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跟單員知識輔導：外貿跟單
外貿跟單就是做為客戶(hù)和工廠(chǎng)之間的橋梁做好協(xié)調管理工作，把信息及時(shí)地在兩者之間進(jìn)行反饋。下面一起和小編來(lái)詳細了解一下外貿跟單的分類(lèi)和流程！
跟單員知識輔導：外貿跟單
一、 外貿跟單與外貿跟單員的定義
(一)外貿跟單的概念：是外貿行業(yè)一個(gè)細分的從業(yè)崗位，也是外貿公司內部各部門(mén)之間、外貿公司與生產(chǎn)企業(yè)，外貿公司與客戶(hù)、生產(chǎn)企業(yè)與客戶(hù)之間聯(lián)系與溝通的橋梁。
(二)外貿跟單員的概念(Quality Controller,QC)
1、定義：外貿跟單員是指在進(jìn)出口業(yè)務(wù)中，在貿易合同簽訂后，依據相關(guān)合同或單證對貨物生產(chǎn)加工、裝運、保險、報檢、報關(guān)、結匯等部分或全部環(huán)節進(jìn)行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿易合同的外貿從業(yè)人員。
而外貿跟單中的“單”，則是指企業(yè)涉外合同或信用證項下的訂單。與單證員的單不同。
2、定位：
外貿跟單員是協(xié)助外貿業(yè)務(wù)員開(kāi)拓國際市場(chǎng)、推銷(xiāo)產(chǎn)品、協(xié)調生產(chǎn)和完成交貨的業(yè)務(wù)助理。
二、外貿跟單的分類(lèi)
1、按業(yè)務(wù)進(jìn)程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類(lèi)。(重點(diǎn))
前程跟單是指跟到出口貨物交到指定出口倉庫為止;
中程跟單是指跟到裝船清關(guān)為止;
全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止;
2、按商品類(lèi)別分可分為紡織品跟單、服裝跟單、鞋類(lèi)跟單、玩具跟單、家具跟單等。
3、按企業(yè)性質(zhì)可分為生產(chǎn)型企業(yè)的跟單和貿易型企業(yè)的跟單
4、按具體業(yè)務(wù)環(huán)節分，可以分為運輸跟單、原材料跟單、包裝跟單、外包跟單、生產(chǎn)跟單、樣品跟單
5、根據貨物的流向，可以分為出口跟單和進(jìn)口跟單。
不管如何分類(lèi)，外貿跟單的目標都是相同的：按質(zhì)、按量、按時(shí)將訂單項下的商品交到采購商手中。
三、外貿跟單詳細流程
1.客戶(hù)下訂單。
2.電傳工廠(chǎng)安排貨物確定產(chǎn)裝時(shí)間。
3.安排船期訂艙:(如果是送貨要寫(xiě)送貨通知書(shū))。
4.電傳標簽到工廠(chǎng)。
5.訂艙，托書(shū)傳真貨代。
6.核銷(xiāo)單備案:(電子口岸備案)
7.將報關(guān)單據在合理日期寄送給貨代:(一般先郵寄報關(guān)委托書(shū)和核銷(xiāo)單，記下核銷(xiāo)單號碼，其余 資料可以傳真)(合同，核銷(xiāo)單一式三聯(lián)，發(fā)票，裝箱單，報關(guān)委托書(shū)1份，報關(guān)單2份<;自己填寫(xiě)1份，空白1份)。
8.辦理保險并審核確認:(開(kāi)船之前;投保金額不留小數，有小數的均進(jìn)一位。)
9.提單審核確認:(臨近裝船時(shí);非正式的，要顯示集裝箱號，得知船名航次，審完單后要求出正本。)
10.辦產(chǎn)地證:(開(kāi)船之前;產(chǎn)地證打印)在貿促會(huì )辦理登記蓋章。
所需資料:一般原產(chǎn)地證書(shū)/加工裝配證明書(shū)申請書(shū)，原產(chǎn)地證，商業(yè)發(fā)票。產(chǎn)地證日期應與發(fā)票簽發(fā)日期一致。
11.包裝申明繕制。
12.提單寄到后做客戶(hù)單據:發(fā)票，裝箱單，B/L，原產(chǎn)地證，保單，檢驗合格單，檢驗證書(shū)，包裝申明。
13.催款。
14.外匯申報:(銀行通知有外匯進(jìn)賬，填寫(xiě)涉外收入申請表到銀行國際結算中心辦理，根據貸記通知單補填單號，拿貸記通知單。)
15.核銷(xiāo):(先到銀行國際結算中心水單，補填相應的核銷(xiāo)單號碼后經(jīng)銀行蓋章。)
收匯核銷(xiāo)所需資料:
�、俸虽N(xiāo)單
�、趫箨P(guān)單(核銷(xiāo)專(zhuān)用聯(lián))(已蓋章)
�、坫y行結匯水單
�、艹隹谑諈R核銷(xiāo)報告表(一式兩份)
