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會(huì )計電算化記賬方法分析
在電算化會(huì )計信息系統中，電子賬套是由相互關(guān)聯(lián)的一系列財務(wù)數據庫文件組成的集合體。所有的會(huì )計數據和會(huì )計信息都必須以數據庫文件的形式存在，例如未記賬憑證和已記賬憑證就分別存儲在“臨時(shí)憑證庫文件”和“正式憑證庫文件”之中。在電子賬套中，記賬是一項最為關(guān)鍵的數據處理功能，是憑證數據在不同數據庫文件之間的自動(dòng)傳遞和更新，不再是手工會(huì )計對憑證數據在賬簿上的重復轉抄。而現行的各種會(huì )計軟件中具有的模擬記賬、實(shí)時(shí)記賬、成批記賬、跨月記賬和恢復記賬幾種功能又是記賬過(guò)程發(fā)生這一根本性變化的前提和基礎。
一、電算會(huì )計的實(shí)時(shí)記賬方法
實(shí)時(shí)記賬是指電子賬套中的記賬憑證不經(jīng)審核就能直接記賬。對于新增的記賬憑證，一旦保存就會(huì )立即記賬，所以實(shí)時(shí)記賬每次只能登記一張憑證。從實(shí)時(shí)記賬的實(shí)質(zhì)來(lái)看，憑證處理過(guò)程不僅省略了審核簽字這道手續，還將憑證記賬和保存這兩個(gè)過(guò)程合二為一。這樣一來(lái)，凡是進(jìn)入電子賬套的記賬憑證都是已記賬憑證，不需經(jīng)過(guò)“臨時(shí)憑證庫文件”就直接存儲在“正式憑證庫文件”之中，制單人也就成為已記賬憑證中會(huì )計數據的最終責任人。這種記賬的關(guān)鍵是能夠對在結賬過(guò)程中(有的會(huì )計軟件在結賬模塊中嵌套了機制憑證功能) 自動(dòng)生成的機制憑證進(jìn)行實(shí)時(shí)記賬，從而不中斷整個(gè)結賬過(guò)程并能連續期末機制憑證。實(shí)時(shí)記賬雖然流程簡(jiǎn)單、操作方便，但由于不對記賬憑證進(jìn)行審核簽字，而有悖于會(huì )計人員相互制約的原則和要求，同時(shí)對錯誤憑證只能進(jìn)行有痕跡修改而不能徹底刪除。大家知道，記賬憑證是電子賬套處理會(huì )計數據的起點(diǎn)，用戶(hù)只有充分利用會(huì )計軟件提供的自動(dòng)審核和人工審核功能共同對記賬憑證進(jìn)行全面的審核，才能保證電子賬套中會(huì )計信息的正確性和可靠性。為此，建議現行會(huì )計軟件改版升級時(shí)對這種記賬功能加以改進(jìn)。
二、電算會(huì )計的模擬記賬方法
模擬記賬可以使用戶(hù)預先就知道電子賬套中所有未記賬憑證在正式記賬之后的數據結果，所以又被稱(chēng)為預記賬。由于模擬記賬針對的是未記賬憑證，因此保存在“臨時(shí)憑證庫文件”中的所有憑證，不論其是否已經(jīng)審核簽字，是本月還是上月的，也不管是哪個(gè)操作員填制的，都可以進(jìn)行模擬記賬。模擬記賬的結果只能供用戶(hù)臨時(shí)瀏覽查看，而不能在電子賬套中長(cháng)久保存和調用，這和具有轉移憑證、傳遞數據和更新數據三大功能的正式記賬不同。這樣，通過(guò)模擬記賬的憑證仍然屬于未記賬憑證而繼續保存在“臨時(shí)憑證庫文件”之中，這正是有的會(huì )計軟件(例如安易軟件)將模擬記賬功能與未記賬憑證的其它操作模塊集成在同一個(gè)主菜單中的原因所在。雖然模擬記賬沒(méi)有真正處理未記賬憑證中的數據，但這一記賬功能卻能夠對未記賬憑證進(jìn)行及時(shí)匯總和試算平衡，防止錯制、重制和漏制憑證，而且有助于實(shí)現預算控制和賬簿記賬前后的對照分析等工作。
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