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如何發(fā)揮ERP系統中的財務(wù)監控職能
ERP,是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎數據、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統。ERP系統運用信息技術(shù)將企業(yè)的資金流、物資流、信息流進(jìn)行有效的集成,使其協(xié)調運作,從而實(shí)現整個(gè)系統工作績(jì)效的最優(yōu)化,其核心的管理理念就是實(shí)現對企業(yè)整個(gè)供應鏈的有效管理。下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的如何發(fā)揮ERP系統中的財務(wù)監控職能的知識,歡迎閱讀。
所謂ERP系統的管理理念與特點(diǎn)
(一)一體化管理的特點(diǎn)
在傳統的企業(yè)管理中,采購、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財務(wù)、人力資源等幾個(gè)關(guān)鍵的企業(yè)行為相對獨立,各有各的管理方式與系統,相互之間的信息用人工的方式進(jìn)行傳遞,這就造成了信息的重復處理,甚至人為造成信息的不一致性,降低了效率,浪費了資源。而ERP系統提供了一個(gè)統一的平臺,有效整合了企業(yè)行為中的各環(huán)節,其信息的傳遞是線(xiàn)性的,從訂單到利潤的實(shí)現。形成了一體化管理,從而有效地調動(dòng)了企業(yè)資源,提高了管理效率。
(二)適應企業(yè)多種生產(chǎn)方式的特點(diǎn)
企業(yè)的生產(chǎn)方式是多種多樣、富有個(gè)性的。一套好的管理軟件不僅體現先進(jìn)的管理理念,還能適應企業(yè)多種生產(chǎn)方式,引導企業(yè)適應市場(chǎng)變化。ERP系統支持對混合型生產(chǎn)方式的管理,其管理思想主要表現在兩個(gè)方面:其一是“精益生產(chǎn)”的思想。即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織常規生產(chǎn),通過(guò)流程再造,消除不合理的環(huán)節,提高企業(yè)常規生產(chǎn)效益;其二是“敏捷制造”的思想。是指特定情況下非常規生產(chǎn),通過(guò)特定的流程,有效調集企業(yè)資源,體現企業(yè)對市場(chǎng)的反應速度。
(三)充分體現了事先計劃與事中控制的特點(diǎn)
ERP系統通過(guò)一體化管理,使企業(yè)管理者能實(shí)時(shí)了解生產(chǎn)各環(huán)節資源使用情況,通過(guò)計劃管理進(jìn)行事先計劃與事中控制。系統中的計劃體系主要包括生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷(xiāo)售執行計劃、利潤計劃、財務(wù)預算和人才交流計劃等,這些計劃功能與價(jià)值控制功能已完全集成到整個(gè)供應鏈系統中,并通過(guò)定義事務(wù)處理相關(guān)的會(huì )計核算科目與核算方式,在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì )計核算分錄,保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性,從而實(shí)現了可根據財務(wù)資金現狀,追溯資金的來(lái)龍去脈,并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng),改變了資金信息滯后于物料信息的狀況,便于實(shí)現事中控制和實(shí)時(shí)做出決策。
(四)強調管理環(huán)節中協(xié)調作用的特點(diǎn)
ERP系統的計劃、事務(wù)處理、控制與決策等功能都是在整個(gè)供應鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現的,它要求在每個(gè)流程業(yè)務(wù)處理過(guò)程中最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的工作潛能與責任心,流程與流程之間則強調人與人之間的合作精神,以便在有機組織中充分發(fā)揮每個(gè)人的主觀(guān)能動(dòng)性與潛能,進(jìn)而有效實(shí)現企業(yè)管理中信息的橫向傳遞,減少信息傳遞的中間環(huán)節。使企業(yè)管理由層層管理的“高聳式”組織結構向管理者直接面對作業(yè)層的“扁平式”組織機構轉變,提高企業(yè)對市場(chǎng)動(dòng)態(tài)變化的響應速度。
