電算化管理制度

《電算化帳務(wù)處理制度》

　　為了加強會(huì )計核算軟件的操作使用，確保會(huì )計核算軟件的正常運行及安全、在會(huì )計信息處理和保存中的效用，根據部的有關(guān)規定，結合本公司具體情況制定本規定。

　�。ㄒ唬┎繎�在每年或上年末建立新的會(huì )計年度的完整的帳務(wù)文件根據現行財務(wù)制度，運用當前在用系統的規則正確地設置全部級次的會(huì )計科目，會(huì )計年度中間可以任意追加新的會(huì )計科目，但以制單或記帳的會(huì )計科目不得介紹修改或刪除（帳務(wù)的修改工作由系統管理員執行）。

　�。ǘ�）轉換會(huì )計年度時(shí)，應在新的會(huì )計年度開(kāi)始后的20天內，完成結轉各帳戶(hù)的年初手續，并保證數據平衡正確，年初余額在當年記帳以前可以修改，當年記帳以后如有調整，只能通過(guò)填制記帳憑證進(jìn)行。

　�。ㄈ�）任何登記入帳的業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證，摘要區規范填入，在機上填制的記帳憑證編號應當連續，編號出現間斷時(shí)，應在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。

　�。ㄋ模┯泿�憑證必須經(jīng)過(guò)復核人員簽字后，才能根據其登記帳薄，復核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳進(jìn)行復核簽字，同時(shí)要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進(jìn)行簽字蓋章。同一張記帳憑證，制單和復核不能是同一人。

　　記帳憑證在記帳以前必須打印輸出（記帳憑證清單），沒(méi)有打印輸出的記帳憑證不得登記入帳。

　�。ㄎ澹┛値ぜ艾F金帳和帳均可采用打印輸出的活頁(yè)帳裝訂，出納人員根據審核人員審查并準許報銷(xiāo)的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記帳，如現金處理收支較多可根據需要自設輔助帳。

　　單位每天必須將當日發(fā)生的現金收支數據輸入計算機并據以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。

　�。�六）單位根據機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記帳期限，每月至少記帳一次，每月月末以前應將當月所有收支及轉帳業(yè)務(wù)全部登記入帳。至少每月核對一次總帳，每季度核對一次明細帳。

　�。ㄆ撸┍仨殞�儲存在機器內的帳簿數據打印輸出為書(shū)面帳簿，會(huì )計帳簿打印間隔時(shí)間不得超過(guò)一個(gè)月，平時(shí)可以只打印已滿(mǎn)頁(yè)的帳簿數據，但每年年末必須將全部帳簿數據打印輸出。

　　《會(huì )計電算化操作管理制度》

　　為了加強會(huì )計核算軟件的操作使用管理，確保會(huì )計核算軟件的正常運行及會(huì )計信息的全面、準確與安全特制定本制度。

　　一、操作使用人員：

　　操作使用人員是指有權使用會(huì )計核算軟件完成職責范圍內會(huì )計電算工作的財務(wù)人員或財務(wù)部門(mén)工作人員。

　　根據會(huì )計電算化工作要求財務(wù)部門(mén)配備以下操作使用人員；

　�。ㄒ唬┫到y管理人員：負責所有會(huì )計核算軟件數據的初始化、數據備份與恢復、系統運行錯誤的登記與排除工作；負責系統操作使用的組織與管理工作，分配操作人員的工作權限，并設置操作使用人員的保密字。

　�。ǘ�）數據錄入員：按照操作規程錄入憑證數據，并負責錄入數據的正確性校驗，對操作中出現的問(wèn)題作詳細記錄并及時(shí)報告系統管理員。數據錄入人員無(wú)權修改原始憑證或手制憑證上的數據，不得進(jìn)行憑證復核操作。出納人員，系統維護人員不能擔任數據錄入人員工作。

