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會(huì )計電算化系統初始化應該注意的問(wèn)題
系統初始化是會(huì )計電算化的第一步，但是系統初始化時(shí)會(huì )出現很多的問(wèn)題。你知道會(huì )計電算化系統初始化時(shí)應該注意的問(wèn)題有哪些嗎?下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的會(huì )計電算化系統初始化時(shí)應該注意的問(wèn)題。歡迎閱讀。
背景知識：
賬務(wù)處理軟件系統是會(huì )計電算化軟件系統的核心模塊，商品化的賬務(wù)系統通常由以下部分組成：系統初始化、記賬憑證輸入、記賬結賬、賬簿處理、報表處理等幾個(gè)部分。要使賬務(wù)處理軟件能夠正常運行，必須首先完成系統的初始化，也就是建賬。
賬務(wù)處理軟件建賬是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建賬之前，會(huì )計科目還沒(méi)有設立，前期各科目的余額和發(fā)生額也無(wú)法輸入，所以建賬是賬務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟。系統軟件的初始化也是賬務(wù)軟件使用中一次性的工作，系統初始化過(guò)程中設定的會(huì )計科目代碼結構及一些參數在結束建賬后即無(wú)法修改，系統初始化的質(zhì)量對賬務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響，所以系統軟件的初始化設置也是非常重要的。實(shí)際工作中，有不少會(huì )計軟件用戶(hù)因為初始化的不恰當而嚴重影響了系統的使用效率和質(zhì)量。本文從初始數據收集、科目設置、數據錄入、環(huán)境設定等幾個(gè)方面談?wù)勏到y初始化。
1 數據收集系統
初始化需要收集手工賬中的會(huì )計科目和各科目的余額，如從年度中間開(kāi)始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預先從手工賬中整理出各級科目的名稱(chēng)、層次、余額、發(fā)生額。
在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸入的數據的準確、順利。
2 科目設置中應注意的問(wèn)題
建賬時(shí)要將收集到的會(huì )計科目加入軟件系統，建立賬務(wù)系統的會(huì )計科目體系。一般在建立賬套的同時(shí)，電算化軟件會(huì )根據你所選擇的單位性質(zhì)，按照會(huì )計規則默認安裝一套會(huì )計科目。這些會(huì )計科目大都是總賬科目，一般會(huì )滿(mǎn)足單位的需要，不用再自行手工建立，但是各單位的會(huì )計核算的區別較大，明細科目還需要自己根據本單位會(huì )計核算的需要分別建立。在電算化賬務(wù)系統中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會(huì )計科目外，還要為每一個(gè)會(huì )計科目加入一個(gè)編碼，另外還需要注意科目的性質(zhì)、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進(jìn)行輔助核算方面的設置會(huì )計電算化初始化注意的內容會(huì )計電算化初始化注意的內容。在設定會(huì )計科目時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題：
2.1 科目的設置要規范。財政部已制定的各行業(yè)會(huì )計制度中都系統地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱(chēng)和科目編碼在設定總賬科目編碼時(shí)必須符合財政部門(mén)制定的會(huì )計制度中的有關(guān)規定，設立明細科目編碼除會(huì )計制度有規定的以外，應該按上級主管部門(mén)和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的規范系統性和統一性。尤其是集團公司，科目的名稱(chēng)、代碼等一定要做到規范統一。
2.2 科目的設置要簡(jiǎn)潔在滿(mǎn)足管理要求和適合計算機處理的前提下，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應當避免那些冗長(cháng)而又無(wú)用的科目影響日常工作的效率。
2.3 科目設置中應該考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和會(huì )計核算的進(jìn)步，注意科目的擴展性會(huì )計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結構就無(wú)法改變。修改結構只能通過(guò)重新建賬實(shí)現，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細科目的代碼長(cháng)度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個(gè)數來(lái)確定的，例如，假設“應收賬款”通常以客戶(hù)或單位為來(lái)設置明細科目，明細科目的數量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(cháng)難以滿(mǎn)足要求，要增至三位甚至更長(cháng)，由于同級科目必須使用等長(cháng)的科目編碼，其他二級科目也要使用三位或更長(cháng)的科目編碼先按客戶(hù)所屬地區分類(lèi)，設置二級明細。如果設定的分段代碼位數較長(cháng)而絕大多數上級科目所包含的明細科目個(gè)數不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢必會(huì )受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設置中便需要一些技巧，一般的會(huì )計軟件會(huì )提供一定的輔助核算的功能，可以將這類(lèi)科目的輔助核算的性質(zhì)設置為“往來(lái)核算”，將往來(lái)單位作為輔助核算的明細項進(jìn)行核算，這樣既減少了明細科目的設置，又增加了往來(lái)核算的明晰性與靈活性。如果不想采用輔助核算可將明細科目先分類(lèi)，按分類(lèi)設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如“應收賬款”總賬科目下細科目，然后再按客戶(hù)名稱(chēng)設置三級明細科目。
