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建立地方文獻計算機數據庫為地方建設服務(wù)
地方文獻素有“一地之百科”的稱(chēng)譽(yù),它是某一地區政治、經(jīng)濟、文化、科技和社會(huì )發(fā)展以及風(fēng)俗、民情、自然資源等方面的綜合反映。在當今信息化、網(wǎng)絡(luò )化的環(huán)境下,提煉地方文獻中的精華,建立地方文獻計算機數據庫,即通過(guò)計算機實(shí)現對地方文獻信息資源的收集整理、標引著(zhù)錄、檢索輸出的自動(dòng)化檢索系統,將能更大地發(fā)揮地方文獻的作用,促進(jìn)當地建設的發(fā)展。
1 建立地方文獻數據庫的可行性
1.1 數據源方面 在地區發(fā)展的歷史長(cháng)河中,留下了豐富的地方文獻資源,其價(jià)值體現于“唯我獨有”,具有區域性、真實(shí)性、權威性、史料性、綜合性等性質(zhì)。經(jīng)過(guò)圖書(shū)館長(cháng)期科學(xué)、系統的加工、整理,已成為廣泛、連續、系統的信息資源,隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展,新的內容又源源不斷地增加,這些充足的資源是建立地方文獻數據庫的前提條件和基礎。
1.2 人力、物力方面
大中型圖書(shū)館有一批高質(zhì)量的專(zhuān)業(yè)人才,他們具有廣博的知識和較高的學(xué)識水平,掌握一定的文獻管理知識,對計算機操作得心應手,同時(shí)具備較強的處理信息資源的綜合能力,能夠對文獻資料進(jìn)行提煉、歸納、整序和分析比較、綜合演繹,地方文獻工作人員更是“本地通”,熟悉本地區上至天文,下至地理,旁及人物及事件等各方面情況,能夠勝任建庫工作。在物力方面,大中型圖書(shū)館普遍引入了計算機、多媒體及網(wǎng)絡(luò )技術(shù),開(kāi)通了Ｉｎｔｅｒｎｅｔ等網(wǎng)絡(luò ),具備數據庫發(fā)展的條件。
1.3 技術(shù)方面
當前全球信息服務(wù)向網(wǎng)絡(luò )化、電子化和智能化方向發(fā)展,支撐信息服務(wù)的數據庫技術(shù)時(shí)時(shí)面臨新的挑戰。大中型圖書(shū)館的技術(shù)力量都比較雄厚,可對數據庫的技術(shù)、設備進(jìn)行論證,選擇、設計好硬件、軟件的系統環(huán)境,制訂從建立、維護到應用的一整套規范標準和制度,并及時(shí)吸取、運用國內外相關(guān)的先進(jìn)技術(shù),保證數據庫的有效利用。
1.4 用戶(hù)方面
地方文獻具有鮮明的區域性,是進(jìn)行區域研究不可或缺的資源。我館地方文獻部接待的讀者遍及各行各業(yè),有農民、學(xué)生、學(xué)者、領(lǐng)導者、建設者,地方文獻數據庫建成后,網(wǎng)上讀者還將不斷增加。
2 建立地方文獻數據庫的工作流程
2.1 調查論證
開(kāi)發(fā)建立地方文獻數據庫,首先必須考慮擬建數據庫的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益,分析用戶(hù)需求和市場(chǎng)前景,可根據館藏特點(diǎn),結合社會(huì )當前的熱點(diǎn),來(lái)決定專(zhuān)題的開(kāi)發(fā)方向。同時(shí),盡管地方文獻具有鮮明的地域性,但不排除其他機構或地方已有相同數據庫開(kāi)發(fā)的可能,因此,建庫前要認真調查,避免重復建設,做到“人無(wú)我有,人有我強”,保證開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品具有長(cháng)久的生命力。
2.2 地方文獻資料工作
建立地方文獻數據庫的前期必備步驟,是地方文獻資料工作,即指以每一條地方文獻信息為單元的收集、整理工作。由于地方文獻中非正式出版物多,載體類(lèi)型也多,許多有價(jià)值的材料不僅隱含在這些文獻中,從而使資料整理工作的難度大大增加,這就需要我們熟悉了解館藏,作深入細致的研究,挖掘本館有價(jià)值的地方文獻資源,把分散在圖書(shū)、期刊、報紙或其它類(lèi)型載體中的地方文獻資料提煉出來(lái),進(jìn)行分類(lèi)、整序、挑選、查重、審核,最后確定將哪些文獻收入數據庫。
2.3 著(zhù)錄標引
