建立會(huì )計軟件對原始業(yè)務(wù)信息識別系統的思路

嚴格地說(shuō)，的電算化系統僅僅只是一個(gè)會(huì )計業(yè)務(wù)核算系統，而且是以輸入記帳憑證為起點(diǎn)建立會(huì )計業(yè)務(wù)進(jìn)行處理程序的，這與手工會(huì )計從原始憑證處理為起點(diǎn)的核算程序存在一定的差異，可以認為目前的會(huì )計核算軟件仍然沒(méi)有真正實(shí)現會(huì )計核算全過(guò)程的自動(dòng)化處理。當然，如果要建立一個(gè)能夠象手工會(huì )計那樣可以對原始業(yè)務(wù)進(jìn)行處理的、真正完全自動(dòng)化會(huì )計核算軟件，現行的會(huì )計軟件還需要做大量的優(yōu)化更新和補充完善，而且，僅僅依靠現有的軟件設計和開(kāi)發(fā)技術(shù)是不夠的。雖然目前在技術(shù)上還不能夠開(kāi)發(fā)一個(gè)對全部會(huì )計原始信息進(jìn)行處理的會(huì )計軟件，但是把這種軟件作為今后會(huì )計核算優(yōu)化更新的方向是可行的，也是必要的。

一、建立會(huì )計核算軟件對原始經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理的必要性

（－）可以為會(huì )計人員節省大量的人工甄別經(jīng)濟業(yè)務(wù)的時(shí)間

任何一個(gè)會(huì )計人員都希望能夠從那種機械、重復的核算工作中擺脫出來(lái)，更好地從事于充分發(fā)揮會(huì )計監督職能和管理決策等方面的工作。實(shí)際的狀況是：對于沒(méi)有軟件進(jìn)行核算的單位，會(huì )計人員的工作時(shí)間基本上被做憑證、記賬和編制會(huì )計報表所牽制；對于已經(jīng)采用會(huì )計核算軟件的單位，對原始信息的處理仍然耗費會(huì )計人員大量的工作時(shí)間，很難擠出時(shí)間從事其他會(huì )計工作和提高自身業(yè)務(wù)水平，這主要由于在會(huì )計核算工作中，對原始信息處理的時(shí)間占整個(gè)業(yè)務(wù)核算所需時(shí)間的比重很大。

（二）便利于對需要核算處理的會(huì )計業(yè)務(wù)進(jìn)行控制識別，減少會(huì )計錯弊

俗話(huà)說(shuō)“病從口人”，會(huì )計軟件如果沒(méi)有具備對原始業(yè)務(wù)信息的識別能力，而是那種來(lái)者不拒地接受各種信息，其結果可能就是“垃圾進(jìn)，垃圾出”（Rubbish in，Rubbish out），尤其是對于那些通過(guò)輸入不合法的記帳憑證進(jìn)行舞弊的情形，如果不采取正確和必要的控制手段，利用機同樣可以輕而易舉地做到。因此，會(huì )計軟件首先必須具有一定的原始業(yè)務(wù)信息識別能力，才能保證后續會(huì )計信息處理的正確性和合法性，保證會(huì )計信息處理的有效性，有利于提高會(huì )計核算的效率和效果。

（三）為會(huì )計檢查和審計監督提供保障

目前如果要對會(huì )計核算軟件的核算結果進(jìn)行審計和檢查，分為兩種情況：第一種是利用手工審計檢查方式，基本上通過(guò)帳表核對、帳證核對、帳帳核對和賬實(shí)核對方式來(lái)審查其合法性和正確性；第二種是采用計算機輔助審計技術(shù)的方式，一般是把輸入會(huì )計軟件的記帳憑證信息拷貝下來(lái)，然后轉換到審計備用的軟件中進(jìn)行處理，比較用審計軟件和會(huì )計軟件核算結果，如小型公司審計法等均如此，但記帳憑證本身是否有，仍然需要審計人員去驗證。如果建立會(huì )計軟件的原始業(yè)務(wù)處理功能后，顯然審計人員可以省去這一麻煩，從而可以有更多的時(shí)間來(lái)獲取原始業(yè)務(wù)合法和真實(shí)的證據。

