合同檔案歸檔制度

　　為規范股份公司合同文檔管理工作，逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，保證合同檔案的完整性及保密性，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、合同檔案歸檔范圍

　　本制度所指的合同檔案是公司在項目建設和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各類(lèi)合同、合約、協(xié)議等文本。包括：合同文本及招標文件、應標文件(投標文件)、會(huì )議紀要、合同評審表等相關(guān)材料。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實(shí)行由股份公司、各產(chǎn)業(yè)、公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。

　　2、各辦公室負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管本單位所有合同文檔。

　　3、各辦公室應確定一名兼 (專(zhuān))職合同檔案員負責合同文檔管理。

　　三、合同檔案的移交

　　1、在正式簽署合同后三個(gè)工作日內須將合同正本原件(包括：合同文本及招標文件、應標文件(投標文件)、會(huì )議紀要、合同評審表等相關(guān)材料)移交辦公室1份。檔案歸檔制度2、合同文檔移交時(shí)，必須在《合同檔案交接表》上登記，以雙方簽字認可后方為完成交接手續。

　　四、合同檔案的歸檔

　　1、合同檔案以專(zhuān)項檔案進(jìn)行單獨立卷歸檔。

　　2、合同文檔以年代結合項目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號。

　　3、必須建立合同檔案管理臺賬，記錄合同編號、合同名稱(chēng)、簽約日期、承辦部門(mén)及人員、對方當事人名稱(chēng)、合同標的(合同總額)、履行情況等事項，以有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。

　　4、合同檔案必須在合同變更、或履行完畢后，及時(shí)系統整理、裝訂歸檔，并在每年一季度對上年度檔案按短期、長(cháng)期、永久(永久、30年、10年)期限歸檔保管。

　　5、合同檔案的銷(xiāo)毀嚴格按照股份公司檔案管理制度相關(guān)條款執行。

　　6、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。

　　7、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　五、合同文檔的查閱

　　1查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)主管領(lǐng)導、辦公室主任簽字同意后，合同管理員方可辦理借用、調閱手續。合同借用、調閱原則以影印件借出，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　2、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

　　3、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開(kāi)，違者視情節予以處罰。

　　六、合同檔案的監督檢查

　　股份公司綜合辦公室具有對各成員企業(yè)合同檔案監督檢查職能，利用每半年一次的檔案管理監督檢查，對合同檔案一并檢查考核。

　　七、本制度由股份公司綜合辦公室負責解釋?zhuān)�自下發(fā)之日起執行。

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