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怎樣做有效的管理溝通
隨著(zhù)人類(lèi)社會(huì )的發(fā)展，產(chǎn)生了群體活動(dòng)和行為，從而產(chǎn)生了管理活動(dòng)或管理行為，而在一個(gè)群體中，要使每一個(gè)群體成員能夠在共同的目標下，協(xié)調一致地努力工作，就絕對離不開(kāi)溝通。溝通，是人類(lèi)活動(dòng)和管理行為中最重要的職責之一。因此，組織成員之間良好有效溝通是任何管理藝術(shù)的精髓。那么，管理溝通與企業(yè)文化究竟有什么關(guān)系，它們之間的區別何在，這也是需要澄清的問(wèn)題。關(guān)注的重點(diǎn)解決關(guān)鍵問(wèn)題企業(yè)文化精神信仰，思維方式和思想內容解決意識體系問(wèn)題管理溝通信息的傳播、傳播方式和傳播的效果解決傳達通暢性和效果問(wèn)題。
不重視溝通，這是企業(yè)管理人員經(jīng)常犯的一個(gè)錯誤，尤其是在中國企業(yè)中。企業(yè)管理人員，之所以犯這個(gè)錯誤，是因為他們受儒家文化的等級觀(guān)念影響太深，認為管理者與被管理者之間不能有太多的平等，沒(méi)有必要告之被管理者做事的理由。“民可使由之，不可使知之。”片面強調被管理者應無(wú)條件地服從，“理解的執行，不理解的也必須執行”。從而認為除了告之對方做什么、做到什么程度之外，再告之其它相關(guān)信息都是多余的。更不用說(shuō)就對方的態(tài)度、情感，通過(guò)溝通達成理解和認同。
沒(méi)有充分有效的溝通，下屬員工，不知道做事的意義，也不明白做事的價(jià)值，因而做事的積極性也就不可能高，創(chuàng )造性也就無(wú)法發(fā)揮出來(lái)。不知道為什么要做這個(gè)事，所以他也就不敢在做事的方式上進(jìn)行創(chuàng )新，做事墨守陳規，按習慣行事，必然效益低下。
相反，如果有比較充分而有效的溝通，在讓下屬員工明了他所作的工作的目標和意義、價(jià)值后，會(huì )倍增他們的工作熱情和主動(dòng)性。人們經(jīng)常用三個(gè)石匠打石頭的故事說(shuō)明，工作意義和價(jià)值本身對工作者的熱情和成效的影響。一個(gè)石匠，只是為了打石頭而打石頭，看不到自己工作的意義，因而感到打石頭工作苦不堪言，整天愁眉苦臉，疲憊萬(wàn)分;相反，另一個(gè)石匠，知道所打的石頭是要用到一個(gè)大教堂的建筑上去的，不僅沒(méi)有感到勞苦，而且一直保持著(zhù)充沛的精力和高昂熱情。他為自己能參與這樣一個(gè)千秋工程而自豪。
一個(gè)希望有所作為的管理人員，如果明了溝通與管理的關(guān)系，也就絕不會(huì )輕視管理溝通工作。
具體說(shuō)管理溝通有三大作用：
·它是保證下屬員工做好工作的前提。只有通過(guò)溝通讓下屬員工明白了他的工作目標要求、所要承擔的責任、完成工作后的個(gè)人利益之后，才能確知做什么、做到什么程度，自己選擇什么態(tài)度去做。
·它是啟發(fā)下屬員工工作熱情和積極性的一個(gè)重要方式。主管與下屬經(jīng)常就下屬所承擔的工作，以及他的工作與整個(gè)企業(yè)發(fā)展的聯(lián)系進(jìn)行溝通，下屬員工就會(huì )受到鼓舞，就會(huì )使他感覺(jué)到自己受到的尊重和他工作本身的價(jià)值。這也就直接給下屬帶來(lái)了自我價(jià)值的滿(mǎn)足，他們的工作熱情和積極性就會(huì )自然而然地得到提升。
·它是下屬員工做好工作的一個(gè)保障。只有通過(guò)溝通，主管才能準確、及時(shí)地把握下屬員工的工作進(jìn)展、工作難題，并及時(shí)為下屬工作中的難題的解決提供支持和幫助。這可有助于他的工作按照要求，及時(shí)、高質(zhì)量地完成，進(jìn)而保證整個(gè)單位、部門(mén)，乃至整個(gè)企業(yè)的工作協(xié)調進(jìn)行。
正是從這個(gè)意義上講，有效的溝通是提高企業(yè)組織運行效益的一個(gè)重要環(huán)節。實(shí)現管理溝通規范化，也就是通過(guò)把一種高效、科學(xué)的溝通技巧和方法作為一種管理人員的具體管理行為規范確立下來(lái)，讓每個(gè)管理人員都遵照執行。
那么怎樣才能做到有效溝通呢?
