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會(huì )計電算化系統管理員崗位設置問(wèn)題分析和解決辦法
電算化系統是一個(gè)較為復雜的人機系統,它的應用與維護需要運用較為復雜的信息技術(shù)、會(huì )計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術(shù),又精通會(huì )計業(yè)務(wù)的隊伍,在這支隊伍中,最重要的組成人員是保證系統正常運行、解決系統運行中出現這樣或那樣問(wèn)題的系統維護與人員,即系統管理員。其次,由于信息技術(shù)發(fā)展異常迅速,會(huì )計工作規范化進(jìn)程的不斷發(fā)展與完善,無(wú)論方面的新技術(shù),還是會(huì )計業(yè)務(wù)的新要求,都對化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統管理員首先掌握、理解會(huì )計電算化的各項新要求,及時(shí)地調整、更新系統,從而更好地服務(wù)于會(huì )計電算化工作。系統管理員的工作內容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統管理員負責整個(gè)會(huì )計電算化信息系統的正常運行,如系統軟件、硬件的維護,系統數據保存,網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器、數據庫的口令等等�？蓮囊欢ǔ潭壬险f(shuō),基層單位會(huì )計電算化實(shí)施的效果好壞,決定于系統管理員的工作水平高低。一、系統管理員現狀分析與基本要求
1.現狀分析。在新疆林區,會(huì )計電算化推廣過(guò)程中,突出問(wèn)題首先就是:系統管理員一般由部門(mén)負責人或會(huì )計主管擔任,他們通常缺乏計算機技術(shù),不能履行系統管理員的職能。一旦出現問(wèn)題,只有請外單位的人員來(lái)解決,偏遠的地方往往要耽誤工作好幾天。其次,雖然經(jīng)過(guò)幾年對會(huì )計人員的電算化培訓,情況有所好轉,有些單位已經(jīng)有了一些可以擔任系統管理員的人員,但是崗位設置上將系統管理員與會(huì )計主管、數據管理員和網(wǎng)絡(luò )管理員混為一談,造成工作中職責不明、權限不清。表現最為突出的問(wèn)題是系統管理員的權力過(guò)大,相當多的單位在賦予系統管理員權限時(shí),都能夠調用系統的所有功能,有時(shí)甚至完全超過(guò)了會(huì )計主管的權限。究其原因,主要在于以下兩個(gè)方面:①一些會(huì )計軟件本身就允許賦予系統管理員全部工作權限,支持系統管理員享有所謂的“超級用戶(hù)”權力;②一些單位對系統管理員的崗位職責認識不清楚,混淆了會(huì )計主管與系統管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。前者需要軟件開(kāi)發(fā)商依照《會(huì )計電算化工作規范》,加強對系統管理員權限的約束,摒棄只圖用戶(hù)使用“方便”,而不顧會(huì )計制度要求的不嚴肅商業(yè)行為。后者則需要會(huì )計人員,進(jìn)一步學(xué)習體會(huì )在會(huì )計電算化條件下的崗位分工,澄清概念、明確職責。
