管理 規范化
　　
　　一、部分企業(yè)職工檔案管理的現狀
　　
　　1.企業(yè)沒(méi)有建立規范的職工檔案,職工合法權益得不到保障。目前我街道新開(kāi)工或擴建的規模以上企業(yè)民營(yíng)、外資企業(yè)達500多家,當地、外來(lái)職工人數已達20多萬(wàn),由于多種原因,近一半的企業(yè)沒(méi)有建立職工檔案,新進(jìn)職工與離職職工沒(méi)有記載,職工技術(shù)職稱(chēng)及技能不能確定,因沒(méi)有文字記錄,也就沒(méi)有企業(yè)來(lái)管理,養老醫療等應享受的待遇使職工不能享受。
　　2.部分企業(yè)職工檔案資料收集不規范。有四個(gè)方面的原因:一是企業(yè)在招用職工時(shí),沒(méi)有立即為其建立檔案,故沒(méi)有招工登記表等資料。二是企業(yè)雖然建立了職工檔案,但沒(méi)有把職工的定級表、勞動(dòng)技能鑒定表等資料歸檔,至使不少個(gè)人資料遺漏遺失。三是國有、鄉(鎮)企業(yè)改制后,不與職工簽定勞動(dòng)合同,對辭退的老職工也沒(méi)有終止或解除合同,致使檔案中沒(méi)有《勞動(dòng)合同書(shū)》或《解除勞動(dòng)合同證明書(shū)》。四是企業(yè)對職工檔案管理混亂,造成職工檔案遺漏遺失嚴重。
　　
　　二、職工檔案管理中存在的主要問(wèn)題
　　
　　1.現行檔案管理體制與經(jīng)濟發(fā)展不相適應。企業(yè)職工檔案由企業(yè)多個(gè)中層部門(mén)管理,部門(mén)分工交叉重迭。如當地人才交流中心檔案室管理當地、外地大中專(zhuān)畢業(yè)生職工檔案,企業(yè)人事部門(mén)管理著(zhù)固定工身份、合同制身份和臨時(shí)身份的職工檔案。這種管理方式,有悖于企業(yè)實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制,給企業(yè)的職工管理帶來(lái)諸多麻煩,不利于維護職工個(gè)人利益和勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)。企業(yè)改制后,沒(méi)有了上級主管部門(mén),企業(yè)對檔案管理的重視程度逐漸減弱,職工檔案或有或無(wú)的責任問(wèn)題無(wú)部門(mén)追究,對已建好的職工檔案,因人員變動(dòng)等原因得不到妥善保管而丟失,職工在調動(dòng)工作時(shí)找不著(zhù)檔案或把檔案長(cháng)期存放在個(gè)人手里的現象也很多,部分企業(yè)為達到控制職工的目的,扣押職工檔案,使調離的職工辦不成調動(dòng)手續,造成人走多年,檔案還在原單位的情況。這些問(wèn)題的出現,影響了職工檔案管理的規范和安全,同時(shí)也侵害了職工的個(gè)人利益。
　　2.企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)低,不能適應檔案工作發(fā)展的需要。由于部分企業(yè)沒(méi)有認真負責地填寫(xiě)職工檔案材料,致使檔案錯漏百出,給勞動(dòng)保障部門(mén)辦理職工失業(yè)、養老、退休等手續增加了很多難度。
　　3.檔案保管條件太差,影響了檔案的安全。檔案管理的軟硬件建設配備較差,檔案室達不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過(guò)且過(guò),責任意識不強,檔案業(yè)務(wù)不熟悉,年復一年,檔案管理形成了惡性循環(huán),出現了檔案越管越差,越管越少的現象。 　　三、職工檔案規范化管理的有效措施
　　
　　1.依法治檔,加大對企業(yè)職工檔案的管理力度。地方檔案行政部門(mén)要突出抓好對企業(yè)依法治檔的嚴肅性和規范性,力求在檔案法制建設上有新的進(jìn)展。依法治檔是促進(jìn)企業(yè)職工檔案全面、規范的根本保證。地方檔案行政部門(mén)要行使行政執法能力,提早介入企業(yè)職工檔案的規范化管理進(jìn)程,完善檔案執法監督機制,推進(jìn)依法治檔水平。要加大對企業(yè)檔案法規的宣傳教育,著(zhù)重提高全社會(huì )特別是各級企業(yè)領(lǐng)導層的檔案法制意識,在企業(yè)職工建檔問(wèn)題上,地方檔案行政部門(mén)一定要按照《檔案法》的要求,嚴格標準,嚴格執法,嚴格監督,不當老好人,不去應付或有差不多就行的意識,更不能把《檔案法》當作一種軟法去執行。
