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跟單員常識輔導：形式發(fā)票
買(mǎi)方為了向其本國當局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng)，規格，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無(wú)最終約束力。
為了區別于正式發(fā)票，它必須明顯表明"形式發(fā)票"字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。(收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開(kāi)出日期)。產(chǎn)品信息(品名，數量，價(jià)格，交貨期)。合同條款(價(jià)格條款，付款方法)。此外，提供我們的銀行資料以便客戶(hù)開(kāi)證或匯款。
注意幾點(diǎn)：
1。單價(jià)條款要明確(FOB，CFR，CIF)
2。交期要明確
3。付款條件要明確(LC，TT)
出口貨物跟單的基本程序：
出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結匯等環(huán)節。我們將這些程序概括為：
(1)籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時(shí)，按質(zhì)，按量地備好貨物。
(2)催審單證：大多數的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應對以L(fǎng)/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。
催證：貨物快完成時(shí)，要催證。
審證：審證是銀行和公司的共同職責，但在范圍和內容上有所不同。銀行從政策面上，開(kāi)證的國家有無(wú)貿易往來(lái)開(kāi)證行的資信公司審開(kāi)證人和受益人對否L/C的貨物和金額與合同是否相同裝期特別條款
改證：審證后發(fā)現問(wèn)題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫(xiě)錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出，一次性修改。
(3)訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負責租船訂倉和裝船的手續。
首先：
出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。
A。貨柜選擇：根據貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’29–30立方/17.5噸40’58–61立方/22.5噸40’H68–71立方/27.5噸
B。制作裝箱單：裝箱單著(zhù)重表現貨物的包裝情況。應包括出貨的品名規格，數量，箱數，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。
C。跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜。貨柜到廠(chǎng)后，跟單員要監裝，指導貨物的擺放。如一個(gè)柜內有幾種貨，每一規格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。
(4)制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節。
A。制單：貨物裝船后，跟單員要及時(shí)按L/C，合同或其它單據的內容制作各種單據。
要在L/C的有效期內將單據送交銀行。
出口單據主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。
B。結匯：如按L/C的規定制作了單據，并及時(shí)送交了銀行，我們就可及時(shí)收到貨款了。
單據要求：正確，完整，及時(shí)，簡(jiǎn)明，整潔
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