到外匯管理科，拿資料去蓋章，回一聯(lián)出口收匯核銷(xiāo)報告表(已蓋章)，核銷(xiāo)單(已蓋章)，在相應的核銷(xiāo)單核銷(xiāo)專(zhuān)用聯(lián)，退稅專(zhuān)用聯(lián)上加蓋"已核銷(xiāo)"印章，將正常核銷(xiāo)資料退還并由經(jīng)辦人在(出口收匯核銷(xiāo)報告表)上簽收。
16.叫工廠(chǎng)開(kāi)增票:(開(kāi)過(guò)的增票要去稅務(wù)局認證，蓋已認證印章。)
17.出口退稅:
所需資料一份:
�、偕陥蟪隹谕硕愘Y料交接表 2份
�、谕赓Q企業(yè)出口退稅匯總申請表
跟單具體步驟
第1步：當業(yè)務(wù)員和客戶(hù)在網(wǎng)上進(jìn)行溝通，確定初步意向后�？蛻�(hù)通過(guò)快遞把樣品和加工的細節數據傳過(guò)來(lái)。此時(shí)，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過(guò)打樣申請單反映出來(lái)。之后，經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單（打樣單要復印一份，正本留自己保存。）給打樣室進(jìn)行打樣。
第2步：樣品出來(lái)后通過(guò)快遞寄給客戶(hù)，注意及時(shí)向快遞詢(xún)問(wèn)UPS號。
第3步：客戶(hù)確認樣品并將樣品寄回，同時(shí)下單。
第4步：根據回傳樣品，制做簡(jiǎn)單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門(mén)經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。
第5步：之后將合同傳給財務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來(lái)做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫(xiě)清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書(shū)復印5份，傳財務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著(zhù)。
第6步：將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務(wù)負責人。
第7步：及時(shí)反映工廠(chǎng)在生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶(hù)溝通達成協(xié)議后，將結果通過(guò)工作聯(lián)系單將變更要求傳達到生產(chǎn)車(chē)間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達。
第8步：快出貨時(shí)，聯(lián)系貨代。做報關(guān)單據。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問(wèn)題，導致不能及時(shí)出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。
第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來(lái)的進(jìn)倉單或相關(guān)單據交給出貨部門(mén)。并將出貨通知單復印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。
第10步：即使做好議付單據連同貨代送來(lái)的提單進(jìn)行議付。如前T/T下，則先傳副本給對方，要其付款。L/C項下，則交由財務(wù)部到銀行進(jìn)行相關(guān)事項。
第11步：到核銷(xiāo)單等相關(guān)單據回來(lái)后，將單據交由財務(wù)部進(jìn)行結匯，辦理核銷(xiāo)退稅手續。
以上所有自己保存的單據按合同和客戶(hù)編號先后順序進(jìn)行分檔管理。
外貿跟單的注意事項
在外貿跟單過(guò)程中，要做到“認真”和“多走一步”。
一、做到“認真”
1、明確“認真”的必要性。認真的工作對應好的結果，不認真跟進(jìn)客戶(hù)是對公司資源的浪費。
2、全面熟悉公司產(chǎn)品，報價(jià)，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗貨，出貨流程，信用證風(fēng)險。這是為客戶(hù)提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)的基礎。