ERP系統給企業(yè)財務(wù)工作帶來(lái)的變化
在ERP系統中,財務(wù)管理是核心環(huán)節,企業(yè)所有環(huán)節產(chǎn)生的信息最終都要通過(guò)財務(wù)管理進(jìn)行集成,企業(yè)經(jīng)營(yíng)的成果也在這個(gè)環(huán)節體現,ERP系統賦予財務(wù)管理環(huán)節以更多的管理與監督的職能。
(一)對于財務(wù)憑證的處理
在ERP系統中,企業(yè)財務(wù)信息的來(lái)源發(fā)生了變化,由于各業(yè)務(wù)模塊分散在各業(yè)務(wù)環(huán)節中,比如采購模塊由采購部門(mén)使用,庫存模塊由倉儲部門(mén)使用,銷(xiāo)售模塊由銷(xiāo)售部門(mén)使用,而總賬、往來(lái)賬模塊則由財務(wù)部門(mén)使用,各模塊使用者通過(guò)一種環(huán)環(huán)相扣的方式形威最終的集成信息,而一些財務(wù)信息在業(yè)務(wù)操作時(shí)就已形成。比如在采購流程中,發(fā)出訂單時(shí)不產(chǎn)生會(huì )計信息,驗收入庫時(shí)則通過(guò)對采購信息的匹配自動(dòng)生成標準成本會(huì )計分錄。在傳統信息處理方式下。要等到材料入庫、驗收、財務(wù)部門(mén)核對供應商發(fā)票并登錄賬薄后才能了懈材料的進(jìn)、出、存等情況,而在ERP系統處理中,每一個(gè)環(huán)節業(yè)務(wù)的處理都有相應的信息形成,并可以隨時(shí)檢索使用。傳統的企業(yè)財務(wù)信息處理系統,無(wú)論是一級核算還是二級核算模式,最終的財務(wù)信息、會(huì )計憑證、會(huì )計分錄等都是由財務(wù)部門(mén)制作而在ERP處理背景下,財務(wù)信息的來(lái)源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸,財務(wù)部門(mén)所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節處理的準確性、及時(shí)性,并進(jìn)行修訂。
(二)ERP系統中的計劃系統給全面預算管理提供了業(yè)務(wù)平臺
預算作為管理層設定的對未來(lái)一個(gè)時(shí)期戰略規劃的數量表述,可以促使計劃的編制和執行,促進(jìn)組織內部的溝通與協(xié)調,是保證企業(yè)沿著(zhù)正確方向運行的重要手段。ERP系統中有完整的計劃體系,而且這些計劃功能與價(jià)值控制已完全集成在整個(gè)系統中,系統對計劃執行費用的預測與控制,為企業(yè)實(shí)行全面預算管理提供了依據。
(三)ERP系統的流程化管理給財務(wù)的監督功能的有效發(fā)揮提供了可能
ERP系統中的一體化管理方式使得財務(wù)信息的來(lái)源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸,財務(wù)部門(mén)所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節處理的準確性、及時(shí)性,財務(wù)人員可利用ERP系統及時(shí)抽取企業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節運行數據。這就給財務(wù)監督工作向事前和過(guò)程控制轉變提供了可能,例如生產(chǎn)計劃的總量控制、項目管理的預算控制、采購環(huán)節的價(jià)格監督和使用環(huán)節的資金來(lái)源控制等等。
充分發(fā)揮ERP系統財務(wù)監督的作用
(一)建立企業(yè)完善的全面預算管理體系
全面預算管理是將企業(yè)的決策目標及其資源配置以預算的方式加以量化,并使之得以實(shí)現的企業(yè)內部管理活動(dòng)或過(guò)程的總稱(chēng)。全面預算反映的是企業(yè)未來(lái)某一特定期間(一般不超過(guò)一年或一個(gè)經(jīng)營(yíng)周期)的全部生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的財務(wù)計劃。實(shí)施企業(yè)全面預算管理,是把企業(yè)的經(jīng)濟運行看成一個(gè)整體,以企業(yè)的目標利潤為主線(xiàn),使整個(gè)預算管理活動(dòng)圍繞目標利潤展開(kāi),通過(guò)“分散權責,集中監督”來(lái)有效配置企業(yè)資源,提高生產(chǎn)效率,實(shí)現企業(yè)目標。實(shí)施全面預算管理。促進(jìn)了企業(yè)內部各部門(mén)間的合作與交流,減少了相互間的;中突與矛盾,也促進(jìn)了企業(yè)計劃工作的開(kāi)展與完善,降低了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險與財務(wù)風(fēng)險。同時(shí),預算為業(yè)績(jì)評價(jià)提供了標準,便于對各部門(mén)實(shí)施量化的業(yè)績(jì)考核和獎懲,也方便了對員工的激勵與控制。