二、會(huì )計軟件允許接受原始業(yè)務(wù)信息的形式和來(lái)源

從存在形式上看，原始業(yè)務(wù)信息千差萬(wàn)別，如：文字信息、數值信息、圖片信息、圖表信息等等。作為一個(gè)具有對原始業(yè)務(wù)信息具有識別和處理功能的會(huì )計核算軟件，應該同時(shí)具備接受各種不同形式的原始信息的功能。從來(lái)源渠道看，原始業(yè)務(wù)信息有的可以按照規定格式直接由系統操作員輸入到系統中，有的可以通過(guò)掃描進(jìn)入系統，再由系統進(jìn)行文本轉換和初步處理，還有的可能是軟件系統自身產(chǎn)生的原始信息。無(wú)論何種形式和何種來(lái)源的原始業(yè)務(wù)信息，最終都必須能夠以貨幣進(jìn)行計量，這才能符合會(huì )計核算的要求。這些信息在會(huì )計軟件系統內最終都可以被系統或直接、或經(jīng)過(guò)自動(dòng)轉換后進(jìn)行識別處理。

三、會(huì )計核算軟件的原始業(yè)務(wù)信息處理系統應具備的功能

從上講，凡是具備對原始業(yè)務(wù)處理功能的會(huì )計核算軟件處理會(huì )計信息時(shí)，不是首先輸入記帳憑證信息，而是首先輸入原始憑證信息，然后由軟件系統根據這些能夠被識別的信息自動(dòng)生成記帳憑證。一個(gè)在質(zhì)量和性能上真正達到自動(dòng)化程度的會(huì )計軟件。在對會(huì )計原始業(yè)務(wù)信息處理方面，應該至少考慮實(shí)現對原始信息識別、處理和修改三個(gè)功能。

（－）會(huì )計核算軟件對原始業(yè)務(wù)的識別功能

這是最為主要的功能，主要是通過(guò)設計程序識別會(huì )計原始業(yè)務(wù)的文字信息、數字信息，并自動(dòng)從會(huì )計科目表系統中根據經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生對會(huì )計要素及其具體項目的調用應借應貸的會(huì )計科目（含明細科目），并為生成正確的記賬憑證做好準備。

1．對原始業(yè)務(wù)的文字信息識別功能

雖然會(huì )計核算主要借助于數值尤其是貨幣價(jià)值數值，但是也離不開(kāi)語(yǔ)言文字加以補充說(shuō)明，會(huì )計對很多原始業(yè)務(wù)的發(fā)生描述時(shí)就運用文字和數值結合起來(lái)進(jìn)行的。如果一個(gè)會(huì )計軟件不能對錄入的文字信息進(jìn)行辨認，那么可能無(wú)法形成一些定性的說(shuō)明和結論。即使可以產(chǎn)生也會(huì )錯誤百出，甚至令人誤解。一般來(lái)說(shuō)，為了保證軟件的鑒別能力，就有必要在會(huì )計電算化系統中開(kāi)設文字識別子系統，主要用于事先錄入專(zhuān)用的會(huì )計科目、會(huì )計理論名詞、常用的業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)（如：報銷(xiāo)、差旅費、結轉、結帳、沖銷(xiāo)等等）。其中涉及會(huì )計科目的詞組可以由系統自動(dòng)生成，主要是在第一次使用軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)時(shí)把錄入的會(huì )計科目名詞自動(dòng)生成到本輔助系統中。對于會(huì )計名詞和常用的業(yè)務(wù)術(shù)語(yǔ)可以通過(guò)開(kāi)設錄入窗口由設計人員和用戶(hù)隨時(shí)追加輸入并生成。值得注意的是，開(kāi)設文字識別輔助系統并不是形成一個(gè)簡(jiǎn)單的文字錄入詞庫，如果是這樣的話(huà)，直接利用操作系統的漢字庫豈不是更加方便快捷？開(kāi)設文字識別系統的主要目的是會(huì )計軟件系統對各種詞匯進(jìn)行記憶并接受后，自動(dòng)生成一個(gè)可以用來(lái)檢驗、辨認、和認可錄入中文信息的比較標準，在以后用戶(hù)錄入業(yè)務(wù)過(guò)程中可以運用這個(gè)標準對錄入信息的正確性進(jìn)行對比和校驗，防止錄入錯誤。從目前來(lái)看，多數會(huì )計軟件尚沒(méi)有這一功能系統。建立文字信息識別系統，可以通過(guò)在軟件的輔助系統中增設這么一個(gè)功能，伴隨每次進(jìn)行會(huì )計數據錄入、結帳前的自動(dòng)轉帳、會(huì )計對帳功能時(shí)，自動(dòng)啟動(dòng)本功能系統，并載入到這些功能中，由軟件執行。

