秘書(shū)關(guān)于承辦會(huì )務(wù)的基本知識

　　機關(guān)干部辦會(huì )能力的強弱，直接關(guān)系到會(huì )議效果，關(guān)系到黨委首長(cháng)的意圖能否得到圓滿(mǎn)實(shí)現，還直接影響著(zhù)首長(cháng)機關(guān)的聲譽(yù)。所以秘書(shū)必須掌握必要的承辦會(huì )務(wù)知識!

　　(一)會(huì )議的類(lèi)型

　　會(huì )議的類(lèi)型繁多。從會(huì )議的性質(zhì)看，有黨的會(huì )議、行政會(huì )議。從會(huì )議規�？�，有大型會(huì )議、中型會(huì )議、小型會(huì )議。從會(huì )議議題看，有綜合性會(huì )議、專(zhuān)業(yè)性會(huì )議、專(zhuān)題性會(huì )議。從會(huì )議的形式看，有例會(huì )、臨時(shí)性會(huì )議、電視電話(huà)會(huì )議，還有多種多樣的現場(chǎng)會(huì )。從會(huì )議的功用看，有商討、決策性會(huì )議，如常委會(huì )、黨委會(huì )、首長(cháng)辦公會(huì )等;有部署工作性會(huì )議，如黨委擴大會(huì )議;有交流表彰性會(huì )議，如基層建設經(jīng)驗交流會(huì )等;有報告、動(dòng)員性會(huì )議，如傳達貫徹上級會(huì )議精神的報告會(huì )、先進(jìn)單位和個(gè)人事跡匯報會(huì )等;有調查研究性會(huì )議，如就某些問(wèn)題所舉行的匯報會(huì )、座談會(huì )和研討會(huì )等;有選舉性會(huì )議，如黨員代表大會(huì )等。

　　(二)會(huì )議的基本套路

　　由于會(huì )議的作用和規模不同，會(huì )務(wù)工作重點(diǎn)和要求也必然各有側重，但基本的工作套路大同小異，一般分為會(huì )前準備、會(huì )間服務(wù)和會(huì )后處理三個(gè)階段。

　　1、會(huì )前準備工作的主要內容和程序。會(huì )議是否成功，會(huì )前準備是關(guān)鍵。有人說(shuō)：“功夫在會(huì )前”。這話(huà)很有道理。準備階段主要有六個(gè)方面：

　　(1)制定會(huì )議方案。一般包括下列內容：會(huì )議名稱(chēng)、指導思想、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議日程、會(huì )場(chǎng)地點(diǎn)、參加人員、主席臺及會(huì )場(chǎng)布置、人員食宿、交通保障、報到方法、經(jīng)費預算以及會(huì )議領(lǐng)導組織、會(huì )議編組、入場(chǎng)憑證、安全措施等。有的會(huì )議還需安排參觀(guān)、錄像、報道、發(fā)獎、攝影等。會(huì )議方案經(jīng)提交領(lǐng)導討論審定后，即作為組織籌辦會(huì )議的依據。

　　(2)起草會(huì )議文件。主要包括工作報告、領(lǐng)導講話(huà)、經(jīng)驗材料、匯報提綱、通知和會(huì )議須知等。會(huì )議須知的內容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會(huì )議編組、作息時(shí)間、住宿房間、就餐桌位、會(huì )務(wù)組房間及電話(huà)號碼、文化生活安排、注意事項。負責起草文件的同志要特別注意四點(diǎn)：一是吃透上級精神、領(lǐng)會(huì )首長(cháng)意圖;二是緊扣會(huì )議主題;三是了解掌握單位的情況;四是早動(dòng)手、早呈送。

　　(3)搞好協(xié)調保障。大型會(huì )議保障任務(wù)重，要組織召開(kāi)協(xié)調會(huì )，明確分工、明確時(shí)限、明確責任、明確要求。要成立籌備處，下設會(huì )務(wù)組、材料組、宣傳組、后勤保障組(包括醫務(wù)人員)、安全保衛組等。會(huì )議開(kāi)始后，籌備處即轉為大會(huì )秘書(shū)處。辦中小型會(huì )議則不必設籌備處，只需固定幾個(gè)人主責會(huì )務(wù)工作即可。

