如何將內審和管理評審活動(dòng)與年度工作會(huì )議合并實(shí)施

　　作為ISO9001貫標企業(yè)，內審和管理評審被規定為必須開(kāi)展的活動(dòng)。雖然ISO9000族標準對內審和管理評審活動(dòng)能給企業(yè)帶來(lái)的好處作了周密地解釋?zhuān)�也還是有許多企業(yè)感覺(jué)這些活動(dòng)占用了太多的寶貴經(jīng)營(yíng)時(shí)間和精力。特別是那些沒(méi)有專(zhuān)職人員負責體系運行的中小型民營(yíng)企業(yè)，其中有不少企業(yè)要么為了應付認證，馬馬虎虎走過(guò)場(chǎng)，要么干脆閉門(mén)造車(chē)瞎編些資料，從而使整個(gè)質(zhì)量管理體系運行的有效性和效率大打折扣。

　　如何把內審和管理評審活動(dòng)既能有效開(kāi)展，又能不過(guò)多占用時(shí)間和精力?筆者結合杭州北航的經(jīng)驗認為，如果能把內審和管理評審活動(dòng)與年度工作會(huì )議合并實(shí)施，能很好地解決這個(gè)問(wèn)題。

　　企業(yè)的高層通常會(huì )非常重視年度工作會(huì )議。原因有：

　　1)不管我們的企業(yè)處于哪種狀態(tài)，一年一度的年度工作會(huì )議是慣例。

　　2)許多企業(yè)的年度工作會(huì )議通常是全員參與的，即使不是全員參與，也至少會(huì )讓那些相關(guān)的骨干成員參與。也就是說(shuō)，企業(yè)會(huì )為此投入較大的管理成本。

　　3)年度工作會(huì )議總結過(guò)去一年的功過(guò)得失、展望未來(lái)一年的工作計劃和方向。調調定得準不準，會(huì )直接影響企業(yè)來(lái)年的生存和發(fā)展。

　　內審和管理評審既是ISO9001關(guān)于質(zhì)量管理體系運行的基本要求，同時(shí)也是可供參考的管理理念和工作方法。

　　年度會(huì )議前企業(yè)通常會(huì )組織自評。自評的方法，通常是由各部門(mén)、各崗位針對職責的擔當，來(lái)總結和反省各自的工作績(jì)效，然后由辦公室實(shí)施匯總。這種方法很傳統、便捷，可是也存在缺陷。如：

　　1)對跨部門(mén)的協(xié)作，很難自查清楚;

　　2)受部門(mén)/崗位自身利益的影響，自查結論的公正性、客觀(guān)性受到懷疑;

　　3)自查方法不系統，評價(jià)依據不統一。

　　內審，作為一種獨立和系統的審查、評價(jià)和改進(jìn)工具，可以解決這一問(wèn)題。它的優(yōu)點(diǎn)在于：

　　1)檢查方法嚴謹、依據明確、組織有序;

　　2)獨立性，交叉地相互檢查評價(jià)，結果更公正、客觀(guān);

　　3)可以跨部門(mén)、系統全面地檢查某些流程/問(wèn)題。

　　內審的范圍可以超越質(zhì)量保證范疇。年度會(huì )議過(guò)程中，把各部門(mén)/崗位的匯報總結與內審結論結合起來(lái)公示，效果可想而知。如何有效地組織內審，請參閱網(wǎng)上其它文件。

　　年度會(huì )議是常規的總結過(guò)去、展望未來(lái)的活動(dòng)，管理評審也有這層含義，只不過(guò)，ISO9001對管理評審活動(dòng)提出了控制要求。年度會(huì )議活動(dòng)如果采用管理評審的方法，我們會(huì )發(fā)現，年度會(huì )議將更有效率。

　　如果將管理評審與年度會(huì )議相結合，那么年度會(huì )議將討論的內容，至少包括：

　　1)公司經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化，包括行業(yè)新動(dòng)態(tài)和競爭對手的情況;

　　2)公司重大事件、應對措施和效果;

　　3)公司經(jīng)營(yíng)理念和方針、戰略的變化;

　　4)上年度工作目標和改進(jìn)計劃的實(shí)現情況;

　　5)各部門(mén)/崗位匯報總結和內審結論;

　　6)來(lái)自于外部的評價(jià)，如榮譽(yù)、信譽(yù)危機、認證/驗廠(chǎng)整改情況等;

　　7)股東/顧客/員工的滿(mǎn)意程度，以及社區/主管/行業(yè)對企業(yè)的美譽(yù)度;

　　8)與合作方的合作業(yè)績(jì);

　　9)與產(chǎn)品有關(guān)的業(yè)績(jì)、困難和創(chuàng )新;

　　10)在管理方面取得的成就和創(chuàng )新;

　　11)各部門(mén)面臨的難以解決或需跨部門(mén)協(xié)作的問(wèn)題，以及這些問(wèn)題的應對方案;

　　12)與會(huì )人員提交的各類(lèi)改進(jìn)建議;

　　13)公司及公司下屬各部門(mén)/崗位的下一年度工作目標/計劃的可行性。

　　這些工作如何安排下去呢?

　　例如今天是09年12月16日，假設09年的年度會(huì )議放在2月10日這一天，我們可以這樣安排我們的工作：

　　1) 明天就可以發(fā)出會(huì )議通知了：通知全體員工公司關(guān)于年度會(huì )議的設想和安排，起公示作用。

　　2) 發(fā)通知的時(shí)候同時(shí)給各部門(mén)下達會(huì )議的準備工作要求，如顧客滿(mǎn)意調查、員工意見(jiàn)調查、各種統計、匯總等;給內審組下達內審任務(wù)(包括內審的重點(diǎn));起草下一年度的工作目標/計劃;會(huì )務(wù)安排等。

　　3) 2010年1月14-15日完成內審，形成審核記錄和內審報告。

　　4) 1月20日前由辦公室收集整理各部門(mén)/崗位的會(huì )議準備材料，必要的話(huà)經(jīng)辦公室或總經(jīng)理審查后，就準備材料內容進(jìn)行個(gè)別的交流，該補的補，該改的改。

　　5) 2月1日前下達正式的年度會(huì )議通知，就會(huì )議的安排作出詳細的說(shuō)明，并一同下發(fā)會(huì )議資料。

　　6) 開(kāi)會(huì )前，可以與有想法的員工就會(huì )議內容進(jìn)行交流。

　　7) 2月10日按計劃開(kāi)會(huì )、討論、記錄。

　　8) 2月12日發(fā)布年度會(huì )議紀要和2010年工作目標和工作計劃。

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