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淺論電算化會(huì )計系統中核心部分的業(yè)務(wù)處理方法
論文關(guān)鍵詞：填制憑證；登記帳簿；編制報表 論文摘要：“填制憑證”、“登記帳簿”、“編制報表”仍然是電算化會(huì )計系統業(yè)務(wù)處理的核心。電算化會(huì )計仍然是以形成“憑證”、“帳簿”、“報表”;等會(huì )計檔案資料為主要任務(wù)形式。1 電算化會(huì )計系統中的“填制憑證”及“登記帳簿”的處理方法
在電算化會(huì )計系統中，會(huì )計憑證包括原始憑證和記帳憑證，對這兩類(lèi)憑證的處理方法，在各個(gè)會(huì )計核算軟件中有所不同。
記帳憑證是根據審核無(wú)誤的原始憑證登記的，有的會(huì )計核算軟件是要求財會(huì )職員手工填制好記帳憑證，再由操縱職員輸進(jìn)電子計算機；有的會(huì )計核算軟件是要求財會(huì )職員根據原始憑證，直接在計算機屏幕上填制記帳憑證；有的會(huì )計軟件是要求財會(huì )職員直接將原始憑證輸進(jìn)電子計算機，由計算機根據輸進(jìn)的原始憑證數據自動(dòng)編制記帳憑證。前兩種方法比較接近，區別只在一個(gè)是輸進(jìn)已經(jīng)手工寫(xiě)好的記帳憑證，一個(gè)是邊輸進(jìn)邊做記帳憑證，但都是把所有的記帳憑證輸進(jìn)電子計算機。而最后一種方法與前兩種有很大的差別，是由計算機來(lái)做記帳憑證。
登記會(huì )算帳簿一般分兩個(gè)步驟進(jìn)行，首先是由計算機根據會(huì )計憑證自動(dòng)登記機內帳簿，其次是把機內會(huì )算帳簿打印輸出。
2 電算化會(huì )計系統中的“填制憑證”及“登記帳簿”的特點(diǎn)
2．1 憑證中各數據項根據類(lèi)型、范圍和勾稽關(guān)系進(jìn)行有效控制。如會(huì )計分錄中的會(huì )計科目必須在設置的會(huì )計科目表中已經(jīng)存在，并且是最底層的明細科目；根據當前科目的屬性確定是否具有某些項目，如往來(lái)單位、結算單據號碼等；借貸方金額必須相等才能保存；事先確定的借方或貸方必有或必無(wú)科目、非法對應科目等；編號可以自動(dòng)連續；日期可以限制順序等。
2．2 鍵盤(pán)操縱較之手工處理的“筆誤”更輕易發(fā)生“誤操縱”，因而“;憑證填制”在操縱功能上分為“填制”、“修改”、“刪除”等步驟，以進(jìn)行正確性控制。
2．3 填好的憑證同樣需要“審核”，電算化系統的審核可在程序中再次檢驗憑證的正確性。
2．4 “登記帳簿”之前可以“匯總”，而不是必須匯總；電算化系統可根據需要隨時(shí)對任意范圍的憑證進(jìn)行匯總，匯總速度較快且正確；計算機不會(huì )因疏漏出現總帳與明細帳登記結果不一致的情況，當然在記帳之前則不必進(jìn)行“試算平衡”。
2．5 “登記帳簿”只是憑證數據的確認過(guò)程，而不是抄寫(xiě)或復制過(guò)程。這一簡(jiǎn)單的過(guò)程明確了“工作底稿”與正式會(huì )計檔案之間的界限，具有非常重要的意義。
3 電算化會(huì )計 “填制憑證”內容的輸進(jìn)方法
3．1 業(yè)務(wù)摘要輸進(jìn)
憑證輸進(jìn)中有很多常用會(huì )計詞匯，而不少會(huì )計軟件提供了用戶(hù)級的詞匯庫，可將常用詞匯預先存儲起來(lái)，并配以自定義的代碼，輸進(jìn)憑證時(shí)調用自定義詞匯，可進(jìn)步輸進(jìn)速度。如金蝶軟件提供兩種快速復制摘要的功能，在下一行中按“……”可復制上一條摘要，按“//”可復制第一條摘要。同時(shí)，系統還設計了摘要庫，在錄進(jìn)憑證過(guò)程中，當光標定位于摘要欄時(shí)，按F7或單擊「獲取」按鈕，即可調出憑證摘要庫。選擇所需的摘要即可，在這個(gè)窗口中，您還可以新增、刪除或引進(jìn)摘要。
