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外貿跟單的詳細流程
一個(gè)份較詳細的跟單流程為：客戶(hù)詢(xún)盤(pán)、報價(jià)、得到訂單、下生產(chǎn)訂單、業(yè)務(wù)審批、下達生產(chǎn)通知、驗貨、制備基本文件、商檢、租船訂倉、安排拖柜、委托報關(guān)、獲得運輸文件、準備其他文件、交單、業(yè)務(wù)登記、文件存檔等等。在外貿工作中，外貿跟單是非常重要的一環(huán)。下面是小編精心整理的外貿跟單的詳細流程，歡迎閱讀與收藏。
外貿跟單的詳細流程
第一步：
與客戶(hù)聯(lián)系談判簽約。對客戶(hù)要求的產(chǎn)品物料包裝等各方面內容細節進(jìn)行整理，形成條理清晰的中英文合約。見(jiàn)附件1(中文銷(xiāo)售合同)和附件2(英文銷(xiāo)售合同)。
第二步：
對客戶(hù)OEM合約，或者特別要求的，或者其它需要改動(dòng)的產(chǎn)品形成詳細的備注表。內容一般包括：客戶(hù)信息，貨號，貨名，規格，數量，單位，CBM,單價(jià)，金額，物料顏色，物料香型，交貨地址，交貨期，付款方式，瓶體及紙盒設計，產(chǎn)品防護需要達到的程度，外包裝情況(紙箱是否打包帶，生產(chǎn)日期和有效期噴碼內容)，內包裝的保護(是否需要墊板，海綿)以及合約簽訂地點(diǎn)，時(shí)間，合約號碼，交貨地點(diǎn)，裝運碼頭，嘜頭，保險，仲裁條款和特別條款等。
第三步：
配合設計部，校對文字。由外貿部在2-3天內獨立形成書(shū)面內容，交由設計部設計，設計部簽收，一般要求在交貨期前15日設計出來(lái)交由印刷廠(chǎng)制版印刷。
第四步：
根據合約及生產(chǎn)備注表所要求，詳細填寫(xiě)產(chǎn)品結構表，包裝配置表。
第五步：
產(chǎn)品結構表,包裝配置表填寫(xiě)無(wú)誤后，傳真至廠(chǎng)長(cháng)辦公室，注明確切交貨日期，以保證發(fā)貨期。
第六步：
產(chǎn)品結構表,包裝配置表傳真至采購部以備采購。
第七步：
產(chǎn)品結構表傳真至技術(shù)部參考。如客戶(hù)有特殊要求(配方/香型/物料顏色/包裝圖樣)，由技術(shù)部根據客戶(hù)所要求提供產(chǎn)品成分表，添加量百分比，產(chǎn)品特點(diǎn)，使用方法，注意事項以供客戶(hù)備用。
第八步：
工廠(chǎng)辦公室/采購部/技術(shù)部在收到產(chǎn)品結構表后確認無(wú)誤，簽名，回傳至外貿部存檔。
第九步：
工廠(chǎng)及財務(wù)各部門(mén)審單，確定外箱情況(規格，噴碼，是否打包帶)，包裝及內容物，采購，生產(chǎn)灌裝。
第十步：
外貿部跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度，形成書(shū)面生產(chǎn)進(jìn)度表，由工廠(chǎng)如實(shí)填寫(xiě)，保證發(fā)貨期。在部分已生產(chǎn)貨物中，工廠(chǎng)提供船頭板，由外貿部寄給客戶(hù)確認，并保留郵寄單據。見(jiàn)附件5(生產(chǎn)進(jìn)度表)
第十一步：
將生產(chǎn)進(jìn)度表傳真給客戶(hù)方，敦促客戶(hù)提前匯款。
第十二步：
生產(chǎn)完成，填寫(xiě)驗貨通知單并且傳真給客戶(hù)準備驗貨。如需要特別認證或由驗貨機構驗貨，則驗貨通知單提前3日通知認證機構或驗貨機構。見(jiàn)附件6(驗貨通知單)
第十三步:
驗貨完畢，驗貨報告備傳真客戶(hù)結收貨款，出貨，出單證，整單結束。
一份較詳細的跟單流程
一、一份較詳細的跟單流程：
1.客戶(hù)詢(xún)盤(pán) ：
一般在客戶(hù)下perchase Order之前，都會(huì )有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細節上的了解。
2.報價(jià)：
業(yè)務(wù)部及時(shí)回復客人查詢(xún)，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠(chǎng)家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶(hù)做正式報價(jià)。
3.得到訂單：
經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶(hù)正式的訂單perchase Order。
4.下生產(chǎn)訂單：
得到客人的訂單確認后，給工廠(chǎng)下訂單，安排生產(chǎn)計劃。
5.業(yè)務(wù)審批：
業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實(shí)填寫(xiě)，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠(chǎng)的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷(xiāo)售訂單，交給部門(mén)進(jìn)程員跟進(jìn)。
6.下達生產(chǎn)通知：
業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿(mǎn)足下列情況可下達生產(chǎn)通知, 通知工廠(chǎng)按時(shí)生產(chǎn)：
(1)如果是L/C付款的客戶(hù)，通常是在交貨期前1個(gè)月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應業(yè)務(wù)員和 單證 員分別審查 信用證 ，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應立即請客人改證。
(2)如果是T/T付款的客戶(hù)，要確認定金已經(jīng)到賬。
(3)：如果是放帳客戶(hù)，或通過(guò)銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認。
7. 驗貨：
(1)在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。
(2)如果客人要自己或指定驗貨人員來(lái)驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶(hù)查貨并將查貨日期告知計劃部。
(3)如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。
8.制備基本文件:
工廠(chǎng)提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件(應由業(yè)務(wù) 跟單員 制作，交給 單證 員)。
9.商檢：
如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠(chǎng)下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠(chǎng)將來(lái)產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠(chǎng)辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10. 租船訂倉：
(1)如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款，通�？腿藭�(huì )指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠(chǎng)的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書(shū)面定倉通知(ING ORDER)，通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉紙。
(2)如果是由賣(mài)方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢(xún)船期，運價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認可的船公司。開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉，程序同上。