　　(4)下發(fā)會(huì )議通知。會(huì )議通知一般包括“八要素”：即會(huì )議名稱(chēng)、主要內容、參加人員、報到時(shí)間、會(huì )期、會(huì )址、著(zhù)裝、注意事項。注意事項主要有需要攜帶的材料或物品，提前報告與會(huì )者名單，報到的方式和時(shí)間，是帶車(chē)、還是乘坐火車(chē)和公共汽車(chē)，以便安排接站。

　　(5)報告上級機關(guān)。

　　(6)設置會(huì )場(chǎng)。主要是三項工作：一是布置主席臺。主要包括懸掛會(huì )標(會(huì )標要懸掛于主席臺前沿上方)、擺放背景、排定座次、架設并調試話(huà)筒。主席臺座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，黨的會(huì )議應按照黨委正副書(shū)記的順序安排;行政會(huì )議，按照編制序列安排。如上級領(lǐng)導參加會(huì )議，應安排中間就座，拿不準的要及時(shí)請示。二是會(huì )場(chǎng)座區的布置。按照與會(huì )人員的多少擺放桌椅，一般要將正式出席人員安排在會(huì )場(chǎng)靠前和中間位置，列席人員要安排在靠后或兩邊位置。三是分會(huì )場(chǎng)的布置。如需分組討論或召開(kāi)對口會(huì )，要設分會(huì )場(chǎng)，如有首長(cháng)參加，要及時(shí)通知，各分會(huì )場(chǎng)要相對集中，不要太分散。另外，對會(huì )場(chǎng)的供電、供暖(冷)、音響等設備要考慮到、檢查好。要備好發(fā)電設備，以防停電。

　　上述各項工作，主要用于大型會(huì )議。一般性會(huì )議的承辦根據實(shí)際需要和首長(cháng)指示進(jìn)行。比如籌備電視電話(huà)會(huì )議，就比較簡(jiǎn)單，只需與通信部門(mén)聯(lián)系，調試好線(xiàn)路信號，準備好會(huì )場(chǎng)就可以了。召開(kāi)現場(chǎng)會(huì )，會(huì )前準備主要由現場(chǎng)所屬單位負責，可不間斷的到現場(chǎng)指導和協(xié)助準備。有些大型現場(chǎng)會(huì )要與所屬單位一并準備。召開(kāi)例行性會(huì )議和各種小型會(huì )議時(shí)，一般不設主席臺，也不掛會(huì )標。桌椅的擺放可根據會(huì )議的類(lèi)型和人員的多少而定。會(huì )議桌可按會(huì )議要求擺成圓形、長(cháng)方形或正方形，會(huì )議主持人、領(lǐng)導成員以及講話(huà)人的座席設在某一側的中間位置，其他與會(huì )人員可以按編制序列就座，也可以不固定位置，隨便就座。

　　2、會(huì )間服務(wù)工作的主要內容和程序

　　(1)組織好會(huì )議報到。請假人員要及時(shí)向首長(cháng)報告。要設簽到處，指定專(zhuān)人迎接報到人員。報到時(shí)核發(fā)會(huì )議證件和有關(guān)材料，并及時(shí)向分管領(lǐng)導匯報報到情況。

　　(2)做好會(huì )議記錄。特別要記好首長(cháng)的即席講話(huà)，重要的還要錄音，以便會(huì )后整理。如果組織討論或召開(kāi)對口會(huì )，材料組人員要分頭參加，以便掌握第一手材料。

　　(3)做好服務(wù)工作。及時(shí)陪同領(lǐng)導看望與會(huì )人員;安排首長(cháng)休息;組織醫務(wù)人員巡診;為與會(huì )人員訂購返程車(chē)船票等。會(huì )議期間還要做好防火、防盜、防食物中毒等工作。