　�。ㄈ�）數據復核員：負責對已錄入計算機的憑證編號及數據的完整性、正確性審核，確保入帳數據的完整與正確。

　�。ㄋ模�數據管理人員：負責已復核數據的入帳、入帳后憑證、帳頁(yè)的打印輸出工作，協(xié)助系統管理員定期做好數據備份工作，負責程序軟盤(pán)、存檔數據軟盤(pán)、輸出憑證、帳頁(yè)及其他資料的保管工作，做好軟件數據擴資料的安全保密工作。

　�。ㄎ澹┫到y維護人員：負責對會(huì )計電算化硬件和軟件的檢查及運行故障處理工作，以保障會(huì )計電算化工作的正常運行。

　　二、操作使用人員的操作權限：

　�。ㄒ唬┫到y管理員必須根據用友財務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位會(huì )計電算體系與核算方式。會(huì )計科目的設置必須符合會(huì )計制度與單位核算、管理的要求。報表格式必須符合上級主要部門(mén)和財政主管部門(mén)要求。

　�。ǘ�）數據錄入員進(jìn)行數據錄入操作時(shí)應嚴格按照憑證內容輸入數據。不得擅自修改憑證數據，如發(fā)現憑證數據錯誤立即通知憑證編制人員或系統管理人員，并根據修正后的憑證修改錄入的數據。數據錄入人員除可以進(jìn)行數據錄入操作外，還可以進(jìn)行數據查詢(xún)工作，但不得進(jìn)行數據復核操作，復核人員亦不能進(jìn)行數據錄入操作，復核時(shí)發(fā)現憑證錄入錯誤，必須通知數據錄入人員進(jìn)行修改，復核人員不得進(jìn)行已錄入數據的修改操作，待數據錄入人員修正錄入數據后再進(jìn)行復核簽字操作。

　�。ㄈ�）系統維護人員除實(shí)施數據維護時(shí)，一般情況下不允許隨意打開(kāi)系統數據庫進(jìn)行操作。實(shí)施維護時(shí)不準修改數據庫結構。其他操作人員一律不允許實(shí)施數據庫操作。

　�。ㄋ模┯糜跁�(huì )計電算化的硬件和會(huì )計軟件只有操作人員才能上機操作使用。其他人員一律不允許上機。操作人員必須經(jīng)過(guò)培訓并經(jīng)系統管理員認可合格后方可上機。

　�。ㄎ澹┎僮魇褂萌藛T上機操作前后必須填寫(xiě)“上機操作登記簿”，如實(shí)填寫(xiě)操作人員姓名、上機時(shí)間、操作內容、下機時(shí)間、操作期間系統運行情況等。操作人員的保密字必須牢記，并注意要安全保密，否則出現問(wèn)題，操作人員和系統管理人員有不可推卸有責任。

　�。�六）出納員、維護人員、程序人員均不準實(shí)施數據錄入操作。

　�。ㄆ撸﹤浞輸祿�軟盤(pán)和存檔數據軟盤(pán)、帳頁(yè)、憑證、報表及其他資料由數據管理人員按規定統一復制、核對、存放、保管。

　　三、會(huì )計憑證的審核與管理：

　　會(huì )計憑證是計算機處理會(huì )計核算業(yè)務(wù)的依據。必須保證入帳前錄入計算機的會(huì )計憑證準確、可靠，因此應從以下幾方面嚴格把關(guān)：

　�。ㄒ唬�業(yè)務(wù)作主的審核：

　　財務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)人員編制的業(yè)務(wù)憑證后首先由稽核人員審核業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性和準確性，確認無(wú)誤后再審查業(yè)務(wù)作主有無(wú)業(yè)務(wù)負責人，業(yè)務(wù)主管的簽章，如確認無(wú)誤則上機制單依此手工編制記帳憑證。

