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試論網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的高校檔案信息化管理
[摘要]隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的到來(lái)，信息化的管理是必不可少的，那么對我國高校檔案進(jìn)行信息化的管理也是十分必要的。本文闡述了高校檔案信息化管理的起源于發(fā)展過(guò)程，對高校檔案信息化管理系統的組成進(jìn)行了簡(jiǎn)要的論述，并對高校檔案信息化管理存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，試論網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的高校檔案信息化管理展望了高校檔案信息化管理的初步構想。
[關(guān)鍵詞]高校檔案管理;網(wǎng)絡(luò )化;信息化管理
在我國高校管理工作中，檔案的管理工作是非常重要，非常復雜的。隨著(zhù)計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理也逐漸走向信息化，網(wǎng)絡(luò )化。高校檔案信息化管理就是說(shuō)運用網(wǎng)絡(luò )的方式將不同地理位置、不同網(wǎng)絡(luò )載體的資源進(jìn)行整合，存儲，達到更加高效，更加方便的實(shí)現資源共享。
一、高校檔案信息化管理的行程與發(fā)展
高校檔案信息化管理的必要性。檔案工作形成和發(fā)展的根本原因是社會(huì )和高校對于檔案的需求，但是隨著(zhù)社會(huì )變革的發(fā)展，檔案工作并不能跟上時(shí)代的步伐。主要原因有三點(diǎn)
(1)隨著(zhù)人口增長(cháng)，社會(huì )發(fā)展，我國高校檔案形式多樣化，年代的跨越范圍大，涉及的范圍比較寬，檔案文件的數量愈來(lái)愈多，若繼續采用傳統的方式進(jìn)行整理、分類(lèi)等工作的話(huà)，工作效率會(huì )會(huì )大大降低，影響了社會(huì )和高校的積極性，滿(mǎn)足不了大眾的需求，傳統的檔案存儲方式已經(jīng)不能適應這一變化，紙質(zhì)的文件在逐漸被淘汰。
(2)檔案事業(yè)是十分重要的，是我國各個(gè)方面發(fā)展的不可缺少的條件，它可以使我們了解過(guò)去，把握現在，認識未來(lái)。高校的學(xué)習和科研活動(dòng)是離不開(kāi)參考的，要參考以前的成果與經(jīng)驗，那么檔案就會(huì )起到十分重要的作用。社會(huì )和高校用戶(hù)對于檔案的實(shí)時(shí)性，整體性與需求量不斷地提高，傳統方式越來(lái)越多地暴露出其自身的缺點(diǎn)。
(3)檔案的記錄方式不僅僅局限于紙質(zhì)文件，各種新型的信息載體漸漸取代了傳統的方法慢慢轉化為影音化，多樣化等特點(diǎn)。那么，對于檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，絕大多是人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統專(zhuān)業(yè)的學(xué)習和培訓，并且許多高校的檔案管理的設備沒(méi)有達到先進(jìn)的水平，長(cháng)久以來(lái)，繁重零散的工作使工作人員越來(lái)越缺乏積極性，從而影響檔案管理的質(zhì)量，降低了檔案管理的效率。
為了提高檔案分類(lèi)工作的效率，使使用者能夠方便快捷，高速精準的找出所需要的檔案，體現出檔案的重要作用，為了減輕工作人員的工作壓力和工作量，為了提高檔案的存儲量與準確性，因此對高校檔案進(jìn)行信息化變革是十分必要的。
二、高校檔案信息化管理的重要性
對高校檔案進(jìn)行信息化變革是國家信息建設的重要內容，為了使管理水平提高，首先我們要認識到高校檔案信息化的重要性，這樣才能為以后的柯陽(yáng)生活提供更多的幫助，從而促進(jìn)社會(huì )的發(fā)展。