過(guò)硬的數據質(zhì)量及良好的兼容性、共享性是網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下數據庫得以生存和發(fā)展的條件,而規范、標準、科學(xué)的著(zhù)錄標引是數據庫質(zhì)量得以保證的前提。因此,著(zhù)錄要采用標準化的機讀目錄格式并嚴格遵循文獻著(zhù)錄原則,標引則多參照《中圖法》和《漢語(yǔ)主題詞表》。值得注意的是,地方文獻的史料特征十分明顯,讀者往往從特定的事物、人物、時(shí)間、地點(diǎn)的角度檢索,用現行的《漢語(yǔ)主題詞表》來(lái)標引地方文獻,將有相當部分的文獻不能被準確地表達其主題概念,因為該表沒(méi)有帶地方特點(diǎn)的反映內容主題的詞匯,故進(jìn)行主題標引時(shí),除抽取表中已有的主題詞,還應根據文獻的特征,直接從中選取有檢索意義的、符合讀者檢索習慣的詞匯,增加關(guān)鍵詞標引�？傊�,結合各館的實(shí)際情況和地方文獻的特點(diǎn),在建庫前制定具體的著(zhù)錄標引條例和細則,使建庫人員在操作過(guò)程中“有法可依,有法必依”,是建立地方文獻數據庫應遵循的原則。
2.4 上網(wǎng)傳輸
有了高質(zhì)量的數據庫,還需要實(shí)現傳遞網(wǎng)絡(luò )化,使建成的數據庫流動(dòng)在網(wǎng)絡(luò )上,真正成為人類(lèi)共享的知識。2001年1月湖南圖書(shū)館在全國圖書(shū)館界首開(kāi)先河,其“地方文獻長(cháng)廊”網(wǎng)頁(yè)正式上網(wǎng)運行,下設“湖南地方志”、“地方報紙重要信息索引”、“湖湘人物”、“湖南地方文獻”等21個(gè)子欄目,數據總量為107ＭＢ。這是目前圖書(shū)館網(wǎng)站少有的、專(zhuān)門(mén)以地方文獻為主題的網(wǎng)頁(yè),值得各圖書(shū)館參考和借鑒。
3 當前地方文獻數據庫的類(lèi)型
3.1 標準化的地方文獻書(shū)目數據庫
書(shū)目數據庫是文獻開(kāi)發(fā)和其它類(lèi)型數據庫建立的基礎,是地方文獻業(yè)務(wù)工作自動(dòng)化的必要前提。目前,大多數省級圖書(shū)館沒(méi)有館藏地方文獻書(shū)目,即使一些地方文獻工作開(kāi)展得比較好的圖書(shū)館,也沒(méi)有建立完整的、系統的地方文獻書(shū)目體系,更遑論全省地方文獻聯(lián)合目錄。故而應把建立高起點(diǎn)、標準化的地方文獻書(shū)目數據庫擺在首位。
3.2 獨具特色的地方文獻專(zhuān)題數據庫
地方文獻中隱含的信息資源既豐富又分散,面對汗牛充棟的紙質(zhì)文獻,讀者往往難以查找、識別,花費了大量時(shí)間卻收效甚微。圖書(shū)館不能滿(mǎn)足簡(jiǎn)單的書(shū)目型數據庫的建立,應根據本地的特點(diǎn),分析本地地方文獻中的多種知識信息資源,確定專(zhuān)題范圍,把分散在不同文獻中的富有價(jià)值的相關(guān)信息提煉出來(lái),按一定的體系加以組織編排,建成有濃郁地方特色、穩定實(shí)用的專(zhuān)題數據庫,其內容可涉及地方史志、年鑒、人物、自然資源、優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)、人文地理、民族概況等。
3.3 高質(zhì)量的地方文獻全文數據庫
全文數據庫包括書(shū)名(篇名)、作者、正文、圖像、參考文獻及摘要、關(guān)鍵詞等數據。我們可選擇利用率高、有學(xué)術(shù)價(jià)值的地方史料、人物資料、有長(cháng)效價(jià)值且為讀者反復使用的資料編制成全文數據庫,那些富有代表性、在國內外有一定影響和地位并在館藏中占有一定優(yōu)勢的地方文獻亦應是建立全文數據庫的對象。全文數據庫的建立,即使讀者能直接通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )方便快捷地檢索到全文內容,又起到永久保存地方文獻資源的作用�！�
4 利用地方文獻數據庫為地方建設服務(wù)
4.1 為領(lǐng)導決策提供參考
一個(gè)優(yōu)秀的管理者或決策者,必須系統地了解、掌握所轄區域的全面情況,并對該地區具有相當深入的研究。而地方
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