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如何做好干部檔案管理工作
干部檔案管理工作是干部工作不可缺少的一個(gè)重要組成部分,是做好干部工作的前提條件之一。選拔干部、真正做到德才兼備選賢任能,知人善任,除了考察干部的現實(shí)表現,還要看干部的檔案,對干部進(jìn)行歷史地、全面地考察了解。干部檔案工作做的好與不好,直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量,那么怎樣才能做好干部的檔案工作呢?
一是領(lǐng)導要高度重視
由于干部人事檔案工作保密性很強,是一項很不引人注目的、默默無(wú)聞的工作,“局外人”常?床坏竭@項工作的重要性,在實(shí)際工作中對這項工作有所忽視。致使一些檔案管理工作人員存在著(zhù)消極畏難情緒,認為檔案管理工作不被人重視,沒(méi)有什么奔頭,不安心檔案工作。因此我們就在各種場(chǎng)合,利用各種機會(huì ),強調檔案工作的重要性,引起領(lǐng)導的高度重視,增強領(lǐng)導的檔案意識,在多方面給予支持,積極創(chuàng )造便利的條件和寬松的工作環(huán)境,為檔案工作排憂(yōu)解難,充分調動(dòng)檔案人員熱愛(ài)檔案工作的積極性和主動(dòng)性。
二是完善制度、規范管理
干部檔案管理工作是一門(mén)科學(xué),如何管好、用好,學(xué)問(wèn)很多。我們在工作中把建立健全和落實(shí)規章制度作為科學(xué)管理使用干部檔案,維護機密安全的重要措施來(lái)抓。采取上下結合、逐步完善、綜合配套的做法,統一建立健全檔案工作人員守則、檔案室工作職責、檔案材料收集歸制度、檔案轉遞制度、檔案整理工作制度、檔案材料鑒別制度、檔案整理工作制度、檔案材料鑒別制度、檔案保管與保護制度、檔案查閱借閱制度、檔案保密制度,并建立全市干部檔案聯(lián)絡(luò )網(wǎng),同時(shí)對每位聯(lián)絡(luò )員簽發(fā)聯(lián)絡(luò )員證,使干部檔案管理工作逐步走向制度化、科學(xué)化、規范化軌道,提高干部檔案管理工作水平。
三是建設一支過(guò)硬的干部檔案管理工作隊伍
干部檔案工作是專(zhuān)業(yè)性強,要求也高,要搞好干部檔案的建設和管理,必須建設一支擁護黨的路線(xiàn),懂得黨的干部政策,熟悉檔案業(yè)務(wù),遵守組織紀律,熱愛(ài)本職工作的檔案工作隊伍。一是制定措施,穩定隊伍。我們教育干部檔案人員甘當四化建設的“鋪路石”。還利用各種機會(huì )和場(chǎng)合不斷強調干部檔案工作的重要性,提高各級黨委對檔案工作的認識。二是注重學(xué)習,提高素質(zhì)。新時(shí)期的干部工作為干部檔案工作增添了新的內容,同時(shí)也對工作人員提出更高的要求。在學(xué)習中,使他們完全了解檔案工作的重要性,使他們熱愛(ài)檔案事業(yè),做好本職工作,樹(shù)立不為名,不為利、甘當無(wú)名英雄的思想和無(wú)私奉獻的精神。
四是嚴格把關(guān),提高干部檔案質(zhì)量
為切實(shí)提高干部檔案質(zhì)量,我們在整理干部檔案時(shí)堅持高標準、嚴要求,切實(shí)把好檔案材料的收集、鑒別、分類(lèi)、編排序號、裝訂和驗收檢查“六個(gè)關(guān)口”,使檔案內容達到“完整、真實(shí)、精煉、條理、實(shí)用”的要求。在檔案材料的收集上,強調一個(gè)“全”字,為了提高干部檔案使用價(jià)值、我們在收集工作中,強調材料的真實(shí)性、完整性,并經(jīng)常、有計劃地將反映干部的德、能、勤、績(jì)的材料收集歸檔,不斷充實(shí)干部檔案的內容,使檔案保持完整。在檔案材料鑒別上,做到一個(gè)“細”字,為確保干部檔案的精煉、真實(shí),我們以《干部檔案工作條例》等有關(guān)規定為依據,隨時(shí)或定期將收集上來(lái)的材料進(jìn)行審核和鑒別;符合歸檔要求的才能歸檔。在檔案材料分類(lèi) 上,狠抓一個(gè)“準”字。根據《干部檔案工作條例》中所規定的分類(lèi)細則,認真對每卷檔案進(jìn)行分類(lèi),使干部檔案更有條理。在編排序號上,按照《干部檔案工作條例》中所規定的距離,專(zhuān)門(mén)制作一個(gè)小卡片,以便在編寫(xiě)序號時(shí)統一,使干部檔案看起來(lái)更美觀(guān)、更有條理。在裝訂上,務(wù)求一個(gè)“齊”字,在整理檔案時(shí),對紙張規格不一、字跡模糊的材料進(jìn)行裱糊、復制等技術(shù)加工,基本達到材料無(wú)損壞、無(wú)折皺,達到四邊齊的要求。在檔案材料的驗收和檢查,突出一個(gè)“嚴”字,對整理過(guò)的干部檔案進(jìn)行嚴格的審核驗收,經(jīng)檢查合格的檔案才能入庫。
五是必須具備一定的物質(zhì)條件
干部檔案工作除了軟件建設外,還要在硬件方面加大投入,為干部檔案的安全保管提供必備的基礎設施。這就需要從加強基本建設入手,達到四室分開(kāi),并配制空調機、微機、打印機、縫紉機、切紙機、除濕機等,具備科學(xué)管理的條件,為檔案工作提高一個(gè)新水平創(chuàng )造良好的工作條件。
六是提高干部檔案管理辦公自動(dòng)化的水平
干部檔案隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展,也由計算機代替原來(lái)的手工工作。開(kāi)發(fā)計算機在干部人事檔案方面的應用,可以改進(jìn)提供利用的手段,使干部檔案更簡(jiǎn)便、更快捷、更直接地為干部檔案工作服務(wù),提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。一是在存貯、補充和修改人事檔案內容方面,加快工作速度,并且把增加的材料隨時(shí)輸入,隨時(shí)修改,提高檔案工作人員的工作效率。二是在查閱人事檔案內容方面,根據查閱單位的需要利用計算機為查閱單位提供有關(guān)內容,按具體要求摘錄并打印出來(lái),為查檔單位提供方便條件,同時(shí)也加快工作效率。三是在干部統計方面,我們充分利用計算機存貯的信息對干部進(jìn)行綜合分析,及時(shí)提供信息,以便對全市干部有一個(gè)綜合的了解,為所需信息部門(mén)提供了方便條件,提高了工作速度。運用電子計算機管理人事檔案,可以基本實(shí)現檔案工作自動(dòng)化,把檔案管理人員從繁瑣的腦力勞動(dòng)和體務(wù)勞動(dòng)中解脫出來(lái),不僅如此,還可以將檔案管理工作的速度加快,把這項工作推向一個(gè)嶄新的階段。
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