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檔案管理制度

時(shí)間:2022-11-28 13:54:56 檔案 我要投稿

2017年檔案管理制度范本

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2017年檔案管理制度范本

  2017年檔案管理制度范本【1】

  第一條 為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

  第二條 檔案管理機構及其職責

  1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

  2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。

  3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

  4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導,每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

  第三條 歸檔制度

  1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

  2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

  3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復印件。

  4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

  5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。

  6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

  7、在歸檔范圍內的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

  第四條 檔案保管制度

  1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房,各部門(mén)應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

  2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

  3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

  4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

  5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

  6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。

  7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。

  8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

  9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

  10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動(dòng)手續。

  第五條 檔案借閱制度

  1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

  2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的`,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。

  3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。

  4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

  5、借出檔案時(shí),應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

  6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當事人責任。

  7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。

  8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

  第六條 二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統一保存。

  第七條 本制度從二O xxx年十月一日起執行。

  2017年檔案管理制度范本【2】

  一、局檔案工作機構

  成立局工作鑒定小組,由辦公室、處、行政處、計財處有關(guān)人員組成。

  局的檔案工作機構為現行局的綜合檔案室,檔案室對局機關(guān)檔案實(shí)行綜合管理。其日常工作由辦公室領(lǐng)導,業(yè)務(wù)上受?chē)沂、幣檔案局監督和指導。

  二、綜合檔案室的職責

  1.按照上級關(guān)于檔案工作的規定,組織具體實(shí)施工作。 2.擬訂局檔案工作計劃和工作制度。

  3負責組織每年文書(shū)立卷、歸檔工作。

  4.統一管理局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案,做好收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和編研工作。

  5.按規定向幣檔案館移交應進(jìn)館的檔案,接受局直屬撤銷(xiāo)單位的檔案。

  6.負責收集與局業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。

  7.辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

  8.協(xié)同有關(guān)處室對基層單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和督促檢查。

  三、檔案綜合管理范圍

  凡屬局各處、室和黨、政、工、團組織形成的文書(shū)檔案、基建檔案(包括房改工作檔案)、設備檔案、聲像檔案、已故人員檔案(人事部門(mén)存三年后再移交)均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊、編號目錄,將檔案交綜合檔案室管理。

  四、文件材料歸檔

  1.本局在工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料(包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專(zhuān)業(yè)性文件),必須及時(shí)立卷歸檔,以保存局的歷史面貌。

  2.歸檔的基本要求

  (1)歸檔的文件材料必須準確地反映局工作活動(dòng)的真實(shí)歷史面貌;

  (2)歸檔的文件材料必須進(jìn)行立卷整理,要符合立卷的原則和要求。

  3歸檔時(shí)間

  (1)黨、政、工、團的文書(shū)立卷和各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案,應于翌年第二季度歸檔完畢。

  (2)基建文件材料歸檔應與該基建工程建設同步進(jìn)行,工程竣工驗收后三個(gè)月內向檔案室移交。

  (3)設備文件材料應于設備開(kāi)箱時(shí)驗收登記,設備安裝調試或投入使用三個(gè)月后向檔案室移交。

  (4)會(huì )計檔案由財政部門(mén)整理立卷后,按20xx年7月1日實(shí)施的《會(huì )計法》規定,在對務(wù)部門(mén)保管一年后移交綜合檔案室

  (5)已故干部職工檔案,按市委組織部市檔案局(xxxx)6號文規定,干部職工死亡后,其檔案在人事部門(mén)保存三年后向檔案室移交。

  (6)聲像檔案自形成一個(gè)月內向檔案室歸檔,凡歸檔的照片(連圖片)、錄音帶必須有文字說(shuō)明(包括時(shí)間、地點(diǎn)、入物(職務(wù))、內容、拍攝(錄制)者姓名,錄像帶還應有解說(shuō)詞〕。

  4.歸檔份數,黨政文件一般歸檔兩份,一份連底稿作檔案保存,一份作文件匯編。其他門(mén)類(lèi)的文件,一般歸檔一份,比較重要的可增加歸檔份數。

  五、檔案的管理

  I局的全部檔案為一個(gè)全宗,全宗內有檔案,按門(mén)類(lèi)進(jìn)行分類(lèi),根據同級和上級檔案行政部門(mén)的要求,編制分類(lèi)方案,編制類(lèi)和編號的方法要便于保管和使用。

  2.建立和健全檔案工作各項制度,把檔案工作列入機關(guān)工仁和業(yè)務(wù)活動(dòng)計劃,把基建工作列入有關(guān)部門(mén)和人員的職責范圍和崗位責任制。

  六、加強檔案室的保護工作,改善檔案保管條件,并定期對檔案保管的狀況進(jìn)行檢查,發(fā)現問(wèn)題向領(lǐng)導匯報,及時(shí)采取措施,保護檔案的`安全

  1.根據國家和同級檔案行政管理機關(guān)的規定,擬訂檔案保管期限表,為又書(shū)立卷和檔案鑒定提供依據。

  2檔案的鑒定工作,由局辦公室牽頭組織有關(guān)業(yè)務(wù)處室組成鑒定小組,負責提出鑒定意見(jiàn)。

  3,銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案,必須登記造冊,經(jīng)局分管領(lǐng)導批準,指定兩人監督銷(xiāo)毀,并在銷(xiāo)毀清冊上簽字。

  4.檔案的移交按國家有關(guān)規定,將永久、長(cháng)期保存的檔案,向幣檔案館移交并辦好移交手續。

  七、建立檔案統計工作制度,檔案收集、移出都應登記入冊,并按上級要求,報送檔案工作情況統計表。

  八、歸檔的利用。積極配合機關(guān)工作中心任務(wù),及時(shí)做好檔案的利用,并根據使用的需要,編制檢索工具和參考資料。公司客戶(hù)檔案管理制度醫學(xué)院檔案管理辦法干部檔案管理制度

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