　�。ǘ�）手工記帳憑證的審核：

　　制單人手工編制完的記帳憑證必須交稽核人員審核后才能交數據錄入人員錄入�；�核人員必須認真審核憑證摘要的規范性、清晰性；憑證分錄和數據的合法性、準確性。如無(wú)誤再檢查憑證科目的平衡關(guān)系，最后審查制單人是否簽字。

　�。ㄈ�）機制憑證的復核數據錄入人員錄入憑證數據后，由數據復核人員對錄入的憑證進(jìn)行復查，確保與手工作主的一致性和復核人員復核無(wú)誤后簽字。

　�。ㄋ模�復核后的憑證必須打印輸出、并經(jīng)有關(guān)人員（稽核員、制單人員、出納、數據錄入員、數據復核人員、會(huì )計主管等）確認簽字后方可進(jìn)行記帳操作。

　　《會(huì )計電算化管理制度》

　　為了加強會(huì )計檔案管理，確保會(huì )計檔案的安全，特制訂本規定：

　�。ㄒ唬﹩挝粦�根據帳簿數據準確編制或由機器正確生成會(huì )計報表，報表格式由會(huì )計主管部門(mén)統一設計或認可。

　�。ǘ�）報表的編制要求做到數據真實(shí)，計算正確，內容完整，手續齊備，做到帳證，帳表，表表之間勾稽嚴密，有所屬單位的應將所屬單位的報表數據輸入機器進(jìn)行匯總，并將本單位報表、所屬單位報表和匯總表一并報出，書(shū)面報表必須由分管帳務(wù)的領(lǐng)導，會(huì )計主管和制表人簽名蓋章。

　�。ㄈ�）單位的會(huì )計檔案包括存儲在磁盤(pán)（硬盤(pán)和軟盤(pán)）上的會(huì )計文件和以書(shū)面形式存放的會(huì )計作主會(huì )計帳簿和會(huì )計報表。

　　存儲在磁盤(pán)上的會(huì )計文件必須按規定及時(shí)打印輸出書(shū)面形式，末打印之前不得抹去。

　　由機器打印輸出的會(huì )計檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補充打印，并由操作使用人員在打印輸出的頁(yè)面上繁體字或蓋章注明，由系統管理員簽字蓋章認可。

　　磁盤(pán)形式的會(huì )計檔案保管期限必須在兩年以上，其中會(huì )計科目和總由數據（包括年度和 月度匯總數據）必須永久保存，明細帳、記帳憑證及其他數據資料在兩年后可根據需要決定存毀。

　�。ㄋ模┍仨毥�(jīng)常對硬盤(pán)上的數據建立軟盤(pán)備份。備份是通過(guò)對硬盤(pán)的會(huì )計數據建立軟盤(pán)副本來(lái)實(shí)現信息存儲的，每月備份不得少于一次。不得直接對硬盤(pán)上的會(huì )計數據和作為正式的備份軟盤(pán)上的會(huì )計數據進(jìn)行任何非法操作，如要對磁盤(pán)會(huì )計數據進(jìn)行加工，必須使用備份羅盤(pán)的副本，不得刪除硬盤(pán)和軟盤(pán)的數據�；謴拖到y數據必須使用最新的正式備份。

　�。ㄎ澹┍仨毻咨票９芎脮�(huì )計數據的備份軟盤(pán)，備份軟盤(pán)應貼上寫(xiě)保護標簽并用印章或封條簽封，或由專(zhuān)人保管。備份軟盤(pán)應裝在保護封套和包裝盒中，存放在安全，潔凈，防熱，防潮，防磁的場(chǎng)所，并定期進(jìn)行轉儲。硬盤(pán)和正式備份軟盤(pán)不得隨便知心亂放和外借。