在ERP系統中。企業(yè)預算管理是企業(yè)資源配置的體現,是企業(yè)人行為流程管理的主線(xiàn),也是進(jìn)行過(guò)程監督的主要依據。建立企業(yè)全面預算管理體系,應以企業(yè)整體為目標,全面剖析企業(yè)資金流。對企業(yè)資金來(lái)源、使用方向等進(jìn)行合理的分解與歸并。根據企業(yè)實(shí)際情況建立企業(yè)資金管理的“WBS”(是英文Work Breakdown Structure的縮寫(xiě),中文的意思是“工作分解結構”),進(jìn)行標準化管理,使企業(yè)全面預算管理真正發(fā)揮控制與監督的作用。以預算的合理性、準確率為抓手,能預控企業(yè)的經(jīng)營(yíng)行為,降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險。
(二)根據ERP系統進(jìn)行財務(wù)工作的過(guò)程重組與再造
ERP系統的實(shí)施,使財務(wù)信息的來(lái)源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸,減少了財務(wù)人員直接處理憑征的業(yè)務(wù)量。而保證會(huì )計及其他信息的及時(shí)性、完整性,減少誤操作對信息造成的不良影響成為財務(wù)會(huì )計人員的一項新的工作。財務(wù)人員應及時(shí)調整工作重點(diǎn),對傳統的工作模式進(jìn)行再造,明確新的工程流程和業(yè)務(wù)控制點(diǎn),規范資金、物資需求的申報等。充分利用系統提供的信息,對企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程各階段上傳的信息進(jìn)行加工分析,及時(shí)對企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中物流與資金流進(jìn)行控制與反映。
(三)規范企業(yè)信息來(lái)源并確保信息的正確、有效
數據管理是ERP系統能否發(fā)揮其效率的關(guān)鍵,作為ERP系統核心環(huán)節的財務(wù)對數據的要求更為嚴格。在傳統管理中,財務(wù)數據處理是財務(wù)部門(mén)份內的事,而在ERP系統中全過(guò)程的數據都可能對財務(wù)數據處理產(chǎn)生影響。為了確保財務(wù)數據的正確、有效,應對數據產(chǎn)生的關(guān)鍵環(huán)節進(jìn)行監督與控制:利用預算管理對企業(yè)的資金流動(dòng)進(jìn)行合理分類(lèi),利用財務(wù)憑證對數據的有效性進(jìn)行核對和對物資的采購與領(lǐng)用進(jìn)行規范,利用企業(yè)財務(wù)報表對企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率、企業(yè)運轉狀況進(jìn)行反映,從而實(shí)現對企業(yè)管理全過(guò)程進(jìn)行監督與控制。
(四)利用ERP系統建立企業(yè)動(dòng)態(tài)績(jì)效監控系統
ERP的應用,為企業(yè)提供了豐富的管理信息。如何用好這些信息并在企業(yè)管理和決策過(guò)程中真正起到作用,是衡量ERP應用成功的一個(gè)標志。在ERP系統完全投入實(shí)際運行后,企業(yè)應根據管理需要,利用ERP系統提供的信息資源設計出一套動(dòng)態(tài)監控管理績(jì)效變化的報表體系。以及時(shí)反饋和糾正管理中存在的問(wèn)題。這項工作,一般是在ERP系統實(shí)施完成后由企業(yè)設計完成。利用ERP系統提供的信息資源建立起自己的績(jì)效監控系統,不僅為企業(yè)管理和決策提供數據支持,同時(shí)也能監督、完善ERP系統的規范運行。
總之,ERP系統充分體現了先進(jìn)的現代管理理念,是一套規范的、有效的企業(yè)管理工具,它的有效運轉將給企業(yè)帶來(lái)無(wú)法估量的效益。處于系統核心環(huán)節的財務(wù)部門(mén),其職能的有效發(fā)揮將對系統的成功實(shí)施起著(zhù)舉足輕重的作用。
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