(1)對高校檔案進(jìn)行信息化改革有助于發(fā)展更加新型的管理模式。對其進(jìn)行變革，使其進(jìn)入到一個(gè)全新的發(fā)展模式，在傳統的管理模式中，管理人員要對檔案進(jìn)行文獻，數字，專(zhuān)題分類(lèi)等復雜的工作，檔案信息化是人機合一的管理模式，工作人員可以利用計算機進(jìn)行工作，減去了傳統工作中的繁重復雜的工作，極大地提高了工作效率，為管理模式提供了一個(gè)嶄新的發(fā)展方向。
(2)提高了檔案資源的利用率。在傳統管理模式中，要對資料進(jìn)行一系列的整理，分類(lèi)等需要耗費大量的時(shí)間，降低了檔案的實(shí)時(shí)性。如果運用計算機進(jìn)行資源的整合，可以提高信息的實(shí)時(shí)性，縮短了信息整理的時(shí)間，同時(shí)可以使用各種方式將信息船體出去，因此可以擴大資源的使用范圍。
(3)使用者更加方便、有效的利用資源，工作人員將各種形式的檔案進(jìn)行整理都整合成電子檔案，形成系統的信息庫，是資源可以在網(wǎng)上進(jìn)行共享，在網(wǎng)絡(luò )上使用者可以進(jìn)行查詢(xún)，極大地方便了使用者。
三、高校檔案信息化管理的現狀
3.1數據庫水平低
經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，許多高校都形成了一定規模的數據庫，但是有一些數據庫內容較少，沒(méi)有規范的管理，服務(wù)水平低，有些高校的檔案館并不能聯(lián)絡(luò )到網(wǎng)絡(luò )上，沒(méi)有實(shí)現資源的共享性，降低了數據庫的利用率。
3.2工作人員管理水平較低
在檔案的建設中最主要的因素是人，大多數的管理人員并沒(méi)有進(jìn)行系統的學(xué)習與培訓，然而對檔案進(jìn)行信息化對工作人員提出了更高的要求，對于該項改革需要計算機技術(shù)，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，通訊技術(shù)等學(xué)科交叉的復合型人才，對于這種人才，館內一般是嚴重缺乏的。并且館內的設備專(zhuān)業(yè)化水平低，不能滿(mǎn)足檔案網(wǎng)絡(luò )化信息化的發(fā)展要求。
四、高校檔案信息化管理的建議
4.1加強高校管理隊伍的水平
提高管理團隊的水平是該項改革的關(guān)鍵內容，現有的工作人員不能滿(mǎn)足信息化管理隊伍的需要，今次要采用培養和引進(jìn)兩種方式并重的方法來(lái)提高管理隊伍的素質(zhì)，既要對現有的工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓比如計算機技術(shù)，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，通訊技術(shù)等專(zhuān)業(yè)知識。也要及時(shí)補充和吸引符合型人才，并且進(jìn)行交流等活動(dòng)提高人員的工作和學(xué)習的積極性。
4.2加強基礎設施的建設
高校檔案信息化的前提是加強基礎設施的建設，建立電子文檔，對其進(jìn)行整理，引用，協(xié)調電子政務(wù)的和檔案信息的共同發(fā)展。實(shí)現由傳統的管理模式向現代的信息化管理模式進(jìn)行過(guò)渡，滿(mǎn)足使用者的需求，因此要增加對基礎設施建設的經(jīng)費投入，為高校檔案信息化改革提供先進(jìn)的技術(shù)支持和足夠的資金保證。
五、結語(yǔ)
高校檔案的信息化是信息資源現代化的重要內容和主要基礎，我們既要了解該改革的必要性與重要性，也要知道該改革的迫切性與復雜性，對于現今階段產(chǎn)生的問(wèn)題，采用有效方法進(jìn)行解決，保證高校檔案信息化管理的高效性，實(shí)時(shí)性，讓更多的師生體會(huì )到該變革帶來(lái)的方便，提高資源的利用率。
參考文獻：
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[2]胡勝友，談高校檔案館網(wǎng)絡(luò )化建設[J]，北京檔案，2001(4)：24-25
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