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商務(wù)秘書(shū)會(huì )議工作的主要內容
作為商務(wù)秘書(shū)肯定會(huì )安排主持一些會(huì )議，那么商務(wù)秘書(shū)會(huì )議工作的主要內容有哪些呢？我們一起來(lái)了解了解！!
發(fā)布會(huì )議信息
1、會(huì )議信息的類(lèi)型
2、工作程序
(1)傳遞會(huì )議通知信息 (2)分發(fā)傳遞會(huì )議文件
環(huán)節：準備、登記、附清退目錄、封裝、發(fā)出。
(3)溝通傳遞會(huì )議有關(guān)情況
3、發(fā)布會(huì )議信息前要進(jìn)行報審
4、要對媒體進(jìn)行選擇
5、發(fā)布會(huì )議信息的程序：收集、篩選、加工、報送審核、發(fā)布
6、媒體的類(lèi)型：地方媒體、全國性媒體、會(huì )議組織者自有媒體、發(fā)言人或參會(huì )者家鄉的地方媒體。
提供會(huì )議地點(diǎn)的備選方案
1、會(huì )議地點(diǎn)選擇的要求：
考慮的因素：
(1)交通便利。 (2)會(huì )場(chǎng)的大小應與會(huì )議規模相符。 (3)場(chǎng)地要有良好的設備配制。
(4)場(chǎng)地應不受外界干擾。 (5)應考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)所。 (6)場(chǎng)地租借的成本必須合理。
2、會(huì )議酒店的類(lèi)型劃分：
按類(lèi)型分：商務(wù)型、度假型。
按地點(diǎn)分：位于市中心、位于市郊。
3、工作程序
(1)會(huì )議目的與形態(tài) (2)實(shí)質(zhì)上的需求、與會(huì )者的期望
(3)列出選擇會(huì )議場(chǎng)地需求的工作清單：
所在地區情況 會(huì )場(chǎng)的環(huán)境 會(huì )議地點(diǎn)的設施
(4)確定會(huì )議場(chǎng)地
隨意抽查的內容：一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間、一個(gè)套房的設備。
(5)對會(huì )議地點(diǎn)進(jìn)行確認
(6)簽訂書(shū)面合同
合同應包括的細節：
�、� 確定全部會(huì )議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱(chēng)及可供使用的時(shí)間。
�、� 確定保證的客房間數。 ③ 確定有旅館提供的免費商品和服務(wù)。
�、� 說(shuō)明特殊設備安裝活改裝,是否需要增加特別人員,服務(wù)或設施,并明確開(kāi)支怎樣負擔。
�、� 確定預定和開(kāi)票手續,包括組織方為賓客承擔財務(wù)責任的限度。
�、� 列明應向參加者個(gè)人直接收取的費用。
�、� 指定可以取消預定而不向參會(huì )單位收費的一段時(shí)間或作后期限。
4、廣泛收集會(huì )議地點(diǎn)的信息
(1) 會(huì )見(jiàn)能作決策的人,有利于以后解決可能出現的問(wèn)題。
(2) 只要可能,一定要在酒店建議的日期去參觀(guān)。 (3) 不要出于個(gè)人原因再次參觀(guān)酒店。
(4) 不要帶家屬同行參觀(guān)。 (5) 要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至。
(6) 要考慮另外一兩家酒店作為備選。
5、實(shí)地考察會(huì )議地點(diǎn)的注意事項
準備會(huì )議資料、會(huì )議用品
1、會(huì )議資料的類(lèi)型：來(lái)賓資料、會(huì )務(wù)資料、溝通資料
2、會(huì )議用品的類(lèi)型：必備用品、特殊用品
3、工作程序
(1)準備會(huì )議資料
來(lái)賓資料袋內容：會(huì )議手冊、會(huì )議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證
會(huì )務(wù)資料內容：接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì )議討論分組表、會(huì )務(wù)組成員通訊錄。
溝通資料內容：會(huì )議參考文件、會(huì )議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì )議和協(xié)議合同以及相關(guān)資料。
(2)準備會(huì )議用品
4、處理會(huì )議臨時(shí)產(chǎn)生的文件：由臨時(shí)動(dòng)議產(chǎn)生的提案記錄、決議等。
5、選擇會(huì )議用品及會(huì )議經(jīng)費使用應該注意的問(wèn)題
(1)樹(shù)立全局觀(guān)念，搞好綜合平衡。 (2)經(jīng)濟適用，合理先進(jìn)。
(3)嚴格根據會(huì )議經(jīng)費的預算，量入為出。 (4)注意輕重緩急，精打細算。
邀請會(huì )議嘉賓
1、會(huì )議嘉賓的類(lèi)型：
組織方的上級領(lǐng)導和政府官員 企業(yè)的重要客戶(hù)和各種利益方 社會(huì )名流和影視明星
對實(shí)現會(huì )議目標有潛在貢獻的人
2、嘉賓邀請的要求
(1)首先確定嘉賓的名單，并事先確認能否出席; (2)要發(fā)出正式邀請函。
(3)要做到有禮貌。 (4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。
(5)對于難以分辨是否應該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。 (6) 嘉賓人數不宜過(guò)多。
3、工作程序：
(1)研究邀請嘉賓名單。 (2)擬發(fā)請柬。
(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò )，確認其參會(huì )情況。
(4)在會(huì )議正式開(kāi)始之前，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。
4、會(huì )議嘉賓的安全和保衛
