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初級經(jīng)濟師考試人力資源專(zhuān)業(yè)知識:通用的工作分析方法
第三節 通用的工作分析方法
訪(fǎng)談法：
訪(fǎng)談法又稱(chēng)為面談法，是指工作分析人員就某項工作，面對面地詢(xún)問(wèn)任職者及其主管以及專(zhuān)家等對工作的意見(jiàn)或看法。按照結構化程度劃分，訪(fǎng)談法分為結構化訪(fǎng)談和非結構化訪(fǎng)談。
通過(guò)結構化訪(fǎng)談能夠全面收集信息，但不利于任職者進(jìn)行發(fā)散性思維;通過(guò)非結構化訪(fǎng)談可以根據實(shí)際情況靈活地收集工作信息，但信息缺乏完備性。在實(shí)踐中，往往將兩者結合使用。訪(fǎng)談法是目前在國內企業(yè)中運用最廣泛、最成熟并且最有效的工作分析方法，是唯一適用于各類(lèi)工作的方法。
工作分析訪(fǎng)談流程包括如下五個(gè)階段:
(1)準備階段:制訂訪(fǎng)談?dòng)媱�、培訓訪(fǎng)談人員以及編制訪(fǎng)談提綱。
(2)訪(fǎng)談開(kāi)始階段:此階段的重點(diǎn)是幫助被訪(fǎng)談?wù)弑３中湃蔚男膽B(tài)。營(yíng)造和諧、輕松的氣氛，尋找對方感興趣的問(wèn)題;介紹訪(fǎng)談的流程及要求;重點(diǎn)強調本次工作分析的目的、目標、收集信息的用途及信息的分析方法;告知訪(fǎng)談已經(jīng)經(jīng)過(guò)上級同意，且強調本次訪(fǎng)談的保密性。
(3)訪(fǎng)談主體階段:尋找訪(fǎng)談“切人點(diǎn)”、詢(xún)問(wèn)工作任務(wù)以及詢(xún)問(wèn)工作任務(wù)的細節。
(4)訪(fǎng)談結束階段:這一階段應該注意以下問(wèn)題:允許被訪(fǎng)談?wù)咛釂?wèn);追問(wèn)細節，并確認信息的真實(shí)性與完整性;重申工作分析的目的與訪(fǎng)談搜集信息的用途;告知下次訪(fǎng)談的內容;感謝對方。
(5)訪(fǎng)談?wù)黼A段:訪(fǎng)談結束后，及時(shí)整理訪(fǎng)談?dòng)涗�，為下一步信息分析提供清晰的和有條理的信息記錄。
訪(fǎng)談法的優(yōu)點(diǎn)在于訪(fǎng)談雙方可以當面交流，深人討論;工作分析人員可以根據需要隨時(shí)控制訪(fǎng)談進(jìn)度、調整訪(fǎng)談提綱，提高工作分析的效率。其缺點(diǎn)在于工作分析人員容易受到任職者個(gè)人因素的影響導致收集到的信息扭曲;對員工個(gè)人和企業(yè)的日常工作產(chǎn)生影響。
問(wèn)卷法：
問(wèn)卷調查法是通過(guò)讓被調查職位的任職者、主管及其他相關(guān)人員填寫(xiě)調查問(wèn)卷來(lái)獲取工作相關(guān)信息的方法。問(wèn)卷調查操作程序簡(jiǎn)單，成本較低，因此，大多數企業(yè)都采取此方法來(lái)收集工作相關(guān)信息。
工作分析問(wèn)卷法的操作流程包括以下五個(gè)階段:
(1)問(wèn)卷設計:針對所要收集的信息設計問(wèn)卷。問(wèn)卷的整體構架中應該包括三職位基本信息，職位設立的目的，工作職責，績(jì)效標準，工作聯(lián)系，組織構架，工作特征，任職資格，所需培訓和職業(yè)生涯。
(2)問(wèn)卷測試:正式下發(fā)問(wèn)卷之前，選取局部職位填寫(xiě)問(wèn)卷初稿以測試問(wèn)卷，針對測試中的問(wèn)題及時(shí)修訂和完善。