2.基本要求。系統管理員工作壓力大、責任重,會(huì )計人員對系統管理員的要求是:事事必會(huì ),出現問(wèn)題能夠徹底解決;當應用程序出現不干活、報表數據計算錯誤或者系統死機了,會(huì )計人員首先想到的是找系統管理員,而不是去問(wèn)其他技術(shù)人員,因為他們認為系統管理員應該能夠解決一切問(wèn)題,究其原因在于他們不能判斷是系統方面的原因,還是計算機硬件或網(wǎng)絡(luò )方面的原因。這無(wú)形中提高了對系統管理員工作的要求。這就要求系統管理員首先應該掌握基本的會(huì )計知識,熟悉會(huì )計業(yè)務(wù),了解會(huì )計軟件的各項功能及其結構、聯(lián)系,尤其是網(wǎng)絡(luò )版軟件的功能設置。其次,要求系統管理員掌握會(huì )計法、會(huì )計制度及財經(jīng)紀律的各項規定。第三,系統管理員必須知道計算機硬件方面的基本知識,單機條件下應熟悉基本的計算機硬件,如軟驅、硬盤(pán)等,出現硬件的小問(wèn)題知道錯誤在何處及解決辦法;網(wǎng)絡(luò )條件下的系統管理員還必須掌握網(wǎng)絡(luò )方面的基本硬件知識。結合目前正在進(jìn)行的會(huì )計電算化各級培訓,有必要全面地加強系統管理員的業(yè)務(wù)知識培訓。第四,系統管理員必須熟悉本單位主要業(yè)務(wù)情況,了解主要工作流程。最后,要求系統管理員具有良好的職業(yè)、個(gè)人品德修養。鑒于系統管理員崗位的重要性、特殊性,其工作涉及整個(gè)系統的會(huì )計數據、重要工作口令等,故而要求系統管理員應忠于職守、誠信自律,具有良好的道德品質(zhì)、職業(yè)信念。
二、系統管理員的職責與權限
系統管理員的總體要求是保護計算機軟件系統、硬件系統的正常運行,管理機內會(huì )計數據。
1.系統管理員的首要任務(wù)是,負責會(huì )計軟件運行的建立以及系統建立時(shí)的各項初始化工作。會(huì )計軟件運行環(huán)境的建立包括系統軟件、應用軟件的使用,并要結合本單位實(shí)際情況建立科目體系、憑證類(lèi)型、會(huì )計核算方式等。值得一提的是,在會(huì )計信息系統建立的過(guò)程中,系統管理員非常有必要積極主動(dòng)地參與系統建賬等初始化工作,盡早熟悉本單位運行情況和工作流程,結合財務(wù)軟件功能、特點(diǎn)和運行要求等等提出適宜的實(shí)施方案。
2.系統管理員要負責會(huì )計軟件日常運行管理工作,監督并保證系統的有效、安全、正常運行。系統自身的安全運行主要涉及系統各項運行日志的管理維護、防病毒的措施等。系統運行日志主要是指會(huì )計人員上機的操作日志管理,包括機制日志和手工日,志。加強對操作日志的管理,應成為系統管理員日常的一項重要而又必要的工作。計算機病毒對系統攻擊的破壞性比以往任何時(shí)候都嚴重得多,與清除計算機病毒已成為會(huì )計電算化工作中應加以重視的問(wèn)題。系統自身的安全性日益成為首要考慮的問(wèn)題,系統管理員有責任監督檢查系統的抗病毒能力,堅決杜絕病毒可能入侵的機會(huì )。
3.系統管理員應負責系統定期的正確性、安全性檢測,保證系統軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò )、數據庫的正常運行;負責在系統發(fā)生故障時(shí),及時(shí)組織有關(guān)人員恢復系統的正確運行,針對系統事故找到系統事故原因。
4.對系統各類(lèi)人員進(jìn)行分工、管理操作,協(xié)調他們之間的工作關(guān)系。對用戶(hù)的管理,必須及時(shí)掌握新任成員的增加注冊,離崗成員的處理操作,人員分工權限的授權管理等。
5.系就管理員應對系統的安全性負責,尤其是做好系統災難預防與恢復工作。災難包括數據庫受到嚴重的意外破壞,由于計算機病毒造成系統崩潰或機器受損,因為意外情況,如火災、水災、失盜、電源問(wèn)題等造成系統、數據受到嚴重破壞。這里特別將災難預防單獨說(shuō)明,原因就在于會(huì )計數據的重要性、會(huì )計信息系統自身的特點(diǎn)。預防災難的措施中主要包括會(huì )計軟件、系統軟件和各項會(huì )計數據、各項網(wǎng)絡(luò )參數的備份等。會(huì )計數據易受到人為篡改、不正確操作、計算機病毒的刪改以及意外情況的破壞,系統管理員應及時(shí)備份會(huì )計數據,監視和發(fā)現系統中的一些不正確操作。系統中的會(huì )計數據在受到攻擊或破壞后能夠在最短時(shí)間內恢復到系統最近狀況,這應當作為考核系統管理員工作合格與否的一個(gè)重要方面。
