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商務(wù)秘書(shū)關(guān)于打電話(huà)的禮儀
打電話(huà)是人們在現代社會(huì )日常生活中的一項重要的溝通手段，而接打電話(huà)有一些必須注意的禮儀。比如說(shuō)掛電話(huà)，就有小小的學(xué)問(wèn)。下面一起和小編了了解一下吧!
打電話(huà)誰(shuí)先掛
一般來(lái)說(shuō)，上下級或長(cháng)輩與晚輩之間通話(huà)時(shí)，按照禮儀，應由上級或長(cháng)輩先掛斷電話(huà)。如果是同事或朋友之間打電話(huà)，那么誰(shuí)先撥叫對方就由誰(shuí)先掛斷。
選好打電話(huà)的時(shí)機
在打電話(huà)時(shí)，如果尊重對方，禮貌熱情，會(huì )給對方良好的印象。通話(huà)應選擇恰當的時(shí)間，無(wú)緊急情況，一般，白天應在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后)，夜間則在21 點(diǎn)以前，以免打擾他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話(huà)。一般通話(huà)時(shí)間以3～5分鐘為宜，盡量提高通話(huà)效率，減少占用時(shí)間。
使用電話(huà)應做好充分的準備。通話(huà)以前，應對談話(huà)內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話(huà);電話(huà)機旁應備有記事簿，以免需要記錄時(shí)忙亂而耽擱對方的時(shí)間。
向外打電話(huà)時(shí)，應記準電話(huà)號碼，以免打錯。如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通后，首先應說(shuō)“你好!”然后迅速通報自己的單位，必要時(shí)還應報上自己的姓名;再告訴接電話(huà)的人你要找的是誰(shuí)：“請麻煩您找一下××先生聽(tīng)電話(huà)，謝謝。”如對方答應找人后，應手持聽(tīng)筒靜候，不要在此時(shí)離開(kāi)或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時(shí)，切不可當即掛斷，而應當說(shuō)“謝謝，打擾了!”或請對方幫助傳達：“如果可以的話(huà)，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝;如果要找的人接電話(huà)，應先致以簡(jiǎn)短的禮貌的問(wèn)候，而后進(jìn)入正式談話(huà)。
打電話(huà)通話(huà)態(tài)度
有專(zhuān)家指出，應當在企業(yè)中發(fā)展一種“電話(huà)文化”，即要每一位職員都培養一種把每次電話(huà)都看作是一項潛在生意的態(tài)度，其基本要求就是要做到殷勤備至，并認為這將對提高企業(yè)效益產(chǎn)生重大影響。其實(shí)，各級國家行政機關(guān)同樣也應當培養這種“電話(huà)文化”，使各級公務(wù)員都能在通話(huà)中對通話(huà)對象表現出足夠的耐心、細致、周到和熱情。
(一)耐心撥打
撥打電話(huà)時(shí)，要沉住氣，耐心等待對方接電話(huà)。一般而言，至少應等鈴聲響過(guò)6遍，或是大約半分鐘時(shí)間，確信對方無(wú)人接聽(tīng)后才可以?huà)鞌嚯娫?huà)。切勿急不可待，鈴響未過(guò)3遍，就斷定對方無(wú)人而掛斷電話(huà);也不可響兩三下后就掛斷重撥，如此循環(huán)往復，似與對方“捉迷藏”，讓人把握不定;更不可在接通電話(huà)后埋怨對方，或在鈴響之時(shí)心急火燎地念念有詞，責怪對方。
(二)勤于接聽(tīng)
基層公務(wù)員應當勤于接聽(tīng)，電話(huà)鈴一響，就應即刻中止手中的工作，拿起記錄的紙筆，及時(shí)做好接電準備。切不可故意讓鈴聲響幾遍再慢吞吞、懶洋洋地伸手去接，否則既怠慢對方，同時(shí)也妨礙了他人的正常工作。接電話(huà)也不宜過(guò)于迅速，鈴響一遍后就立即接聽(tīng)，會(huì )給對方以唐突之感。
接電話(huà)的最佳時(shí)機，應當是鈴響兩遍或三遍后，因為此時(shí)雙方都已做好了通話(huà)的準備。如果確有重要原因而耽誤了接電話(huà)，則務(wù)必向對方解釋一下，并表示歉意。
須說(shuō)明的一點(diǎn)是，基層公務(wù)員最好能培養自己較強的聽(tīng)辯能力，熟悉與自己有著(zhù)較多聯(lián)系的同志的聲音，一拿起話(huà)筒就能立刻聽(tīng)出對方的聲音并直呼其名，這樣會(huì )給對方留下很好的印象，有利于進(jìn)一步交流與溝通。
(三)解釋差錯
如果發(fā)現自己撥錯了電話(huà)，應當誠懇地向對方致歉，不可一聲不吭即掛斷電話(huà)，更不可怨天尤人，說(shuō)諸如“倒霉”、“見(jiàn)鬼”一類(lèi)的話(huà)。
如果發(fā)現對方撥錯了電話(huà)，切勿責備對方，而應向其解釋?zhuān)嬷締挝换虮救耸钦l(shuí)。必要而可能時(shí)，不妨告訴對方所要找的正確號碼，或予以其他幫助。
如果因線(xiàn)路問(wèn)題或其他客觀(guān)原因而導致通話(huà)中斷，則應由發(fā)話(huà)人迅速重撥一便，不可讓對方久等，并向其解釋、致歉;受話(huà)人也應守候在電話(huà)旁，不宜轉做他事，甚至抱怨對方。
(四)殷勤轉接
如果接電話(huà)時(shí)發(fā)現對方找的是自己的同事，應讓對方稍候，然后熱忱、迅速地幫對方找接話(huà)人，切不可不理不睬，漠然視之，直接掛斷電話(huà)。也不可讓對方久等，存心拖延時(shí)間。
如果對方要找的人不在或不便接電話(huà)時(shí)，應向其致歉，讓其稍后再撥。如對方愿意，可代為傳達信息，并準確做好記錄。如對方不愿留言，切勿刨根究底。在解釋所找之人為何不在或不便時(shí)，不可過(guò)于“坦率”，說(shuō)如“他在廁所”、“他說(shuō)他不愿接”之類(lèi)的話(huà)，以免失禮于人或引起誤會(huì )。
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