3.2 科目代碼輸進(jìn)
很多會(huì )計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會(huì )計職員記不正確的科目多為明細科目，其所屬總賬科目或上級科目一般較明確，輸進(jìn)此類(lèi)科目時(shí)，只輸進(jìn)到其上級科目的代碼，由于系統只能接受最明細的科目，此時(shí)將打開(kāi)科目代碼表，并指向剛輸進(jìn)的上級科目，所要查找的明細科目應就在四周，省往多余的翻頁(yè)查找操縱。會(huì )計科目獲取按F7或用鼠標單擊窗口中的「獲取」按鈕，可調出會(huì )計科目代碼。
3.3業(yè)務(wù)金額輸進(jìn)
在輸進(jìn)完多貸或多借的分錄后，輸進(jìn)一貸或一借分錄的金額時(shí)可參照合計欄中的金額輸進(jìn)，省往人工計算合計的麻煩，像用友(安易)等大多數商品軟件還提供了自動(dòng)獲取金額的功能鍵。如金蝶軟件對已錄進(jìn)的金額轉換方向，按“空格”鍵即可；若要輸進(jìn)負金額，在錄進(jìn)數字后再輸進(jìn)“-”號即可；金額借貸自動(dòng)平衡---“CTR F7”；憑證保存---F8。
3.4會(huì )計分錄編制
會(huì )計分錄盡可能細。在編制記賬憑證時(shí)，應盡可能地具體，甚至可以每張原始憑證編制一條分錄，摘要也應具體說(shuō)明。沖減收進(jìn)或用度以紅字或負數反映。在輸進(jìn)收進(jìn)和用度類(lèi)科目的記賬憑證時(shí)，假如發(fā)生額的方向與該類(lèi)科目余額方向相反，如沖減收進(jìn)或用度，應將金額以紅字或負數方式輸進(jìn)到與該類(lèi)科目的余額相同的方向，收進(jìn)類(lèi)為貸方，用度類(lèi)為借方�！ �(huì )計分錄是記帳的直接依據，根據會(huì )計分錄登記帳簿時(shí)，會(huì )計實(shí)務(wù)要求做到帳證相符。傳統的手工會(huì )計方式下某些會(huì )計分錄是經(jīng)過(guò)人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶(hù)相反的方向中往的。會(huì )計上，期間用度類(lèi)帳戶(hù)一般是借方分析多欄式明細帳，平時(shí)發(fā)生的各項業(yè)務(wù)登記到借方，只有到結轉用度帳戶(hù)時(shí)，才從貸方轉出，出現貸方發(fā)生額。例如：“壞帳預備”是按照“應收帳款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳預備”期末貸方余額大于按照“應收帳款”期末借方余額的一定比例提取時(shí)，就要將其差額沖減“治理用度”，傳統手工會(huì )計分錄如下：
借：壞帳預備×××
貸：治理用度×××
會(huì )計職員根據這個(gè)會(huì )計分錄登記“治理用度”明細帳時(shí)，由于“治理用度”是借方分析式多欄帳且平時(shí)不出現貸方發(fā)生額，會(huì )計職員必須經(jīng)過(guò)大腦分析，用紅字（分錄本身是藍字）登記到“治理用度”相應明細帳戶(hù)的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會(huì )計中，計算機記帳不可能象人腦那樣分析，它會(huì )盡不猶豫地登記到“治理用度”相應明細帳戶(hù)的貸方，從而造成手工與機器登記的治理用度借貸方發(fā)生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會(huì )計報表編制的正確性（計算機自動(dòng)編表一般是用“治理用度”帳戶(hù)的借方發(fā)生額編表，而不用借貸方發(fā)生額差額，即凈發(fā)生額編表）。究其原因，是傳統會(huì )計不規范處理所致。會(huì )計職員應適應這種變化，將會(huì )計分錄變換成如下分錄，就不會(huì )出現上述題目。