6.系統管理員的權限應當局限于系統的管理和維護。系統管理員的權限,一般來(lái)說(shuō)主要有:網(wǎng)絡(luò )服務(wù)的管理(口令)、數據庫的操作(口令)、會(huì )計數據的及時(shí)備份(數據和當期數據)、系統運行及維護的記錄管理、基層單位系統管理員的授權和管理、依照主管會(huì )計的人員崗位分工分配會(huì )計人員工作權限、新舊會(huì )計人員的注冊與注銷(xiāo)等。還有一點(diǎn)需要著(zhù)重提出的是:對于自主開(kāi)發(fā)的專(zhuān)用軟件,系統管理員是不允許由軟件開(kāi)發(fā)人員擔任或兼任的。
三、系統管理員與電算化條件下會(huì )計主管的關(guān)系
電算化條件下的會(huì )計主管主要負責組織和管理本單位會(huì )計電算化工作,確定會(huì )計人員的崗位安排、分工權限,總體負責單位會(huì )計電算化的數據安全、保密工作,本部門(mén)工作進(jìn)度,系統的穩定、可靠,數據的安全,協(xié)調計算機及會(huì )計軟件系統運行工作。系統管理員負責單位會(huì )計電算化的具體技術(shù)管理工作,包括會(huì )計軟件系統所涉及到的軟件、硬件的使用、管理、維護等。在一般情況下,會(huì )計主管和系統管理員應由兩人分別擔當,尤其是實(shí)現網(wǎng)絡(luò )條件的會(huì )計軟件,從軟件的規模、電算化工作的強度與會(huì )計業(yè)務(wù)的工作量上都要求由專(zhuān)門(mén)的系統管理員負責。當然,在單位會(huì )計人員不多、會(huì )計業(yè)務(wù)量不大、會(huì )計軟件為單機運行時(shí),會(huì )計主管與系統管理員是一個(gè)人的情況也是允許的。無(wú)論從會(huì )計工作的分工、工作的內容、所負責任等方面來(lái)講,會(huì )計主管都是本單位的業(yè)務(wù)總負責人,系統管理員應服從會(huì )計主管的工作安排,系統管理員的權限并不是“無(wú)限大”的,其所做各項工作都應對會(huì )計主管負責。
四、如何解決目前新疆林區會(huì )計電算化工作中系統管理員崗位設置上存在的問(wèn)題
1.選擇使用通過(guò)部審驗的,對系統管理員職權設置符合分工要求的商品化軟件,選擇信用好,有技術(shù)能力,售后服務(wù)好的公司購買(mǎi)財務(wù)軟件。
2.進(jìn)一步加強新疆林區財務(wù)人員的電算化培訓,尤其要花大力氣對一批有潛能的會(huì )計人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的高層次的系統管理員的培訓。
3.有效利用現有人才資源,對一些非財務(wù)的具有計算機技術(shù)的人員,進(jìn)行基本的財務(wù)知識培訓,兼任系統管理員,完成系統管理員最主要的職能一一保證計算機系統安全、穩定工作。
4.充分利用服務(wù)機構提供的會(huì )計電算化服務(wù)。我區多數單位所在地一般都有經(jīng)營(yíng)電腦和財務(wù)軟件的公司,對他們充分考察試用確認誠信可靠之后,可以聘請擔任本單位的會(huì )計電算化系統管理員。
5.劃分系統管理員與會(huì )計主管的崗位,有條件的單位應設置專(zhuān)職人員擔任系統管理員,系統管理員不能進(jìn)行具體的會(huì )計業(yè)務(wù)的處理。
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