　�。�六）會(huì )計數據的備份軟盤(pán)及自行開(kāi)發(fā)原程序的備份分別在三個(gè)地點(diǎn)以上，應根據數據量和硬盤(pán)空間的大小情況，每隔一定時(shí)期（如半年或一年以上）清理一次硬盤(pán)，刪除硬盤(pán)上以前年度的會(huì )計數據，以利于提高機器的利用率和運行速度，沒(méi)有做過(guò)備份的硬盤(pán)數據不得清理刪除（三個(gè)存放地點(diǎn)分別為機房、檔案室、室）。

　�。ㄆ撸┐疟P(pán)會(huì )計檔案的工作，包括數據備份，數據恢復和清理硬盤(pán)等，由系統管理員專(zhuān)職執行并對磁盤(pán)會(huì )計檔案的安全的正確負責。

　　《上機操作記錄制度》

　　《會(huì )計核算軟件管理的幾項規定（試行）》中對會(huì )計核算軟件的使用單位有明確要求──要有必要的上機操作制度。為了更好地完成系統維護的任務(wù)，了解故障發(fā)生的原因、地點(diǎn)、時(shí)間，以及如何處理和處理結果等情況，并作為下結段合理調整機時(shí)分配的依據，嚴格財務(wù)微機管理制度，現規定如下：

　　一、計算機操作人員必須登記當天所有上機操作情況。要求填寫(xiě)日期，操作員姓名，操作內容，運行時(shí)間和運行情況。

　　二、操作過(guò)程中沒(méi)有問(wèn)題則在運行情況及備注欄填寫(xiě)運行正常字樣，若有問(wèn)題發(fā)生則應及時(shí)登記記錄并向系統管理員報告。

　　三、不得進(jìn)行末作登記記錄的任何軟硬件維護工作。

　　四、系統管理員在維護過(guò)程中發(fā)現的異�，F象和處理方法，處理結果都應有所記載，對于重大運行故障，除按規定登記外還須另行填寫(xiě)故障報告單。

　　五、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理人員妥善保管，年終整理歸檔。

　　六、要真實(shí)完整地填寫(xiě)操作記錄，發(fā)生總是不登記者，按責任制有并條款處理，以上規定由系統管理員監督執行，請所朋操作及維護人員遵照執行。

　　《化崗位經(jīng)濟責任制》

　　隨著(zhù)我公司會(huì )計電算化進(jìn)程的不斷加快，電算化的應用在財務(wù)會(huì )計核算管理方面無(wú)論在范圍上還是在層次上都有很大的發(fā)展，為了使我公司會(huì )計電算化工作沿著(zhù)健康嚴謹的軌道繼續鞏固提高，確保此項工作的合法性、科學(xué)性、準確性、安全性，特制如下會(huì )計電算化崗位經(jīng)濟責任制。

　　一、會(huì )計電算化管理崗位：

　　根據本企業(yè)的管理核算特點(diǎn)及上級對會(huì )計電算化管理崗位設置的要求，為了穩妥地進(jìn)行以計算機替代手工帳的過(guò)渡，在總會(huì )計師領(lǐng)導下，本著(zhù)財務(wù)會(huì )計崗位圍繞電算化開(kāi)展工作，更好地發(fā)揮會(huì )計電算化為，核算服務(wù)的原則，以計算機替代手工帳后本公司設置如下管理崗位：

　　崗位：會(huì )計主管、崗位主管、系統管理、稽核、底稿制作、計算機操作、傳票復核、軟件開(kāi)發(fā)、出納、內勤、管理、內部管理、往來(lái)帳管理崗、專(zhuān)用基金管理、銷(xiāo)售管理。



　　二、崗位職責：

　�。ㄒ唬┛倳�(huì )計師：對企業(yè)會(huì )計電算化發(fā)展方向、規模及重大硬件、軟件的使用及應用項目進(jìn)行決策，保證會(huì )計電算化工作的健康發(fā)展。

　�。ǘ�）會(huì )計主管：制訂會(huì )計電算化發(fā)展規劃，為總會(huì )計師提供重大硬件、軟件使用，應用項目和決策依據，根據企業(yè)特點(diǎn)合理的設置電算化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員工作情況。嚴格執行責任制對各崗位人員經(jīng)濟現任的約束條款。

