- 相關(guān)推薦
新時(shí)期檔案信息化管理探究
摘要：隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì )逐漸走向信息化，在這樣的背景下，檔案管理的信息化將成為必然趨勢，也是提高檔案管理工作質(zhì)量與服務(wù)水平的主要途徑。本文分析了當前形勢下我國檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題，并闡述了新時(shí)期加強檔案信息化管理的重要意義，最后提出了檔案信息化管理的相關(guān)對策，希望能夠為相關(guān)單位和部門(mén)提供幫助。
關(guān)鍵詞：新時(shí)期;信息化;檔案管理
引言
檔案是信息社會(huì )的重要組成部分，承載了大量的數據信息資源，而檔案的信息化管理則是一項涉及多方面的復雜工程。隨著(zhù)新時(shí)期信息技術(shù)的發(fā)展和在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應用，檔案管理的信息化也逐漸被各相關(guān)單位提起重視，它不僅有效提高了檔案的管理水平，同時(shí)也提高了檔案的利用效率，并且，檔案的信息化建設已經(jīng)成為目前檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢。但是，在目前的檔案管理工作中還存在著(zhù)一系列問(wèn)題，值得我們去探討和解決，從而更進(jìn)一步的提高檔案管理的水平。
一、目前檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題
1.1 相關(guān)部門(mén)對檔案信息化建設不夠重視，資金投入不足
由于檔案管理工作涉及的事項很多，工作過(guò)程復雜繁瑣，并不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟效益，因而不容易引起企業(yè)、單位等的重視，也不會(huì )制定統一的制度和流程，來(lái)為檔案的信息化管理工作的順利進(jìn)行提供保證，導致檔案管理的信息化難以全面實(shí)現。此外，部分檔案管理部門(mén)對于檔案管理信息化建設的重要性認識不足，未能給予足夠的資金和人員投入，檔案信息化建設難以順利開(kāi)展。
1.2 檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)水平不高
目前很多檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識不夠豐富，計算機應用水平普遍較低，綜合素質(zhì)不高，難以滿(mǎn)足現代檔案信息化管理的需要，也難以適應檔案信息化管理的要求。檔案信息化管理工作是一種不斷更新、不斷發(fā)展的知識性的管理工作，這就對檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平提出了更高的要求，才能適應新時(shí)代的發(fā)展需求。
1.3 檔案管理工作制度不夠完善
檔案信息化管理工作流程的規范化與標準化是檔案信息化管理工作高效開(kāi)展的重要前提，但是目前由于我國檔案信息化建設還處于起步階段，因而相關(guān)制度規范還不完善，還有許多空白和不足之處，對于電子檔案的管理保存等也沒(méi)有統一的要求和標準，還不能滿(mǎn)足新時(shí)期檔案信息化快速發(fā)展的需求。
二、新時(shí)期加強檔案信息化管理的重要性
首先，新時(shí)期加強檔案信息化管理能有效改善檔案管理工作，能夠大量減少檔案管理所需的人力、物力 、財力等，還能節約大量人工整理檔案的時(shí)間，從而大大提高檔案管理的效率。在信息化管理過(guò)程中，檔案信息占據的空間較小，傳輸方便快捷，不僅大大節省了空間，減少了管理成本，還能利用信息技術(shù)擴大檔案的服務(wù)范圍。其次，檔案信息化管理體系將傳統的紙質(zhì)檔案管理方式和電子檔案管理進(jìn)行有效融合，方便檔案的檢索使用，提高了檔案的使用價(jià)值。
三、新時(shí)期加強檔案信息化管理的幾點(diǎn)對策
3.1 建立完善的信息化管理制度
檔案管理工作是一項復雜的系統化工作，檔案管理人員不僅要負責檔案信息的收集，還要對信息進(jìn)行加工處理，工作量相對較大。因此，可以通過(guò)建立完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理的工作規范和工作流程制定統一的標準，從而保障檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。此外，由于電子文件的載體穩定性差，易損壞，大量的電子檔案被傳輸到網(wǎng)上之后，極易出現檔案管理的安全問(wèn)題，因此，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。同時(shí)，還要不斷落實(shí)檔案管理人員的責任，增強他們的檔案安全意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。
3.2 加大投入力度，加強軟硬件設施建設
檔案信息化管理工作是一項具體的管理工作，需要嚴格的技術(shù)支撐和完備的軟硬件設施。因此，相關(guān)企業(yè)、單位應加大對檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息化管理所需的完善的軟硬件設施。只有完善了與檔案信息化管理相配套的設備儀器和軟件系統，才能為檔案管理部門(mén)提供很好的基礎保障設施，才能實(shí)現全方位、多層次的檔案管理，最終實(shí)現檔案管理的信息化。
3.3 提高檔案信息化建設技術(shù)水平
信息安全技術(shù)對于維護電子檔案文件的安全性、真實(shí)性和保密性至關(guān)重要。因此，檔案信息化管理工作離不開(kāi)現代化的計算機技術(shù)作為支撐。通常，檔案信息化管理工作要在開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下立足，才能實(shí)現其資源信息的共享和信息社會(huì )化服務(wù)，只有提高了相關(guān)技術(shù)水平，才能排除檔案信息在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境中的潛在威脅，盡量避免檔案信息泄露、丟失等現象的發(fā)生，實(shí)現檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。
3.4 提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)
新時(shí)期對于檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要豐富的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識，還需要熟悉現代計算機技術(shù)。因此，為了提高檔案信息化建設水平，相關(guān)企業(yè)單位應加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高其綜合素質(zhì)和檔案管理工作水平，從而促進(jìn)新時(shí)期檔案信息化建設工作的全面推進(jìn)。
參考文獻：
[1]郭穎.新時(shí)期檔案信息化管理工作的探索[J].中國管理信息化，2014(23)：116，117.
[2]劉迪，李海鯤.新時(shí)期檔案信息化管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(9)：145-146.
[3]于芳.新時(shí)期檔案管理信息化對策探討[J].現代商貿工業(yè)，2013(2)：92.
【新時(shí)期檔案信息化管理探究】相關(guān)文章：
新時(shí)期檔案的管理現狀及對策探析03-06
淺談醫院檔案的信息化管理03-21
工程管理信息化應用模式探究論文11-21
淺析檔案管理的信息化建設03-17
醫院檔案信息化管理利弊分析03-14
淺論新時(shí)期高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng )新03-01