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電算化會(huì )計下科目性質(zhì)設置對編制會(huì )計分錄和報表的影響
編制分錄是會(huì )計的日常工作，會(huì )計分錄編制的正確、規范與否直接影響該帳戶(hù)業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)情況，最終影響會(huì )計信息的質(zhì)量。手工方式下，會(huì )計人員可以編制各種會(huì )計分錄，雖然有些不符合規范，但記賬人員可以根據會(huì )計分錄分析后再登記賬簿，期末根據各帳戶(hù)的余額分析編制報表，而電算化方式下，會(huì )計分錄怎么做它就怎么記，機器不會(huì )象手工方式那樣先分析后記賬，因此會(huì )計分錄編制的質(zhì)量高低在很大程度上影響報表的編制，尤其是損益類(lèi)科目會(huì )計分錄的編制。但會(huì )計分錄要根據科目的屬性來(lái)編制，這樣才能做到既滿(mǎn)足編制報表的需要，又符合會(huì )計制度規定和會(huì )計處理規范，所以在做一些重要業(yè)務(wù)的會(huì )計分錄時(shí)，首先要設置好所涉及科目的屬性，然后再根據業(yè)務(wù)內容編制會(huì )計分錄，下面就以費用和收入的業(yè)務(wù)處理為例來(lái)說(shuō)明科目屬性的設置對編制分錄和報表的影響。電算化方式下會(huì )計分錄的編制方式與手工編制大部分是相同的，但有部分會(huì )計分錄的編制與手工方式存在一定的差異，需要對以前手工編制方式進(jìn)行一定的修改才能滿(mǎn)足電算化的需要。例如：人事部李某退回差旅費800元，手工會(huì )計分錄如下：
借：現金 800
貸：費用—差旅費 800
手工方式下，期間費用類(lèi)帳戶(hù)一般是借方分析式多欄賬，平時(shí)發(fā)生的各項業(yè)務(wù)登記到借方，只有到月底時(shí)從總賬貸方轉出，出現貸方發(fā)生額，明細賬仍然用紅字從借方轉出。對于上面這筆業(yè)務(wù)，記賬人員在記賬時(shí)就會(huì )用紅字（但分錄金額本身是貸方藍字）登記到“管理費用-差旅費”賬戶(hù)的借方，從而造成賬證不一致，但不影響會(huì )計報表的編制，而化方式下仍然這樣編制的話(huà)，軟件在記賬時(shí)會(huì )直接登記到“管理費用-差旅費”賬戶(hù)的貸方，這樣就影響報表從“管理費用”賬戶(hù)的取數，因為報表取數一般是從期間費用類(lèi)賬戶(hù)的借方取數，如果等到月底所有損益類(lèi)科目結平并記賬以后，這時(shí)仍然從借方取數的話(huà)，很顯然就不正確了。如果在手工賬和電算化并行期間，手工賬仍然將此筆業(yè)務(wù)用紅字記到“管理費用-差旅費”的借方，而機內賬將這筆業(yè)務(wù)記到“管理費用-差旅費”賬戶(hù)的貸方，這樣就會(huì )造成“管理費用-差旅費”手工賬的借貸方發(fā)生額與機內賬不一致。因此，電算化下對此類(lèi)業(yè)務(wù)的處理仍然象手工那樣的話(huà)，會(huì )嚴重影響會(huì )計報表的編制和電算化的運用效率。為了不影響報表的編制，適應電算化的會(huì )計處理的特點(diǎn)，會(huì )計人員要改變這類(lèi)業(yè)務(wù)的處理方法，就不會(huì )出現以上問(wèn)題，下面就上面的例子先介紹幾種普通處理方法：
第一種、借貸紅字法：
借：管理費用—差旅費 800（紅字）
貸：現金 800（紅字）