(3)樣本選擇:針對某一職位進(jìn)行分析時(shí)，若目標職位任職者較少(3人以下)，則全體任職者均為調查對象，若任職者較多，則選取3-5人為宜。
(4) 問(wèn)卷發(fā)放與回收:對填寫(xiě)者進(jìn)行工作分析輔導培訓，通過(guò)公司內部通信渠道發(fā)放工作分析調查問(wèn)卷;填寫(xiě)過(guò)程中，工作分析人員及時(shí)跟蹤填寫(xiě)狀況，解答疑難問(wèn)題，統一填寫(xiě)規范�；厥諉�(wèn)卷前將問(wèn)卷反饋到被調查職位的直接上級，請他們對問(wèn)卷中的信息進(jìn)行確認、修正、簽字，確保信息真實(shí)性和準確性。
(5)問(wèn)卷處理與運用:剔除回收問(wèn)卷中的不合格問(wèn)卷或重新進(jìn)行調查，將相同職位的調查問(wèn)卷進(jìn)行比較分析，提煉正確信息，編制職位說(shuō)明書(shū)。
問(wèn)卷法的優(yōu)點(diǎn)在于其可以在短時(shí)間內從眾多任職者那里收集所需的信息資料;調查范圍廣;不影響被調查人員的正常工作。缺點(diǎn)在于對問(wèn)卷編制的技術(shù)要求較高;不同任職者因對問(wèn)卷中同樣問(wèn)題理解可能存在差異導致產(chǎn)生信息誤差;問(wèn)卷的回收率通常偏低。問(wèn)卷法與訪(fǎng)談法具有極高的互補性，二者結合使用，是目前工作分析的主流方法。
觀(guān)察法：
觀(guān)察法是一種傳統的工作分析方法，指工作分析人員直接到工作現場(chǎng)，對某些特定的工作活動(dòng)進(jìn)行觀(guān)察，收集、記錄有關(guān)工作的內容、工作間的相互聯(lián)系、人與工作的關(guān)系，以及工作環(huán)境、條件等信息，并用文字或圖表形式記錄下來(lái)，然后進(jìn)行分析和歸納總結的方法。觀(guān)察法主要適用于大量的、周期性和重復性較強的工作�？梢苑譃橹苯佑^(guān)察法、自我觀(guān)察法(工作日志法)以及工作參與法三種。按照結構化程度，觀(guān)察法又可以分為結構化觀(guān)察法和非結構化觀(guān)察法。觀(guān)察法的結構化程度是指觀(guān)察過(guò)程、記錄方式、結果整理等環(huán)節在多大程度上得以事先確定和統一。
工作分析觀(guān)察法的流程包括以下三個(gè)階段:
(1)觀(guān)察前準備階段:這一階段包括確定目標、選擇觀(guān)察對象、選擇合適的方法、確定時(shí)間地點(diǎn)、確認工具設備、分析人員的選拔培訓六個(gè)環(huán)節。
(2) 現場(chǎng)觀(guān)察與記錄階段:這一階段分為進(jìn)人觀(guān)察現場(chǎng)和現場(chǎng)記錄兩個(gè)階段。其中現場(chǎng)觀(guān)察階段應注意相互溝通，建立信任，并向被觀(guān)察對象簡(jiǎn)要介紹工作分析的目的，為觀(guān)察的實(shí)施掃除一些障礙;記錄階段則應嚴格遵守觀(guān)察記錄的流程要求，嚴肅、認真地完成記錄工作，適時(shí)交流、及時(shí)反饋。
(3)數據整理、分析與應用階段:觀(guān)察結束后應對收集的信息數據進(jìn)行歸類(lèi)整理，形成觀(guān)察記錄報告。數據整理根據采用的方法不同有不同的整理要求:對于結構化的觀(guān)察結果，應按照計劃要求，對收集的數據進(jìn)行編碼、錄入計算機，以便分析;對于非結構化調查則應根據一定的邏輯順序進(jìn)行整理排列，補齊觀(guān)察過(guò)程中的縮寫(xiě)，形成一份描述性的報告，當然也可以加入個(gè)人判斷。