借：治理用度×××（紅字）
貸：壞帳預備×××（紅字）
實(shí)務(wù)中，還有一種編制會(huì )計分錄的做法也需要加以規范。例如：某采購員出差借款4000元，采購回來(lái)報銷(xiāo)，差旅費及補助等共支出3200元。假設借款時(shí)已作其他應收款處理，該采購員所花的用度記進(jìn)“治理用度”。傳統會(huì )計實(shí)務(wù)通常編制一張收款憑證作如下會(huì )計分錄：
借：現金800
貸：其他應收款-××4000
這治理用度－3200
這樣在計算機帳務(wù)系統中，若定義的憑證類(lèi)型是收、付、轉形式，以收款憑證錄進(jìn)該憑證，又會(huì )產(chǎn)生上述同樣的題目，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證（800）和一張轉帳憑證（3200），會(huì )計分錄如下：
借：現金800
貸：其他應收款800
借：治理用度3200
貸：其他應收款3200
3.5 改錯更正
發(fā)生錯賬，假如是當月的未登記賬憑證，可直接修改，假如是已登賬甚至以前月份的記賬憑證，可沖銷(xiāo)錯誤憑證，然后重新填制正確的記賬憑證。有不少會(huì )計核算軟件還提供反記賬、反結賬的功能，反結賬功能可將會(huì )計期間推前，然后將未結賬的記賬憑證用反記賬功能返回到未記賬狀態(tài)，再加以修改。
4 編制會(huì )計報表
編制會(huì )計報表工作，在通用會(huì )計軟件中都是由計算機自動(dòng)進(jìn)行的，一般都有一個(gè)可由用戶(hù)自定義報表的報表天生功能模塊，它可以定義報表的格式和數據來(lái)源等內容，這樣無(wú)論報表如何變化也都可以適應�！兑幏丁芬幎ǎ骸皶�(huì )計報表之間、會(huì )計報表各項目之間，凡有對應關(guān)系的數字，應該相互一致。本期會(huì )計報表與上期會(huì )計報表之間有關(guān)的數字應當相互銜接”，多數會(huì )計報表軟件都具備按照這一規定自動(dòng)進(jìn)行核對的功能。
編制會(huì )計報表，是會(huì )計工作中的重要組成部分，也是階段性地完成會(huì )計核算任務(wù)的標識性工作。在電算化會(huì )計系統中，更給這一傳統工作任務(wù)賦予了新的活力。
在會(huì )計核算軟件中，編制會(huì )計報表分為兩個(gè)步驟。第一步是設計階段，有兩方面的設計任務(wù)，一是“會(huì )計報表格式設計”;，二是“數據來(lái)源定義”；第二步是使用階段，在一定會(huì )計期間，即可自動(dòng)天生當期會(huì )計報表的結果。設計完成的會(huì )計報表可以長(cháng)期使用。天生會(huì )計報表的過(guò)程快速正確，可以進(jìn)行正確性檢驗和審核。會(huì )計報表之間隨時(shí)可以橫向或縱向的匯總或比較分析。
由于會(huì )計報表軟件帶來(lái)的方便性，較之傳統會(huì )計方法，可以編制更多、更具體的會(huì )計報表，為治理提供更及時(shí)、更有用的會(huì )計信息。
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