3、每一天上班時(shí)明確當天的工作，下班前回想一天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。
4、在所有日常與客戶(hù)溝通中使用正規商務(wù)信函格式及公司規定的簽名。也不允許出現一句話(huà)式的回復（完全無(wú)商務(wù)信函的格式）。
5、在收到客戶(hù)信函時(shí)第一時(shí)間進(jìn)行回復。不能給予明確回復時(shí)，發(fā)送“信函收到”的確認函并確認可以為客戶(hù)提供明確回復的時(shí)間。即保證溝通的雙向性。
6、最少次數提供讓客戶(hù)滿(mǎn)意的樣品（最多三次）。與客戶(hù)溝通盡量多的細節以保證制作的樣品一次性讓客戶(hù)滿(mǎn)意。這將會(huì )很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時(shí)間和減少公司樣品制作費用。對產(chǎn)品的充分了解會(huì )幫助你提供讓客戶(hù)更滿(mǎn)意的服務(wù)。
7、樣品完成后，業(yè)務(wù)人員手上必須保留一套與提供給客戶(hù)完全相同的樣品并完整和完好的保存。
8、給客戶(hù)的承諾必須全力來(lái)實(shí)現。當出現不確定因素時(shí)，向直屬上級征求建議后再確認給客戶(hù)，以保證每一個(gè)承諾的實(shí)現。并與上級溝通處理結果的原因。
9、了解訂單生產(chǎn)排程，定期對訂單產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。
10、公司只有“我們”，沒(méi)有他們�？蛻�(hù)提出的所有問(wèn)題就是公司的公司，也是自己的問(wèn)題。我們要給客戶(hù)解決所遇到的問(wèn)題或者與客戶(hù)一起解決。不要把問(wèn)題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動(dòng)去解決了，會(huì )發(fā)現并不是想象中那么難。而且實(shí)踐告訴我們最麻煩的客戶(hù)會(huì )是最忠誠的客戶(hù)。
11、必須了解基本的商務(wù)禮儀，在溝通、跟進(jìn)過(guò)程中做到尊重客戶(hù)。讓客戶(hù)隨時(shí)可以找到你，但沒(méi)有客戶(hù)的要求或非緊急情況下，不要打客戶(hù)手機；客戶(hù)的快遞帳號的每一次使用都必須經(jīng)過(guò)客戶(hù)的允許；對產(chǎn)品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶(hù)的意見(jiàn)/同意及讓客戶(hù)了解情況等。
二、在服務(wù)上“多走一步”
1、宣傳公司網(wǎng)站，充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶(hù)通過(guò)網(wǎng)站來(lái)了解公司，會(huì )節省很多時(shí)間。
2、做到十一個(gè)“主動(dòng)”，主動(dòng)介紹公司服務(wù)及產(chǎn)品，主動(dòng)（定期）與客戶(hù)保持聯(lián)系，主動(dòng)索取客戶(hù)快遞帳號，主動(dòng)提供快遞單號，主動(dòng)提供樣品產(chǎn)品圖片，主動(dòng)索取及確認外箱嘜頭，主動(dòng)提供訂單生產(chǎn)進(jìn)度，主動(dòng)約定驗貨時(shí)間，主動(dòng)提供驗貨報告，主動(dòng)要求客戶(hù)提供訂單產(chǎn)品質(zhì)量反饋，主動(dòng)向客戶(hù)推薦公司新產(chǎn)品�！爸鲃�(dòng)”在行動(dòng)比客戶(hù)早。
3、從每一個(gè)微小的細節為客戶(hù)提供最完善的服務(wù)，降低公司與客戶(hù)的貿易風(fēng)險。在與每一個(gè)客戶(hù)溝通過(guò)程中，維護公司形象。將客戶(hù)的反饋建議集中反饋到市場(chǎng)部，作為公司將來(lái)規劃的借鑒。這將會(huì )為公司帶來(lái)整體利益，也更有利于客戶(hù)的開(kāi)發(fā)。
4、完成自身職責范圍內工作的前提下，幫助同事解決問(wèn)題或提出解決問(wèn)題的建議。任何客戶(hù)的電話(huà)必須熱情接聽(tīng)并做相應記錄。組成互愛(ài)互助的業(yè)務(wù)團隊。
5、在公司這個(gè)大的團體中，個(gè)人力量不可能改變公司的狀況，團隊力量才是無(wú)限的。
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