　　3、會(huì )后主要工作

　　一是會(huì )議記錄的整理和領(lǐng)導講話(huà)、會(huì )議總結的定稿打印;二是撰寫(xiě)會(huì )議紀要;三是將會(huì )議材料整理歸檔;四是清理帳目，進(jìn)行會(huì )務(wù)工作總結。采集者退散

　　(三)承辦會(huì )務(wù)的基本要求

　　會(huì )務(wù)工作紛繁復雜，千頭萬(wàn)緒，必須要有科學(xué)慎密的工作方法，嚴謹細致的工作作風(fēng)和強烈的敬業(yè)精神，做到周密計劃，精心組織，一絲不茍，才能確保萬(wàn)無(wú)一失�？偨Y一些同志承辦會(huì )務(wù)工作的經(jīng)驗，結合個(gè)人的體會(huì )，我感到做好會(huì )務(wù)工作，還需要把握以下幾點(diǎn)：

　　1、著(zhù)手要早。黨委領(lǐng)導一經(jīng)確定召開(kāi)的會(huì )議，會(huì )務(wù)各項籌備工作就應隨之展開(kāi)。做到“三要”：要盡早地按照會(huì )議的中心議題，進(jìn)行調查研究，搜集資料，撰寫(xiě)會(huì )議材料，并呈送首長(cháng)審閱，形成較高水平的會(huì )議文件。不能有會(huì )議不開(kāi)材料不定的思想。要盡早地征尋群眾意見(jiàn)，形成成熟的工作建議，進(jìn)行充分的議題準備;要盡早地布置好會(huì )場(chǎng)、安排好食宿等，并反復檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)糾正。

　　2、抓得要細。會(huì )務(wù)工作之大忌就是“粗”、“疏”、“錯”、“漏”。在辦會(huì )這個(gè)問(wèn)題上，要做到事無(wú)巨細、面面俱到、婆婆媽媽。該想的要想細，該講的要講到，該做的要安排好，確保不隙一空，不虛一時(shí)，不漏一處，不拉一人。有時(shí)幾個(gè)會(huì )連續開(kāi)，要周密搞好會(huì )議的銜接。把問(wèn)題想在先，把工作做在前，以確保會(huì )與會(huì )之間的緊湊性。這里也要注意一個(gè)“細”字。

　　3、協(xié)調要好。會(huì )務(wù)牽頭部門(mén)對會(huì )務(wù)中涉及的問(wèn)題，要考慮全，事先拿出建議，請分管的領(lǐng)導在會(huì )務(wù)籌備會(huì )上作出明確分工和安排。在具體落實(shí)上：一要抓牽頭。各會(huì )務(wù)組的組長(cháng)對領(lǐng)導分工的某項具體工作負全責。要明確分工，各司其職，做到任務(wù)清楚，責任到人，事有專(zhuān)人，人有專(zhuān)責，防止相互推諉扯皮。三要勤協(xié)調。由政治部門(mén)承辦的會(huì )務(wù)工作，還有賴(lài)于其它部門(mén)的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部門(mén)提供招待所等食宿場(chǎng)所，后勤部的運輸部門(mén)提供車(chē)輛保障等。這就要求我們把機關(guān)的內部關(guān)系搞密切，使之和諧、順暢。

　　4 、動(dòng)作要快。一般的會(huì )議從會(huì )前籌備，到會(huì )間組織，再到會(huì )后處理，大小會(huì )務(wù)工作數十項，而會(huì )期一般就幾天，可謂任務(wù)非常重，時(shí)間卻很緊。這就要求會(huì )務(wù)人員要增強時(shí)間觀(guān)念，加快工作節奏，提高工作效率。對規定時(shí)間內完成的工作，只能按期或提前完成，決不能拖延。有的會(huì )務(wù)組人員較少，一人身兼數職，同時(shí)抓幾項工作，要甘于吃苦，盡心盡力，要多加班加點(diǎn)，真正做到五勤：即“腦勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，確保優(yōu)質(zhì)高效地完成會(huì )務(wù)任務(wù)。

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