這種方法旨在將費用類(lèi)平時(shí)發(fā)生的貸方發(fā)生額用借方紅字編寫(xiě)，這與手工方式方下登記費用貸方發(fā)生額時(shí)用紅字登記的方向一致。這樣編制雖然滿(mǎn)足了報表對費用的取數要求，但不能反應“現金”賬戶(hù)的真實(shí)業(yè)務(wù)情況，且該種做法的前提是該單位采用的記賬憑證格式是通用記賬憑證格式。如果該單位的記賬憑證分為收、付、轉三類(lèi)，這筆業(yè)務(wù)本身就是是收款業(yè)務(wù)，但這張憑證填寫(xiě)的卻是付款業(yè)務(wù)，這就讓人費解。如果該單位是先做手工憑證，然后再按照電算化要求將手工憑證輸入機內，手工編制仍然按照正常方式編制，電算化憑證按照上面第一種方法編制，這樣就會(huì )造成手工憑證與機內憑證不一致，再說(shuō)該單位實(shí)行電算化以后，出于對貨幣資金的重視，仍然要求出納人員每天手工登記現金和存款明細賬，是根據手工憑證是用藍字登記到借方，還是根據機內憑證用紅字登記到貸方呢？如果用藍字登記到借方，就會(huì )導致現金手工賬與機內賬不一致，如果用紅字登記到貸方，表示現金的減少，紅字就更讓人難以理解。因此，電算化方式下此類(lèi)憑證的編制方法仍然有不妥之處。
第二種、借方紅字法
用紅字沖減費用支出數，用藍字借記現金增加數，處理如下：
借：管理費用—差旅費 800
借：現金 800
手工方式下這種做法雖然不符合借貸法記賬原則，但可以過(guò)賬。電算化方式下，有的軟件為了方便客戶(hù)的應用要求，可以將軟件設置為會(huì )計分錄只有借方或貸方，只要分錄金額不為零，所有分錄金額匯總為零，就可以保存和過(guò)賬，這既違背了借貸記賬法的記賬規則，僅有借方或貸方，也違背了部[財會(huì )字（1994）第27號]文件《會(huì )計核算軟件基本功能規范》的第十五條第四款的規定，即違背了在輸入記賬憑證過(guò)程中，會(huì )計核算軟件必須提供以下提示功能：“正在輸入的記賬憑證有借方會(huì )計科目而無(wú)貸方會(huì )計科目或者有貸方會(huì )計科目而無(wú)借方會(huì )計科目的，應予提示并拒絕執行”。
這種做法雖然解決了會(huì )計報表對費用的取數要求和現金的登記管理要求，但很大程度上不符合會(huì )計處理規范，因此這種做法也有欠妥之處。
第三種、過(guò)渡科目法
以上兩種處理方法在一定程度上滿(mǎn)足了會(huì )計報表的編制要求，但會(huì )計處理方式上都有欠妥和不規范之處，為了既滿(mǎn)足會(huì )計報表的編制要求又符合會(huì )計處理規范要求，下面就用過(guò)渡法來(lái)處理，過(guò)渡科目可以任意設置，但月底必須要結平，具體處理如下：
�、佟〗瑁含F金 800
貸：過(guò)渡科目 800
�、诮瑁汗芾碣M用—差旅費 800
貸：過(guò)渡科目 800（紅字）
這樣處理雖能滿(mǎn)足報表的編制和會(huì )計處理規范要求，但是如果每月此類(lèi)業(yè)務(wù)較多的話(huà)，每筆業(yè)務(wù)需要分兩次做，這就顯得非常麻煩。
采用以上三種處理方法雖然解決了報表編制問(wèn)題，卻帶來(lái)了其他一些問(wèn)題。第一種方法不能反映“現金”賬戶(hù)業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，雖然余額一致，但機內賬不能憑借貸發(fā)生額來(lái)反映其收支情況；第二種方法不符合借貸記賬法的記賬原則；第三種方法需要引用過(guò)渡科目，無(wú)形中增加了工作量，平時(shí)處理時(shí)要非常細心，而且月底時(shí)要檢查過(guò)渡科目是否結平，如果損益類(lèi)科目都有這種情況的話(huà)，就顯得煩瑣。
以上三種方法是對費用類(lèi)賬戶(hù)特殊業(yè)務(wù)的處理方式，下面以收入類(lèi)科目為例進(jìn)行說(shuō)明，例如，發(fā)生銷(xiāo)售退回業(yè)務(wù)一筆，貨款10000元，稅款1700，符合會(huì )計處理規范的分錄編制如下：