觀(guān)察法的優(yōu)點(diǎn)在于工作分析人員能夠比較全面和深入地了解工作要求;成本低、經(jīng)濟實(shí)用，且易操作。缺點(diǎn)在于不適用于腦力勞動(dòng)要求比較高的工作，以及處理緊急情況的間歇性工作;可能使員工產(chǎn)生被監視的厭煩心理;無(wú)法得到有關(guān)任職者資格要求的信息。
工作實(shí)踐法：
工作實(shí)踐法是指工作分析人員直接參與所研究的工作，由此掌握工作分析所需的第一手資料的一種工作分析方法。
工作實(shí)踐法的操作流程主要包括以下三個(gè)階段:
(1)準備階段:在工作實(shí)踐之前，應閱讀相關(guān)資料。應與上級領(lǐng)導溝通，安排好實(shí)踐時(shí)間;應向員工說(shuō)明工作分析的目的和意義，獲得其理解和支持。
(2)實(shí)踐階段:在參與工作的同時(shí)，認真觀(guān)察工作流程并進(jìn)行詳細的記錄。有疑問(wèn)的地方及日訪(fǎng)員工或上級主管溝通。
(3)結束階段:工作實(shí)踐結束后，分析整理所收集的信息，并與事先收集的相關(guān)資料核對，確定該工作實(shí)際流程及相應的工作職責。
工作實(shí)踐法的優(yōu)點(diǎn)在于可以了解到工作的實(shí)際任務(wù)以及在體力、環(huán)境、社會(huì )等方面的要求，適用于短期內可以掌握的工作。其缺點(diǎn)在于不適用于需要大量訓練和危險的工作。
工作日志法：
工作日志法要求任職者在一段時(shí)間內實(shí)時(shí)記錄自己每天發(fā)生的工作，按工作日的時(shí)間記錄下自己工作的實(shí)際內容，形成某一工作職位一段時(shí)間以來(lái)發(fā)生的工作活動(dòng)的全景描述。在缺乏工作文獻時(shí)，日志法的優(yōu)勢尤為明顯。
工作日志法操作流程主要包括以下三個(gè)階段:
(1) 準備階段:包括表單設計、目標定位.培訓相關(guān)人員及確定填寫(xiě)周期四個(gè)環(huán)節。其中目標定位是指根據目標任職者的多少決定選擇哪些任職者為考查對象。當目標任職者較少的時(shí)候，可以全部作為考查對象。當目標任職者較多的時(shí)候，可選5一l0位任職者填寫(xiě)工作日志，同時(shí)應選取績(jì)效水平較高的任職者;
(2)日志填寫(xiě)階段:通過(guò)中期講解、階段成果分析、工作分析交流會(huì )等方法進(jìn)行過(guò)程監控，督促被調查對象保質(zhì)保量地填寫(xiě)好工作日志;
(3)信息分析整理階段:包括提煉工作活動(dòng)、工作職責描述、工作任務(wù)性質(zhì)描述、工作聯(lián)系、工作地點(diǎn)描述及工作時(shí)間描述。
工作日志法的優(yōu)點(diǎn)是成本低、所需費用較少;對分析高水平與復雜的工作而言比較經(jīng)濟有效。缺點(diǎn)是無(wú)法對日志的填寫(xiě)過(guò)程進(jìn)行有效的監控;任職者可能不會(huì )按照規定的填寫(xiě)時(shí)間及時(shí)填寫(xiě)工作日志;需要占用任職者足夠的填寫(xiě)時(shí)間;信息可能記錄不全。
文獻分析法：
文獻分析法是一項經(jīng)濟且有效的信息收集方法，它是指通過(guò)對與工作相關(guān)的現有文獻進(jìn)行系統性的分析來(lái)獲取工作信息。它一般用于收集工作的原始信息，編制任務(wù)清單初稿。
文獻分析法操作流程主要包括以下兩個(gè)階段:
1.確定信息來(lái)源
信息來(lái)源包括內部信息和外部信息。