(3)如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉報關(guān)要求，等內容。
(4)向運輸公司定倉時(shí)，一定要傳真書(shū)面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。
11. 安排拖柜：
(1).貨物做好并驗貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜，裝柜。拖車(chē)公司應選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(cháng)期合作，以確保安全及準時(shí)。要給拖車(chē)公司傳真以下資料：定倉確認書(shū)/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專(zhuān)門(mén)聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車(chē)牌號、司機及聯(lián)系電話(huà)等 。
(2).傳真一份裝車(chē)資料給工廠(chǎng)，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉號、訂單號、車(chē)牌號以及司機聯(lián)系電話(huà)。
(3)要求工廠(chǎng)在貨柜離開(kāi)工廠(chǎng)后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠(chǎng)時(shí)間、實(shí)際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠(chǎng)裝柜后一定要記住上封條。
12.委托報關(guān)：
在拖柜同時(shí)將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時(shí)間(船截關(guān)前)。委托報關(guān)時(shí)，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數量，本公司的聯(lián)系人和電話(huà)等。
13. 獲得運輸文件：
(1)最遲在開(kāi)船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
(2)督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
(3)及時(shí)支付運雜費，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
14. 準備其他文件：
(1).商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
(2).FORMA原產(chǎn)地證書(shū)：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供 報關(guān)單 ，提單等文件。經(jīng)香港轉運的貨物，FORM A證書(shū)通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。
(3).一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿易促進(jìn)會(huì )辦理，要求低一些�？稍诎l(fā)貨之后不太長(cháng)的時(shí)間內補辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
(4).裝運通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內辦理。
(5).裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來(lái)的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
15.交單：
(1)采用L/C收匯的，應在規定的交單時(shí)間內，備齊全部 單證 ，并嚴格審單，確保沒(méi)有錯誤，才交銀行議付。
(2).采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
(3).如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16.業(yè)務(wù)登記：
每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢(xún)，統計等。
17.文件存檔：
所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.單證員平時(shí)應注意收集信息
運價(jià)變動(dòng)，船期，航線(xiàn)等信息，為業(yè)務(wù)員報價(jià)提供幫助。
二、外貿跟單操作流程
在外貿工作中，外貿跟單是非常重要的一環(huán)，接下來(lái)我為大家介紹一下外貿跟單操作流程：
一、業(yè)務(wù)員與外國客戶(hù)簽訂了購銷(xiāo)合同后，根據購銷(xiāo)合同的內容，按客戶(hù)的要求備貨，貨好后，聯(lián)系客戶(hù)，安排出貨。
二、如果做FOB貿易條款，根據客戶(hù)安排的貨代，聯(lián)系貨代，負責訂艙，填好booking form, booking form上面的shipper, consignee, port of loading, place of delivery, kind of packages,description of goods,Gross weight 務(wù)必填寫(xiě)清楚。如果是CNF或CIF條款，貨代是我們這邊安排，安排訂艙，出貨。
三、填寫(xiě)好booking form 后，等待貨代發(fā)S/O給你，拿到S/O后，聯(lián)系拖車(chē)，將S/O發(fā)給拖車(chē)，告訴拖車(chē)裝柜地址跟裝柜安排，同時(shí)從拖車(chē)那里拿柜號發(fā)給工廠(chǎng)，告訴工廠(chǎng)裝柜安排。
四、工廠(chǎng)裝好貨后，根據實(shí)際數量，報關(guān)出口，報關(guān)出口要備好裝箱單，發(fā)票，報關(guān)委托書(shū)，報關(guān)單，成交確認書(shū)，熏蒸證，商檢通關(guān)單（看出口的產(chǎn)品提交），將蓋章掃描件發(fā)給貨代或報關(guān)行安排報關(guān)就行了。
五、報關(guān)后，要向貨代提交提單補料，填寫(xiě)的內容就是起運港，目的港，發(fā)貨人，收貨人，通知人，柜號封簽，每個(gè)柜號對應的裝柜數量跟毛重。填寫(xiě)完后提交給貨代，一定要填寫(xiě)清楚哦，不能搞錯，如果是一次性補料的話(huà)，如果錯誤了會(huì )產(chǎn)生費用的。另外還有VGM,VGM=貨物毛重+柜重。
六、最后做清關(guān)需要的文件，有提單，裝箱單，發(fā)票，這些要備好，如果客人還需要其他的清關(guān)文件，如產(chǎn)地證，務(wù)必提前問(wèn)清楚客戶(hù)。資料與客人核對好就可以出正本，按客人要求安排寄出。
三．物料采購跟單的原因：
以下原因造成我們要對物料進(jìn)行跟催：
1、供應商方面的原因：由于供應商方面的原因造成交貨不及時(shí)，而使我們必須跟單的原因有：超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。
2、企業(yè)方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調查不足。所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō)清楚。價(jià)格的決定很勉強。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過(guò)遠的地方。
3、 溝通方面的原因：信息交換不及時(shí)。
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