借：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入—A產(chǎn)品 10000
應交稅金—應交增值稅—銷(xiāo)項稅額 1700
貸：銀行存款 11700
會(huì )計報表對收入取數一般是取貸方發(fā)生額，如果電算化分錄仍然這樣做的話(huà)，就會(huì )個(gè)報表取數帶來(lái)困難，為方便電算化報表取數，會(huì )計分錄如果采用以上三種方法的話(huà)，對編制報表沒(méi)有問(wèn)題，但同樣會(huì )引起其他問(wèn)題，如果采用第一種方法，“銀行存款”就會(huì )出現借方發(fā)生額，這又會(huì )出現象第一個(gè)例子里的“現金”業(yè)務(wù)處理問(wèn)題。無(wú)論采用上面哪一種方法都會(huì )出現“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入-A產(chǎn)品”和“應交稅金-應交增值稅-銷(xiāo)項稅額”貸方發(fā)生額，這就違反了《企業(yè)會(huì )計制度（2001）》中銷(xiāo)售退回業(yè)務(wù)的會(huì )計處理規定，規范的會(huì )計處理應該就是上面的處理。
從以上兩個(gè)例子可以看出，為了便于報表從費用和收入類(lèi)賬戶(hù)取數，平時(shí)發(fā)生的業(yè)務(wù)全部記入一方，這就淹沒(méi)了有些業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，純粹是為了編制報表，不能準確的記錄原始數據，如果按照會(huì )計制度規定，銷(xiāo)售退回時(shí)會(huì )計處理應將收入和稅金記入借方，這樣月底或年末就可以根據借方發(fā)生額或借方累計額得出銷(xiāo)售退回情況，原始數據可以直接取得。而為了電算化編制報表的要求，對有些業(yè)務(wù)進(jìn)行了不規范處理，將費用類(lèi)業(yè)務(wù)全部記入借方，收入類(lèi)業(yè)務(wù)全部記入貸方，這就造月費用的發(fā)生和沖減，本月銷(xiāo)售的實(shí)現和退回全部混合在一方，如果要銷(xiāo)售的退回和費用的沖減情況，只有查閱機內憑證或打印出的憑證，如果是統計全年的發(fā)生額就顯得麻了煩。
上面的處理方法不是在會(huì )計處理規范方面，就是在會(huì ) 計報表編制上出現問(wèn)題，下面就介紹一種新的方法來(lái)解決這樣的問(wèn)題，即通過(guò)設置費用或收入科目的性質(zhì)來(lái)控制分錄的編制，從而滿(mǎn)足會(huì )計報表的編制。
現在有些軟件在賬務(wù)處理方面提供了科目的欄目功能，設置欄目的科目只能是明細科目，欄目的特點(diǎn)和好處是：欄目不記錄余額，只記發(fā)生額，結轉時(shí)可以直接從上級結轉，對于需要結轉的科目非常方便；平時(shí)發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)必須要從明細科目走，可以記入借方或貸方，但不能從總帳走，只有月底結轉才能從總帳相反方向走。
以下科目可以設置為欄目：①明細科目不需要核算余額，只考察發(fā)生額（包括本月發(fā)生額和本年累計發(fā)生額）；②下級科目設為欄目的科目可以從總帳直接結轉，所以對于那些每月需要結平的科目可設為欄目，如損益類(lèi)科目。這樣會(huì )計分錄才可以按照規范來(lái)處理了，反映業(yè)務(wù)的真實(shí)情況。
