學(xué)校文書(shū)檔案立卷歸檔辦法全文

　　學(xué)校文書(shū)檔案立卷歸檔辦法

　　第一章 總則

　　第一條根據《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局關(guān)于《檔案工作業(yè)務(wù)建設》、《文書(shū)檔案案卷質(zhì)量標準》等有關(guān)規定結合學(xué)校實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條檔案是黨和國家的寶貴財富，是維護學(xué)校歷史的真實(shí)面貌、提高學(xué)校工作效率、工作質(zhì)量必不可少的條件。為了有效地保護和利用檔案，必須認真地做好檔案的收集、整理和管理工作，使應歸檔的文件材料達到齊全、完整。

　　第三條文書(shū)的立卷、歸檔工作是文書(shū)處理部門(mén)工作的組成部分，是學(xué)校檔案工作的基礎和來(lái)源。學(xué)校各部門(mén)應把文件材料的形成、積累和歸檔工作列入本部門(mén)的崗位責任制，納入管理人員的職責范圍。

　　第四條學(xué)校檔案室，對本校各文書(shū)處理部門(mén)的各種文件材料的收集、整理立卷歸檔工作進(jìn)行監督和指導;各部門(mén)要定期向校檔案室歸檔，由校檔案室統一集中管理;任何科室和個(gè)人不得長(cháng)期保留應歸檔的文件材料，更不能據為己有。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條學(xué)校各部門(mén)，凡是在工作活動(dòng)中形成的，辦理完畢的各種門(mén)類(lèi)和載體的、具有查考價(jià)值的文件材料(收文、發(fā)文、內部材料)、電報、電話(huà)記錄、會(huì )議記錄、值班記錄、來(lái)訪(fǎng)記錄、統計材料、出版物和原稿、主要領(lǐng)導人的工作筆記和照片、影片、錄音帶、錄像帶等均屬歸檔范圍。重點(diǎn)：1.本�；虮静块T(mén)自己形成的文件材料。2.上級機關(guān)、下級機關(guān)及其他機關(guān)針對本校主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料。

　　第三章 立卷單位及任務(wù)

　　第六條 學(xué)校各部、室、科、工會(huì )、團委等均屬立卷單位。

　　第七條立卷單位應本著(zhù)歸檔文件材料齊全、完整、系統、科學(xué)的原則，將本部門(mén)承辦完的文件材料統一分類(lèi)，完成組卷、編寫(xiě)張號、案卷目錄、裝訂等工作，統一向檔案科歸檔。

　　第四章 立卷的原則、方法、要求

　　第八條遵循文件材料的自然形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系、正確區分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　第九條立卷方法、按照本單位(部門(mén))的職責范圍編制的案卷目錄，應以問(wèn)題為主，兼顧作者、名稱(chēng)、時(shí)間等特征，聯(lián)系要緊密，組合要適當，問(wèn)題要單一。類(lèi)型要鮮明，年度不混，保管期限要準確，便于查找利用。

　　第十條 組卷按其特征逐項分開(kāi)

　　1.按年度分，將文件按其形成或針對的年度分開(kāi)。在分年度時(shí)，應注意：①連續若干年的長(cháng)期規劃、計劃、統計、報表，放在形成年度;②連續若干年的總結，放在所針對的最后一年;③緊密連在一起的上一年度總結和下一年度計劃，放在形成年度或總結、計劃針對年度各放一份;④跨年度的案件材料，信訪(fǎng)材料，放在結案年度;⑤請示與批復不屬同一年度的分別放在各自形成的年度，并在各自所在的案卷內目中相互注明;⑥跨年的一個(gè)問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)，可參照請示與批復的辦法做。