職責： 應熟悉地方和國家法律、法規，能夠冷靜協(xié)助公安人員制服滋事者;防范火災;熟知會(huì )場(chǎng)的緊急疏散示意圖，了解如何在大規�？只胖芯S持秩序;向領(lǐng)導匯報事故情況;監督裝卸會(huì )議用品，防止與會(huì )議有關(guān)的財產(chǎn)或展品被盜;會(huì )議值班制度要健全，安全保衛人員要堅守崗位。
檢查：確保會(huì )場(chǎng)內所有設備線(xiàn)路、運轉及操作規范的安全可靠;確保會(huì )場(chǎng)內消防設施齊全有效;確保會(huì )場(chǎng)的防偷聽(tīng)裝置靈敏高效;確保會(huì )場(chǎng)的防盜設施處于運行狀態(tài);檢查進(jìn)出會(huì )場(chǎng)的人員的身份，禁止與會(huì )議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)出會(huì )場(chǎng)。
5、會(huì )議嘉賓的接待：接站工作、迎接工作、具體接待工作。
做好會(huì )議記錄工作和簡(jiǎn)報工作
1、為會(huì )議記錄做好準備工作。
2、會(huì )議記錄的內容：會(huì )議描述、與會(huì )者姓名、缺席者請假條、宣讀上次會(huì )議記錄、有會(huì )議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題、通訊情況、一般事務(wù)、其他事務(wù)、下次會(huì )議日期、主席簽名。
3、會(huì )議記錄：標題+正文+尾部
4、會(huì )議簡(jiǎn)報
(1)內容：反映會(huì )議情況，交流會(huì )議經(jīng)驗，溝通會(huì )議的信息。
(2)結構：報頭、報核、報尾
5、會(huì )議記錄的要求：
(1)快速。 (2)真實(shí)性：準確、清楚、突出重點(diǎn)。 (3)資料性要求。
6、會(huì )議簡(jiǎn)報的要求
(1)真實(shí)準確; (2)短小精悍; (3)快是簡(jiǎn)報的質(zhì)量體現; (4)生動(dòng)活潑。
接待采訪(fǎng)會(huì )議的新聞媒體
1、接待采訪(fǎng)會(huì )議的新聞媒體的基本原則：
(1)會(huì )議要求實(shí)事求是。 (2)掌握會(huì )議信息的保密度，做到內外有別。
(3)報道中的重要觀(guān)點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導審定，以免造成差錯或失誤。
(4)要準備得全面周到、主動(dòng)積極。
(5)在傳遞的方式和內容選擇上應本著(zhù)對象、效果、時(shí)效、費用的原則綜合考慮。
(6)要隨時(shí)收集外界輿論和新聞媒體對會(huì )議的反映信息的報道，為領(lǐng)導準確掌握會(huì )議的效果提供參考。
(7)會(huì )議結束后，秘書(shū)要為召開(kāi)媒體溝通會(huì )提供必須的信息資料，使會(huì )議領(lǐng)導者能更好地向新聞媒體介紹會(huì )議情況，回答記者的提問(wèn)。
2、接待新聞媒體的工作內容：
(1)由會(huì )議秘書(shū)撰寫(xiě)新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導者審閱后，向媒體發(fā)送。
(2)在會(huì )議召開(kāi)期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會(huì )隨訪(fǎng)，發(fā)布消息。
(3)在會(huì )議結束時(shí)，召開(kāi)記者報告會(huì )，由會(huì )議領(lǐng)導者直接介紹會(huì )議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。
3、工作程序
(1)媒體人員登記。 (2)為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì )議材料。
(3)安排拍照和新聞發(fā)布會(huì )等傳統活動(dòng)。 (4)安排媒體溝通會(huì )。
4、注意事項
(1)妥善處理新聞媒體的負面報道。 (2)匯總新聞媒體的各種報道。
安排會(huì )議值班
1、會(huì )議值班工作的內容：
(1)值班電話(huà)記錄 (2)值班接待記錄 (3)值班日記 (4)作好信息傳遞。
2、工作程序
(1)制定值班工作制度 (2)明確值班工作任務(wù) (3)編制會(huì )議值班表
3、編制值班表應有的項目
(1)會(huì )議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。 (2)會(huì )議值班人員姓名。
(3)會(huì )議值班的地點(diǎn)，并在會(huì )議須知上注明會(huì )議值班室的房間號。
(4)會(huì )議值班負責人姓名或帶班人姓名。
(5)有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內容。
(6)標明人員 缺勤的備用方案或替班人員姓名。
安排會(huì )議禮儀服務(wù)
1、會(huì )議的通用禮儀
(1)會(huì )議文書(shū)禮儀。會(huì )議的請柬、邀請函、通知等文書(shū)在格式、稱(chēng)謂、語(yǔ)言上都應遵守相關(guān)禮儀要求。
(2)迎送禮儀。無(wú)論是參會(huì )的領(lǐng)導、嘉賓還是一般的參會(huì )人員都應該熱情接待和周到服務(wù)。一般應在會(huì )前組成一個(gè)會(huì )務(wù)組，專(zhuān)門(mén)處理有關(guān)問(wèn)題。
(3)參會(huì )禮儀。要遵守會(huì )議紀律和時(shí)間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過(guò)規定時(shí)間。
(4)服務(wù)禮儀。在會(huì )議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，注意服務(wù)忌語(yǔ)，使用禮貌用語(yǔ)。
2、主持人的禮儀
3、會(huì )議發(fā)言者禮儀
4、會(huì )議參加者禮儀
5、工作程序：
(1)選擇會(huì )議禮儀服務(wù)人員 (2)分解工作程序
(3)培訓會(huì )議禮儀服務(wù)人員 (4)準備服裝用具 (5)禮儀執行
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