(1)內部信息包括《員工手冊》、《公司管理制度》、《職位職責說(shuō)明》、《績(jì)效評價(jià)》、《會(huì )議記錄》、《作業(yè)流程說(shuō)明》,《 ISO質(zhì)量文件》、《分權手冊》、《工作環(huán)境描述》、《員工生產(chǎn)記錄》、《工作計劃》、《設備材料使用與管理制度》、《作業(yè)指導書(shū)》等;
(2) 外部信息主要指其他企業(yè)工作分析的結果，這些資料可以為本企業(yè)的工作分析提供參照。為了保證所收集到的信息有較強的適用性，在收集信息的時(shí)候應該注意兩點(diǎn):第一，目標企業(yè)應該與本企業(yè)在性質(zhì)上或者行業(yè)上具有較高的相似性:第二，目標職位應該與本企業(yè)典型職位有較高的相似性。
2.確定并分析有效信息
進(jìn)行文獻分析時(shí)，需要快速瀏覽文獻，從大量的文檔中尋找有效信息點(diǎn)。針對文獻中信息不完整和缺乏連貫性的情況，應一一做好標記，在編制工作分析提綱時(shí)，作為重點(diǎn)問(wèn)題加以明示;對于文獻中隱含的工作內容以及績(jì)效標準，應深人挖掘，在以后的分析中得以求證。
文獻分析法的優(yōu)點(diǎn)在于分析成本較低，工作效率高;能夠為進(jìn)一步工作分析提供基礎資料、信息。其缺點(diǎn)在于收集到的信息不夠全面，尤其是小型企業(yè)或管理落后的企業(yè)往往無(wú)法收集到有效、及時(shí)的信息;要與其他工作分析方法結合起來(lái)使用。
主題專(zhuān)家會(huì )議法：
主題專(zhuān)家會(huì )議法是指熟悉目標職位的企業(yè)內部人員和外部人員就目標職位的相關(guān)信息展開(kāi)討淪，收集數據，驗證并確認分析結果。
主題專(zhuān)家會(huì )議法主要包括以下四個(gè)階段:
(1)確定主持人:主題專(zhuān)家會(huì )議的主持人最好是企業(yè)內與目標職位相關(guān)的中層管理者。會(huì )議開(kāi)始前人力資源部的工作分析人士需要對其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)指導和培訓。
(2) 選擇相關(guān)專(zhuān)家:主題專(zhuān)家一般以5-8人為宜，需要根據會(huì )議的主要目的確定。如果會(huì )議的主要目的是工作設計，則與會(huì )的主題專(zhuān)家應包括職位的上級、咨詢(xún)專(zhuān)家、外部客戶(hù)、其他企業(yè)“標桿”職位的任職者等;若會(huì )議的目的是確定任職資格，則與會(huì )主題專(zhuān)家主要是上司、任職者、外部專(zhuān)家等。
(3)準備會(huì )議相關(guān)材料和設施:為了使會(huì )議更加具有針對性，提高會(huì )議的效率，會(huì )議主持人應事先準備好相關(guān)書(shū)面材料或其他媒體材料，例如需確認的工作分析初稿、問(wèn)卷、訪(fǎng)談提綱等。
(4)會(huì )議企劃與安排:進(jìn)行會(huì )場(chǎng)布置以及后勤準備工作，提前通知與會(huì )者，并協(xié)助其準備好會(huì )議所需的相關(guān)文件資料。
主題專(zhuān)家會(huì )議法的優(yōu)點(diǎn)在于其操作簡(jiǎn)單、成本低，適合各類(lèi)企業(yè)開(kāi)展;可以運用于工作分析的各個(gè)環(huán)節，具備多方溝通協(xié)調的功能，有利于工作分析結果最大限度的得到企業(yè)的認同以及后期的推廣。缺點(diǎn)在于其結構化程度低，缺乏客觀(guān)性;要受到與會(huì )專(zhuān)家的知識水平及其相關(guān)工作背景的制約。
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