2．對原始業(yè)務(wù)數值信息識別功能

從商品會(huì )計軟件來(lái)看，部分軟件在這一功能方面有所增強，但是仍然存在諸多不盡人意之處。實(shí)際上，對于數值的識別和判斷，主要取決于各種數值和數值之間的關(guān)系來(lái)識別和控制。在原始業(yè)務(wù)的數值信息之中，一般可以體現出有關(guān)信息之間數學(xué)關(guān)系、邏輯關(guān)系和勾稽關(guān)系。所謂的信息之間數學(xué)關(guān)系主要是指某一數據可以根據該業(yè)務(wù)中其他數據計算得出，如：數量乘以單價(jià)等于金額、分項數值相加等于總和等等。所謂的信息之間邏輯關(guān)系是各種原始信息之間存在的互為因果、互相并列、相互依存等等在邏輯上的合理性、合法性關(guān)系，如：沒(méi)有計算折舊額無(wú)法直接生成計提折舊分錄、職工個(gè)人的工資額度一般超過(guò)一定標準就成為不可能的現象、輸入的月份為13月必然是錯誤的等等。所謂的信息之間的勾稽關(guān)系是各種原始業(yè)務(wù)信息之間的相互牽制、互相約束的關(guān)系，這種情形是指一些不同方面的數據都是依照同一個(gè)原始依據而得來(lái)的，這些數據雖然分布區域不同，但是他們的結果應該一致�！崩�用各種數值關(guān)系對原始業(yè)務(wù)信息進(jìn)行識別和控制，是目前會(huì )計電算化最可行的辦法，這種識別功能一般沒(méi)有必要獨立設置到輔助系統中，它可以在設計會(huì )計電算化內部控制系統的輸入控制功能中得以實(shí)現，如：平衡校驗、額度核驗、邏輯校驗、合計校驗等等控制方式就是本功能的具體應用。對數值信息的識別功能是整個(gè)原始業(yè)務(wù)識別功能的最主要部分。這是由于數值在會(huì )計工作中的重要意義所決定的。

3．對原始業(yè)務(wù)信息所反映總體關(guān)系的識別功能

前已述及，多數情況下，軟件尚不能根據原始業(yè)務(wù)自動(dòng)做出會(huì )計分錄，不能自動(dòng)編制和生成記帳憑證，多數業(yè)條碼要會(huì )計人員把編制好的記帳憑證錄入機。如果一個(gè)會(huì )計軟件具備前述的兩項功能后，再加上具備完善的本功能系統，那么這個(gè)軟件就可以直接接受原始業(yè)務(wù)，透過(guò)對這些業(yè)務(wù)的識別后自動(dòng)生成記帳憑證，而用不著(zhù)會(huì )計人員一張一張記帳憑證往計算機里錄入。原始業(yè)務(wù)信息反映的總體關(guān)系大致包括：業(yè)務(wù)的合理性、業(yè)務(wù)的合法性、業(yè)務(wù)的真實(shí)性以及記帳憑證之中借貸方會(huì )計科目之間的對應關(guān)系是否正確。的會(huì )計軟件在運用會(huì )計軟件核算時(shí)，計算機一般根本不會(huì )對原始業(yè)務(wù)的這些關(guān)系進(jìn)行識別，只會(huì )正確按照設計的程序進(jìn)行處理。如：需要計算機處理計提折舊的業(yè)務(wù)，若固定資產(chǎn)原值為100000元，折舊率為8％，計算機能夠準確地得出該項固定資產(chǎn)得折舊額為8000元。但這個(gè)業(yè)務(wù)中的固定資產(chǎn)原值100000元是否是可以作為計提折舊的價(jià)值依據呢，有沒(méi)有多訂或者少計原值的現象，另外折舊的8％是否按照率先確定的會(huì )計政策計算出來(lái)的，有沒(méi)有任意調整折舊率的現象，對于這些，從目前的會(huì )計軟件來(lái)看都是不能解決的。