　　2.建立與社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展相適應的現代職工管理體制。管理方式應適應企業(yè)發(fā)展和勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展需要,企業(yè)職工檔案由現在的多級分散管理要逐步過(guò)渡為集中統一管理,有條件的企業(yè)獨立管理職工檔案,條件不具備的企業(yè)可以讓地方勞動(dòng)人事服務(wù)中心代為管理。養老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫療保險等檔案也可以由地方勞動(dòng)人事服務(wù)中心代為管理,這樣既能有效地保障了職工的個(gè)人利益,方便了企業(yè)對職工或職工檔案的管理,避免不利于職工檔案保管和利用等現象的發(fā)生,積極發(fā)揮勞動(dòng)保障部門(mén)的服務(wù)職能,提高了辦事效率。
　　3.做好企業(yè)檔案管理的基礎性工作。企業(yè)應嚴格執行《檔案法》的各項規定,健全檔案管理制度,認真負責地為職工記錄、整理、保管好檔案材料,定期督促、檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)整改,保證職工檔案資料的齊全、完整和真實(shí)。要加強對檔案管理人員的素質(zhì)培養,定期參加地方檔案行政部門(mén)組織知識培訓,加強檔案人員職業(yè)道德和愛(ài)崗敬業(yè)教育,使檔案人員在執行政策、規范操作上適應企業(yè)需求,從而全面提高檔案管理水平。
　　4.加強企業(yè)職工檔案管理,實(shí)現檔案規范化管理,確保企業(yè)職員的合法權益得到保障。為了地方經(jīng)濟發(fā)展,為了企業(yè)職工檔案規范化的管理,筆者建議地方檔案行政部門(mén)、勞動(dòng)人事保障部門(mén)應從實(shí)際出發(fā),是否聯(lián)合制定一個(gè)企業(yè)職工檔案管理的規定或實(shí)施意見(jiàn),不論企業(yè)規模的大小,都必須建立統一、標準和規范的職工檔案管理體系,有條件的企業(yè)可以進(jìn)行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業(yè)進(jìn)行一次嚴格的職工檔案執法抽查,對職工檔案達不到要求的,要根據《檔案法》的要求進(jìn)行相應的經(jīng)濟處罰。必須做到不手軟,不走過(guò)場(chǎng),以法辦事。
　　大中專(zhuān)院校、技工學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)后,其檔案資料應統一移交所在地勞動(dòng)人事檔案服務(wù)中心檔案室實(shí)行綜合管理,當大中專(zhuān)院校、技工學(xué)校畢業(yè)生到企業(yè)工作后,勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室可根據企業(yè)自身管理情況,逐步地將職工檔案移交企業(yè)管理或繼續由勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室負責保管。
　　對于職工流動(dòng)的檔案管理,筆者認為,檔案的移交保管方式有二種:一是職工與原單位解除或終止勞動(dòng)合同后又到新單位工作的,若新單位具有檔案管理條件的,可以把檔案移交到新的單位管理,也可把檔案移交地方勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室保管。二是職工與原單位解除或終止勞動(dòng)合同后,又重新就業(yè)的,若新單位沒(méi)有檔案管理條件,則應把檔案移交到勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室。
　　嚴禁涂改或遺漏遺失檔案。企業(yè)或勞動(dòng)人事服務(wù)中心檔案室,當發(fā)生涂改或遺漏遺失檔案資料時(shí),要及時(shí)報告當地檔案行政管理部門(mén)或上級主管部門(mén),應及時(shí)采取補救措施到有關(guān)部門(mén)補辦有關(guān)資料,并追究有關(guān)部門(mén)或當事人的責任。

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