首先溝通的方式?jīng)Q定了溝通的結果
這里有一個(gè)故事，靈隱寺里的兩個(gè)和尚想在早上放風(fēng)休息時(shí)間(靜心時(shí)間)抽根煙，但寺里是禁止抽煙的，兩人商量后決定向師傅申請批準，一個(gè)和尚進(jìn)去后灰頭土臉的出來(lái)了，另一個(gè)和尚進(jìn)去出來(lái)后就取出香煙愜意的抽上了，他的同伴很納悶，就問(wèn)：“師傅同意了?”，這個(gè)和尚反問(wèn)到：“你進(jìn)去是怎么說(shuō)的?”，和尚說(shuō)：“我就問(wèn)，師傅，在靜心的時(shí)候可不可以抽煙?結果被師傅罵了一頓。”“我進(jìn)去后是這么問(wèn)的，師傅，抽煙的時(shí)候可不可以靜心?師傅說(shuō)當然可以了。”同一件事，溝通的方式不一樣，結果就截然不同。溝通無(wú)時(shí)不在，溝通無(wú)處不在，我們是否應該反思一下，我們日常的各種溝通的方式、溝通的習慣是否符合建設性溝通的原則，是否能夠達到預期的溝通效果呢?很多事情做不成，不是事情本身有問(wèn)題，而是溝通的方式出了問(wèn)題。
其次自我溝通，敢于承認自己是問(wèn)題所在
許多企業(yè)都存在這樣的現象，開(kāi)會(huì )時(shí)領(lǐng)導提個(gè)問(wèn)題，下面很少有人會(huì )主動(dòng)回答;而原本同事間對某件事情正在熱烈的討論，只要領(lǐng)導一出現，馬上都安靜下來(lái)，領(lǐng)導一走就又議論紛紛，所有很多領(lǐng)導也很煩惱：下屬怎么不理我?當然下屬也有下屬的困惑：領(lǐng)導怎么不理我?那么問(wèn)題究竟是在上級身上還是在下屬身上呢。魏江教授通過(guò)援引身邊的幾個(gè)小例子讓我們豁然開(kāi)朗：關(guān)鍵在于自我溝通，要敢于承認自己是問(wèn)題的所在。下屬為什么不愿意與上級溝通，是因為溝通的時(shí)間、地點(diǎn)、思維、方式等存在問(wèn)題，越是溝通雙方越難受，這樣的情況下多溝通還不如不溝通。因此，領(lǐng)導在與下屬溝通時(shí)要注意一些細節，這些細節反映出了領(lǐng)導對溝通的一些理念。如，溝通時(shí)是否可以不接電話(huà);雙方的座位是否可以更平等一些;更加真實(shí)的把自己的想法與下屬交流等。
再次，溝通理念：轉變心智模式最重要
溝通技能的提升，提升溝通中外在的可塑造的方式方法，根本上是要改變自己的價(jià)值觀(guān)，轉變自己的心智模式。我們知道，行為是由知識決定的，知識是由獲取知識的方式方法決定的，而獲取知識的方法是由態(tài)度、價(jià)值觀(guān)決定的，最后都是由人的心智模式?jīng)Q定的。比如，領(lǐng)導與下屬在交流過(guò)程中電話(huà)接不接的問(wèn)題，靠強迫是沒(méi)有用的，要讓他轉變觀(guān)念，認識到電話(huà)一接是自己的某種陋習在起作用，是一個(gè)人的素質(zhì)問(wèn)題，這樣才會(huì )自覺(jué)的處理好這個(gè)問(wèn)題。再比如，下屬沒(méi)有把事情辦好，領(lǐng)導要認識到根子在上面，這就是心智模式。做一個(gè)優(yōu)秀的管理者，就要從心智模式層面去梳理溝通的價(jià)值和意義，這樣才能取得良好的效果。人都是有感情的，溝通是最有效的激勵方式。各級管理人員若都能與員工平等的做在沙發(fā)上，手機響了也不接，誠心的談個(gè)十五分鐘，做一個(gè)愿景設計者、一名激勵者，員工會(huì )感激一輩子。而現實(shí)中，我們很少這么去做，真的是因為忙嗎，不是的，是因為理念問(wèn)題，心智模式問(wèn)題。溝通能夠創(chuàng )造舒適的人際關(guān)系，溝通能夠讓我們去挖掘工作的意義和快樂(lè )，因此轉變我們的心智模式，是提升溝通水平和溝通效果的最重要的一個(gè)任務(wù)。
最重要的溝通策略就是換位思考
組織內部的人員往往具有不同的背景、價(jià)值觀(guān)，會(huì )發(fā)生各種各樣的沖突。人們對于信息也會(huì )基于以下原因進(jìn)行加工和選擇，一是該信息對我沒(méi)有壞處或有好處，二是改造成上面喜歡聽(tīng)的。因此，內部的信息經(jīng)過(guò)一層層的傳遞就變了味，這就是組織內部溝通的障礙和風(fēng)險。解決的方法就是要站在對方的角度來(lái)思考，即“換位思考”，要主動(dòng)去思考對方的思想、觀(guān)點(diǎn)、情感、態(tài)度，也就是他是怎樣來(lái)思考這個(gè)問(wèn)題的。我們要讓換位思考滲透到溝通的具體策略中，即在信息的組織安排中去換位;在對自己的自我定位中去換位;要考慮怎樣去照顧對方的情感。
基于客觀(guān)信息的策略要考慮信息的完全性和具體性。完全性就是溝通者傳遞信息和受眾接受信息相等，因此要識別對方與自身在背景、觀(guān)點(diǎn)、態(tài)度、地位、經(jīng)歷等方面的差距。具體性就是要運用具體、明確、活潑、生動(dòng)的溝通語(yǔ)言而不是含糊乏味的語(yǔ)言。
基于主體定位的策略要考慮到誠信倫理和積極傾聽(tīng)等要素。真誠與信譽(yù)是最有效的建設性溝通武器，誠信是領(lǐng)導者的品格，誠信是領(lǐng)導力的源泉。積極傾聽(tīng)就要做到認知雙向溝通重要性，要從肯定對方立場(chǎng)傾聽(tīng)，要克服先驗意識和心智模式，要給對方以及時(shí)適當的反應。
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