　　2.按級別分。將文件按其作者與學(xué)校之間的隸屬關(guān)系，分成上級、本級、同級、下級，然后將其中與本校有關(guān)的文件放在一起。

　　3.按機構分，將文件按其產(chǎn)生或承辦單位分開(kāi)。

　　4.按問(wèn)題分，將文件按其所反映的問(wèn)題分開(kāi)，一個(gè)涉及若干問(wèn)題的文件，在分類(lèi)時(shí)，一是按文件能反映的主要問(wèn)題分，二是有重要問(wèn)題的，又有重份文件可在所涉及問(wèn)題內各放一份。

　　5.按期限分，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

　　對于不能和文件放在一起的錄音帶、錄像帶等，要統一整理，分別存放，并注明存放地點(diǎn)。

　　6.在合卷時(shí)應注意：①一般按單一問(wèn)題組合，同一問(wèn)題的請示與批復、轉發(fā)件與原件應組合在一起。②會(huì )議文件，根據文件的多少，可以一會(huì )一卷，或數會(huì )一卷，文件多時(shí)也可一會(huì )數卷。③統計、報表、名冊等一般同一種格式、名稱(chēng)或同一地區的'組合一卷或數卷。當文件特別少時(shí)可幾種格式或幾個(gè)地區的組成一組。④工作計劃、總結等文件，一般可按作者或名稱(chēng)組合在一起。⑤案件材料，可一案一卷或數卷，總之要以問(wèn)題為主，兼顧作者、名稱(chēng)、地區等特征來(lái)組卷。

　　7.卷內文件的排列，在正常情況下，批復在前，請示在后;正件在前，原件在后;案件材料結論性材料在前，依據性材料在后;其他文件按重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　第十一條各文書(shū)處理部門(mén)，應根據本單位(部門(mén))編制的案卷類(lèi)目，做好平時(shí)的立卷工作。

　　第五章 填寫(xiě)卷內目錄、編頁(yè)號、備考表

　　第十二條按卷內目錄要點(diǎn)，逐項逐件填寫(xiě)，做到不漏、不重復，書(shū)寫(xiě)力求工整，統一用蘭黑紅巖墨水或碳素墨汁填寫(xiě)，禁用圓珠筆、彩色筆、紅墨水等易褪色工具填寫(xiě)。卷內文件凡有文字和圖表的畫(huà)面，應一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號，空白面不編號，頁(yè)號的位置在文件的左上角。

　　起止頁(yè)號，除最后一份文件需填寫(xiě)起止頁(yè)號外，其余的文件只填寫(xiě)首頁(yè)號。

　　第十三條卷內文件有缺損、修改、移出、銷(xiāo)毀等情況，由立卷人填入備考表，同時(shí)立卷人要簽名和填寫(xiě)立卷時(shí)間。

　　第十四條立卷人應按六個(gè)特征擬寫(xiě)案卷標題，案卷標題一般由作者、問(wèn)題、名稱(chēng)組成。標題必須簡(jiǎn)練、概括、準確、便于提供利用。

　　第六章 卷面的書(shū)寫(xiě)和案卷的裝訂

　　第十五條封面上的所有項目，必須認真填寫(xiě)，書(shū)寫(xiě)要工整，統一用毛筆、墨汁書(shū)寫(xiě)，標題文字排列要規范化。

　　第十六條裝訂案卷時(shí)，首先去掉文件材料上的金屬物，對破損的文件要進(jìn)行修補、裱糊，紙張大小不統一的，應按標準公文(16開(kāi)頁(yè))加寬、加長(cháng)，對于易褪化的永久保管文件要復制，裝訂時(shí)做到不漏裝張頁(yè)，不訂在文字上，總之要使案卷結實(shí)、整齊、美觀(guān)。

　　第十七條經(jīng)過(guò)裝訂、分類(lèi)、排列、編號(用鉛筆編臨時(shí)順序號)的案卷、順序、填寫(xiě)移交清單一式兩份。一份留本單位使用，一份隨檔案交檔案室，交接雙方履行手續。

　　第十八條立卷單位向校檔案室移交檔案的時(shí)間是第二年五月底以前(教學(xué)檔案可按教學(xué)年度)，無(wú)特殊情況一般不能延期。

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