淺談街道檔案信息化管理

　　街道辦事處（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“街道辦”）作為城市行政管理體制中一個(gè)極其重要的基礎管理層次，承擔著(zhù)越來(lái)越多的工作任務(wù)，其檔案管理工作是整體工作的基礎。做好檔案工作，既是街道、社區自身發(fā)展的需要，又是檔案工作貼近現實(shí)、貼近社會(huì )、服務(wù)大局、服務(wù)轄區、服務(wù)群眾的重要保證，是黨和政府聯(lián)系居民的紐帶，是踐行黨的群眾路線(xiàn)的具體體現。

　　一、街道辦檔案管理的基本狀況

　　一是管理水平低下。街道辦檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫(xiě)為主。這大大制約了街道辦檔案的科學(xué)管理與有效利用率，無(wú)法滿(mǎn)足動(dòng)態(tài)管理的需要，也無(wú)法實(shí)現信息共享。二是專(zhuān)業(yè)人才缺乏。要實(shí)現檔案信息化，必須要有與之相適應的專(zhuān)業(yè)人才，檔案信息化管理人員與計算機、電子軟件、網(wǎng)絡(luò )等打交道，不僅要有熟練的計算機操作技能，和獲取判斷運用信息的能力，還要精通檔案業(yè)務(wù)知識。從目前看，街道辦現有的部分檔案干部知識結構和專(zhuān)業(yè)水平難以應對新形勢的挑戰，極大地制約了縣級檔案部門(mén)檔案信息化建設工作的開(kāi)展。

　　二、街道辦檔案信息化的優(yōu)越性

　　一是方便快捷。無(wú)論是在街道建設中形成的，如衛生、計生、環(huán)境和文化建設等方面的內容，還是在街道服務(wù)工作中形成的，如服務(wù)機構、網(wǎng)絡(luò )設施、居民家庭、就業(yè)、培訓、救助、家政等方面的文件材料，都可以直接登記進(jìn)入計算機，形成完整的、準確的街道辦轄區檔案數據庫。原始檔案數據進(jìn)入計算機后，再利用其強大的分類(lèi)組合、檢索、調閱、復制功能來(lái)建立完整的街道辦檔案管理系統，完全可以滿(mǎn)足社會(huì )的各項要求，凸現快捷、準確、方便、易于操作的效率優(yōu)勢，能夠減少人力、物力和時(shí)間的極大浪費，使現代化設備物盡其用，群眾查閱立等可知，辦件事項不再是期盼和無(wú)休止的等待。實(shí)踐證明，街道辦檔案管理的網(wǎng)絡(luò )信息化運行，既提高了城市管理的檔次，又為創(chuàng )建和諧社會(huì )提供了服務(wù)保障，給社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展帶來(lái)了看得見(jiàn)，摸得著(zhù)的效益和優(yōu)越性。二是標準規范。制定和實(shí)施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現檔案信息化，應該堅持規范性原則，制定相應的標準、規范和法規及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質(zhì)檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象發(fā)生。三是安全可靠。隨著(zhù)數字化、網(wǎng)絡(luò )化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡(luò )的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來(lái)。為充分保證檔案信息的安全性，應采取物理安全策略；訪(fǎng)問(wèn)控制策略；信息加密策略；網(wǎng)絡(luò )安全管理策略等，以確保系統的安全順利運行。

　　三、提高街道辦檔案信息化管理水平的有效途徑

　　一是立足管理手段現代化。應把檔案信息化建設的各項工作納入科學(xué)化、規范化的軌道。檔案信息化建設是一盤(pán)棋，要統籌規劃，科學(xué)分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。搞好工作規范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關(guān)標準、規范有序推進(jìn)，確保數字檔案資源格式統一、數據規范、長(cháng)期可讀、便于共享。二是做好檔案編研工作。從了解的情況看，縣級街道辦檔案管理幾乎沒(méi)有編研機構，這就難以提高信息化建設水平。街道辦檔案工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務(wù)為主體，不斷地、及時(shí)地對檔案史料進(jìn)行選材、鑒別、考證、加工、整理。要根據不同的編研內容，把分散的資料，按照利用規律有機地編制起來(lái)，以利于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。比如轄區內的名勝古跡、市街名稱(chēng)、名人故居等歷史沿革都具有歷史的考查作用，都可以為社會(huì )經(jīng)濟建設提供決策參考。三是加強管理意識。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂(lè )于奉獻的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專(zhuān)業(yè)知識，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。四是要建立一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才隊伍。人才是網(wǎng)絡(luò )經(jīng)濟時(shí)代的第一資源和首要依托。街道辦檔案管理現代化是不斷完善優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴(lài)于檔案人員素質(zhì)的提高。實(shí)現街道辦檔案管理現代化的關(guān)鍵，是專(zhuān)業(yè)人才建設。因此，各級領(lǐng)導要足夠重視建設一支精通街道辦管理且熟悉計算機基礎知識的專(zhuān)業(yè)隊伍。為現職工作人員創(chuàng )造條件鼓勵他們崗位成才。

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