　�。ㄈ�）會(huì )計電算化管理崗：

　　1.參與制訂本廠(chǎng)會(huì )計電算化發(fā)展規劃及電算化管理制度。

　　2.執行對操作人員的管理和計算機檔案管理職責，對會(huì )計軟件進(jìn)行日常維護運行。保證計算機軟件及硬件的財產(chǎn)。

　　3.報告計算機故障并采取相應的處理措施，遇重大的系統運行故障必須根據故障的發(fā)生，自理情況填寫(xiě)報告單并及時(shí)報予電算化主管。

　　4.正確分配系統操作人員的使用權限，參與軟件開(kāi)發(fā)的管理。

　　5.保證各種電算化管理規定的正確實(shí)施。

　�。ㄋ模�崗位主管：

　　1.電算化、成本、計劃崗位主管：

　�。獏f(xié)助會(huì )計主管制訂電算化發(fā)展規劃及總會(huì )計師提供重大硬件。軟件使用及應用項目的決策依據，負責軟件開(kāi)發(fā)的管理。

　�。獏f(xié)調系統管理與會(huì )計管理崗位工作，保證計算機輔助財務(wù)管理工作的正常過(guò)渡及協(xié)調發(fā)展，保證各級電算化管理制度的正確執行。

　�。�本公司成本管理及財務(wù)計劃的制定、預測。

　�。�組織各崗位對公司經(jīng)濟活動(dòng)進(jìn)行準確及時(shí)的分析。

　�。獮闀�(huì )計主管提供崗位經(jīng)濟責任制考核依據。

　　2.資金、專(zhuān)用基金崗位主管：

　�。�負責銀行、現金出納崗、銷(xiāo)售崗、往來(lái)崗、專(zhuān)用基金崗的日常管理。

　�。�上繳利潤、稅金、留利及貨款的管理。

　�。�流動(dòng)資金的日常核算管理。

　�。�配合電算化主管使本主管崗位的電算化應用不斷完善。

　�。獮闀�(huì )計主管提供崗位經(jīng)濟責任制考核依據。

　�。ㄎ澹┫到y操作崗位：

　　1.執行系統管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。

　　2.及時(shí)準確地輸入及生成各種會(huì )計憑證、帳簿、報表。

　　3.通過(guò)系統管理員及時(shí)準確地為領(lǐng)導提供所需的查詢(xún)數據。

　　4.系統管理員給本崗位設置的口令不得告知其他任何人。

　　5.正確執行電算化管理規定中有關(guān)操作、使用、備份等條款。

　�。�六）軟件開(kāi)發(fā)崗：

　　1.執行系統管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。

　　2.末經(jīng)電算化主管、系統管理員核準的開(kāi)發(fā)項目不得上機。

　　3.開(kāi)發(fā)的軟件應充分利用本公司已經(jīng)應用信息系統、報表系統的功能并應易接受、掌握。

　�。ㄆ撸�檔案管理崗：

　　1.執行系統管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。

　　2.對存儲在磁盤(pán)（含硬盤(pán)及軟盤(pán)）上的會(huì )計文件、憑證、帳、報表等要及時(shí)備份。備份軟盤(pán)要編號及加蓋印章歸檔，對企業(yè)會(huì )計核算結果的歷年資料要備份三份，分別存放在不同地點(diǎn)。

　　3.對購置或自行開(kāi)發(fā)的會(huì )計軟件的軟件文本要人作為會(huì )計檔案永久妥善保存，并負責督促計算機憑證、帳簿、報表的裝訂歸檔。

　　4.對硬盤(pán)上的會(huì )計數據和作為正式的備份軟盤(pán)上的會(huì )計數據不允許任何人進(jìn)行非會(huì )計系統許可的任何操作。

