加強文秘工作與文書(shū)檔案管理工作的一體化論文

　　[摘 要]隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的工作開(kāi)始向著(zhù)信息自動(dòng)化管理的模式發(fā)展。然而，文秘工作和文書(shū)檔案的管理工作也逐漸向著(zhù)這個(gè)趨勢發(fā)展。在這種形勢下，對文秘工作及文書(shū)檔案管理工作提出了更嚴格的要求。加強文秘工作與文書(shū)檔案管理工作一體化是提高這兩者工作效率的關(guān)鍵。文章對如何加強文秘工作與文書(shū)檔案管理工作的一體化進(jìn)行了分析，以供參考。

　　[關(guān)鍵詞]文秘工作：文書(shū)檔案：管理：一體化

　　中圖分類(lèi)號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0357-01

　　前言

　　文秘工作具有較強的綜合性、專(zhuān)業(yè)性和實(shí)踐性。檔案管理是文秘工作的重要內容。文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關(guān)系，二者同時(shí)也是行政管理工作當中的主要組成部分。與此同時(shí)，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文書(shū)檔案管理工作的基礎，對將來(lái)和現在都十分重要。

　　1.文秘工作和文書(shū)檔案管理工作的關(guān)系

　　這兩種工作是有一定聯(lián)系的，并且又在一定程度上相互獨立。在日常的工作任務(wù)中，文秘工作和文書(shū)檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書(shū)檔案就是公文的續集，從這些方面來(lái)看這兩種工作又是緊密聯(lián)系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對公文的嚴格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會(huì )影響到文書(shū)檔案的好壞，所以說(shuō)文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關(guān)鍵所在。隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案的管理工作正向著(zhù)文檔一體化的管理模式發(fā)展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發(fā)，在公文的生成、制發(fā)、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統。這就要求各個(gè)相關(guān)部門(mén)對檔案的錄入和輸出都按照統一的格式進(jìn)行。這樣就方便了管理，減少了許多重復工作，節約了時(shí)間、財力、人力，使這兩種工作更加規范，從而滿(mǎn)足現代化的要求。

　　2.文秘工作和文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

　　2.1 文種使用不清，公文格式、附件不規范

　　公文是非常規范的一種文體，我國也出臺了相應的法律規范對其制發(fā)、使用等環(huán)節進(jìn)行了規范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質(zhì)量。但也存在一些問(wèn)題，如有的工作人員分不清公文的“請示”和“報告”這兩種不同文種。在許多時(shí)候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發(fā)揮。再者就是許多公文附件在制發(fā)的過(guò)程中，沒(méi)有在正文中對附件進(jìn)行標識，出現多個(gè)附件時(shí)沒(méi)有對附件進(jìn)行編號。還有就是在公文的格式上也存在許多不規范現象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規范化和管理等工作。

　　2.2 版記不全面，辦理程序不規范

　　版記是文書(shū)部門(mén)和文書(shū)檔案部門(mén)相互銜接，，順利實(shí)現“文檔一體化”的一個(gè)重要標識。而在文秘工作中常常不重視，有主題詞無(wú)抄送抄發(fā)單位，不標明印發(fā)部門(mén)和時(shí)間等，文件主題詞選用不準確，把公文標題隔斷就作為主題詞。公文的辦理程序常常是有越級行文，越級簽發(fā)，有校對無(wú)復核，不登記就印發(fā)等現象，直接影響到文書(shū)檔案管理工作。

　　2.3 歸檔資料不完整、編號不規范

　　在傳統的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進(jìn)行裝訂存檔。但隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，開(kāi)始使用電腦進(jìn)行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因為沒(méi)有及時(shí)登記出現漏編、錯編甚至重編的現象，造成公文編號不規范。

　　2.4 用紙不達標，裝訂不規范

　　公文用紙很少注意克度要求， 因紙張質(zhì)量差和耐折度低，保存時(shí)間不長(cháng)便開(kāi)始發(fā)黃。紙型大小不規范，即使是同一型號的紙，有時(shí)大小也不一致。印刷裝訂中，有掉頁(yè)、漏頁(yè)、壓字、釘腳不齊等問(wèn)題，影響到公文的嚴肅性、美觀(guān)性和文書(shū)檔案的完整性。

　　2.5 材料字跡不清晰、存檔資料不全面

　　許多記錄資料字跡不清楚，不方便長(cháng)時(shí)間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時(shí)方便，將自己唯一的資料交給上級，導致部門(mén)內部資料減少。

　　2.6 移交資料不及時(shí)