對會(huì )計軟件建立對原始業(yè)務(wù)信息所反映總體關(guān)系的識別功能是難度大大的，如果在上突破這道障礙，應該說(shuō)實(shí)現記帳憑證自動(dòng)化生成的功能就將成為現實(shí)。我們可以看到，隨著(zhù)計算機技術(shù)日益和會(huì )計軟件系統的日益完善，實(shí)現這一功能是完全可能的。從目前看，會(huì )計軟件若要具備這一功能可以考慮至少從以下三個(gè)方面進(jìn)行：（l）在會(huì )計軟件的輔助系統中建立本功能干系統，該子系統隨著(zhù)會(huì )計業(yè)務(wù)處理干系統的使用而被自動(dòng)啟動(dòng)，同時(shí)立即被整個(gè)系統直接接受形成識別標準。（2）在該子系統中，首先由軟件設計技術(shù)人員在完成設計后輸入現行的國家、部門(mén)財經(jīng)法規，然后允許用戶(hù)根據需要輸入本企業(yè)的財經(jīng)制度和會(huì )計政策，也允許用戶(hù)隨時(shí)更新、修改、補充有關(guān)規定，形成一個(gè)相對完善的、可以用來(lái)識別業(yè)務(wù)信息的法規系統，作為識別標準和生成一些原始數據的依據。（3）把會(huì )計軟件系統向職能型、專(zhuān)家型轉變，使得軟件能夠根據某些邏輯關(guān)系自動(dòng)推導并生成軟件事先沒(méi)有給定的標準，從而可以按照有關(guān)依據和標準即時(shí)開(kāi)展識別，并對一些新發(fā)生業(yè)務(wù)根據邏輯推導結果進(jìn)行識別。

（二）會(huì )計核算軟件對原始業(yè)務(wù)的處理功能根據對原始信息的識別結果，由軟件系統自動(dòng)把有關(guān)數據信息轉換成符合會(huì )計準則和會(huì )計制度要求的會(huì )計分錄，生成記帳憑證，并對憑證自動(dòng)編號，同時(shí)由系統建立和檢驗原始數據信息和記帳憑證勾稽關(guān)系，包括：雙方金額的一致性、雙方列明單據數量的一致性、雙方反映業(yè)務(wù)的一致性關(guān)系，這些關(guān)系主要供今后會(huì )計檢查和數據核對時(shí)使用。最后將生成的記帳憑證如交給系統操作人員和有關(guān)業(yè)務(wù)處理進(jìn)行確認，并將確認無(wú)誤的記帳憑證存金。這里需要特別指出，業(yè)務(wù)處理人員和系統操作人員只應該具有審閱和確認系統生成記帳憑證的權限，而不施對系統沒(méi)作直接輸入記帳憑證。

（三）會(huì )計核算軟件對錯誤結果的修正功課

通常，原始憑證進(jìn)入計算機后，按照預定的系統程序生成的記帳憑證經(jīng)過(guò)會(huì )計人員確認，一般難以出錯，但是也不能保證這種正確率就是百分之百。因此，如果一旦出現錯誤需要改正，可以直接后用會(huì )計核算軟件中率先設置的修改功能。當然，這種修改必須是符合會(huì )計法規和會(huì )計制度要求。同時(shí)在修改子系統中賦以密碼控制、保留原有錯誤記錄、定期披露修改情況的功能，以防會(huì )計人員隨意篡改業(yè)務(wù)數據。

雖然本文提供這種思路，但是在設計這種功能的會(huì )計核算軟件目前還會(huì )遇到很多困難。從本文提出的問(wèn)題中還可以引申到審計領(lǐng)域，即如果會(huì )計原始數據在會(huì )計軟件系統中得到有效的控制和識別，審計人員便能夠節省大量的對原始數據進(jìn)行審查的時(shí)間和精力，把主要的工作可以放在審查會(huì )計軟件的識別系統和控制系統之中，大大提高了審計工作效率和效果。

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