　　5.注意保管查看計算機操作記錄，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)向系統管理員報告并負責操作記錄的整理裝訂，歸檔。

　�。ò耍┗�核崗：

　　1.審核原始憑證的合法性及是否有經(jīng)辦人、驗收人、主管領(lǐng)導簽字。

　　2.審核憑證制作底稿是否規范，運用會(huì )計科目是否合理，借貸是否平衡。

　　3.發(fā)現不合理的原始憑證及傳票制作底稿，及時(shí)退回業(yè)務(wù)發(fā)生崗位進(jìn)行合格性處理。

　　4.簽于業(yè)務(wù)處理時(shí)間問(wèn)題至少一周內對所有原始憑證及憑證制作底稿全面審核一次，確保憑證制作質(zhì)量。

　　5.稽核后的憑證要加蓋崗位人名的印章，并對所有因人為因素造成又無(wú)及時(shí)稽核發(fā)現的憑證制作質(zhì)量問(wèn)題負責。

　�。ň牛�復核崗：

　　1.保證計算機記帳前憑證制作質(zhì)量起到把關(guān)的作用。

　　2.復核計算機憑證與作主制作底稿的一致性，配合稽核人員及時(shí)發(fā)現原始憑證，憑證底稿的質(zhì)量問(wèn)題。

　　3.按日整理當日所有原始憑證、憑證底稿及計算機憑證，完整的交付裝訂人員進(jìn)行裝訂。

　　4.按日進(jìn)行每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)憑證的復核，發(fā)現問(wèn)題后屬于操作問(wèn)題通知操作人員進(jìn)行處理，屬于系統維護問(wèn)題通知系統管理進(jìn)行處理。

　　5.負責審 核操作人員的操作結果并對審核結果負責，復核后的憑證要加蓋崗位人員印章。

　�。ㄊ�）其他業(yè)務(wù)崗位：

　　1.其他業(yè)務(wù)崗位按原現任制規定內容開(kāi)展工作，發(fā)生問(wèn)題按原條款處理。

　　2.其他業(yè)務(wù)崗位要全力配合電算化工作，執行領(lǐng)導對各崗位指定的有關(guān)電算化方面的要求。

　　3.末經(jīng)系統管理人員允許，不得私自上機操作。

　　4.現金及出納崗協(xié)助管理員暫時(shí)負責每日憑證的裝訂工作并負責憑證封面要求內容的填寫(xiě)。

　　5.各崗位要及時(shí)發(fā)現本崗位不適于計算機管理方面的問(wèn)題，并努力提出有利于電算化發(fā)展的建議。

　　三、關(guān)于各崗位工作的獎懲規定：

　　各崗位的職責條款與當期的獎金掛鉤，實(shí)行百分制考核，每崗位的五條職責共一百分（每條款二十分），如果崗位人員有違反本崗位職責的問(wèn)題，經(jīng)會(huì )計主管、崗位主管、系統管理員認定，按職責的內容扣除相應的分數。計獎實(shí)行活分活值考核。

　　計算公式：

　　獎金分值＝部門(mén)獎金總額／各崗位得分總和崗位人員得獎額＝各崗位實(shí)得分數＊獎金分值

　　會(huì )計工作實(shí)行電算化

　　南京市局會(huì )計處：

　　本公司隸屬于北京用友軟件集團公司，自成立以來(lái)即已開(kāi)始使用用友軟件進(jìn)行手工帳與計算機帳雙軌運行。設置了一套與手工帳一致，并適應我單位核算的機內科目，并按國家統一規定，結合我單位具體情況編制了科目編碼。通過(guò)與手工帳核對、調整，取得手工帳與機內帳數據一致。并相應制定了電算化工作程序、規定、操作管理制度、數據管理辦法。

　　據此我單位已具備了實(shí)現電算化的條件。特向貴局會(huì )計處提出實(shí)行電算化的申請。

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