　　因為日常的公文及其他工作任務(wù)比較繁忙，導致移交資料不及時(shí)，給檔案管理工作造成了不利影響。

　　3.實(shí)現文秘工作和文書(shū)檔案管理工作一體化的措施

　　3.1 強化文檔相關(guān)人員的管理意識

　　為避免文秘工作和文書(shū)檔案管理工作出現問(wèn)題，確保檔案管理質(zhì)量，必須提高這兩個(gè)部門(mén)相關(guān)工作人員的管理意識。在完成本部門(mén)工作任務(wù)后多了解另一個(gè)部門(mén)的工作，提高自身工作意識，為實(shí)現這兩種工作向著(zhù)一體化發(fā)展打下基礎，使文檔一體化管理工作更加規范。

　　3.2 強化全過(guò)程管理工作

　　1）樹(shù)立質(zhì)量管理意識。

　　2）要嚴格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔的規定。

　　3）要理順管理體制，完善組織機構 ，建立一支優(yōu)秀的工作隊伍。

　　4）要建立細化有效的管理制度和工作程序，按照規范程序辦理公文。

　　5）要依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)。要與單位的現代化發(fā)展同步，配置性能優(yōu)良的設備和工具適應檔案法律法規的要求，并強化其操作的熟練性和規范化。

　　3.3 加強標準化建設

　　“文檔一體化”必須依靠文書(shū)、檔案工作的標準化才能形成。沒(méi)有統一的標準，“文檔一體化”的綜合管理網(wǎng)絡(luò )就很難建立起來(lái)，“文檔一體化”軟件也不可能具有通用性。為此，統一標準、強化標準，并且以一定的手段促使各級文書(shū)檔案部門(mén)實(shí)行標準，這是我們今后一段時(shí)期工作中應特別加強的一項工作。不僅如此，“文檔一體化”建設不應只限制在傳統的文書(shū)檔案部門(mén)，還應擴展到各種職能部門(mén)產(chǎn)生的各種不同門(mén)類(lèi)、不同載體的檔案領(lǐng)域，從而使各類(lèi)文件管理系統都能與檔案管理系統通過(guò)接口緊密銜接，充分發(fā)揮“一體化”數據共享優(yōu)勢。

　　3.4 強化文秘部門(mén)文書(shū)立卷工作

　　文書(shū)立卷是文書(shū)處理工作的一個(gè)重要組成部分，是條理化、系統化和安全保管文件的必要措施，也是文件運轉處理的終點(diǎn)與歸宿。文書(shū)立卷是《檔案法》早已明確的一個(gè)基本制度，《辦法》也規定公文辦理完畢后， 由文秘部門(mén)或專(zhuān)職人員及時(shí)整理、立卷、歸檔。文書(shū)立卷是文秘工作的最后環(huán)節，也是檔案工作的開(kāi)始環(huán)節，是二者真正意義上的銜接點(diǎn)。各職能部門(mén)辦理完畢的文件材料，應由文秘人員或專(zhuān)職人員集中統一保管，并根據立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，由文書(shū)立卷，使文件的立卷工作日�；�。文書(shū)立卷的關(guān)鍵是要有計劃地做好平時(shí)積累，并進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理，這樣既方便平時(shí)查閱，又有利于年終立卷，并能保證文件材料的完整性。

　　3.5 加強公文的標準化建設

　　要想實(shí)現這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標準化。這會(huì )使公文使用、歸檔、管理等環(huán)節更加便捷，不存在標準不一樣的麻煩。

　　4.結束語(yǔ)

　　綜上所述，綜上所述，文秘工作和文書(shū)檔案管理兩者間的關(guān)系是相輔相成的關(guān)系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。文書(shū)檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質(zhì)的一個(gè)有效手段；在實(shí)踐工作中文書(shū)檔案管理工作是離不開(kāi)文秘工作的，如果沒(méi)有文秘在前期階段地準備工作那幺文書(shū)檔案的管理工作也是無(wú)法順利進(jìn)行的；有效地將文書(shū)、檔案實(shí)施一體化管理是推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程的有效途徑。

　　參考文獻

　　[1] 余紅梅.如何做好文秘工作與檔案管理工作的規范銜接[J].陜西檔案，2007（5）.

　　[2] 任愛(ài)英.用信息化實(shí)現文秘工作與檔案工作一體化[J].企業(yè)經(jīng)濟，2004（6）.

　　[3] 張瑞麗.現代文秘工作與檔案管理工作的規范銜接[J].中國科技信息.2011（07）.

【加強文秘工作與文書(shū)檔案管理工作的一體化論文】相關(guān)文章：

加強高職教務(wù)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考的論文09-01

對聲像檔案管理工作的加強探討07-21

文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決措施論文08-11

關(guān)于加強教學(xué)檔案管理工作的思考10-08

加強學(xué)校德育管理工作論文08-03

公共管理畢業(yè)論文-加強聲像檔案管理工作刻不容緩07-29

用信息化實(shí)現文秘工作與檔案工作一體化10-21

論做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作10-08

事業(yè)單位檔案管理工作論文07-02

檔案管理工作農業(yè)科技論文07-31