一般情況下會(huì )計科目的性質(zhì)都是普通科目，即如果該科目下設明細科目，平時(shí)發(fā)生業(yè)務(wù)必須要核算到最明細，否則憑證保存不了，月末需要結平的科目在月底結轉是必須從每個(gè)明細科目結轉，將每個(gè)明細科目結平。那費用來(lái)說(shuō)，管理費用下設很多明細科目，月末結轉時(shí)必須要將每個(gè)明細科目結平，如月末結轉時(shí)就必須象下面這樣做：
借：本年利潤
貸：管理費用—工資
—招待費
—差旅費
—辦公費
由于管理費用、營(yíng)業(yè)費用、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入等科目下的明細科目較多，即使將其設為每個(gè)月自動(dòng)結轉，在打印時(shí)也會(huì )很麻煩，每筆分錄憑證很多。如果將管理費用下的明細科目設為借方欄目，所有的問(wèn)題都可以解決了，如上面的差旅費退回問(wèn)題電算化會(huì )計分錄就可以沿用手工方式。
借：現金 800
貸：管理費用—差旅費 800
月末結轉時(shí)，就可以將借貸差額直接從貸方總帳轉出，分錄如下：
借：本年利潤
貸：管理費用
同樣上面的銷(xiāo)售退回業(yè)務(wù)就可以按照會(huì )計規范來(lái)做，分錄如下：
借：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入—A產(chǎn)品 10000
應交稅金—應交增值稅—銷(xiāo)項稅額 1700
貸：存款 11700
同樣月末結轉時(shí)，可以從借方總帳直接轉出貸借差額。
將損益類(lèi)科目的明細科目設為欄目性質(zhì)，以上出現的分錄編制問(wèn)題就可以迎韌而解了，會(huì )計報表取數就不必拘泥于一方，借方或貸方，可以按照科目的屬性取明細科目的借貸差額或貸借差額，而且可以根據科目的借貸發(fā)生額，直接取得需要的各種數據，如“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入-A產(chǎn)品”的借方發(fā)生額反映的是銷(xiāo)售退回金額，貸方發(fā)生額是本月實(shí)現的銷(xiāo)售額，本月A產(chǎn)品的銷(xiāo)售凈額就是貸借差額，本月銷(xiāo)售凈額就是所有明細科目的總貸借差額。由于月末結轉時(shí)從借方總帳轉出借貸差額，所有的明細科目只用來(lái)登記借方或貸方發(fā)生額，不記結轉額和余額，因此可以根據要求直接各個(gè)明細科目的借方或貸方取數，這樣編制報表就非常方便。實(shí)際應用中可以根據管理要求將損益類(lèi)或多欄賬科目設為欄目，如營(yíng)業(yè)費用或應付福利費，就可以解決諸如上面為了編制報表而出現的分錄處理問(wèn)題，需要注意的是科目設為欄目時(shí)，平時(shí)發(fā)生的業(yè)務(wù)必須核算到最明細，因為欄目在登記明細賬的同時(shí)必然登記總帳，但平時(shí)業(yè)務(wù)發(fā)生記入總帳就不會(huì )登記明細賬了，所以只有到月底時(shí)才從總帳結轉，否則就會(huì )造成總帳和明細賬不平衡，因此在平時(shí)審核時(shí)就要注意設為欄目科目的會(huì )計分錄處理是否正確，月底結轉前要核對明細發(fā)生額與總帳發(fā)生額是否一致，只有總帳與明細欄目發(fā)生額一致才能保證報表取數正確。用戶(hù)可以根據軟件提供的功能和要求進(jìn)行設置，如果軟件有該項功能，本人建議使用欄目來(lái)滿(mǎn)足會(huì )計分錄和報表的編制，本公司使用該項功能以很長(cháng)時(shí)間且效果良好。
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