3 初始數據的錄入
工作中應注意的問(wèn)題完成科目設置的工作后，即可將各科目余額輸入系統，根據系統啟用的月份不同，原始數據的錄入也有區別。賬務(wù)系統在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。
如果賬務(wù)系統在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統之前各月的累計發(fā)生額，這是為會(huì )計報表所準備的數據，如不輸入累計發(fā)生額，由于會(huì )計數據缺乏連續性，在以后的查詢(xún)及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統將無(wú)法提供正確的數據。但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢(xún)以前月份的賬戶(hù)的明 細時(shí)，還是不能得到結果，為了解決這個(gè)問(wèn)題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法;另一種方法適用于更換財務(wù)軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過(guò)去使用的軟件的數據轉出來(lái)，再導入到新的軟件系統中，這樣做可能會(huì )存在一定的風(fēng)險，丟失某些數據�？傊�，在會(huì )計年度中間實(shí)施會(huì )計電算化，數據的初始所涉及的問(wèn)題較多，應盡量在會(huì )計年度的開(kāi)始或者是結尾，來(lái)更換財務(wù)軟件。
初始余額發(fā)生額數據錄入完成以后，軟件會(huì )自動(dòng)地核對總賬與明細賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關(guān)系，但是對這個(gè)步驟不要掉以輕心，急于進(jìn)行日常的工作，應該將錄入的數據與手工賬之間進(jìn)行仔細核對，確認二者之間無(wú)誤后再進(jìn)行日常的操作。原因是大多數軟件在錄入憑證后，初始的余額便無(wú)法改動(dòng)，當使用一段時(shí)間后再發(fā)現初始的數據有錯誤，便沒(méi)有辦法改動(dòng)，只能用調整憑證進(jìn)行調整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套，重新初始化。
4 報表初始化的過(guò)程中應注意的問(wèn)題
會(huì )計報表是會(huì )計工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節，在會(huì )計軟件中通常都預置了通用的會(huì )計報表，但除通用會(huì )計報表外，單位一定還需要其他報表，這些報表是無(wú)法預置的，需要重新設定。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類(lèi)數據，一類(lèi)是固定的表項目，另一類(lèi)是變動(dòng)的數值性數據。數值性數據須設置取數公式，從賬薄、其他報表中取來(lái)，隨賬薄中的數據變化而變化。但是取數公式的格式在不同的會(huì )計軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會(huì )計軟件所屬的用戶(hù)操作手冊。在定義報表的過(guò)程中，需要用到很多函數，財務(wù)人員一般不容易掌握。因此在初始化的過(guò)程中，這一項工作一般由軟件公司的項目實(shí)施人員與單位的財務(wù)人員來(lái)共同完成。定義完報表以后還應該注意報表的校驗公式的定義，校驗報表內部、報表之間的勾稽關(guān)系，避免出現一些低級的錯誤。
5 初始化工作應注意的其他問(wèn)題
完成以上操作后，即可進(jìn)入日常的賬務(wù)處理，如輸入、修改、審核、打印記賬憑證、查賬、打印輸入賬簿等工作會(huì )計電算化初始化注意的內容會(huì )計電算化。但系統初始化時(shí)還應注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
5.1 新增操作員要注意自行輸入密碼系統會(huì )預設一個(gè)操作員，通常取名為SYSTEM或MANAGER 之類(lèi)，這也是系統中權限最高的系統管理員，正式啟用系統時(shí)應將該用戶(hù)名更改為系統管理員，并加上密碼。如需要上機操作的會(huì )計不只一個(gè)，則應增加操作員，并為每個(gè)用戶(hù)確定相應的權限，新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入，以便分清責任。
5.2 要注意充分利用自動(dòng)轉賬憑證功能自動(dòng)轉賬憑證設置雖不是一個(gè)必選項，但利用自動(dòng)轉賬功能無(wú)疑能提供極大的便利
在單位的會(huì )計業(yè)務(wù)中，常有固定對應關(guān)系的記賬憑證，且其數據來(lái)源于已輸入系統的記賬憑證。如每月均需結轉的損益類(lèi)科目，在月末所有收入、成本費用憑證輸入、登記入賬后，須匯總結轉至類(lèi)似本年利潤一類(lèi)的科目，自動(dòng)轉賬憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)生成一張轉賬憑證。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數設置，包括轉出科目和轉入科目，以及匯總數據的性質(zhì)(余額、發(fā)生額)，注意轉出科目可設置多個(gè)，但轉入科目只能設一個(gè)。
總之，會(huì )計電算化的初始工作是一項技術(shù)性較強的，涉及方面較廣泛的，內容較復雜的工作。只有在會(huì )計電算化的初始工作中注意上面所提到的問(wèn)題，高質(zhì)量地完成初始化工作，才能避免在今后的工作中走不必要的彎路，才能最大地發(fā)揮軟件的功能。
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